Leveranciersfacturen vastleggen, controleren en goedkeuren.
Factuur vastleggen
Inkoopfactuur openen
Gebied Inkomende factuur.
Document uploaden
PDF/afbeelding via Drag&Drop naar het uploadmasker slepen; de AI-herkenning leest leverancier, nummer, datum, bedragen en posten uit.
Leverancier toewijzen
Bekende leverancier wordt gematcht; bij een nieuwe leverancier wordt deze direct aangemaakt.
Posten controleren
Herkende posten en btw-tarieven controleren en corrigeren.
Opslaan
Document wordt geboekt en is zichtbaar in de workflow voor goedkeuring/belastingadviseur.
Tegenfactuur
Een tegenfactuur (creditnota/correctie van de leverancier) legt u vast als negatief posttype binnen hetzelfde document. De totalen worden automatisch verrekend, het document blijft 1:1 traceerbaar.
Controleren & doorgeven
- Goedkeuring — Vierogenprincipe vóór boeking.
- Belastingadviseur — Documenten gebundeld aan het kantoor overdragen.
- Analytics — Analyse per leverancier, rekening, periode.
- Leveranciers — Stamgegevens en detailweergave per leverancier.
Abonnementen & contracten van leveranciers
- Onder Abonnementen & Contracten herkent DivineMind terugkerende kosten uit inkomende facturen en bankafschrijvingen van de afgelopen 18 maanden — zodra een leverancier in minstens drie maanden heeft gefactureerd of de bank is gekoppeld.
- Bovenaan staan de kosten per maand, actieve abonnementen, de volgende afschrijving en de opzegtermijnen van de komende 30 dagen.
- Met „Termijn bewerken“ beheert u de opzegtermijn in dagen, contracteinde en status (bijv. opgezegd of „geen abonnement“). 14 dagen voor „opzeggen voor“ volgt een herinnering; prijsverhogingen worden gemeld.
- „Opnieuw herkennen“ zoekt nogmaals in documenten en bank naar terugkerende kosten.
Laat altijd eerst de herkenning uitvoeren. U corrigeert daarna alleen individuele velden in plaats van alles handmatig vast te leggen.
De automatische herkenning is zeer goed, maar niet onfeilbaar. Controleer bedrag, btw-tarief en leverancier vóór goedkeuring.