Menaxhim pronash: Qiraja, WEG, faturimi, shërbimi i matjes, asambleja

Hapni Administrimin e Pronave

Hapni „Të gjitha aplikacionet“ dhe zgjidhni „Administrimi i Pronave“. Pasqyra tregon të gjitha pronat me numrin e njësive, njësive të dhëna me qira dhe të zbrazëta; lart filtroni sipas Austrisë ose Gjermanisë.

Krijoni një Pronë

Klikoni „Krijoni një Pronë“. Asistenti pyet njëra pas tjetrës për të dhënat bazë dhe vendin, ndërtesën me karakteristikat e saj ligjore (p.sh. data e lejes së ndërtimit ose subvencionimi), njësitë dhe llogaritë. Vendi përcakton se cila ligj do të zbatohet më vonë.

Krijoni njësi në seri

Në hapin „Njësitë“ krijoni shumë njësi (Tops) menjëherë, për shembull Top 1 deri në 24, me lloj përdorimi dhe sipërfaqe të përbashkët. Njësitë individuale i ndryshoni më pas në dosjen e tyre; sipërfaqja versionohet me datën e vlefshmërisë.

Regjistroni Pronësinë dhe Pjesët

Në skedën „Pronarët“ shënoni pronarët me pjesën e tyre. Për pronësinë e banesave në Austri regjistroni vlerat e përdorimit nga ekspertiza e vlerës së përdorimit, në Gjermani pjesët e bashkëpronësisë dhe rregulloren e komunitetit. Shuma kontrollohet.

Krijoni një Marrëdhënie Qiraje

Nën „Marrëdhëniet e Përdorimit“ klikoni „E re“. Asistenti ju udhëzon përmes njësisë, kontratës dhe afatit, qiramarrësve nga kontaktet tuaja, komponentëve të qirasë me TVSH për rresht, garancisë dhe përshtatjes së qirasë (sigurimi i vlerës, qira me indeks ose shkallë) si dhe karakteristikave ligjore.

Kontrolloni Klasifikimin Ligjor

Në hapin e fundit shihni se cila ligj qiraje vlen — e argumentuar hap pas hapi, me referencë dhe lidhje me tekstin e ligjit. Nëse mungojnë të dhëna, klasifikimi është „i papërcaktuar“ dhe fushat që mungojnë janë të lidhura si listë. Klasifikimi ruhet me marrëdhënien e qirasë.

Konfirmoni ose Anuloni Klasifikimin

Në dosjen e marrëdhënies së qirasë mund të rillogarisni, konfirmoni ose anuloni klasifikimin me një arsye prej të paktën 20 karakteresh. Çdo version mbetet i dukshëm në histori.

Faqja kryesore "Shtëpitë e mia sot"

Pas hyrjes, hapet "Shtëpitë e mia sot". Ju shihni çfarë është në rend dite sot në shtëpitë tuaja: urgjenca, inspektime të detyrueshme, afate, pagesa të prapambetura dhe njoftime të reja nga dosja e klientit. Lart, "Pronat", "Dëmet" dhe "Lexo deklaratën e llogarisë" ju çojnë direkt më tej.

Shtëpitë për të cilat jeni përgjegjës

Kartat tregojnë shtëpitë për të cilat jeni përgjegjës, secila me semafor. Nëse nuk ju është caktuar ende asnjë shtëpi, ju shihni të gjitha shtëpitë. "Trego të gjitha" hap listën e plotë nën "Objekti & Zyra".

Objekti & Zyra

Në menunë "Objekti & Zyra" ndodhet e njëjta listë ditore dhe poshtë saj hyrjet nga dosja e klientit (dëmtim, lexim i njehsorit, reagim nga një artizan). Lart, "Dëmet" dhe "Inspektime & Afate" ju çojnë më tej; pronarët dhe administratorët shohin gjithashtu "Udhëzime".

Udhëzimet e administratës suaj

Nën "Udhëzime", pronarët dhe administratorët përcaktojnë kohët e reagimit, afatet paraprake dhe kufijtë – të ndara nga afatet ligjore: si p.sh. "Miratim me katër sy nga (€, neto)" për porositë, "Afatet shtesë si takim në kalendar" dhe kutia postare e firmës për dërgimin e e-mail-eve. Asnjëherë nuk dërgohet automatikisht, gjithmonë vetëm pas miratimit.

Hapni skedën „Llogaritja“

Hapni pronën dhe zgjidhni skedën „Llogaritja“. Pasqyra tregon kostot e hapura, leximet e mungueshme, afatet me semafor dhe përshtatjet e detyrueshme.

Përcaktoni qarqet dhe çelësat

Nën „Qarqet & Çelësat“, „Propozoni qarqe“ krijon qarkun e shpenzimeve të mirëmbajtjes, për furnizim qendror gjithashtu ngrohjen/ujin e ngrohtë dhe për ashensorin ose lavanderinë një qark të veçantë. Një çelës shpërndarjeje i ndryshëm kërkon bazë ligjore dhe dokument; pronarët ose administratorët e bëjnë atë të vlefshëm. Në qarkun e ngrohjes shënoni të dhënat për llogaritjen e shpenzimeve të ngrohjes (Austri: ndarja ngrohje/ujë i ngrohtë, marrëveshja për pjesën e konsumit; Gjermani: metoda e ujit të ngrohtë, lloji i ndërtesës CO2). Llojet e kostove që mund të shpërndahen vetëm me kushte të dokumentuara, i shënoni në qark sapo të jetë dorëzuar prova.

Caktoni kostot

Nën „Kosto“ gjenden faturat hyrëse me arsyen e përputhjes (qendra e kostos, furnizuesi, pika e matjes, adresa). „Cakto“ shpërndan një faturë në qark dhe lloj kostoje, nëse është e nevojshme në disa pjesë. Vendimet, shërbimet e veta dhe të ardhurat i regjistroni me dokument.

Lexoni matësit

Nën „Matës“ regjistroni gjendjet në fund të periudhës — në celular përmes „Lexo me celular“ me foto — ose importoni skedarin e shërbimit të matjes. Një korrigjim krijon një rresht të ri me arsye.

Krijoni llogaritjen

„Llogaritje e re“ hap asistentin. Zgjidhni periudhën dhe shtrirjen: në Austri shpenzimet e mirëmbajtjes dhe shpenzimet e ngrohjes ndahen, në Gjermani një llogaritje e përbashkët.

Kontrolloni dhe llogarisni

Në hapin „Kontrollo“ shtypni „Llogarit“. Do të shihni pozicionet, llogaritjet individuale me specifikimin e TVSH-së dhe një pamje paraprake si PDF. Një klikim në një bllokues ju çon në hapin përkatës.

Vendosni

Pronarët ose administratorët e vendosin llogaritjen. Ajo merr një numër dokumenti dhe më pas është e pandryshueshme; gabimet korrigjohen me një ndreqje si version i ri.

Dërgo dhe regjistro marrjen

Në Austri, afishoni llogaritjen e shpenzimeve të mirëmbajtjes dhe regjistroni datën e dorëzimit. Në Gjermani, regjistroni marrjen për çdo qiramarrës — kjo përcakton afatin e pagesës dhe afatin e kundërshtimit.

Regjistro

„Regjistro“ shkruan pagesat shtesë si faturë dhe kreditë si notë krediti në llogarinë e qiramarrësit. Paradhëniet e hapura të periudhës çregjistrohen në Gjermani; vendet e lira vetëm shfaqen.

Paradhënie të reja

Në hapin e fundit, rezultati gjeneron propozime për paradhënie të reja — me shkresë dhe transferim në qiranë mujore.

Hapni faturimin

Hapni pronën, skedën "Para / Lista e Saldo", dhe klikoni "Faturim". Zgjidhni muajin, pronën dhe çfarë do të faturohet. Qiraja vjen nga komponentët e qirasë, paradhëniet WEG nga plani i paradhënieve i caktuar; nëse afati i pagesës bie të shtunën ose në ditë feste, ajo shtyhet në ditën e punës pasardhëse.

Kontrolloni paraprakisht (provë)

"Llogarit paraprakisht" nuk regjistron asgjë. Ju shihni çfarë do të regjistrohet, çfarë është bllokuar (me të dhënat që mungojnë) dhe çfarë do të anashkalohet. Nëse diçka ka ndryshuar që nga paraprakja, sistemi nuk regjistron asgjë dhe kërkon një paraprake të re.

Regjistro

"Regjistro tani" jep numra dokumentesh dhe regjistron në llogaritë e qiramarrësve ose pronarëve; një llogari qiramarrësi krijohet me regjistrimin e parë. Një regjistrim i dytë për të njëjtin muaj nuk regjistron asgjë dy herë. Regjistrimin mund ta bëjnë pronarët, administratorët dhe menaxherët.

Anulo në vend të mbishkrimit

Një faturim të gabuar e anuloni me "Anulo" përmes një kundër-regjistrimi – ai nuk mbishkruhet kurrë; shumat e paguara tashmë mbeten si kredi. Pagesat shlyejnë sipas ligjit: Austria § 1415/§ 1416 ABGB, Gjermania §§ 366, 367 BGB. Lista e saldove në skedën "Para / Lista e Saldo" tregon për çdo llogari debinë, kredinë dhe saldon; një klikim hap fletën e llogarisë.

Procesi i vjeljes së borxheve

Në menunë "Mahnwesen" zgjidhni pronën dhe datën e prerjes. "Paraprakisht" llogarit për çdo llogari nivelin tjetër të vjeljes së borxheve me bllokime, afate dhe interesa; "Krijo propozime" krijon propozimet e vjeljes së borxheve për shqyrtim.

Interesat e vonesës dhe kostot e vjeljes së borxheve

Gjatë miratimit, ju zgjidhni nëse "Regjistro interesat e vonesës deri në datën e prerjes" dhe "Regjistro kostot e vjeljes së borxheve" do të përfshihen. Periudhat paraprake (norma bazë e interesit ende nuk është bërë publike) nuk regjistrohen; kostot e vjeljes së borxheve vetëm nëse janë rënë dakord ose janë të lejueshme.

Mirato dhe dërgo

"Mirato" i jep njoftimit të vjeljes së borxheve një numër dokumenti – asgjë nuk dërgohet në këtë proces. "Dërgo" e dërgon atë "Dërgo me e-mail" si PDF; postën, letrën e regjistruar ose dorëzimin personal e kryeni vetë dhe e shënoni me "Shëno si të dërguar". Më pas, me "Regjistro hyrjen" regjistroni ditën e hyrjes dhe, nëse është e nevojshme, bashkëngjisni një dëshmi (p.sh. faturën e kthimit).

Arsyeja e ndërprerjes vetëm si njoftim

Njoftimi i vjeljes së borxheve tregon nëse dhe nga kur mund të ekzistojë një arsye për ndërprerje për shkak të vonesës në pagesë (Gjermani § 543 BGB, Austri § 30 MRG). Ky është vetëm një njoftim: Sistemi nuk shkakton kurrë një ndërprerje – për këtë vendos administrata.

Krijo mandat SEPA

Nën "SEPA-Lastschrift" (gjithashtu në skedën "Geld / Saldenliste") zgjidhni pronën. Ajo ka nevojë për një llogari aktive me IBAN dhe ID-në e kreditorit të mbajtësit të llogarisë. "Krijo mandat" regjistron mandatin për çdo llogari personale – pagesë direkte bazë (CORE) ose pagesë direkte biznesi (B2B) – me skanimin e mandatit të nënshkruar.

Krijo procesin e pagesës direkte

"Proces i ri i pagesës direkte" merr faturimet e regjistruara me mënyrë pagese pagesë direkte dhe mandat aktiv; "Krijo proces" e krijon atë. Nëse një afat nuk është më i arritshëm, e zhvendosni me "Ndrysho datën"; "Anulo procesin" liron përsëri faturimet.

Skedari bankar (pain.008) dhe dorëzimi

"Krijo skedar" gjeneron skedarin e pagesës direkte SEPA (pain.008) për shkarkim. Dorëzimin e kryeni në bankën online dhe më pas e raportoni me "Raporto si të dorëzuar".

Thirrja bankare (EBICS)

Nëse është vendosur një lidhje EBICS për kompaninë (Faturat hyrëse → Cilësimet → Thirrja bankare), ekstraktet e llogarive të pronave vijnë automatikisht çdo ditë. Ato shkojnë vetëm në menaxhimin e pronës, kurrë në bankën e kompanisë – paratë e qiramarrësve dhe pronarëve janë para besimi.

Lexoni deklaratën e llogarisë si skedar

Pa EBICS, hapni "Kontoauszug & Zahlungseingänge" dhe me "Kontoauszug einlesen" lexoni skedarin e bankës suaj (CAMT.053 ose MT940). IBAN-i përcakton llogarinë e objektit; një lexim i dytë i të njëjtit ekstrakt nuk regjistron asgjë dy herë.

Cakto pagesat

Nën "Ekstrakti i llogarisë dhe pagesat hyrëse" ka një propozim me semafor për çdo pagesë: referencë pagese, IBAN i njohur (edhe për pagesa të pjesshme, të tepërta ose kolektive) ose emri i paguesit. Nëse qëllimi i pagesës përmend një llogari tjetër, llogaria e IBAN-it nuk propozohet. Vetëm ato që janë të qarta regjistrohen automatikisht – dhe vetëm nëse cilësimi i autonomisë e lejon.

Vini re udhëzimet

Një referencë e një prone tjetër, një llogarie të mbyllur ose "Garanci" në llogarinë e pronës nuk regjistrohet kurrë si qira – udhëzimi tregon se çfarë duhet bërë (transfertë kthimi ose transferim në llogarinë e garancisë).

Tërhiqni deklaratën e llogarisë në bisedën AIRIS

Ju mund të tërhiqni skedarin e ekstraktit edhe në bisedën AIRIS. AIRIS e lexon atë dhe raporton llogarinë, periudhën dhe lëvizjet; ajo që është e qartë regjistrohet vetëm pas "Po, regjistro" tuaj, pjesa tjetër mbetet nën "Kontoauszug & Zahlungseingänge" për caktim manual. Një lexim i dytë nuk regjistron asgjë dy herë. Të dhënat e ekstraktit (emrat, IBAN, qëllimi i përdorimit) nuk i dërgohen asnjë modeli gjuhësor.

Propozo transferim

Nën "Pagesat dalëse" janë faturat e hapura të furnitorëve, kreditë dhe garancitë e kontratave të përfunduara. "Propozimi" krijon një transferim nga llogaria e pronës – ende nuk rrjedhin para.

Lësho (Katër sy)

Pronarët dhe administratorët lejohen të lëshojnë. Mbi kufirin e kompetencës së kontratës së menaxhimit (pa vlerë: 1.000 €) duhet të lëshojnë dy persona të ndryshëm; pagesat në një llogari të menaxhimit gjithmonë.

Skedar bankar ose EBICS

"Gjenero skedar bankar" krijon një skedar transferimi SEPA (pain.001) për çdo llogari prone. Ngarkojeni atë në bankë dhe shënojeni – ose dorëzojeni direkt përmes lidhjes EBICS.

Ekzekutimi dhe regjistrimi

Nëse transferta shfaqet në ekstraktin e ardhshëm të llogarisë, ajo shënohet si "ekzekutuar". "Regjistrimi" regjistron pagesën e kostos, pagesën e kredisë ose kthimin e garancisë. Një transferim i kthyer raportohet.

Hapni përshtatjet e detyrueshme

Në skedën „Llogaritja“ nën „Sigurimi i vlerës“ (Austri) ose „Indeksi & Shkallëzimi“ (Gjermani) gjenden kontratat me përshtatje të detyrueshme, me vlerë indeksi dhe afat bllokimi.

Llogarit

„Llogarit“ krijon një protokoll: Indeksi i vjetër dhe i ri me burim dhe version, ndryshim, kufi, rrumbullakim dhe datë efekti.

Mirato dhe shkruaj

Pas miratimit nga pronarët ose administratorët, shkresa është gati si PDF.

Dërgimi dhe marrja

Dërgoni shkresën dhe regjistroni marrjen. Efekti rillogaritet me marrjen; në Gjermani, asistenti tregon bllokimin vjetor të qirasë indeksuese.

Transfero

„Transfero“ përfundon shumën e mëparshme dhe krijon komponentin e ri të qirasë. Fatura e përdor atë nga periudha tjetër.

Përgatitja e rritjes së qirasë (Gjermani)

Në dosjen e kontratës, skeda "Rritjet" hap asistentin "Përgatitja e rritjes së qirasë (§ 558 BGB)": Situata fillestare, periudha e bllokimit dhe pritjes, justifikimi me pasqyrën e qirasë, ekspertizën ose apartamentet krahasuese, kufiri i kapjes, qiraja e re dhe verifikimi. Llogaritja bëhet në motor; çdo numër ka një rrugë llogaritjeje.

Lëshimi, dërgimi, regjistrimi i marrjes

Pronarët ose administratorët lëshojnë shkresën — numri i dosjes dhe statusi ngrihen. DivineMind nuk dërgon asgjë vetë: shkarkoni PDF-në, dërgojeni, shënoni dërgimin dhe regjistroni marrjen. Vetëm me marrjen fillojnë afatet e pëlqimit dhe padisë.

Përgjigja dhe Marrja përsipër

Regjistroni pëlqimin (edhe pjesërisht ose me pagesë), refuzimin, padinë dhe vendimin. "Marrja përsipër në qira" përfundon shumën e mëparshme një ditë më parë dhe vendos shumën e re nga data e hyrjes në fuqi; shtesat e modernizimit shfaqen si rresht i veçantë.

Modernizimi dhe Frena e Çmimit të Qirasë

Skeda "Modernizimi" e pronës çon nga projekti, përmes njoftimit dhe përfundimit, te rritja për çdo qiramarrës. Në njësi, skeda "Qiraja" kontrollon qiranë e lejuar në rastin e një qiraje të re dhe krijon informacionin para deklaratës së kontratës.

Austri: Formimi i qirasë dhe llogaritja e qirasë kryesore

Në skedën "Qiraja" të njësisë krijohet kufiri i sipërm sipas § 16 MRG (vlera referencë ose kategori) me shtesa dhe zbritje, vendndodhje, afat dhe dëshmi, si PDF. Rritja § 45, hyrja § 46, § 46a, § 12a dhe sanimi § 16 Abs 10 fillojnë në skedën "Rritjet" të kontratës; llogaritja e qirasë kryesore sipas § 20 MRG krijohet në skedën "Qiraja kryesore" të pronës, gjithashtu si PDF.

Afatet dhe Pasqyrat e Qirasë

Nën "Qira & Marrje përsipër" gjenden të gjitha afatet me semafor dhe pasqyrat e qirasë (gjithmonë me burim). Faqja kryesore tregon proceset e hapura, afatet, ankesat dhe bazat e mungueshme si statusi i zonës ose vlerat e reja referuese.

Transferimi i të dhënave

Nën "Marrja e të dhënave" shkarkoni shabllonin Excel, ngarkoni skedarin e plotësuar, caktoni kolonat dhe filloni provën. Ai nuk regjistron asgjë dhe tregon një listë gabimesh për çdo rresht. Pas krahasimit të personave dhe shumave të kontrollit, pronarët ose administratorët marrin ngarkesën, e kontrollojnë atë në produkt dhe fiksojnë saldot.

Hapni administrimin e WEG

Nëpërmjet menysë „Administrimi i WEG“ ose skedës „WEG“ të një prone me pronësi banese. Lart janë afatet e hapura të të gjitha ndërtesave me semafor, poshtë janë skedat Përmbledhje, Plani ekonomik, Llogaria vjetore, Rezerva, Mbledhjet, Vendimet dhe Administrimi.

Plani ekonomik ose Parashikimi

Asistenti ju udhëzon nëpër periudhën, pozicionet, çelësat e shpërndarjes, të dhënat, planet individuale për çdo njësi dhe caktimin. Pagesat paraprake më pas caktohen përmes qarkullimit të parave.

Thirrni mbledhjen

Nën "Mbledhjet" ju caktoni datën, vendin ose dhomën online dhe rendin e ditës. Ftesa regjistrohet me mënyrën e dorëzimit dhe afatet për çdo pronar dhe dërgohet vetëm me një buton. Pjesëmarrësit online hyjnë përmes dhomës së pritjes së DivineMeet; nuk ka regjistrim. Një procesverbal është i mundur vetëm me pëlqimin e të gjithë të pranishmëve (shih "Mbledhja live").

Votimi dhe procesverbali

Në drejtimin e mbledhjes regjistroni praninë dhe prokurat, si dhe votat për çdo pikë të rendit të ditës. Rezultati përcaktohet me metodën e llogaritjes sipas ligjit të vendit. Më pas vijojnë procesverbali, nënshkrimet dhe — në Gjermani — koleksioni i vendimeve.

Vendim qarkullues

Vendimet pa mbledhje i filloni nën „Mbledhjet“ me „Fillo qarkullimin“; votat regjistrohen për çdo pronar me afat dhe vlerësohen si në mbledhje.

Llogaria vjetore

Nën „Llogaria vjetore“ llogaritni llogarinë e komunitetit dhe llogaritjet individuale për çdo pronar, i caktoni, i dërgoni dhe i regjistroni pagesat shtesë dhe kreditë në llogarinë e pronarit — çdo hap me një buton.

Rezerva dhe administrimi

„Rezerva“ tregon gjendjen, kontributet dhe tërheqjet; aty krijohet edhe raporti i pasurisë (Gjermani) ose llogaria e rezervave në rast ndryshimi të administratorit (Austri). Nën „Administrimi“ mirëmbani emërimin e administratorit, këshillin, ndryshimin e pronësisë, të dhënat e dorëzimit dhe njësitë e votimit.

Drejtuesi i mbledhjes

Në ditën e mbledhjes, hapni mbledhjen nën "WEG-Verwaltung" → "Versammlungen" dhe klikoni "Versammlung leiten". Nëse nuk ka ende një dhomë online, "Online-Raum anlegen" e krijon atë; "Als Gastgeber öffnen" fillon DivineMeet, "Link für Eigentümer kopieren" jep linkun për pjesëmarrjen online.

Caktoni mysafirët e Meet-it në njësi

Pronarët hyjnë përmes dhomës së pritjes. Pas hyrjes, ju si kryetar kontrolloni identitetin, zgjidhni mbajtësin e votës dhe klikoni "Identiteti i kontrolluar – cakto". Vetëm pas kësaj mysafiri mund të votojë; për mbajtësit e votave të huaj, votimi është i bllokuar.

Votimi live

Për çdo pikë të rendit të ditës, "Hap votimin" fillon votimin. Online votojnë mysafirët e Meet-it dhe dosja e klientit vetë; votat në dhomë i regjistroni në kartën e votimit. Ju shihni vazhdimisht votat e dhëna, praninë, pjesëmarrjen online dhe kuorumin.

Regjistroni rezultatin

Në Gjermani, "Mbyll, shpall dhe në koleksionin e vendimeve" mbyll pikën dhe regjistron vendimin direkt në koleksionin e vendimeve. Në Austri, "Mbyll dhe regjistro rezultatin" regjistron rezultatin; më pas vijojnë afishimi në shtëpi dhe dërgimi (§ 24 Abs 5 WEG 2002), nga të cilat fillon afati i kundërshtimit. Regjistrimin mund ta bëjnë pronarët dhe administratorët.

Procesverbal vetëm me pëlqimin e të gjithëve

Nën "Transkript për procesverbalin" ju aktivizoni një procesverbal me "Aktivizo transkriptin" – ai funksionon vetëm për aq kohë sa të gjithë të pranishmit kanë dhënë pëlqimin. Nëse dikush hyn pa pëlqim, ai ndalon menjëherë. Nuk ka regjistrim. Procesverbalin e shkruan administrata; rezultatet vijnë gjithmonë nga numërimi.

Eksporti DATEV/BMD për çdo pronë

Nën „Eksporti DATEV/BMD“ zgjidhni pronën, llogarinë dhe periudhën (një vit kalendarik). Pamja paraprake tregon të gjitha regjistrimet me llogarinë, kundërllogarinë dhe shënimet; „Shkarko eksportin“ ofron një skedar ZIP me paketën e regjistrimeve, llogaritë personale dhe caktimin e llogarive, dhe e arkivon me vlerë kontrolli (checksum). Eksporti është një klient më vete për këshilltarin tatimor të pronarit – qiratë dhe pagesat e mirëmbajtjes (Hausgeld) nuk shfaqen kurrë në eksportin për këshilltarin tatimor të kompanisë suaj.

Plani kontabël dhe caktimi i llogarive

Në skedën „Cilësimet“ përcaktoni formatin (DATEV ose BMD), planin kontabël, numrin e konsulentit dhe të klientit. Llogaritë janë propozime nga plani kontabël; çdo kategori mund të ndryshohet në një llogari të veçantë – ju lutemi ta koordinoni me këshilltarin tatimor.

Llogaritja e pronarit

Nën „Llogaritja e pronarit“ zgjidhni kontratën e administrimit (administrim qiraje ose administrim i pronës individuale) dhe muajin. Pamja paraprake tregon qiratë e arkëtuara, kostot e paguara përkatësisht pagesat e mirëmbajtjes, honorarin e administrimit sipas kontratës, rezervën, saldon dhe propozimin e pagesës. „Krijo si draft“, më pas „Vendos“ – pas kësaj llogaritja nuk mund të ndryshohet dhe ruhet si PDF.

Dërgimi dhe pagesa

Dërgojeni llogaritjen me e-mail ose vendoseni në dispozicion në dosjen e klientit të pronarit. „Porosit pagesën“ krijon një transfertë bankare nga llogaria e pronës te pagesat dalëse; miratimi, parimi i kontrollit të dyfishtë dhe skedari bankar menaxhohen aty.

Faturë elektronike për njoftimet e pagesës

Nën „Faturë elektronike“ renditen të gjitha njoftimet e regjistruara të pagesës me TVSH dhe specifikohet nëse fatura elektronike është e detyrueshme (Gjermani: § 14 UStG me periudha tranzitore; Austri: vullnetare me pëlqim). „Kontrollo“ shfaq të dhënat që mungojnë, „Ngarko“ gjeneron XRechnung, ZUGFeRD ose ebInterface dhe arkivon origjinalin.

Informacioni mujor i konsumit (§ 6a HeizkostenV)

Për matësit me lexim në distancë, importoni vlerat mujore të shërbimit të matjes përmes importit të leximeve. Nën „Informacioni i konsumit“ shihni për çdo përdorues konsumin në kWh krahasuar me muajin e kaluar, të njëjtin muaj të vitit të kaluar dhe përdoruesin mesatar. „Krijo“ ngrin vlerat, „Dërgo“ i dërgon me e-mail ose i vendos në dosjen e klientit. Vlerat që mungojnë specifikohen dhe nuk vlerësohen kurrë me përafërsi.

Fillo Ditën e Llogaritjes

Te „Dita e llogaritjes“ zgjidhni pronën, vitin dhe fushëveprimin (shpenzimet operative, ngrohja ose të dyja). Përndryshe, i thoni AIRIS „Bëj llogaritjen e shpenzimeve operative 2025 për L-003“ – asistenti dhe biseda ndajnë të njëjtën gjendje të ndërmjetme.

Faturat nga kutia e postës

„Lexo kutinë e postës“ dërgon emailet me fatura te njohja e faturave nga DivineFinance. Nëse njihet numri i objektit ose adresa, fatura merr qendrën e kostos së pronës. „Merr të qartat si dëshmi kostoje“ krijon dëshmitë; faturat pa lloj të qartë kostoje i caktoni vetë te llogaritja. Emailet nga qiramarrësit dhe pronarët nuk lexohen kurrë.

Kërkimi i leximit të matësve që mungojnë

Nëse mungon leximi i matësit në fund të periudhës, „Kërko nga qiramarrësit“ u kërkon përdoruesve aktualë vlerën: në portalin e klientit (njoftim push) ose me email, përndryshe si letër për printim. Qiramarrësi e raporton te portali nën „Raporto leximin e matësit“; ju e merrni si zakonisht te „Nga portali i klientit“.

Drafti dhe protokolli i auditimit

„Llogarit draftin“ përdor motorin llogaritës të administrimit të pronës. „Audito“ ruan një protokoll auditimi me semafor: bllokues, pozicione pa dëshmi, fatura të pamarrura, lexime që mungojnë, krahasim me vitin e kaluar sipas llojit të kostos (nga 20% dhe 100 €), pagesa shtesë të dukshme dhe afatin. Protokolli gjenerohet si PDF; ai vlen vetëm për draftin e audituar.

Miratimi dhe dërgimi

Pa pikë të kuqe, pronarët ose administratorët e miratojnë: Llogaritja finalizohet (Austri: shpallja/Legung sot) dhe dërgohet në portalin e klientit ose me email. Marrësit me rrugë postare shfaqen për printim. AIRIS dërgon vetëm pas miratimit tuaj të qartë.

Qiramarrësi pyet, AIRIS shpjegon

Në portalin e klientit, qiramarrësi mund të pyesë për llogaritjen e tij, p.sh. „Pse është kaq e lartë pagesa ime shtesë?“. AIRIS përgjigjet vetëm nga protokolli llogaritës i kësaj llogaritjeje (pjesa, paradhëniet, zërat kryesorë, viti i kaluar), shfaq dëshmitë e pozicioneve dhe tregon afatin e kundërshtimit me burimin. AIRIS nuk llogarit: çdo shifër kontrollohet me protokollin, AIRIS nuk njeh të dhëna të qiramarrësve të tjerë.

Regjistrimi i njoftimit të largimit

Te „Ndërrimi i qiramarrësit“ → „Ndërrim i ri qiramarrësi“ zgjidhni pronën dhe njësinë dhe regjistroni kush e ka dorëzuar njoftimin, kur është marrë dhe në çfarë forme (me skanim të shkresës). Fundin e kontratës e llogarit moduli i llogaritjes me hapat e llogaritjes dhe bazën ligjore: Gjermani § 573c BGB (dita e 3-të e punës, afatet e qiradhënësit pas 5 dhe 8 vitesh, forma e shkruar § 568 BGB), Austri § 560 ZPO dhe § 33 MRG. Njoftimi me e-mail shfaqet si i pavlefshëm nga ana formale. „Regjistro fundin e kontratës në kontratën e qirasë“ e cakton përfundimin vetëm me klikimin tuaj.

Dorëzimi

„Krijo procesverbalin e kthimit“ hap procesverbalin e njohur të dorëzimit: ambientet, mangësitë me fotografi, gjendjet e matësve, çelësat dhe nënshkrimin e të dyja palëve. Gjendjet e matësve kalojnë në faturimin përfundimtar me mbylljen.

Njoftimi dhe aplikantët

Njoftimi krijohet në modulin e agjentit imobilar, i lidhur me njësinë. Pas publikimit merr një link; kërkesat regjistrohen si kontakte në CRM dhe bëhen aplikantë përmes „Merr kërkesat nga njoftimi“. Për çdo aplikant regjistroni vizitën dhe vetëdeklarimin – vetëm pyetje të lejuara, të shkallëzuara sipas ecurisë së procesit.

Pëlqimi dhe aftësia kreditore

Përpara kontrollit të aftësisë kreditore, aplikanti jep pëlqimin (tekst me shumë kontrolli, nënshkrim në ekran, në letër ose me e-mail; i revokueshëm në çdo kohë). Kërkesa në KSV1870 (Austri) përkatësisht SCHUFA (Gjermani) kërkon një kontratë me ofruesin – deri atëherë ajo funksionon në kompanitë demo në modalitet testimi, e shënuar qartë si „jo një informacion i vërtetë“. E përdorshme pa kontratë: ngarkoni raportin e paraqitur nga aplikanti dhe regjistroni rezultatin. Ruhet vetëm semafori; pas një refuzimi, të dhënat anonimizohen pas skadimit të afatit.

Kontrata e qirasë me nënshkrim

Pas pranimit, kontrata krijohet nga modeli me shumat tuaja; depozitën e kontrollon DivineMind kundrejt shumës maksimale (§ 551 BGB). Një kontratë pa afat nuk kërkon formë të caktuar: Qiramarrësi nënshkruan në ekran ose përmes një linku në celular, menaxhimi i pronës nënshkruan gjithashtu. Nëse kontrata kërkon formën e shkruar (me afat, heqje dorë afatgjatë nga njoftimi i largimit), lejohet vetëm letër me nënshkrim vetjak ose një nënshkrim elektronik i kualifikuar. „Përfundo kontratën“ krijon marrëdhënien e re të qirasë.

Depozita dhe hyrja

Depozita regjistrohet në kontratën e re – si para vetëm në një llogari depozite të pronës, e ndarë nga llogaria e objektit. Për hyrjen: procesverbali i hyrjes me gjendjet e matësve, „Llogarit parapamjen“ dhe „Regjistro faturimin e qirasë“ për muajin e parë (kjo krijon llogarinë e qiramarrësit) si dhe „Njofto ndërrimin e përdoruesit“ si skedar ARGE për shërbimin e matjes. Pasi të kenë përfunduar të gjitha hapat, mbyllni ndërrimin e qiramarrësit. AIRIS e di statusin në çdo moment.

Regjistrimi i shërbimit të matjes

Nën „Shërbimi i matjes“, zgjidhni ofruesin për çdo pronë, formatin e shkëmbimit (ARGE-HeiWaKo 3.10 ose skedarin e leximeve) si dhe numrin tuaj të klientit dhe të pronës pranë shërbimit të matjes.

Importimi i skedarëve

Ngarkoni skedarin e shërbimit të matjes dhe nisni provën teknike. Skedarët ARGE: Gjendjet e matësve kalojnë te leximet, rezultatet e faturimit për çdo përdorues ruhen për kontroll të kryqëzuar. Skedarët e leximit (CSV/Excel) njihen përmes emrave të kolonave – përputhjen e shihni para pranimit. Profilet e ofruesve nuk janë verifikuar me skedarë origjinalë pa kontratë.

Njoftimi i ndryshimit të përdoruesit

„Shkarko“ ose „Krijo dhe ruaj në dosje“ gjeneron skedarin ARGE me të gjithë përdoruesit dhe periudhat e banimit të periudhës së faturimit, përfshirë njësitë e lira. Nga ndërrimi i qiramarrësit, „Njofto ndryshimin e përdoruesit“ raporton vetëm banesën përkatëse.

Leximi në distancë

Pronarët dhe administratorët aktivizojnë ndërfaqen: Një portë radioje (gateway) ose shërbimi i matjes dërgon gjendjet e matësve me çelësin te DivineMind; ato kalojnë nëpër të njëjtin kontroll si çdo import. Çelësi shfaqet vetëm një herë.

Skedat "Operacion" dhe "Zyrë"

Në pronë, skeda "Operacion" bashkon dëmet, porositë, "Instalimet & Inspektimet" dhe afatet e shtëpisë, skeda "Zyrë" qarkoret, ofruesit e shërbimeve, listën e qiramarrësve dhe çelësat. Përmes të gjitha shtëpive, ju arrini të njëjtat lista nga "Objekti & Zyra".

Raporti i dëmit nga e-mail

Nën "Dëmet & Njoftimet" blloku "Nga Telefoni & E-mail" tregon njoftimet e dëmeve nga e-mail-et në kutinë tuaj postare të lidhur. Raportuesi njihet përmes bazës suaj të kontakteve dhe caktohet në njësinë e duhur; nëse përputhet vetëm emri, nuk bëhet hamendësim – ju e caktoni vetë. Krijohet sipas cilësimeve tuaja të autonomisë ose me "Krijo si njoftim"; sipas dëshirës, raportuesi merr një konfirmim pranimi.

Artizanët: Oferta dhe dhënia e punës

Nën "Porositë" fillon "Jep porosi" – nga një dëmtim ose direkt. "Kërko nga ofruesit e shërbimeve" dhe "Dërgo kërkesa" marrin oferta, "Regjistro ofertën" i regjistron ato; krahasimi tregon diferencën me më të lirën. Nga kufiri juaj i shumës, një person i dytë miraton ("Mirato këtë status"), pastaj vijon "Porosit". Nën "Të dhëna për artizanin" ju përcaktoni çfarë do të kalohet. Pas "Regjistro pranimin" regjistri i afateve regjistron garancinë.

Detyrimet e inspektimit të instalimeve

Nën "Instalimet & Inspektimet" ju regjistroni ashensorin, ngrohjen, detektorët e tymit dhe instalime të tjera. Sistemi llogarit datat e inspektimit nga ligji, norma dhe kontrata – me referencë: detyrimi i detektorëve të tymit dhe përgjegjësia për të gjitha 16 shtetet gjermane dhe 9 shtetet austriake, ashensori për të gjitha shtetet austriake. Nëse për një shtet nuk është regjistruar asnjë rregull, aty shkruhet "nuk është regjistruar" në vend të një afati të shpikur. Një detyrim ligjor inspektimi e çaktivizoni vetëm me arsye.

Regjistri i afateve

"Inspektime & Afate" tregon "Inspektime të detyrueshme" dhe "Afate" me etiketën Ligj, Kontratë, Normë ose Udhëzim nga administrata juaj. Çdo afat ka një përgjegjës; nëse nën "Udhëzime" është aktivizuar "Afatet shtesë si takim në kalendar", ai shfaqet edhe në kalendar. "Sinkronizo tani" e përditëson regjistrin; një afat e anuloni vetëm me arsye.

Ditët e festave në vend

Afatet dhe kohët e reagimit marrin parasysh ditët e festave ligjore për çdo land dhe komunë. Cilat janë në fuqi, i shihni në skedën "Përmbledhje" të pronës nën "Ditët e festave në vend". Nëse mungon komuna, një afat i prekur është "i papërcaktuar".

Procesverbali i dorëzimit

"Dorëzim i ri" → "Krijo dhe fillo" hap procesverbalin e dorëzimit; dhomat, njehsorët dhe çelësat paracaktohen nga njësia dhe procesverbali i fundit. Defektet me foto dhe nënshkrimet e të dy palëve shfaqen më pas në PDF.

Qarkore dhe afishim

Në skedën "Zyrë" nën "Qarkore" klikoni "Shkruaj qarkore", zgjidhni rolet nën "Kujt?" dhe "Gjej marrësit". "Kontrollo" tregon çfarë duhet ndryshuar; pas "Mirato" krijohen letra për çdo marrës, letërseri dhe afishim si PDF. E-mail-et dërgohen individualisht për çdo marrës, posta printohet si letërseri. Ndërprerjet dhe deklaratat e tjera që kërkojnë formë të shkruar nuk dërgohen si qarkore.

Lista e qiramarrësve

Në skedën "Zyrë" "Lista e qiramarrësve" tregon pasqyrën e qiramarrësve të pronës – "Shkarko si Excel" ose "Shkarko si PDF".

Hapni katalogun e rregullave

Në menunë "Katalogu i rregullave" ndodhen të gjitha rregullat sipas të cilave DivineMind klasifikon dhe llogarit. Filtroni sipas Austrisë ose Gjermanisë, sipas ligjit dhe sipas llojit.

Kuptimi i rregullit

Çdo rregull tregon kushtin, rezultatin, referencën, burimin me statusin e burimit, vlefshmërinë dhe rastet e saj të testimit. Versionet e zëvendësuara mbeten të dukshme; pyetjet e hapura për avokatin janë shënuar.