Функциите за търговия на дребно в приложението AIRIS и в бек-офиса — от склада до магазина.
В приложението AIRIS (магазин)
- Наличност на склад: Проверявайте наличностите по местоположение и ги изисквайте от AIRIS чрез гласова команда.
- Пренареждане: Идентифицирайте артикули под минималното ниво на запасите и оставете AIRIS да ги пренареди.
- Получаване на стоки и етикети: Записвайте доставки и отпечатвайте ценови/рафтови етикети.
В бек-офиса (Управление)
- Продукти и каталог: Поддържайте артикули с EAN, цена и данъчна ставка под Продукти (няма варианти по размер или цвят). В касата ги прехвърляте в касовия бек-офис под „Продукти“.
- Склад и клонове: Наличности, прехвърляния между локации и инвентаризация под Управление на инвентара.
- Доставчици: Източници на доставки и условия за покупка под Доставчици.
На касата: Връщане, депозит, засичане на каса, клиентски дисплей
- Връщане: Бутон „Връщане“, сканирайте касовата бележка (QR) или въведете номера ѝ, изберете количество и състояние за всеки артикул, възстановете в брой, по карта или като ваучер. Създава се отделен бон с отрицателна сума (RKSV-подписан); старата бележка остава непроменена. Безупречните стоки се връщат веднага в склада на филиала, разопакованите, повредените или дефектните — в блокираната наличност (Склад → Върнати стоки).
- Депозит: Ако към артикула е зададен вид депозит (Склад → Депозит), касата го начислява автоматично като отделен ред. Бутон „Амбалаж“: Приемане на амбалаж по вид депозит или осребряване на ваучер за амбалаж от автомат — приспада се от покупката. Количествата се отразяват в справката за депозити (колони „Каса“).
- Засичане на касата: Бутон „Засичане на касата“, въведете начална наличност и брой на всяка банкнота и монета. Заложената наличност (от оборот в брой, връщания, амбалаж, плащане в брой по фактури, ваучери, бакшиш) и разликата се показват веднага и се записват като протокол от броенето. Разликата фигурира като запис „Разлика“ в касовата книга на филиала; преброена преди Z-отчета, тя се осчетоводява допълнително с дневния оборот, никога двойно. Липса, която е по-голяма от касовата наличност, остава като отворена позиция („Отворени касови разлики“ в таблото за управление).
- Клиентски дисплей: Бутон „Клиентски дисплей“ отваря прозорец за втория екран. Клиентът вижда артикули, депозит и обща сума, а след плащането — касовата бележка като QR код за мобилния си телефон (без приложение, без регистрация).
- Списък с количества депозит: В Склад › „Количества еднократен депозит“ за всеки месец се показва „Артикул по баркод — пуснат на пазара“ с отчетеното количество; колоните „Продадено на каса“ и „Амбалаж на каса“ идват от касата. Експорт като CSV или PDF, след което „Маркирай като отчетено“.
На касата: Ваучер, клиентска карта, касова бележка, офлайн, правила за връщане
- Продажба на ваучер: Бутонът „Ваучер“ в лентата на касата отваря „Ваучер за стойност“. В раздел „Продажба“ въведете стойността на ваучера – разписката се отпечатва; „Проверка на остатъчна стойност“ показва какво остава по ваучера. Осребряване в диалоговия прозорец за плащане с „Осребряване на ваучер“ → „Осребряване“, отмяна с „Премахване на ваучер“.
- Клиентска карта и точки за лоялност: В диалоговия прозорец за плащане под „Клиентска карта“ сканирайте картата или въведете телефонния номер и „Добавяне“; „Нова карта“ → „Създаване на карта“ създава карта, „Осребряване на награда“ осребрява награда. Можете да настроите Вашите програми в страничната лента на касата под „Лоялност на клиенти“.
- Касова бележка: показва основната цена за всеки артикул, както и филиала и касата, и QR кода на RKSV подписа. Можете да я предоставите отпечатана, по имейл или като онлайн разписка.
- Онлайн разписка чрез QR: След плащане клиентският дисплей показва касовата бележка като QR код. Клиентът отваря разписката на телефона си – без приложение, без регистрация, без клиентски данни. Променен линк не отваря разписка.
- Продължаване на работа офлайн: Ако интернет спре, се появява банерът „ОФЛАЙН – касата продължава да работи“. Продажбите се запазват на устройството, вместо подписана касова бележка, касата отпечатва заместваща разписка. Веднага щом връзката се възстанови, касовите бележки се изпращат и подписват; под „Офлайн опашка“ можете също да инициирате сами с „Прехвърляне сега“.
- Правила за връщане (собственик): В касата под Настройки › Бизнес, раздел „Връщания на касата“, отбележете кои роли могат да приемат връщания с ПИН – собственикът винаги може, по подразбиране е собственик и мениджър. Превключвателят „Приспадане на точки за лоялност при връщане“ определя дали печатите и точките за върнати артикули се приспадат отново (по подразбиране: да, точки пропорционално на възстановената сума, печати за всеки върнат артикул) или клиентът ги запазва.
- Двойна защита: Един артикул може да бъде върнат само веднъж. Ако вече има връщане за дадена касова бележка, тя не може да бъде анулирана – касата съобщава „За тази касова бележка има връщане – върнете други артикули чрез „Връщане““. Самото връщане не се анулира; ако е било грешка, продайте артикула отново.
- Цена за филиал: В касата под Продукти › „Асортимент на филиала“ определяте цена и асортимент за всеки филиал. Без цена за филиал важи нормалната цена на артикула. Касата, касовата бележка и етикетът („Цена на филиала“) изчисляват с цената на филиала.
- Приемане на стоки на касата: В касата под „Склад“, раздел „Наличност и приемане на стоки“, осчетоводявате доставка директно в склада на филиала на тази каса.
Промяна на цени и етикети
- Всяка промяна на цена (на артикул или цена за филиал) се записва с дата. В Склад → Етикети опцията „Ценови промени (списък за печат)“ извлича всички артикули, чийто етикет все още показва старата цена; след отпечатване те се отмятат.
- „Зачеркната цена“: Зачеркнатата цена е винаги най-ниската цена за последните 30 дни преди намалението (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Без реално намаление или с по-малко от 30 дни ценова история DivineMind не отпечатва зачеркната цена и посочва причината.
Търговия на дребно и филиали: Базова цена, фактура на касата, прехвърляне, етикети
- Единична цена (Продукт → карта „Единична цена“): Въведете нетно количество и мерна единица на продажна единица (напр. 200 g). Етикетът и касовата бележка показват единичната цена за 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml или 0,5 l само където националното законодателство го позволява (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Ако във филиал важи друга цена, бележката изчислява с нея.
- Етикети: „Артикули от днешната доставка“ зарежда всички артикули от днешните складови разписки; „Цена на филиала“ отпечатва цената на филиала. AIRIS: „Отпечатай ценови етикети за днешната доставка“.
- Листове с етикети: Изберете формат — „Малък (40/лист)“, „Стандартен (24/лист)“ или „Голям (10/лист)“ —, задайте брой за всеки артикул и изберете „Печат (PDF)“. Всеки етикет показва име, цена, базова цена, артикулен номер и EAN баркод.
- Отворена фактура на касата (Каса → бутон „Фактура“): Потърсете фактура, изберете в брой или с карта. Сумата се взема от фактурата, издава се касова бележка с подпис, след което фактурата е платена — без двоен оборот. Чернова се издава и блокира.
- Преместване: Създайте, второ лице проверява (собственици и администратори могат да проверяват собственото си преместване), след това изпълнете — наличността се прехвърля едва тогава. AIRIS създава премествания само като чернова.
- Продажба на каса без приспадане от склад: Ако наличността би станала отрицателна, касата все пак таксува — случаят се появява в Склад → Наличност, в камбанката и в дневния отчет, докато не го отметнете след корекция. Складовата разписка на касата осчетоводява в избрания филиал.
Покупки и 3-посочно съпоставяне
Отваряне на страница
Менюто „Покупки и 3-посочно съпоставяне“ отваря страницата „3-посочно съпоставяне“. Там DivineMind съпоставя поръчката, приемането на стоки и входящата фактура – толеранс в цената ±2% или ±50 €.
Стартиране на съпоставяне
Собствениците и администраторите кликват „Стартиране ръчно“, въвеждат номера на поръчката („Purchase-Order-ID“) и, ако има такива, на приемането на стоки и фактурата, и избират „Изпълнение на съпоставяне“. Можете също да възложите съпоставянето на AIRIS. То не стартира автоматично при пристигане на приемане на стоки или фактура.
Проверка на резултата
Списъкът „Изпълнения на 3-посочно съпоставяне“ показва за всяко изпълнение сумите от поръчката, приемането на стоки и фактурата, отклонението и решението – филтрируемо по „Автоматично одобрено“, „Изисква одобрение“, „Маркирано“ и „Отхвърлено“. Ако фактурата все още липсва, изпълнението е поне на „Изисква одобрение“.
Отклонения по позиция
Клик върху изпълнение отваря „Отклонения по позиция“: поръчано и получено количество, цена според поръчката и според приемането на стоки и разликата за всеки артикул.
Придружителни бележки и бизнес клиенти на фактура
Преглед
Под Придружителни бележки за всеки клиент е показана веригата от оферта, потвърждение на поръчка, фактура и придружителна бележка, всяка с PDF. Търсете по номер на придружителна бележка, фактура, потвърждение на поръчка или оферта, или по клиент.
Създаване на придружителна бележка
Придружителна бележка се създава от потвърждението на поръчката: В реда без придружителна бележка кликнете „Създаване на придружителна бележка“, изберете адрес за доставка (или „Използване на адрес за фактуриране“), определете получателя на имейла и „Създаване и изпращане“. Ако е надвишен кредитен лимит, DivineMind ще попита предварително.
Изписване от склад
С придружителната бележка стоката се изписва от склада, резервациите от офертата и потвърждението на поръчката се анулират, частичните и остатъчните количества се актуализират.
Доставка на бизнес клиенти на фактура
Цялата верига: Оферта → Потвърждение на поръчка → Придружителна бележка с изписване от склад → Фактура, по желание като електронна фактура XRechnung. Постоянните клиенти поръчват чрез своя собствен линк за поръчка (глава Склад). Отворена фактура може да бъде платена от клиента на касата в брой или с карта.
Електронна търговия: Работен процес за връщане, сигнали за изчерпване на наличност, кампания за прегледи, API
Работен процес за връщане
Менюто „Работен процес за връщане“ създава работен процес от шаблона „Работен процес за връщане“. Той се стартира ръчно от контакта: Стъпка 1 създава задачата „Проверка на връщане и повторно складиране на артикул“ (срок един ден), Стъпка 2 – имейл, формулиран от AI, който потвърждава получаването на клиента и обявява възстановяване или замяна. Работният процес е изключен след създаването – проверете стъпките и текста и го включете сами. Самата стока се осчетоводява под Склад › Връщания към придружителната бележка: в блокиран запас, с проект на кредитно известие.
Сигнали за изчерпване на наличност
„Сигнали за изчерпване на наличност“ отваря прегледа на склада. Плочката „Нисък запас“ води до списъка с всички дефицитни артикули (филтър „Нисък запас“). С правило за повторна поръчка DivineMind създава проект на поръчка към доставчика за артикули под минимален запас – Вие я изпращате.
Кампания за прегледи
„Кампания за прегледи“ отваря DivineMarketing. Няма отделна кампания за прегледи: Помолете Вашите клиенти за преглед с имейл кампания – тя се изпраща само до получатели със съгласие (глава DivineMarketing).
Поръчки чрез API
Собствениците и администраторите създават ключ под Настройки › раздел „Интеграции“ в картата „API ключове (Developer API & MCP)“: въведете име, отбележете разрешението „orders:write“, „Създаване на ключ“. Ключът се показва само веднъж – запазете го веднага с „Копиране на ключ“; „Отмяна“ го блокира. Поръчки, които идват чрез Интерфейс за поръчки (API) (JSON, openTRANS или EDIFACT ORDERS), DivineMind създава като предложение; дали ще бъдат приети без запитване, решава Вашият превключвател за автономност.
Интеграция на уеб магазини (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), автоматичен статус на поръчка от куриерска служба, етикет за връщане и автоматично възстановяване чрез доставчик на плащания. Поръчките идват чрез линк за поръчка, API или въвеждане; при изпращане има линк за проследяване.
Същото видео е достъпно и директно в приложението AIRIS под „Ръководства“ — така че служителите на клонове без достъп до бек-офис също могат да го намерят.