Van bewijsstuk tot maandafsluiting: boeken, analyseren, bestanden voor de belastingadviseur, liquiditeit en bankkoppeling.
Onderdelen
Grootboek
Journaal, saldilijst, grootboekkaart, openstaande posten, maandafsluiting
Activaboekhouding
Vaste activa, AfA-schema lineair of degressief, jaarlijkse AfA-run, buitengebruikstelling
Leningen
Grootboek, tabblad „Leningen“ — uitgeleend en geleend geld per persoon, openstaand op de peildatum
W&V & balans
Grootboek, tabblad „GuV & Bilanz“ — Voorbeeld per peildatum en pakket voor de belastingadviseur
UVA, ZM, Intrastat
Grootboek, tabblad „UVA“ — Te betalen belasting berekenen, U30- resp. ELSTER-bestand downloaden
Liquiditeit
Maandoverzicht en prognose voor de komende 13 weken
Bankkoppeling
Bankafschriften en Inkomende facturen → Instellingen → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Personeelskosten
Loonrun met bruto en werkgeversaandeel boeken (geen salarisadministratie)
Belastingadvies
Bestandsexporten, toegang voor het kantoor, geschiedenis
Grootboek: boeken en maand afsluiten
Grootboek openen
Open Grootboek en selecteer bovenaan de periode met „von“ en „bis“.
„Jetzt buchen“
De knop verwerkt alle bewijsstukken, bankmutaties, kas en reiskosten van de periode als boekingsregels met debet en credit.
Controleren
Op de tabbladen „Journal“, „Saldenliste“ en „Kontoblatt“ ziet u elke boeking. Een klik op een rekeningnummer opent de grootboekkaart. „Offene Posten“ toont wat klanten en leveranciers nog open hebben staan.
Maand definitief afsluiten
Op het tabblad „Maandafsluiting“ sluit „Definitief afsluiten“ een maand definitief af. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt; latere correcties verschijnen als storno en nieuwe boeking in de eerstvolgende open maand.
Activaboekhouding: vaste activa en AfA
„Nieuw activum“
Onder Vaste activa maakt u een activum aan. Verplicht zijn omschrijving, aanschafdatum, aanschafkosten en gebruiksduur; daarnaast categorie, restwaarde, leverancier en factuurreferentie. Aanmaken is toegestaan voor Owner en Admin.
AfA-methode en AfA-schema
Kies „Lineair“ of „Degressief“ met afschrijvingspercentage (AfA), desgewenst met evenredige eerste afschrijving volgens aanschafmaand. Het AfA-schema wordt automatisch berekend; de detailweergave toont dit naast de daadwerkelijk geboekte posten en de actuele boekwaarde.
„Jaarlijkse AfA-run“
Boekjaar kiezen (gebruikelijk: het afgelopen jaar, peildatum 31-12), bevestigen en „AfA-run starten“. De run boekt de afschrijving (AfA) voor alle actieve activa definitief; de resultatenlijst toont het bedrag per activum, in het grootboek verschijnt dit in het journaal. Alleen de Owner mag de run starten.
„Buitengebruikstelling“
Voer in de detailweergave de datum van buitengebruikstelling, reden (verkoop, buitengebruikstelling/sloop, donatie, verlies/diefstal) en opbrengst in, en klik vervolgens op „Buitengebruikstelling boeken“ — alleen door de Owner. Een activum kan alleen worden verwijderd zolang er geen AfA is geboekt.
U bepaalt methode, gebruiksduur en AfA-percentage. Stem deze af met uw belastingadviseur voordat u de eerste jaarlijkse run start.
W&V & balans en jaarrekeningpakket
Tabblad „W&V & balans“
Toont de winst-en-verliesrekening en de balans op de peildatum uit het grootboek, verkort ingedeeld volgens UGB/HGB. De regel „Activa = Passiva“ toont aan dat alles in evenwicht is.
Pakket voor de belastingadviseur
„Jaarrekeningpakket voor de belastingadviseur“ maakt een zipbestand aan voor uw kantoor. De melding geeft aan of de controlelijst volledig is of hoeveel punten nog openstaan.
W&V en balans in DivineMind zijn een voorbeeldweergave. De jaarrekening wordt opgesteld door uw belastingadviseur; stem de cijfers vóór elke indiening met hen af.
Einde van het jaar: overlopende posten en voorzieningen
- Op het tabblad „GuV & Bilanz“ staat onder de balans de kaart „Einde van het jaar …: overlopende posten en voorzieningen“ voor het jaar dat u bovenaan bij „tot“ selecteert.
- Loopt een factuur door na het einde van het jaar (bijv. een jaarlicentie of jaarabonnement), dan stelt DivineMind een overlopende post (actief of passief) voor met bewijsstuk en toelichting. „Boeken“ boekt deze per 31-12 en valt deze per 01-01 weer vrij. Als er niets af te bakenen valt, staat er „Geen overlopende posten nodig“.
- Voor voorzieningen (bijv. kosten van belastingadvies voor de jaarrekening) en verwachte vorderingen zijn er suggesties. „Als voorziening boeken“ of „Als vordering boeken“ vraagt om het bedrag — u bepaalt dit zelf.
- Boeken is toegestaan voor Owner en Admin. De suggesties zijn een uitgangspunt voor de afsluiting; stem ze af met uw belastingadviseur.
Leningen aan en van personen
- Het tabblad „Leningen“ in het grootboek toont per persoon „Lening aan de persoon (vordering)“ of „Lening aan het bedrijf (schuld)“ met uitbetaald, afgelost en openstaand op de peildatum — dezelfde cijfers als in het grootboek.
- Een overschrijving met „Lening“ in de omschrijving wordt bij de rekeningoverzicht-aflettering voorgesteld als lening.
- Per lening legt u vast of er een contract aanwezig is en de rente per jaar; op basis daarvan toont de regel een schatting van de jaarlijkse rente. Rente wordt niet automatisch geboekt.
Stem bij leningen aan aandeelhouders of bestuurders de schriftelijke overeenkomst, zakelijke rente en aflossing af met uw belastingadviseur. DivineMind toont de controlepunten, maar geeft geen advies.
UVA, Opgaaf ICP en Intrastat
- Tabblad „UVA“: omzetbelasting, voorbelasting en te betalen btw (of tegoed) uit het journaal, uitgesplitst naar rubrieknummers. Wordt uitsluitend berekend op basis van het factuurstelsel.
- „FinanzOnline-bestand (U30)“ voor Oostenrijk resp. „ELSTER-bestand (UStVA)“ voor Duitsland downloadt het bestand. DivineMind verzendt niets naar FinanzOnline of ELSTER — dat doet u of uw belastingadviseur.
- „Opgaaf ICP (ZM)“ toont leveringen en diensten aan EU-ondernemers; „ZM als CSV“ downloadt de lijst. Ontbreekt het btw-identificatienummer van de klant, dan staat deze eronder vermeld als niet aangeefbaar.
- „Intrastat (verzendingen)“ berekent goederenleveringen aan andere EU-landen per goederencode uit de artikelstamgegevens (goederencode, gewicht, land van herkomst). De drempelwaarde voor aangifte controleert u zelf.
Bestanden en toegang voor de belastingadviseur
Boekingsbestand uit het grootboek
In Grootboek leveren „Export (CSV)“, „BMD-import“ en „RZL-import“ boekingsregels met rekening, tegenrekening en belastingcode; „Subadministraties“ de bijbehorende klanten en leveranciers. Vóór de download wordt rekening voor rekening gecontroleerd tegen het journaal.
Exportinstellingen
Onder Belastingadviseur in het gedeelte „Configuratie“ kiest u formaat en frequentie: DATEV-boekingsbatch (CSV), ebInterface 6.1, BMD-pakket, XRechnung, CSV of Excel — handmatig of gepland per e-mail, met de pdf's als zipbestand.
Kantoor uitnodigen (optioneel)
In het gedeelte „Toegang“ nodigt „Uitnodigen“ uw belastingadviseur uit met een eigen login; daarna schakelt u daar hun toegang in. Het kantoor registreert zich via de link in de e-mail en komt na het inloggen direct in hun cliëntoverzicht terecht. Zij zien facturen, creditnota's en aanmaningen, zowel inkomend als uitgaand, kunnen inkomende facturen bewerken en exporten genereren. Voor de e-mail-export is geen registratie nodig.
Geschiedenis
„Geschiedenis“ toont elke verzonden export met periode, formaat en status; „Opnieuw verzenden“ verstuurt deze nogmaals.
DATEV, BMD en RZL ontvangen een bestand, geen live-overdracht. Of het BMD- resp. RZL-bestand foutloos in de software van uw kantoor wordt ingelezen, is nog niet aangetoond met een daadwerkelijke import — stuur eerst een proefbestand en stem dit af met het kantoor.
Liquiditeit: de komende 13 weken
Cashflow openen
Onder Cashflow ziet u openstaande vorderingen, vervallen posten, openstaande schulden en het maandoverzicht met verwachte inkomsten en uitgaven.
„Liquiditeit komende 13 weken“
De kaart start bij het banksaldo plus kas en toont per week de ontvangsten, uitgaven en het saldo aan het einde van de week, inclusief het laagste saldo en het saldo na 13 weken.
Herkomst van de cijfers
Vanaf het laatste rekeningafschrift per rekening: openstaande verkoopfacturen volgens vervaldatum en historisch betaalgedrag, openstaande inkoopfacturen, abonnementen, lonen, reiskosten en de btw-afdracht. Vervallen posten tellen mee in week 1. De voorzichtige berekening gaat ervan uit dat klanten 14 dagen later betalen.
Scenario „Voorzichtig“
Naast „Laagste stand“ toont de kaart „Voorzichtig (klanten betalen 14 dagen later), laagste stand“. Wordt deze waarde rood, dan wordt het krap zodra klanten twee weken later betalen dan verwacht.
Bankkoppeling: bestand, Ponto, EBICS
Rekeningafschriftbestand (werkt altijd)
Onder Bankafschriften leest u MT940, CAMT.053, CSV of een PDF-rekeningafschrift in. DivineMind stelt de passende facturen voor; u wijst toe via bevestiging.
„Bankkoppeling“ openen
In de inkomende facturen onder Instellingen → „Bankkoppeling“ staan twee mogelijkheden: „Bankrekening koppelen (Ponto)“ en daaronder EBICS.
Ponto: „Bankrekening koppelen“
Bank selecteren, aanmelden bij de bank, rekeningen vrijgeven. DivineMind leest uitsluitend boekingen en rekeningsaldo; betalingen zijn niet mogelijk. „Nu ophalen“ haalt nieuwe boekingen op; na circa 180 dagen vernieuwt u de machtiging via „Opnieuw verbinden“.
„Bankophaling (EBICS)“
EBICS vraagt u aan bij uw bank. Onder „Bank verbinden“ vult u EBICS-URL, host-ID, klant-ID en deelnemers-ID in, klikt u op „Sleutel naar de bank verzenden“, ondertekent u de initialisatiebrief en stuurt u deze naar de bank. Na activatie door de bank: „Activatie controleren“ — daarna worden rekeningafschriften dagelijks opgehaald.
Aflettering
Zekere matches (bedrag klopt, zeer hoge overeenkomst) boekt AIRIS alleen zelfstandig als uw bedrijf dit toestaat in het beleid. Al het overige bevestigt u.
Ponto is tot nu toe alleen in de testomgeving (sandbox) getest; toegang tot de productieomgeving is aangevraagd. Als de toegang nog niet is ingesteld, toont de kaart „De bankkoppeling wordt momenteel geconfigureerd en is binnenkort beschikbaar.“ Ook EBICS is bij een echte bank nog niet operationeel gevalideerd. Het rekeningafschriftbestand werkt met elke bank.
Personeelskosten boeken (loonronde)
„Loonronde aanmaken“
Onder Personeelskosten maakt u een loonronde aan voor een periode. Deze bevat per medewerker het brutoloon en het werkgeversaandeel in de sociale zekerheid.
Controleren en „Boeken (definitief)“
In de ronde ziet u de medewerkersregels en de boekingen met debet en credit. „Boeken (definitief)“ verwerkt deze in het grootboek; daarna is alleen nog „Stornereen“ mogelijk, wat een stornoronde met negatieve bedragen aanmaakt. „CSV-export“ downloadt de ronde.
DivineMind berekent geen nettoloon, geen loonheffing en maakt geen SV-melding of loonstrook aan. Het loon wordt berekend door uw belastingconsulent of salarissoftware; de uren uit de tijdregistratie dienen als basis.