Organizácia, evidencia času, absencie a nábor.
Najdôležitejšie oblasti
- Organizácia — Štruktúra a hierarchia.
- Personál — Profily zamestnancov a kmeňové dáta.
- Evidencia času — Pracovný čas a hodinové sadzby.
- Absencie — Dovolenka a neprítomnosti, výmena zmien.
- Onboarding — Kontrolné zoznamy a šablóny pre nových kolegov.
- Hodnotenia a výkon — Posudky.
- Nábor — Pozície a žiadosti.
- Cestovné náklady — Výdavky a náhrady.
Vytvorenie a zapracovanie zamestnancov
Každý zamestnanec sa raz vytvorí v časti Zamestnanci — kmeňové údaje, zmluva a prístupy sú potom k dispozícii všetkým HR oddeleniam. S onboardingovou šablónou sa každé nové prijatie okamžite plne spustí.
Vytvoriť zamestnanca
V časti Zamestnanci kliknite na „Nový zamestnanec“ — zadajte meno, pozíciu, oddelenie a dátum nástupu.
Doplniť kmeňové údaje
V profile prejdite záložkami: Bankové spojenie, núdzový kontakt, kvalifikácie, daňové a zmluvné údaje.
Priradiť onboardingovú šablónu
Vyberte šablónu z Šablóny pre onboarding — kontrolný zoznam so všetkými úlohami sa automaticky vytvorí.
Sledovať pokrok
Odháčknite dokončené kroky; stav ukazuje, dokedy je zamestnanec plne zapracovaný.
Prideliť prístup do AIRIS
V prípade potreby pozvite v časti AIRIS-prístup — zamestnanec potom sám zaznamenáva časy a absencie.
Evidencia času a schválenie
Pracovné časy sa zaznamenávajú v Sledovanie času, schvaľuje ich vedúci a automaticky sa prenášajú do vyhodnotení a prípravy miezd.
Zaznamenať čas
Zamestnanci sa prihlasujú/odhlasujú cez Príchod/Odchod alebo zadávajú časy manuálne — s prestávkami a projektom/činnosťou.
Skontrolovať prehľad tímu
Vedúci vidí všetky zaznamenané časy v tíme a rozpozná chýbajúce alebo nápadné záznamy.
Schváliť
Schváľte správne záznamy — len schválené časy sa započítavajú do vyhodnotení a fakturácie.
Vyhodnotiť
Cez reporty exportujte hodiny, nadčasy a zostatky pre každého zamestnanca alebo obdobie.
Pri prevádzke na smeny plánujte celé týždne vopred v rozpise služieb (Roster) — požadované časy potom slúžia ako šablóna pre zaznamenávanie.
Pre nočnú a víkendovú pohotovosť (napr. núdzová služba SHK) je v evidencii dochádzky záložka „Pohotovosť“: Vytvorte rotáciu vybraných montérov, preneste pohotovosť alebo ju zrušte s odôvodnením — plán zostáva zachovaný ako dôkaz.
Ak zákazník nahlási naliehavú poruchu cez QR nálepku na svojom zariadení, upozorní sa osoba, ktorá má službu podľa plánu pohotovosti. Pomocou „Preberám“ je priradená k zásahu; bez prevzatia prejde poplach po nastavenej lehote na ďalšiu osobu, nakoniec na vedenie prevádzky. Kancelária vidí stav zásahu („Pohotovosť upozornená“, „Pohotovosť prevzatá“). Prepínač „Poplach aktívny“ a lehotu nastavíte na záložke „Pohotovosť“ na karte „Núdzový poplach“; pod „Posledné poplachy“ je pre každý stupeň uvedené, čo bolo doručené alebo preskočené. Núdzové volania DivineMind v súčasnosti neprijíma automaticky — podrobnosti v kapitole SHK.
Automatický rozvrh zmien: podľa potreby a dostupnosti
AIRIS automaticky vytvára týždenný rozvrh zmien: na základe potreby personálu pre každú pobočku, otváracích hodín a dostupnosti zamestnancov. Schválené absencie (dovolenka/choroba) a už naplánované zmeny sa zohľadňujú.
Zadanie otváracích hodín a potreby
Nastavenia → Pobočky → Ozubené koliesko pri pobočke → Záložka „Rozvrh zmien“: Zaznamenajte otváracie hodiny pre každý deň v týždni a minimálny počet zamestnancov (Tag, Zeitfenster, Rolle, Anzahl).
Dostupnosť a preferencie pre každého zamestnanca
V profile zamestnanca pod „HR-nastavenia“ zadajte dostupnosť pre každý deň v týždni (Zeitfenster) a voliteľné preferencie. Prázdne = v daný deň nedostupný.
Vytvoriť automaticky
V rozvrhu zmien vyberte týždeň a kliknite na „Vytvoriť automaticky“. AIRIS zobrazí náhľad s pokrytím v %, kto je obsadený a kde zostávajú otvorené zmeny — s „Prevziať“ sa plán uloží.
Upraviť hlásenie o chorobe
Ak niekto ochorie: „Upraviť hlásenie o chorobe“ → vyberte zamestnanca a obdobie. AIRIS označí zmeny ako „choroba“ a hľadá náhradu; ak sa nenájde žiadna, vznikne otvorená zmena na prevzatie.
Ak zostane zmena neobsadená, AIRIS ju vytvorí ako „otvorenú zmenu“ — viditeľnú naprieč pobočkami, aby si ju mohli prevziať dostupní kolegovia.
V profile zamestnanca pod „HR nastavenia“ → „Pobočky“ určíte kmeňovú pobočku, ďalšie pobočky, v ktorých daná osoba môže pracovať, alebo prepínač „Záskok“ (ľubovoľná pobočka). Automatický rozpis služieb, žiadosti o záskok a preberanie voľných zmien v aplikácii toto pravidlo rešpektujú – rovnako ako dobu odpočinku (EÚ/UK 11 hodín, Kanada 8), týždenný fond hodín a kvalifikáciu.
Ak sa niekto nahlási ako práceneschopný (aplikácia, AIRIS alebo neprítomnosti), jeho zmena sa uvoľní a systém hľadá náhradu: najprv vlastná pobočka, potom schválené susedné pobočky, potom záskoky – kto je dostupný, kvalifikovaný a má voľné hodiny. Vedenie pobočky okamžite dostane push notifikáciu a upozornenie pod zvončekom s návrhom a v rozpise zmien klikne na „Odoslať žiadosť“; ak to povolíte v nastaveniach autonómie (HR · Žiadať náhradu), systém sa opýta automaticky. Kolega či kolegyňa dostane push notifikáciu a správu na WhatsApp s možnosťami „Preberám“ / „Nemôžem“ – bez uvedenia dôvodu a mena vypadnutého. Bez odpovede prejde žiadosť po uplynutí lehoty (10 až 60 minút podľa začiatku zmeny) na ďalšiu osobu.
Žiadosť o neprítomnosť a schválenie
Dovolenka a absencie prebiehajú cez Absencie ako žiadosť → schválenie → záznam v kalendári. Zostávajúca dovolenka a kvóty sa pritom automaticky započítavajú.
Podať žiadosť
Zamestnanec vyberie typ (dovolenka, choroba, špeciálna dovolenka), obdobie a v prípade potreby pridá poznámku.
Skontrolovať kvótu
Systém zobrazuje zostávajúci nárok a upozorňuje na prekrývanie v tíme.
Schváliť alebo zamietnuť
Vedúci pracovník rozhoduje v schvaľovacej schránke; zamestnanec je automaticky upozornený.
Kalendár a Zostatok
Schválené neprítomnosti sa zobrazia v tímovom kalendári, zostávajúca dovolenka sa okamžite aktualizuje.
Zamestnanci si môžu smeny vymieňať priamo medzi sebou — výmena sa posiela na schválenie vedúcemu.
Nábor: od pozície k prijatiu
V časti Nábor vypisujete pracovné pozície a vediete uchádzačov cez pipeline až po prijatie — štruktúrovane a sledovateľne.
Vytvoriť pozíciu
Cez asistenta pre pozície zadajte názov, oddelenie, požiadavky a text inzerátu.
Zverejniť
Aktivujte pozíciu a zdieľajte odkaz na prihlášku — prichádzajúce prihlášky sa automaticky dostanú do prvej fázy pipeline.
Presunúť uchádzačov
Presúvajte kandidátov v Kanban tabuli pomocou Drag & Drop cez fázy (napr. Prehliadka → Pohovor → Ponuka).
Hodnotiť a rozhodnúť
Zaznamenajte hodnotenia a poznámky pre každého kandidáta; výsledok (prijatie/odmietnutie) uzatvára prihlášku.
Prijatie do tímu
Pri prijatí vytvorte kandidáta ako zamestnanca v časti Zamestnanci a spustite onboarding.
Predložiť a preplatiť cestovné náklady
Služobné cesty sa v Cestovné náklady zaznamenávajú, kontrolujú a preplácajú ako cesta s jednotlivými položkami — vrátane kilometrovného a paušálov.
Vytvoriť cestu
Zaznamenať účel, cieľ a obdobie cesty.
Položky a doklady
Pridať jednotlivé výdavky (hotel, vlak, pohostenie) s dokladom; jazdy cez kalkulačku kilometrov, diéty cez tabuľku paušálov.
Predložiť
Predložiť kompletnú cestu na kontrolu — suma sa vypočíta automaticky.
Skontrolovať a preplatiť
Vedúci pracovník schváli v doručenej pošte; schválená suma je pripravená na preplatenie.
Hodnotenia a výkon
- Hodnotenia — štruktúrované rozhovory so zamestnancami a hodnotiace cykly.
- Ciele a OKR — stanovte ciele, merajte pokrok, zaznamenávajte výsledky.
- Rozhovory 1:1 — dokumentujte pravidelné stretnutia s agendou a poznámkami.
- 360° spätná väzba — získajte spätnú väzbu z viacerých perspektív.
Šablóny onboardingu raz precízne definujte — každé nové prijatie sa tak okamžite začne kompletne a jednotne.