Registar faturas de fornecedores, verificar e aprovar.
Registar fatura
Abrir fatura de fornecedor
Secção Fatura de Entrada.
Carregar documento
Arraste e solte o PDF/imagem para a máscara de upload; o reconhecimento de IA lê o fornecedor, número, data, valores e itens.
Associar fornecedor
O fornecedor conhecido é correspondido; se for um novo fornecedor, ele é criado diretamente.
Verificar itens
Controle e corrija os itens e taxas de imposto reconhecidos.
Guardar
O documento é registado e fica visível no fluxo de trabalho para aprovação/contabilista.
Contra-fatura
Regista uma contra-fatura (nota de crédito/correção do fornecedor) como tipo de item negativo dentro do mesmo documento. Os valores são automaticamente compensados, o documento permanece rastreável 1:1.
Verificar & encaminhar
- Aprovação — verificação por duas pessoas antes do registo.
- Contabilista — entregar documentos agrupados ao escritório.
- Analytics — análise por fornecedor, conta, período.
- Fornecedores — dados mestre e vista detalhada por fornecedor.
Subscrições e contratos de fornecedores
- Em Assinaturas e Contratos, o DivineMind reconhece custos recorrentes a partir de faturas de fornecedores e débitos bancários dos últimos 18 meses — assim que um fornecedor faturar em pelo menos três meses ou o banco estiver ligado.
- No topo surgem os custos por mês, as subscrições ativas, o próximo débito e os prazos de rescisão dos próximos 30 dias.
- Com «Editar prazo», define o prazo de rescisão em dias, o termo do contrato e o estado (por ex., cancelado ou «sem subscrição»). 14 dias antes de «rescisão até», é enviado um lembrete; aumentos de preços são notificados.
- «Identificar novamente» pesquisa mais uma vez nos documentos e no banco por custos recorrentes.
Deixe sempre o reconhecimento ser executado primeiro. Corrige apenas campos individuais depois, em vez de registar tudo manualmente.
O reconhecimento automático é muito bom, mas não infalível. Verifique o valor, a taxa de imposto e o fornecedor antes da aprovação.