Marketing, Cloud, Support

Bij elke bouwplaats (Bouwplaatsen → Bouwplaats openen) vindt u de tabbladen „Materieel“ en „Voertuigen“. Het materieelregister met alle inspectietermijnen vindt u onder Apparatuur.

• Voertuigen: Bedrijfswagens uit het wagenpark met chauffeur en periode toewijzen aan de bouwplaats. Een wagen kan in dezelfde periode slechts eenmaal zijn toegewezen. Voer bij inlevering de km-stand en eventuele schade in. Het wagenpark toont op welke bouwplaats de wagen staat.
• Materieel: Graafmachine, trilplaat, kraan etc. eenmalig aanmaken in het materieelregister, optioneel gekoppeld aan een wagenpark-voertuig of activaregister-item. Op de bouwplaats met één klik uitboeken: er wordt vastgelegd wie het materieel heeft meegenomen en wanneer. Staat het nog op een andere bouwplaats, dan wordt het verplaatst en wordt het inleveren daar automatisch geregistreerd.
• Inspectietermijnen: Inspectietype en interval met wettelijke referentie voor het land van uw bedrijf (bijv. AT AM-VO § 8, DE DGUV Vorschrift 52, UK LOLER, US 29 CFR 1926.1412). Het interval is een voorstel; doorslaggevend zijn risicobeoordeling en fabrikantinstructies. 30 dagen van tevoren en op de vervaldag verschijnt een herinnering. Is een inspectie verlopen, dan waarschuwt het systeem bij het uitboeken. Geblokkeerd of defect geretourneerd materieel kan pas na een inspectie met oordeel „in orde“ weer worden uitgeboekt.
• Bestellingen: In de AIRIS-app selecteren medewerkers bij de bestelaanvraag de bouwplaats. Zodra u onder Bestelaanvragen goedkeurt of bestelt, verschijnen de posities op het tabblad „Materiaal“ van de bouwplaats (status „gepland“, met groothandelsprijs indien bekend). De bouwplaats kunt u daar ook achteraf aanpassen.
• Inklokken op locatie: Bij het opslaan van het adres bepaalt DivineMind de coördinaten van de bouwplaats (of u neemt uw huidige positie over). Met „Inklokken op deze bouwplaats alleen op locatie“ kan men alleen binnen de ingestelde straal inklokken, zowel in de app, op de webprikklok als via AIRIS. Wie vandaag aan meerdere bouwplaatsen is toegewezen, wordt ingedeeld op de bouwplaats waar men zich bevindt.

Bij elke bouwplaats vindt u de tabbladen „Opleveringen“ en „Bouwdagboek“. De bewijsstukken van onderaannemers beheert u onder Bouwplaatsen → Onderaannemers.

• Proces-verbaal van oplevering: „Proces-verbaal van oplevering aanmaken“ neemt de openstaande gebreken van de bouwplaats over; nieuwe gebreken voert u direct in. Opdrachtnemer en opdrachtgever ondertekenen op tablet of telefoon. Ondertekent de opdrachtgever niet, dan is een reden verplicht. Het rapport wordt gegenereerd als PDF in de lay-out van uw bedrijf, privé opgeslagen en niet verwijderbaar.
• Garantie: Met de oplevering begint de termijn. De standaardinstelling hangt af van het land van de bouwplaats: Oostenrijk ABGB § 933 (3 jaar bouwwerk) of ÖNORM B 2110, Duitsland BGB § 634a (5 jaar bouwwerk) of VOB/B § 13 (4 jaar). Een contractueel overeengekomen termijn voert u in maanden in. 90 dagen voor het einde herinnert DivineMind aan de gebrekeninspectie. Wordt de oplevering geweigerd, dan start er geen termijn.
• Bouwdagboek: De bouwdirectie kan elke dag aanvullen en vervolgens „Vrijgeven & vergrendelen“. Daarna kan niemand de tekst meer wijzigen, ook de nachtelijke batch niet. Elke wijziging staat in de geschiedenis (wie, wanneer, waarom). Alleen eigenaars of beheerders kunnen de vergrendeling met opgave van reden opheffen.
• Medeondertekening: Voor een vrijgegeven dag genereert u een link voor de opdrachtgever (14 dagen geldig, optioneel per e-mail). Deze controleert de invoer en ondertekent, of dient een bezwaar in. U ziet naam, tijdstip en handtekening in het bouwdagboek en ontvangt een melding.
• Bewijsstukken onderaannemers: A1, verzekering, uittreksel KvK/handelsregister enz. met vervaldatum vastleggen. 30 dagen van tevoren en op de vervaldatum ontvangt u een herinnering. Oostenrijk: HFU-lijst (§ 67a ASVG) controleren via de openbare opvraag van de sociale verzekering en het resultaat met bewijsstuk invoeren. Staat de onderaannemer niet op de lijst, toont DivineMind vóór betaling de 20% voor de ÖGK en 5% voor de belastingdienst. Duitsland: Vrijstellingsverklaring (§ 48b EStG) met geldigheidsduur registreren. Ontbreekt deze, dan herinnert een melding aan 15% bouwbronbelasting.

• Opdrachten: Selecteer op het tabblad „Budget-Werkelijk“ van een bouwplaats onder „Opdrachten van deze bouwplaats“ de offerte of de opdracht en tik op „Koppelen“. Offertes aan de opdrachtgever van de bouwplaats staan bovenaan (★). Meerwerk wordt automatisch meegenomen met de hoofdopdracht.
• Hiervan hangt af: het budget in de budget-werkelijk-vergelijking, de retenties van de bouwplaats en de opdrachtkeuze in het regierapport. Via „Meetstaat & Facturatie“ opent u direct de meetstaat, termijnfactuur en meerwerk van de opdracht.
• Ontkoppelen is alleen mogelijk zolang er voor de opdracht nog geen factuur bestaat — anders kloppen budget-werkelijk en retentie niet meer.
• Uren achteraf invoeren: Op het tabblad „Uren“ voert de bouwdirectie vergeten uren voor iemand uit de crew in — datum, van-tot en een reden zijn verplicht. De invoer is gemarkeerd als handmatig en telt daarna mee in de budget vs. werkelijkheid-vergelijking, het bouwdagboek en het regievoorstel.

Regierapporten vindt u op elke bouwplaats onder het tabblad „Regie“. De meetstaat opent u via Bouwoffertes → Offerte → Meetstaat.

• Regierapport: „Nieuw regierapport“ neemt de daguren over uit de urenregistratie van de bouwplaats (pauzes afgetrokken). Niet afgesloten, meer dan 16 uur lange of reeds gefactureerde inklokkingen worden niet overgenomen en getoond. Personen, werkzaamheden, materiaal en regietarief kunt u aanvullen.
• Bevestiging: De opdrachtgever ondertekent op tablet of telefoon. Daarna is het rapport vergrendeld en als privé-PDF opgeslagen. Zonder handtekening kan dit alleen met opgave van reden.
• Factureren: „Factuur aanmaken“ zet uren × regietarief en materiaal om in een conceptfactuur. Kiest u een opdracht, dan gelden de bijbehorende voorwaarden: Reverse Charge bij bouwwerkzaamheden, inhouding voor dekking en betalingskorting. Elke inklokking wordt slechts één keer gefactureerd.
• Meetstaat: In de berekening schrijft u één regel per formule, bijv. „Wand as A: 12,50 × 2,80“ en „Aftrek raam: 2 × 1,01 × 2,135“. DivineMind berekent elke regel en het totaal; de hoeveelheid wordt overgenomen. Bij elke meting kunt u bouwdeel/locatie en foto's opslaan.
• Meetstaat: „Meetstaat (PDF)“ drukt alle opmetingen met berekeningsformule, aftrekposten en totalen per post af in uw bedrijfshuisstijl — als bijlage bij de termijn- of eindfactuur.
• In de AIRIS-app: directie en uitvoerder openen de bouwplaats en tikken op „Regie”. „Regie voor vandaag registreren” neemt de uren over uit de tijdregistratie; opdracht, omschrijving en materiaal aanvullen, de opdrachtgever ondertekent op de telefoon. Daarna is het rapport vergrendeld, het pdf-bestand wordt privé opgeslagen, het kantoor stelt de factuur op.

• Melden in de AIRIS-app: Kies op de bouwplaats met + een gebeurtenis, beschrijf deze kort of tik op „Dicteren” — de ingesproken tekst verschijnt in het veld en kan voor het verzenden worden gecorrigeerd. Bij „Probleem” is een foto verplicht; de foto wordt privé opgeslagen.
• Uitklokken met dagrapport: Wie op een bouwplaats is ingeklokt, krijgt bij het uitklokken het formulier „Dagrapport”. Schrijf of dicteer tekst, vul eigen uren in (optioneel) — het rapport gaat naar het bouwlogboek, de uren van de prikklok vult DivineMind zelf aan. „Uitklokken zonder rapport” blijft mogelijk.
• 3D-exports: Het BIM-model (.ifc) komt alleen van de server, met werkelijke openingen en eigenschappen — hiervoor moet het plan eerst geanalyseerd en opgeslagen zijn. De „3D-voorvertoning (.glb)” is de weergave uit de browser voor viewers, niet maatzuiver en geen BIM-model.

• Plan & Pins: Open op de bouwplaats het tabblad „Plan & Pins” en upload het plan als pdf of afbeelding (elke pdf-pagina wordt een blad). Tikken op het plan plaatst een pin precies op die plek — als gebrek (met termijn, verantwoordelijke, foto's; verschijnt ook in de gebrekenlijst), foto, taak (komt in DivineTask) of notitie.
• Filter: op type, status (open, verlopen, afgehandeld), discipline en verantwoordelijke. „Afgehandeld” bij de pin sluit ook het gebrek of de taak. „Verplaatsen” zet een pin op een nieuwe locatie.
• Nieuwe planversie: „Nieuwe planversie” uploadt het gewijzigde plan. Alle pins (of alleen de openstaande) worden naar dezelfde positie overgedragen; de oude versie blijft met zijn pins als geschiedenis bewaard.
• In de AIRIS-app: Open de bouwplaats, tik op het plan-icoon, tik op het plan — plaats een gebrek, foto of notitie met de camera, markeer pins als afgehandeld of voeg achteraf een foto toe.
• Belemmering: Als een vertraagde bewerking de bouwplanning verschuift, ontstaat in het tabblad „Belemmering” automatisch een concept — belemmeringsaanzegging wanneer vervolgwerkzaamheden niet kunnen starten, anders een kennisgeving van termijnverschuiving. Grondslag en termijn zijn gebaseerd op het land van uw bedrijf (bijv. ÖNORM B 2110, VOB/B § 6, JCT, NEC4, AIA A201, CCDC 2) en worden met bron en stand vermeld; contractuele afspraken gaan voor.
• Controleer en pas de tekst aan, bevestig bij een belemmeringsaanzegging dat de oorzaak buiten de eigen risicosfeer ligt, kies daarna „PDF bekijken” en „Naar de opdrachtgever verzenden” (directie). Voor afloop van de termijn herinnert DivineMind eigenaren, beheerders en managers.

• Opdrachtgeversportaal: Bouwplaats → tabblad "Opdrachtgeversportaal" → naam en e-mailadres invoeren, "Link aanmaken". De opdrachtgever opent de link zonder in te loggen en ziet de bouwvoortgang, planning en mijlpalen, openstaande gebreken, het 3D-model en uitsluitend de foto's die u vrijgeeft. Interne kosten, budget vs. werkelijk en uurtarieven zijn nooit zichtbaar. Per link kan worden ingesteld wat zichtbaar is; "Blokkeren" beëindigt de toegang direct. In de AIRIS-app: "Opdrachtgeverslink delen" op de bouwplaats.
• Meerwerk digitaal opdragen: In hetzelfde tabblad een openstaand meerwerk "Aan opdrachtgever voorleggen" — de status wordt met een controlesom bevroren. De opdrachtgever ondertekent via smartphone of tablet; de acceptatie verloopt via het reguliere offertetraject met opdrachtbevestiging. Daarna staat het meerwerk in budget vs. werkelijk als opgedragen en ontvangen eigenaren, beheerders en managers een melding. Afwijzen kan met opgave van redenen.
• Meldplichten: Het tabblad "Meldplichten" controleert vóór de start van de bouw of een bouwplaatsmelding aan de BUAK (Oostenrijk, meer dan 5 werkdagen, 1 week vooraf) of een voorafgaande kennisgeving (Oostenrijk BauKG, Duitsland Baustellenverordnung, Verenigd Koninkrijk F10, Ontario Notice of Project) vereist is — inclusief wettelijke grondslag en status. De gegevens zijn afkomstig van de bouwplaats, de bouwplanning en de site crew en kunnen worden overschreven.
• Formulier laten invullen: Het formulier is vooraf ingevuld (bedrijf, opdrachtgever, locatie, start, duur, werknemers, gecontracteerde bedrijven). "PDF voor aanplakking" resp. "PDF invulhulp" genereert het document in uw huisstijl, "Velden als CSV" exporteert de waarden in de volgorde van het meldportaal. Na indiening kiest u "Als gemeld registreren" met dossiernummer en bevestiging. Zonder registratie herinnert DivineMind u 7 dagen voor de deadline en op de dag zelf. Voor directe verzending naar de BUAK is een BUAK-toegang vereist; tot die tijd geldt dit als een invulhulp zonder garantie.

• Onder Bouwplaats → Planbord staan uw actieve en geplande bouwplaatsen als rijen, de week of de maand als kolommen. Rechts staan ploegen, personen, materieel en voertuigen. Sleep een kaart naar een bouwplaats en een dag — standaard wordt voorgesteld tot en met vrijdag van dezelfde week. Een balk naar een andere bouwplaats of dag slepen verplaatst deze. Zonder muis: tik op de kaart of balk en kies bouwplaats, van en tot.
• Ploegen: "Nieuwe ploeg" bundelt een vast team (naam, kleur, voorman, leden). Een ploeg op het bord slepen wijst elk lid toe aan de bouwplaats — dezelfde werking als het tabblad "Crew" van de bouwplaats, inclusief inklokken ter plaatse. Wie al is ingedeeld, wordt niet dubbel toegevoegd. De ingedeelde personen ontvangen een melding in de app.
• Conflicten ziet u vóór het opslaan: afwezigheid (goedgekeurd rood, aangevraagd geel), persoon gelijktijdig op een andere bouwplaats, materieel of voertuig dubbel bezet, materieelkeuring of periodieke keuring vóór inzet verlopen of binnen de periode vervallend, inzet buiten bouwtijd en ontbrekende kwalificatie. Rode conflicten slaat u alleen op via "Toch inplannen". Niet toegestaan zijn geblokkeerd materieel, later vast ingepland materieel, een dubbel toegewezen voertuig en een chauffeur zonder geldige kwalificatie.
• Materieel: staat materieel al op een andere bouwplaats, dan wordt het bij bevestiging daar per de vorige dag afgemeld resp. vandaag verplaatst (inlevering daar, uitgifte hier). Voor later gepland materieel staat in het tabblad "Materieel" van de bouwplaats "Gepland (planbord)" — "Uitgeven" plaatst het op de bouwplaats en controleert blokkades en keuringsdatums zoals bij elke uitgifte. In het materieelbeheer (Materieel & keuringsdatums) vult u onder "Vereiste kwalificatie" bijv. "Hijsbewijs" in; het planbord meldt het wanneer niemand in de crew van de bouwplaats een geldig certificaat met die naam heeft.
• Voertuigen: de toewijzing verschijnt ook in het tabblad "Voertuigen" van de bouwplaats en in het wagenpark. Een voertuig dat al is toegewezen, beëindigt u eerst daar (inlevering met km-stand en schade). De weergave "Middelen" toont dezelfde gegevens per ploeg, persoon, materieel en voertuig. Plannen is toegestaan voor eigenaren, beheerders en managers; overige gebruikers zien het bord. Het servicemonteur-planbord (monteurs × uren) bereikt u via de knop "Servicemonteur-bord" — beide controleren afwezigheid en kwalificaties volgens dezelfde logica.

• Werken zonder bereik: In de kelder of het karkas slaat de AIRIS-app meldingen (met foto), gebreken, in- en uitklokken met dagrapport en regiewerkconcepten lokaal op de telefoon op. Bovenaan staat „n wachten op bereik”; zodra er weer verbinding is, verzendt de app alles automatisch in de juiste volgorde — met het tijdstip waarop het is vastgelegd.
• Klokken zonder bereik: Tijd en locatie worden vastgelegd op het moment van aantikken. Bij het nasturen controleert DivineMind de locatieregels van het bedrijf net als online; buiten de kloklocatie, zonder locatie of bij overlap met reeds geregistreerde tijd wordt niets stilzwijgend geboekt — de registratie verschijnt als „niet geaccepteerd” met reden en kan opnieuw worden verzonden of worden verworpen. Nagestuurde boekingen zijn in de tijdregistratie gemarkeerd als offline vastgelegd; boekingen ouder dan 7 dagen worden door kantoor gecorrigeerd.
• Dubbele beveiliging: Elke registratie heeft een eigen unieke sleutel. Gaat het antwoord in een dekkingsgat verloren en verzendt de app opnieuw, dan maakt de server niets dubbel aan. Is een dagrapport na de offline-registratie al elders gewijzigd, dan wordt dit niet overschreven maar als melding getoond. Regiewerkconcepten zonder bereik halen hun uren bij verzending uit de tijdregistratie; laten ondertekenen kan zodra het concept is verzonden.

• Bouwplaats → tabblad „Gesproken bericht“ (op het web) of in de AIRIS-app op de bouwplaats „Gesproken bericht“: tik op „Inspreken“ en vertel alsof u de projectleider belt — voortgang, weer, gebreken, meerwerk, materiaal. Voeg foto's toe; de tekst kan vóór de verwerking worden gecorrigeerd.
• „Verwerken“: AIRIS maakt per actie een kaart aan — bouwverslag-item, gebrek (met bijbehorende foto), meerwerk/claim voor bijkomende kosten t.o.v. het bestek (post, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs uit het bestek) en inkoopverzoek met bouwplaats. Er wordt nog niets definitief aangemaakt.
• Controleer elke kaart afzonderlijk, pas deze indien nodig aan en kies „Bevestigen“ (bij meerwerk „Concept aanmaken“) of „Verwerpen“. Gebreken en meerwerk worden bevestigd door de directie en de uitvoerder van de bouwplaats; het meerwerk wordt als concept aangemaakt, prijsbepaling en verzending naar de opdrachtgever gebeurt door kantoor. Het inkoopverzoek gaat ter goedkeuring naar de leidinggevende.
• De kaart toont de indieningsinstructie voor meerwerk volgens het land van de bouwplaats met bronvermelding en status (bijv. ÖNORM B 2110, VOB/B, NEC4, AIA A201) — dit is geen juridisch advies, het contract is leidend.

DivineStudio creëert complete reclame- en productvideo's vanuit één enkele tekstbeschrijving — kies platform en formaat, de rest wordt gedaan door de AI. De volgende video is volledig door DivineStudio gegenereerd vanuit één enkele prompt:

U voert een plaats en een straal in en vinkt de branches aan — het systeem zoekt de bedrijven in dit gebied en plaatst ze in een resultatenlijst. Het zoeken zelf kost niets. Pas voor de bedrijven die u selecteert, wordt de verrijking gestart: website uitlezen, contactpersonen en kort profiel vaststellen, geschiktheid beoordelen. Tot slot neemt u de geschikte met één klik over als leads in het CRM — reeds in het CRM aanwezige bedrijven worden herkend en overgeslagen.

• Stap 1 — Zoeken: Plaats invoeren, uit de suggestielijst kiezen, straal van 0,1 tot 200 km instellen, branches aanvinken (22 om uit te kiezen, van installatiebedrijven via horeca tot advocaten).
• Stap 2 — Controleren: De resultatenlijst toont naam, branche, adres, telefoon en website. Bedrijven die al in het CRM staan, worden gemarkeerd.
• Stap 3 — Verrijken: Alleen de geselecteerde (maximaal 200 per keer), omdat elk verrijkt bedrijf geld kost. Daarna ziet u de geschiktheid en gespreksonderwerpen.
• Stap 4 — Overnemen: Geselecteerde worden als leads in het CRM aangemaakt, met adres, contactgegevens en contactpersonen.
• Eerdere zoekopdrachten blijven bewaard en kunnen op elk moment opnieuw worden geopend.

De gegevensbron is OpenStreetMap-data (ODbL). Voor elke koude acquisitie controleert het systeem de regels van het betreffende land en geeft aan wanneer een telefoongesprek of e-mail daar niet is toegestaan.

• Marketingcampagne: plan in DivineMarketing, keur content goed en publiceer via de kalender — op basis van uw CRM-gegevens en merkstem.
• Supportticket: aanvragen komen binnen in de Service & SHK, worden toegewezen, verwerkt en gesloten met een oplossingsstatus.
• Bestand delen: opslaan in DivineCloud en gericht delen met lees- of bewerkingsrechten.
• Sjabloon bouwen: ontwerp een document sjabloon in de Sjabloonbouwer — of upload een blanco formulier (bijv. een verzekeringsaanvraag) in het Template-Studio, koppel de velden aan de CRM-gegevens en verstuur deze in de toekomst vooraf ingevuld.
• Formulier invullen: kies in de DivineCloud bij een PDF "Invullen & ondertekenen ..." — velden worden herkend, u typt de waarden in, ondertekent zelf (eenvoudige handtekening als afbeelding) en slaat het resultaat op als een nieuw bestand; het origineel blijft ongewijzigd. Op de mobiele telefoon alleen de melding "Gelieve op desktop te bewerken".
• How-to opnemen: maak korte schermhandleidingen voor het team met de Schermrecorder.