Організація, облік часу, відсутності та рекрутинг.
Найважливіші сфери
- Організація — Структура та ієрархія.
- Персонал — Профілі співробітників та основні дані.
- Облік часу — Робочий час та погодинні ставки.
- Відсутності — Відпустки та прогули, обмін змінами.
- Онбординг — Чек-листи та шаблони для нових колег.
- Огляди та продуктивність — Оцінки.
- Рекрутинг — Вакансії та заявки.
- Витрати на відрядження — Витрати та відшкодування.
Створення та адаптація співробітників
Кожен співробітник створюється один раз у розділі Співробітники — основні дані, договір та доступи після цього доступні всім HR-відділам. З шаблоном адаптації кожне нове призначення одразу починається повністю.
Створити співробітника
У розділі Співробітники натисніть «Новий співробітник» — введіть ім'я, посаду, відділ та дату початку роботи.
Завершити основні дані
У профілі перегляньте вкладки: банківські реквізити, контакт для надзвичайних ситуацій, кваліфікації, податкові та договірні дані.
Призначити шаблон адаптації
Виберіть шаблон із Шаблони онбордингу — контрольний список з усіма завданнями буде створено автоматично.
Відстежувати прогрес
Позначте виконані кроки; статус показує, до якого часу співробітник буде повністю адаптований.
Надати доступ до AIRIS
За потреби запросіть у розділі Доступ до AIRIS — співробітник тоді сам реєструє час та відсутності.
Облік часу та затвердження
Робочий час реєструється в Облік робочого часу, затверджується керівником та автоматично надходить до звітів та підготовки заробітної плати.
Зареєструвати час
Співробітники відмічають прихід/вихід або вводять час вручну — з перервами та проектом/діяльністю.
Перевірити огляд команди
Керівник бачить весь зареєстрований час у команді та виявляє відсутні або незвичайні записи.
Затвердити
Затвердити коректні записи — лише затверджений час враховується для звітів та розрахунків.
Оцінити
Експортуйте години, понаднормові та залишки за співробітником або періодом через звіти.
При змінній роботі плануйте цілі тижні наперед у графіку чергувань (Roster) — цільові години тоді слугуватимуть шаблоном для обліку.
Для нічних та вихідних чергувань (наприклад, екстрена служба SHK) у розділі обліку робочого часу є вкладка «Чергування»: створіть ротацію для обраних монтажників, передайте чергування або скасуйте його з обґрунтуванням — план залишається як підтвердження.
Якщо клієнт повідомляє про термінову несправність за допомогою QR-наліпки на своєму обладнанні, сповіщення надходить черговому за графіком. Кнопкою «Я беру в роботу» призначається відповідальний; без підтвердження тривога через заданий строк переходить до наступного працівника, зрештою — до керівництва. Офіс бачить стан заявки («Чергового сповіщено», «Черговий прийняв»). Перемикач «Сповіщення активне» і строк налаштовуються на вкладці «Чергування» в картці «Екстрене сповіщення»; у «Останні сповіщення» відображається, що було доставлено або пропущено на кожному рівні. Екстрені виклики телефоном DivineMind наразі автоматично не приймає — деталі в розділі SHK.
Автоматичний графік чергувань: на основі потреб та доступності
AIRIS автоматично створює тижневий графік чергувань: на основі кадрових потреб для кожного місцезнаходження, годин роботи та доступності співробітників. Затверджені відсутності (відпустка/хвороба) та вже заплановані зміни враховуються.
Введіть години роботи та потреби
Налаштування → Місцезнаходження → Значок шестерні біля місцезнаходження → Вкладка „Графік чергувань“: введіть години роботи для кожного дня тижня та мінімальну кількість персоналу (День, Часовий інтервал, Роль, Кількість).
Доступність та побажання для кожного співробітника
У профілі співробітника в розділі „Налаштування HR“ введіть доступність для кожного дня тижня (часовий інтервал) та додаткові побажання. Пусто = недоступний у цей день.
Створити автоматично
У графіку змін оберіть тиждень та натисніть „Створити автоматично“. AIRIS покаже попередній перегляд із відсотком покриття, хто зайнятий і де залишаються відкриті зміни — за допомогою „Прийняти“ план буде збережено.
Скоригувати повідомлення про хворобу
Якщо хтось захворів: „Скоригувати повідомлення про хворобу“ → оберіть співробітника та період. AIRIS позначить зміни як „хвороба“ та шукатиме заміну; якщо заміну не знайдено, створюється відкрита зміна для прийняття.
Якщо зміна залишається незайнятою, AIRIS створює її як „відкриту зміну“ — видиму для всіх місцезнаходжень, щоб доступні колеги могли її прийняти.
У профілі співробітника в розділі «Налаштування HR» → «Філії» ви вказуєте основну філію, додаткові філії, де особа може працювати, або перемикач «Підмінний працівник» (будь-яка філія). Автоматичний розклад, запити на заміну та взяття відкритих змін у додатку дотримуються цього правила — так само як і часу відпочинку (ЄС/Велика Британія 11 годин, Канада 8), тижневих годин і кваліфікації.
Якщо хтось повідомляє про лікарняний (додаток, AIRIS або відсутності), його зміна стає відкритою, і система шукає заміну: спочатку власна філія, потім сусідні філії з дозволом, потім підмінні працівники — серед тих, хто доступний, кваліфікований і має вільні години. Керівництво філії миттєво отримує push-сповіщення та сигнал дзвіночка з пропозицією і натискає «Надіслати запит» у розкладі змін; якщо ви дозволите це в налаштуваннях автономії (HR · Запит на заміну), система запитує автоматично. Колега отримує push-сповіщення та повідомлення у WhatsApp із варіантами «Я візьму» / «Не можу» — без інформації про те, хто і чому відсутній. Якщо відповіді немає, запит після закінчення терміну (від 10 до 60 хвилин, залежно від початку зміни) надсилається наступній особі.
Запит та затвердження відсутності
Відпустки та відгул оформлюються через Відсутності як запит → затвердження → запис у календарі. Залишок відпустки та квоти при цьому автоматично розраховуються.
Подати запит
Співробітник обирає тип (відпустка, хвороба, спеціальна відпустка), період та за потреби додає примітку.
Перевірити квоту
Система показує залишок права на відпустку та попереджає про збіги в команді.
Затвердити або відхилити
Керівник приймає рішення у вхідних для затвердження; співробітник автоматично отримує сповіщення.
Календар & Залишок
Затверджені відсутності з'являються в командному календарі, залишок відпустки оновлюється негайно.
Співробітники можуть обмінюватися змінами безпосередньо між собою — обмін передається керівнику для підтвердження.
Рекрутинг: від вакансії до найму
У розділі Рекрутинг Ви публікуєте вакансії та ведете кандидатів по пайплайну до найму — структуровано та прозоро.
Створити вакансію
За допомогою асистента вакансій введіть назву, відділ, вимоги та текст оголошення.
Опублікувати
Активуйте вакансію та поділіться посиланням для подачі заявки — вхідні заявки автоматично потрапляють на перший етап пайплайну.
Перемістити заявника
Перетягуйте кандидатів на Kanban-дошці по етапах (напр., Перегляд → Співбесіда → Пропозиція).
Оцінити та вирішити
Фіксуйте оцінки та нотатки для кожного кандидата; результат (найм/відмова) завершує заявку.
Прийняття до команди
При наймі створіть кандидата як співробітника в розділі Співробітники та розпочніть адаптацію.
Подати та відшкодувати витрати на відрядження
Відрядження реєструються в Витрати на відрядження як поїздка з окремими позиціями, перевіряються та відшкодовуються — включно з оплатою за кілометраж та фіксованими ставками.
Створити поїздку
Зафіксуйте привід, мету та період поїздки.
Позиції та чеки
Додайте окремі витрати (готель, залізниця, представницькі) з чеком; поїздки через калькулятор кілометражу, добові через таблицю фіксованих ставок.
Подати
Подайте повну поїздку на перевірку — сума розраховується автоматично.
Перевірити та відшкодувати
Керівник затверджує у Вхідних; затверджена сума готова до відшкодування.
Оцінювання та продуктивність
- Огляди — структуровані співбесіди зі співробітниками та цикли оцінювання.
- Цілі та OKR — встановлюйте цілі, вимірюйте прогрес, фіксуйте результати.
- Зустрічі 1:1 — документуйте регулярні зустрічі з порядком денним та нотатками.
- 360°-зворотний зв'язок — отримуйте відгуки з кількох перспектив.
Один раз чітко визначте шаблони онбордингу — кожне нове наймання починається з них одразу повністю та уніфіковано.