Retail-funksjonene i AIRIS-appen og på Back-Office — fra lager til filial.
I AIRIS-appen (filial)
- Lagerbeholdning: Sjekk beholdning per lokasjon og spør AIRIS via talekommando.
- Etterbestilling: Identifiser varer under minimumslager og la AIRIS etterbestille dem.
- Varemottak og etiketter: Registrer leveranser og skriv ut pris-/hylle-etiketter.
På Back-Office (ledelse)
- Produkter & Katalog: Vedlikehold varer med EAN, pris og skattesats under Produkter (varianter etter størrelse eller farge finnes ikke). Du overtar dem i kasse-backoffice under «Produkter».
- Lager og filialer: Beholdning, omlastninger mellom lokasjoner og varetelling under Lagerstyring.
- Leverandører: Innkjøpskilder og innkjøpsbetingelser under Leverandører.
I kassen: Retur, pant, kasseoppgjør, kundeskjerm
- Retur: Knappen «Retur», skann kvittering (QR) eller tast inn kvitteringsnummer, velg antall og tilstand per vare, refunder kontant, til kort eller som gavekort. Det opprettes en egen kvittering med negativt beløp (RKSV-signert); den opprinnelige kvitteringen forblir uendret. Feilfrie varer går umiddelbart tilbake til filialens lager, åpnede, skadede eller defekte varer til sperret lager (Lager → Returer).
- Pant: Er en pantetype registrert på varen (Lager → Pant), fører kassen panten automatisk som en egen linje. Knappen «Tomgods»: Ta imot tomgods per pantetype eller løs inn en pantelapp fra panteautomaten — motregnes mot kjøpet. Mengdene vises i pantemengderapporten (kolonnene «Kasse»).
- Kasseoppgjør: Trykk på knappen «Kasseoppgjør», angi startbeholdning og antall per seddel og mynt. Skal-verdi (fra kontantsalg, returer, pant, kontant på fakturaer, gavekort, tips) og differanse vises umiddelbart og lagres som telleprotokoll. Differansen føres som oppføringen «Differanse» i filialens kassedagbok; telles det før Z-rapporten, etterposteres den med dagsoppgjøret, aldri dobbelt. Et avviksbeløp som overstiger kassebeholdningen, blir stående som et åpent punkt («Åpne kassedifferanser» i dashbordet).
- Kundeskjerm: Knappen «Kundeskjerm» åpner et vindu for den sekundære skjermen. Kunden ser varer, pant og totalsum, og etter betaling kvitteringen som QR-kode for mobiltelefonen (uten app, uten innlogging).
- Pantmengdeliste: Under Lager › «Engangspant-mengder» vises «Artikler per strekkode — omsatt» per måned med rapportmengde; kolonnene «Kasse solgt» og «Kasse tomgods» kommer fra kassen. Eksporter som CSV eller PDF, deretter «Merk som rapportert».
Ved kassen: Gavekort, kundekort, kvittering, offline, returregler
- Selge gavekort: Knappen „Gavekort“ i kassefeltet åpner „Verdigavekort“. I fanen „Selg“ angir du gavekortverdien — kvitteringen skrives ut; „Sjekk restverdi“ viser hva som gjenstår på et gavekort. Løs inn i betalingsdialogen med „Løs inn gavekort“ → „Løs inn“, ta tilbake med „Fjern gavekort“.
- Kundekort og lojalitetspoeng: I betalingsdialogen under „Kundekort“ skann kortet eller oppgi telefonnummeret og „Legg til“; „Nytt kort“ → „Opprett kort“ oppretter et kort, „Løs inn premie“ løser inn en premie. Du setter opp dine programmer i kasse-sidefeltet under „Kunderelasjoner“.
- Kassekvittering: viser grunnpris per vare, samt filial og kasse og QR-koden for RKSV-signaturen. Du gir den utskrevet, via e-post eller som online-kvittering.
- Online-kvittering via QR: Etter betaling viser kundeannonseringen kvitteringen som QR-kode. Kunden åpner kvitteringen med den på mobilen — uten app, uten registrering, uten kundedata. En endret lenke åpner ingen kvittering.
- Fortsett å kasse offline: Hvis internett faller ut, vises banneret „OFFLINE — kassen fortsetter å fungere“. Salg lagres på enheten, i stedet for den signerte kvitteringen skriver kassen ut en erstatningskvittering. Så snart forbindelsen er tilbake, ettersendes og signeres kvitteringene; under „Offline-kø“ kan du også selv starte overføringen med „Overfør nå“.
- Returregler (Eier): I kassen under Innstillinger › Virksomhet, seksjon „Returer ved kassen“, markerer du hvilke roller som kan godta returer med PIN — eieren kan det alltid, standard er eier og leder. Bryteren „Trekk lojalitetspoeng ved retur“ bestemmer om stempler og poeng for returnerte varer trekkes tilbake (standard: ja, poeng proporsjonalt med refundert beløp, stempler per returnert enhet) eller om kunden beholder dem.
- Dobbel beskyttelse: En vare kan kun returneres én gang. Hvis det allerede finnes en retur for en kvittering, kan den ikke lenger kanselleres — kassen melder „Det finnes en retur for denne kvitteringen — returner flere varer via „Retur““. En retur i seg selv kanselleres ikke; hvis det var en feil, selger du varen på nytt.
- Pris per filial: I kassen under Produkter › „Filialsortiment“ bestemmer du pris og sortiment per filial. Uten filialpris gjelder normal varepris. Kasse, kvittering og etikett („Filialpris“) regner med filialprisen.
- Vareinput ved kassen: I kassen under „Lager“, fane „Bestand og vareinput“, bokfører du en leveranse direkte til lageret i filialen til denne kassen.
Prisendring og etiketter
- Hver prisendring (vare- eller filialpris) lagres med dato. Under Lager → Etiketter henter «Prisendringer (utskriftsliste)» alle varer der etiketten fortsatt viser gammel pris; etter utskrift er de avhuket.
- «Førpris»: Den gjennomstrekede prisen er alltid den laveste prisen de siste 30 dagene før rabatten (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Uten reell rabatt eller med mindre enn 30 dagers prishistorikk skriver ikke DivineMind ut noen førpris og oppgir årsaken.
Detaljhandel og filialer: Enhetspris, faktura i kassen, overføring, etiketter
- Enhetspris (Produkt → kortet «Enhetspris»): Angi fyllmengde og enhet for en salgsenhet (f.eks. 200 g). Etikett og kassakvittering viser da enhetsprisen per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml eller 0,5 l bare der nasjonal lov tillater det (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Gjelder en annen pris i en filial, beregner kvitteringen med denne.
- Etiketter: «Varer fra dagens leveranse» overtar alle varer fra dagens varemottak; «Filialpris» skriver ut filialprisen. AIRIS: «Skriv ut prisetiketter for dagens leveranse».
- Etikettark: Velg format — «Liten (40/ark)», «Standard (24/ark)» eller «Stor (10/ark)» —, angi antall per artikkel og trykk «Skriv ut (PDF)». Hver etikett viser navn, pris, enhetspris, artikkelnummer og EAN-strekkode.
- Åpen faktura i kassen (Kasse → knappen «Faktura»): Søk opp faktura, velg kontant eller kort. Beløpet hentes fra fakturaen, det opprettes en kassakvittering med signatur, fakturaen er deretter betalt — ingen dobbel omsetning. Et utkast skrives ut og sperres.
- Overføring: Opprett, en annen person kontrollerer (eiere og administratorer kan kontrollere sin egen overføring selv), utfør deretter — først nå overføres beholdningen. AIRIS oppretter kun overføringer som utkast.
- Kassesalg uten lagertrekk: Ville beholdningen blitt negativ, slår kassen likevel inn — tilfellet vises under Lager → Beholdning, i bjellen og i dagsrapporten, frem til De kvitterer det ut etter korreksjon. Varemottak i kassen bokføres til valgt filial.
Innkjøp og 3-veis avstemming
Åpne side
Menypunktet „Innkjøp og 3-veis avstemming“ åpner siden „3-veis match“. Der avstemmer DivineMind bestilling, vareinput og inngående faktura mot hverandre — toleranse for pris ±2 % eller ±50 €.
Start avstemming
Eiere og administratorer klikker „Start manuelt“, angir nummeret på bestillingen („Purchase-Order-ID“) og, hvis tilgjengelig, vareinput og fakturaen, og velger „Utfør match“. Du kan også overlate avstemmingen til AIRIS. Den starter ikke av seg selv når en vareinput eller en faktura mottas.
Sjekk resultat
Listen „3-veis match-kjøringer“ viser for hver kjøring beløpene fra bestilling, vareinput og faktura, avviket og avgjørelsen — kan filtreres etter „Automatisk godkjent“, „Godkjenning nødvendig“, „Markert“ og „Avvist“. Hvis fakturaen mangler, står kjøringen minst på „Godkjenning nødvendig“.
Avvik per posisjon
Et klikk på en kjøring åpner „Avvik per posisjon“: bestilt og mottatt mengde, pris ifølge bestilling og ifølge vareinput, og differansen per vare.
Følgesedler og bedriftskunder på faktura
Oversikt
Under Følgesedler står for hver kunde kjeden av tilbud, ordrebekreftelse, faktura og følgeseddel, hver med PDF. Søk etter følgeseddel-, faktura-, OB- eller tilbudsnummer eller etter kunden.
Opprett følgeseddel
En følgeseddel opprettes fra ordrebekreftelsen: I linjen uten følgeseddel klikk „Opprett følgeseddel“, velg leveringsadresse (eller „Bruk faktureringsadresse“), angi e-postmottakeren og „Opprett og send“. Hvis en kredittgrense er overskredet, spør DivineMind først.
Vareutgang fra lager
Med følgeseddelen bokføres varene fra lageret, reservasjoner fra tilbud og ordrebekreftelse oppheves, del- og restmengder oppdateres.
Levere til bedriftskunder på faktura
Hele kjeden: Tilbud → Ordrebekreftelse → Følgeseddel med lageruttak → Faktura, etter ønske som e-faktura XRechnung. Faste kunder bestiller via sin egen bestillingslenke (Kapittel Lager). En åpen faktura kan kunden også betale kontant eller med kort ved kassen.
E-handel: Retur-arbeidsflyt, utsolgt-varsler, anmeldelseskampanje, API
Retur-arbeidsflyt
Menypunktet „Retur-arbeidsflyt“ oppretter en arbeidsflyt fra malen „Retur-arbeidsflyt“. Den startes manuelt på kontakten: Trinn 1 oppretter oppgaven „Sjekk retur og lagre varer på nytt“ (forfaller om en dag), trinn 2 en e-post formulert av KI, som bekrefter mottak til kunden og varsler om refusjon eller bytte. Arbeidsflyten er deaktivert etter opprettelse — sjekk trinn og tekst og aktiver den selv. Varene bokfører du tilbake til følgeseddelen under Lager › Returer: til sperret lager, med utkast til kreditnota.
Utsolgt-varsler
„Utsolgt-varsler“ åpner lageroversikten. Flisen „Lav beholdning“ fører til listen over alle varer med lite på lager (Filter „Lav beholdning“). Med en etterbestillingsregel oppretter DivineMind et utkast til en bestilling hos leverandøren for varer under minimumsbeholdning — du sender den.
Anmeldelseskampanje
„Anmeldelseskampanje“ åpner DivineMarketing. Det finnes ingen egen anmeldelseskampanje: Be kundene dine om en anmeldelse med en e-postkampanje — den går kun til mottakere med samtykke (Kapittel DivineMarketing).
Ordrer via API
Eiere og administratorer oppretter en nøkkel under Innstillinger › Fane „Integrasjoner“ i kortet „API-nøkler (Utvikler-API & MCP)“: Angi navn, marker tillatelsen „orders:write“, „Opprett nøkkel“. Nøkkelen vises kun én gang — sikre den umiddelbart med „Kopier nøkkel“; „Tilbakekall“ sperrer den. Ordrer som kommer via Bestillingsgrensesnitt (API) (JSON, openTRANS eller EDIFACT ORDERS), oppretter DivineMind som et forslag; om de godtas uten forhåndsvarsel, bestemmer din autonomi-bryter.
Tilkobling av nettbutikker (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatisk ordrestatus fra pakkeleverandør, returetiketter og automatisk refusjon via en betalingsleverandør. Ordrer kommer via bestillingslenke, API eller registrering; ved forsendelse finnes sporingslenken.
Den samme videoen er også tilgjengelig direkte i AIRIS-appen under «Veiledninger» — slik finner også butikkansatte uten Back-Office-tilgang den.