Do documento ao fecho mensal: lançamentos, relatórios, ficheiros para a contabilidade, liquidez e ligação bancária.
Áreas
Razão geral
Diário, balancete, extrato de conta, partidas em aberto, fecho mensal
Contabilidade do imobilizado
Ativos fixos, plano de amortização (AfA) linear ou degressivo, execução anual de AfA, baixa de ativos
Empréstimos
Livro Razão, separador „Empréstimos“ — dinheiro concedido e obtido por pessoa, em aberto na data-limite
DRE & Balanço
Livro Razão, separador „GuV & Bilanz“ — Pré-visualização na data de referência e pacote para a contabilidade
UVA, ZM, Intrastat
Livro Razão, separador „UVA“ — Calcular imposto a pagar, descarregar ficheiro U30 ou ELSTER
Liquidez
Visão geral mensal e previsão para as próximas 13 semanas
Ligação bancária
Extratos Bancários e Faturas de compras → Definições → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Custos com pessoal
Registar processamento salarial com valores brutos e encargos patronais (sem processamento de salários)
Contabilidade
Exportações de ficheiros, acesso para o gabinete de contabilidade, histórico
Razão geral: efetuar lançamentos e fechar o mês
Abrir o razão geral
Abra Livro Razão e selecione o período no topo com „von“ e „bis“.
„Jetzt buchen“
O botão transfere todos os documentos, movimentos bancários, caixa e despesas de deslocação do período como lançamentos a débito e a crédito.
Verificar
Nos separadores „Journal“, „Saldenliste“ e „Kontoblatt“, pode ver cada lançamento. Um clique no número de uma conta abre o respetivo extrato. „Offene Posten“ mostra os valores em aberto de clientes e fornecedores.
Bloquear mês
No separador „Fecho mensal“, „Bloquear“ encerra definitivamente um mês. Isto não pode ser revertido; correções posteriores surgem como estorno e novo registo no próximo mês aberto.
Contabilidade do imobilizado: Ativos fixos e AfA
„Novo ativo fixo“
Em Ativos Fixos cria um ativo fixo. Obrigatórios: designação, data de aquisição, custos de aquisição e vida útil; além disso, categoria, valor residual, fornecedor e referência da fatura. A criação é permitida a Owner e Admin.
Método de AfA e plano de AfA
Selecione „Linear“ ou „Degressivo“ com taxa de AfA, opcionalmente com AfA inicial proporcional ao mês de aquisição. O plano de AfA é calculado automaticamente; a vista detalhada apresenta-o ao lado dos lançamentos efetivos e do valor contabilístico atual.
„Execução anual de AfA“
Selecione o exercício fiscal (habitualmente: o anterior, data-limite 31.12.), confirme e clique em „Iniciar execução de AfA“. A execução lança a AfA vinculativamente para todos os ativos fixos ativos; a lista de resultados apresenta o montante por ativo fixo, e no razão surge no diário. Apenas o Owner pode iniciar a execução.
„Baixa de ativo“
Na vista detalhada, introduza a data de baixa, o motivo (venda, abate/sucata, doação, perda/furto) e o proveito, depois „Lançar baixa“ — permitido apenas ao Owner. Um ativo fixo só pode ser eliminado enquanto nenhuma AfA tiver sido lançada.
A decisão sobre método, vida útil e taxa de AfA cabe a si. Articule-os com a sua consultoria fiscal antes de iniciar a primeira execução anual.
Demonstração de resultados, balanço e pacote de encerramento do exercício
Separador „Demonstração de resultados e balanço“
Apresenta a demonstração de resultados e o balanço na data de fecho a partir do razão principal, estrutura simplificada de acordo com o UGB/HGB. A linha „Ativo = Passivo“ indica que tudo está equilibrado.
Pacote para a consultoria fiscal
„Pacote de encerramento do exercício para a consultoria fiscal“ gera um ficheiro ZIP para o seu gabinete de contabilidade. A mensagem indica se a lista de verificação está completa ou quantos itens ainda estão pendentes.
A demonstração de resultados e o balanço no DivineMind são uma pré-visualização. O encerramento do exercício é preparado pela sua consultoria fiscal; confirme os valores com a mesma antes de qualquer submissão.
Fim do ano: Periodizações e provisões
- No separador „GuV & Bilanz“, sob o balanço, encontra-se o cartão „Fim do ano …: Periodizações e provisões“ para o ano selecionado em cima em „até“.
- Se uma fatura se estender para além do fim do ano (ex.: licença anual ou subscrição anual), o DivineMind sugere uma periodização ativa ou passiva com documento de suporte e justificação. „Lançar“ efetua o lançamento a 31.12. e regulariza-o a 01.01. Se não houver nada a periodizar, surge „Nenhuma periodização necessária“.
- Existem sugestões para provisões (ex.: custos de consultoria fiscal para o encerramento do exercício) e créditos previstos. „Lançar como provisão“ ou „Lançar como crédito“ solicita o montante — a decisão é sua.
- O lançamento é permitido a Owner e Admin. As sugestões servem de ponto de partida para o encerramento; coordene-as com a sua consultoria fiscal.
Empréstimos a e de pessoas
- O separador „Empréstimos“ no razão mostra por pessoa „Empréstimo à pessoa (crédito)“ ou „Empréstimo à empresa (passivo)“ com valor concedido, reembolsado e em aberto na data-limite — os mesmos valores do razão.
- Uma transferência bancária com „Empréstimo“ na descrição é sugerida como empréstimo na reconciliação de extratos bancários.
- Para cada empréstimo, indica se existe contrato e a taxa de juro anual; a partir daí, a linha apresenta uma estimativa do juro anual. Os juros não são lançados automaticamente.
Para empréstimos a sócios ou gerentes, alinhe o contrato por escrito, os juros de mercado e o reembolso com a sua assessoria fiscal. O DivineMind apresenta os pontos de controlo, mas não presta consultoria.
UVA, declaração recapitulativa e Intrastat
- Separador „UVA“: IVA liquidado, IVA dedutível e imposto a pagar (ou crédito) a partir do diário, discriminados por códigos de referência. O cálculo baseia-se apenas no regime de competência.
- „Ficheiro FinanzOnline (U30)“ para a Áustria ou „Ficheiro ELSTER (UStVA)“ para a Alemanha descarrega o ficheiro. O DivineMind não transmite nada para o FinanzOnline ou ELSTER — esse procedimento é efetuado por si ou pela sua consultoria fiscal.
- „Declaração recapitulativa (ZM)“ lista os fornecimentos e serviços a empresas da UE; „ZM como CSV“ descarrega a lista. Se faltar o NIF intracomunitário do cliente, este surgirá abaixo como não declarável.
- „Intrastat (expedições)“ calcula os fornecimentos de mercadorias para outros países da UE por código pautal a partir dos dados mestres dos artigos (código pautal, peso, país de origem). O limiar de declaração deve ser verificado por si.
Ficheiros e acesso para a consultoria fiscal
Ficheiro de lançamentos a partir do razão principal
Em Livro Razão, „Exportar (CSV)“, „Importação BMD“ e „Importação RZL“ fornecem linhas de lançamento com conta, contrapartida e código de imposto; „Contas correntes“ fornece os respetivos clientes e fornecedores. Antes do download, cada conta é verificada em relação ao diário.
Definições de exportação
Em Consultor Fiscal, na secção „Configuração“, selecione o formato e a frequência: lote de lançamentos DATEV (CSV), ebInterface 6.1, pacote BMD, XRechnung, CSV ou Excel — manual ou agendado por e-mail, com os ficheiros PDF em ZIP.
Convidar gabinete de contabilidade (opcional)
Na área "Acesso", "Convidar" convida a sua consultoria fiscal com login próprio; depois, ativa-se lá o acesso. A consultoria regista-se através do link do e-mail e, após o login, acede diretamente à sua vista geral de clientes. Vê faturas de entrada e saída, notas de crédito e avisos, pode editar faturas de entrada e gerar exportações. Não é necessário registo para a exportação por e-mail.
Histórico
„Histórico“ apresenta cada exportação enviada com o período, formato e estado; „Reenviar“ envia-a novamente.
DATEV, BMD e RZL recebem um ficheiro, não uma transmissão em tempo real. Se o ficheiro BMD ou RZL é importado sem erros no programa do seu gabinete ainda não está comprovado por uma importação real — envie primeiro um ficheiro de teste e valide-o com o gabinete.
Liquidez: as próximas 13 semanas
Abrir fluxo de caixa
Em Fluxo de Caixa, consulte os créditos pendentes, valores em atraso, dívidas pendentes e a visão geral mensal com as receitas e despesas previstas.
„Liquidez próximas 13 semanas“
O cartão inicia com o saldo bancário mais o caixa e apresenta, por semana, entradas, saídas e o saldo no fim de semana, além do saldo mínimo e do saldo após 13 semanas.
Origem dos valores
A partir do último extrato de cada conta: faturas de clientes pendentes por vencimento e histórico de pagamento, faturas de fornecedores pendentes, assinaturas, salários, despesas de deslocação e o IVA a pagar. Os valores em atraso entram na semana 1. O cálculo prudente pressupõe que os clientes pagam com 14 dias de atraso.
Cenário «Prudente»
Junto a «Ponto mais baixo», o cartão mostra «Prudente (clientes pagam 14 dias mais tarde), ponto mais baixo». Se este valor ficar a vermelho, a situação torna-se crítica caso os clientes paguem duas semanas mais tarde do que o previsto.
Ligação bancária: ficheiro, Ponto, EBICS
Ficheiro de extrato bancário (sempre disponível)
Em Extratos Bancários, importe ficheiros MT940, CAMT.053, CSV ou um extrato em PDF. O DivineMind sugere as faturas correspondentes; a associação é feita mediante a sua confirmação.
Abrir „Ligação bancária“
Nas faturas de fornecedores, em Definições → „Ligação bancária“, existem duas opções: „Ligar conta bancária (Ponto)“ e, abaixo, EBICS.
Ponto: „Ligar conta bancária“
Selecione o banco, inicie sessão no banco e autorize as contas. O DivineMind lê apenas movimentos e saldos; não é possível efetuar pagamentos. „Obter agora“ recolhe novos movimentos; após cerca de 180 dias, renove a autorização com „Ligar novamente“.
„Consulta bancária (EBICS)“
O EBICS deve ser solicitado junto do seu banco. Em „Ligar banco“, insira o URL do EBICS, o ID do anfitrião, o ID do cliente e o ID do participante, clique em „Enviar chaves ao banco“, assine a carta de inicialização e envie-a ao banco. Após a ativação pelo banco: „Verificar ativação“ — a partir daí, os extratos bancários são recolhidos diariamente.
Reconciliação
Correspondências seguras (valor correto, correspondência muito elevada) só são lançadas automaticamente pelo AIRIS se a política da sua empresa o permitir. Tudo o resto deve ser confirmado por si.
Atualmente, o Ponto só foi testado em ambiente de teste (sandbox); o acesso para o ambiente de produção foi solicitado. Se o acesso ainda não estiver configurado, o cartão apresenta „A ligação bancária está a ser configurada e estará disponível em breve.“ O EBICS também ainda não foi validado em ambiente de produção com um banco real. O ficheiro de extrato bancário funciona com qualquer banco.
Lançar custos com pessoal (processamento salarial)
„Criar processamento salarial“
Em Custos de Pessoal, crie um processamento salarial para um período. Este contém o valor ilíquido e a contribuição patronal para a segurança social de cada colaborador.
Verificar e „Lançar (final)“
No processamento, consulte os itens dos colaboradores e os lançamentos com débito e crédito. „Lançar (final)“ transfere-os para o razão principal; depois disso, apenas é possível „Anular“, o que gera um processamento de anulação com valores negativos. „Exportar CSV“ descarrega o processamento.
O DivineMind não calcula o salário líquido nem o imposto sobre o rendimento, e não gera declarações de segurança social nem recibos de vencimento. O processamento salarial é feito pela sua consultoria fiscal ou pelo seu software de salários; as horas do registo de tempos servem de base.