Overige modules

Het eerste scherm na het inloggen is een rapport, geen menupagina: Wat er sinds gisteren is gebeurd, wat nu een beslissing van u vereist, en een suggestie van AIRIS.

• Sinds gisteren: gepubliceerde bijdragen, nieuwe prospects, door AIRIS beantwoorde klantvragen, verzonden e-mails, betaalde facturen met totaalbedrag, voltooide taken.
• Wacht op u: maximaal drie punten, elk aanklikbaar en direct op de juiste plaats — openstaande goedkeuringen met bedrag, aflopende bewijzen, achterstallige gebreken, geëscaleerde gesprekken.
• Bij nieuwe accounts bovendien: welkomstkaart met de volgende zinvolle stap en een installatiechecklist met voortgang in procenten.
• Snelle successen per branche: tot drie starttaken passend bij uw branche, elk leidt direct naar de functie.

Het auditoverzicht voor elk gesprek dat AIRIS heeft gevoerd: tijdstip, beller, samenvatting, volledig gespreksverloop — en elke afzonderlijke actie van de AI met argumenten, resultaat en risicoklasse. Voor uw controle en als bewijs voor auditors.

• Lijst van alle gesprekken met kengetallen: hoeveel er een hiaat hebben, hoeveel het transcript of de samenvatting missen, bij hoeveel de beller onbekend was.
• Eén klik opent het dossier van het gesprek — samenvatting, gespreksverloop en de acties van de AI in de volgorde van het gesprek.
• Elke actie heeft een risicoklasse: Informatie (alleen gelezen), Aanmaken (er wordt een record aangemaakt) of Extern (iets is naar de klant verzonden en kan niet ongedaan worden gemaakt).
• Hiaten worden getoond in plaats van verborgen. Een auditoverzicht dat ontbrekende registraties verzwijgt, zou waardeloos zijn.
• De melding over AI-openbaarmaking volgens de EU AI Act artikel 50 staat in elk dossier.

Werk direct samen met klanten en leveranciers die ook DivineMind gebruiken: bestel en bekijk documenten, zonder de omweg van pdf-mails. Belangrijk: het systeem onthult nooit of een extern bedrijf DivineMind gebruikt — een verbinding komt uitsluitend tot stand als beide partijen hiermee instemmen.

• Verbinding aanvragen: Open de contactpersoon of leverancier en klik op „Directe verbinding“. De knop ziet er altijd hetzelfde uit — als het bedrijf DivineMind gebruikt, ontvangt het uw aanvraag; gebruiken ze het nog niet, dan wordt het een uitnodiging.
• De andere partij bevestigt dit onder „Partnernetwerk“ → Aanvragen aan u. Pas daarna ziet u elkaar; een afwijzing blijft zonder terugkoppeling.
• Bestellen: Bij een actieve verbinding opent u het assortiment van de partner, voert u de hoeveelheden in en verzendt u de bestelling. De prijzen die de partner voor u heeft ingesteld, zijn van toepassing.
• Bij de leverancier ontstaat direct een geaccepteerde verkooporder met orderbevestiging, bij u de bijbehorende bestelling — beide zijn aan elkaar gekoppeld.
• Rechts daarnaast ziet u doorlopend de orders, pakbonnen en facturen die de partner voor uw bestellingen heeft aangemaakt.
• Verbinding verbreken is op elk moment mogelijk: de verbinding wordt beëindigd, bestaande documenten blijven ongewijzigd behouden.

Voor bedrijven met meerdere zelfstandige firma's: een gemeenschappelijk cijferoverzicht en goederenoverdrachten tussen de firma's, zonder de cliëntscheiding op te geven.

• Groep aanmaken — de momenteel actieve firma wordt het hoofdkantoor; voeg andere firma's toe met een rol (vestiging, centraal magazijn, holding).
• Concernoverzicht: maandelijkse omzet, openstaande vorderingen, voorraad en teamgrootte als totaal en per firma.
• Overdracht aanmaken: kies ontvangende firma, product en hoeveelheid — momenteel één productpositie per overdracht.
• De ontvangende firma boekt de ontvangst; pas daardoor verandert de voorraad.
• Daarna optioneel verrekenen: genereert een factuurconcept dat u in de factuurmodule kunt controleren en verzenden.

Het cockpit voor alle bedrijfsvoertuigen, met drie tabbladen: Overzicht, Aansprakelijkheid houder en Verhuur.

• Overzicht met verkeerslicht per voertuig: Algemene inspectie te laat rood, binnen acht weken geel; plus kilometerstand, wie onderweg is en de kosten van de laatste twaalf maanden.
• Documenten toewijzen verloopt in twee stappen: eerst een proefdraai die eenduidige kentekenmatches en twijfelgevallen toont, daarna de overname met één druk op de knop.
• Aansprakelijkheid houder: documenteer rijbewijscontrole, instructie en UVV-keuring per bestuurder en voertuig, met datum, resultaat en volgende vervaldatum.
• Bestuurders die nooit rijden, kunnen met opgave van reden worden vrijgesteld van controle; het bewijs kan als CSV-bestand worden gedownload.
• Verhuur: tarieven aanmaken (dagtarief, vrije kilometers, prijs per extra kilometer, borg), per voertuig toewijzen en online reserveerbaar maken; de openbare huurlink kopieert u hier.

Elke overdracht van een poolvoertuig aan klanten of medewerkers als een afzonderlijk proces — van vervangwagen en proefrit tot betaalde huurauto.

• Kies het type proces (zes soorten) — de kostendrager wordt passend vooringevuld, bijvoorbeeld een garantiegeval ten laste van de fabrikant of een gratis vervangwagen van de werkplaats.
• Voer de periode in; alleen voertuigen die in deze periode daadwerkelijk vrij zijn, worden aangeboden.
• Leg de staat bij overdracht vast: kilometerstand en brandstofniveau; bij betaalde processen bovendien dagtarief, inbegrepen kilometers en prijs per extra kilometer.
• Open het huurcontract als PDF en laat het ondertekenen.
• Bij teruggave kilometers, brandstofniveau en schade registreren — het systeem berekent het eindbedrag op basis van dagen en extra kilometers.

Openbare aanbestedingen en private vraagtekens, gefilterd op wat bij u past — plus een dossier voor uw lopende sollicitaties.

• Filteren op land, type, ordergrootte, bron en branche; snelfilters voor thuismarkt, aanbevelingen en opgeslagen items.
• De tabel sorteert op relevantie of deadline; deadlines van minder dan zeven dagen worden gemarkeerd.
• Rij uitklappen: AIRIS legt uit waarom deze aanbesteding nu relevant is, en stelt desgewenst een conceptaanvraag op.
• Opnemen in dossier: Het proces wordt toegevoegd aan uw sollicitatielijst met status, deadline en waarde.
• In het dossier: status bijhouden, een cloudmap aanmaken, documenten uploaden en bewijsstukken zoals referenties of video's bijvoegen.

Het hulpmiddel voor het eerste gesprek met de prospect: vul de vragenlijst in tijdens het gesprek, daaruit genereert AIRIS een rapport met concrete besparingsmogelijkheden.

• Analyse aanmaken en stamgegevens vastleggen: bedrijf, contactpersoon, branche, aantal medewerkers.
• Vragenlijst in zes blokken — Bedrijf, Bereikbaarheid, Verkoop, Administratie, Mensen en Processen, Doelen; een teller toont hoeveel vragen zijn beantwoord.
• Rapport genereren: samenvatting van hoe er vandaag gewerkt wordt, een hefboomtabel met voorzichtig geschatte besparing per thema, aanbevolen startpunt en volgende stappen.
• Opslaan als PDF en meegeven aan de prospect — het rapport is op A4 met briefhoofd opgemaakt.

Naslagwerk voor bedrijfsgegevens uit Oostenrijk en Duitsland — voor het controleren van gegevens vóór het eerste contact of vóór een opdracht.

• Kies land, voer bedrijfsnaam in, bekijk de resultatenlijst: naam, status, handelsregisternummer, plaats, rechtsvorm en bevoegde rechtbank.
• Voor Duitsland bovendien filteren op registertype en direct naar Bundesanzeiger en Unternehmensregister springen.
• Voor Oostenrijk zijn detailfilters beschikbaar: zoekgebied, rechtsvorm, rechtbank, plaats en exacte zoekopdracht.

Per vandaag eindigt het proces bij de resultatenlijst: de detailweergave van individuele bedrijven en het ophalen van documenten zijn nog niet gebouwd, en resultaten kunnen nog niet direct als contact worden overgenomen.

De module Advocatenkantoor is gebouwd voor advocatenkantoren: dossiers met dossiernummer, conflictcheck, termijnen en terugroepacties, tijd op het dossier en daaruit de ereloonnota. In het menu van het advocatenkantoor staan hiervoor „Dossiers“ en „Termijnen“; belastingadviseurs en andere bedrijven openen de module direct onder Dossiers. Uw cliënten zijn contacten respectievelijk bedrijven in het CRM.

• Overzicht onder Dossiers: Openstaande dossiers, termijnen achterstallig, te vervallen binnen 7 dagen en het niet-gefactureerde bedrag; dossiers zoeken op dossiernummer, onderwerp, cliënt of tegenstander en filteren op Open, Rust of Gearchiveerd.
• „Document uploaden“ in het dossier plaatst het bestand bij het dossier en tegelijkertijd in het CRM-dossier van de cliënt; documenten kunnen worden hernoemd; „Verwijderen“ verwijdert ze ook uit het CRM-dossier.
• Alleen tijden bij een dossier van een advocatenkantoor worden naar de ereloonnota. Tijden uit de tijdsregistratie of uit DivineTasks leiden niet automatisch tot een factuur.

Elk bedrijf stuurt zijn belastingadviseur de boekhouding als bestand — zonder dat het kantoor een account nodig heeft. Een interface met DATEV, RZL of BMD is er niet; het kantoor importeert de bestanden zelf.

Voor praktijken is DivineMind de kantoor- en administratieve software naast het praktijkbeheersysteem (PVS) — niet het PVS zelf. De algemene modules die in deze handleiding worden beschreven, zijn van toepassing.

• Patiënten als contacten in het CRM met e-mails, documenten en facturen — zonder medisch dossier.
• Boekingspagina waarop patiënten zonder account zelf een afspraak kiezen; in de kalender nodigt u afspraak-gasten uit.
• Facturen en offertes, bv. voor zelfbetalersdiensten, aanmaningsniveaus (automatisch alleen als u het inschakelt), inkomende facturen via KI en de export naar de belastingadviseur.
• DivineMail met KI-antwoordconcepten, taken, cloud, tijdsregistratie, dienstrooster en vakantie, DivineMeet en workflows zoals in elk bedrijf.
• Gegevens bevinden zich in de EU (database in Frankfurt, bestanden in Berlijn), elk bedrijf is gescheiden van de andere, uploads met persoonsgegevens zijn privé.

Dienstverleners zonder eigen branchemodule werken met de algemene modules: klantenmap, DivineMail, kalender met boekingspagina, offerte tot factuur, taken, cloud, tijdsregistratie, workflows en AIRIS. Hier staan de processen die voor dienstverleners bijzonder belangrijk zijn.

Er zijn geen meegeleverde voorbeeld-sjablonen — u gebruikt uw eigen documenten. Heeft de klant geen e-mailadres, dan blijft de offerte een concept.

• Stempelen met locatie-regel: In het gebruikersmenu rechtsboven „Inklokken“ respectievelijk „Uitklokken“. Onder Tijdsregistratie → „Stempelklok“ kan het management „Inklokken alleen op locatie“ inschakelen (radius in meters, standaard 50); buiten de radius of zonder locatietoestemming in de browser wordt het inklokken afgewezen. Voor hallen wordt een grotere radius aanbevolen.
• Team-postvak: In DivineMail onder Instellingen → „Accounts“ bij het postvak „Toegang delen“, persoon kiezen, „mag alleen lezen“ of „mag schrijven“ instellen en „Delen“. Alleen de eigenaar van het postvak deelt toegang of trekt deze in.
• Privé-archief in DivineCloud: Nieuwe bestanden zijn privé en worden alleen via tijdelijk beperkte links getoond. Naar buiten deelt u bewust een map via „Delen“ → „Openbare link“ — met wachtwoord, vervaldatum of maximaal aantal keren openen; „Intrekken“ beëindigt de link.
• Notulen in DivineMeet alleen met toestemming: De gastheer start „Notulen starten“, elke deelnemer kiest „Akkoord“ of „Niet meeschrijven“. Er worden alleen teksten genoteerd, geen geluid; is de vergadering aan een klant toegewezen, dan belandt de notulen in diens klantenmap.
• DivineNote: Pagina's en subpagina's voor notulen, briefings en kennis — „Nieuwe pagina“, sjablonen, favorieten; met „Delen“ nodigt u teamleden uit om te bekijken, becommentariëren of bewerken, export als PDF of Markdown.