Ēdināšana un viesmīlība

• MHD / FEFO: Krājumi sakārtoti pēc derīguma termiņa — norakstīt vai ļaut AIRIS pasūtīt atkārtoti.
• HACCP paškontrole: Reģistrēt dzesēšanas/saldēšanas temperatūras; novirzes nekavējoties tiek ziņotas sarkanā krāsā.
• Atzīmēšanās un maiņu grāmata: Darbinieki atzīmējas ienākšanai/iziešanai pēc stacijas — reāla laika uzskaite.
• Atzīmēšanās atrašanās vietā: sadaļā Laika uzskaite īpašnieki, administratori un vadītāji kartē „Iestatīt tikai atrašanās vietā” ieslēdz noteikumu katrai filiālei un nosaka „Rādiusu metros”. Tad atzīmēšanās ir iespējama tikai tad, ja tālrunis atrodas rādiusā — lietotnē un tīmeklī.

• Rezervāciju grāmata: Dienas skats ar laika līniju sadaļā Rezervāciju grāmata — Galdi × Laiks, noklikšķinot uz brīva lauka, tiek izveidota rezervācija (personas, ilgums, galds automātiski vai fiksēti).
• Galdi un zonas: sadaļā „Pārvaldīt galdus“ izveidojiet galdus ar sēdvietām un tieši piešķiriet tos zonai (piemēram, ēdamzāle vai terase) — jaunas zonas izveidojiet tajā pašā dialoglodziņā.
• Viesu vēlmes un alerģijas: īsti lauki rezervācijā un CRM kontaktā — alerģiju brīdinājumi parādās sarkanā krāsā dienas skatā un tiek automātiski pārņemti pastāvīgajiem viesiem.
• Apstiprinājums viesim: WhatsApp apstiprinājums tieši no rezervāciju grāmatas vēl nav pieejams (tas būs pieejams tikai pēc Meta apstiprinājuma) — apstiprinājumu nosūta Jūsu komanda.
• Rezervācija pa tālruni: Atbildiet uz zvanu un ievadiet rezervāciju rezervāciju grāmatā. AI tālruņa pieņemšana pašlaik nav aktivizēta.

• Sadaļā Pasākumi norādiet iemeslu, datumu, personu skaitu, telpu vai galdus, ēdienkarti no kases precēm (cena par personu), dzērienu komplektu, norisi un alerģijas.
• „Izveidot piedāvājumu“ ģenerē piedāvājumu kā Premium PDF, izmantojot standarta piedāvājumu funkciju. Pēc piekrišanas „Apstiprināt“ bloķē galdus rezervāciju žurnālā — ja ir pārklāšanās, tā tiek uzrādīta un nekas netiek rezervēts.
• Pēc tam avansa rēķins (piem., 30%, nodalīts pa nodokļu likmēm) un gala rēķins ar faktisko personu skaitu — avanss tiek automātiski atskaitīts. Banketa lapa (PDF) ir paredzēta virtuvei un apkalpošanai.
• Virtuvei un komandai divas dienas iepriekš un pasākuma dienā plkst. 08:00 (uzņēmuma vietējais laiks) tiek nosūtīts atgādinājums ar personu skaitu, ēdienkarti un alerģijām.

• Sadaļā Ceptuve → „Iestatīšana“ norādiet, kura lokācija ir ceptuve, kuras lokācijas veic pasūtījumus, līdz kuram laikam (nākamās dienas pasūtīšanas termiņš, jūsu uzņēmuma vietējais laiks) un ar kuru maršrutu tās tiek piegādātas. Katrai precei iestatiet mīklu, krāsni, cepšanas laiku un plāts izmēru.
• Filiāles pasūtījums: katra filiāle no rīta redz iepriekš aizpildītu pasūtījuma ieteikumu un nosūta to līdz pasūtīšanas termiņam — kasē sadaļā „Filiāle“ vai tīmeklī sadaļā „Filiāļu pasūtījumi“. Pēc tam izmaiņas var veikt tikai ceptuve/vadība; šādi papildinājumi tiek īpaši atzīmēti.
• Cepšanas saraksts: visu nosūtīto filiāļu pasūtījumu un iepriekšējo pasūtījumu kopsavilkums, grupēts pēc mīklas, krāsns un cepšanas laika, norādot plātis — pieejams arī kā PDF. „Grāmatot kā izceptu“ pārvieto preces uz ceptuves noliktavu.
• Piegāde: „Izbraukšana“ katrai filiālei ģenerē pavadzīmi (pārvietošana noliktavā); filiāle apstiprina saņemšanu un norāda neatbilstības kopā ar iemeslu.
• Atgrieztās preces vakarā: katrai precei norāda atlikumu un tā izlietojumu (norakstīšana, sociālais veikals, Too Good To Go, personāls, atgriešana ceptuvē), kā arī laiku, kad prece tika izpārdota. No tā tiek aprēķināts atgriešanas rādītājs katrai filiālei, precei un dienai.
• Prognoze: ieteikums tiek aprēķināts caurskatāmi — vienādas nedēļas dienas, tendence, laikapstākļi, svētku dienas, izpārdošanas laiks un drošības rezerve no jūsu uzcenojuma. „Kā aprēķināts“ parāda katru soli; pārskats salīdzina prognozi ar faktisko rezultātu. AIRIS drīkst nosūtīt automātiski tikai tad, ja to atļaujat autonomijas iestatījumos.
• Norādījumi katrai filiālei: Cilnē „Prognoze” sadaļā „Pasūtījuma ieteikuma norādījumi” izvēlieties starp „līdzsvarots” (pēc iespējas mazāk atgriešanas, neesot biežāk izpārdotam) un „ekonomisks” (vēl mazāk atgriešanas, bet biežāk izpārdots). Zemāk ir norādīts, kā atgriešana un izpārdošana būtu notikusi ar citu norādījumu tajā pašā periodā. Tādu pašu izvēli atradīsiet sadaļā „Iestatījumi” kolonnā „Ieteikums”; tā stājas spēkā no nākamā šīs filiāles pasūtījuma ieteikuma.
• Iepriekšējie pasūtījumi: kūkas un plates ar saņemšanas laiku, filiāli un klientu no CRM; iemaksa ir parasts avansa rēķins. Saņemšanas dienā daudzums tiek iekļauts cepšanas sarakstā, un komandai plkst. 07:00 tiek nosūtīts atgādinājums.

• Katrā kontakta kartītē ir cilne „Datu aizsardzība“: informācija saskaņā ar Art. 15 kā PDF un pilna datu kopija saskaņā ar Art. 20 kā JSON fails — ar rezervācijām, zvaniem, e-pastiem, čekiem un piekrišanām.
• Pieprasījumi tiek reģistrēti kā lieta ar saņemšanas datumu un termiņu (1 mēnesis); īpašnieki un administratori saņem atgādinājumu 7 dienas pirms termiņa beigām.
• Dzēšana saskaņā ar Art. 17: vispirms testa režīms parāda, kas tiks dzēsts, anonimizēts vai saglabāts glabāšanas pienākuma dēļ. Rēķini un kases čeki paliek nemainīti (pseidonimizēti); izpildīt drīkst tikai īpašnieki un administratori, dzēšanas protokols pieejams kā PDF.

• Audita eksports: sadaļā HACCP pārbaudes saraksti cilnē „Vēsture“ lejupielādējiet pilnu kontrolsarakstu vēsturi CSV vai PDF formātā pārtikas uzraudzības iestādei (periodu var izvēlēties, novirzes atzīmētas).
• Dzesēšanas iekārtu saistīšana: temperatūras pārbaudes punktus var piešķirt iekārtām, kas uzturētas sadaļā Dzesēšanas iekārtas — iekārtas nosaukums parādās ierakstīšanas laikā, vēsturē un audita eksportā.
• Aizmirstās pārbaudes: Katru rītu pulksten 07:00 sistēma pārbauda, kuras kontrolsaraksti ir atvērti vai nokavēti. Atbildīgās personas saņem uzdevumu ar atvērto un nokavēto pārbaužu skaitu un paziņojumu zvaniņā — Jums nekas nav jāieslēdz.

• Abi izvēlnes punkti atver gatavu veidni darbplūsmas redaktorā — nekas vēl nedarbojas. Pārbaudiet nosaukumu, aktivizētāju un soļus, saglabājiet ar „Saglabāt” un pēc tam aktivizējiet darbplūsmu. Ar „Testēt” varat to izmēģināt iepriekš (vispirms saglabājiet).
• Neierašanās darbplūsma (Gastro › Neierašanās darbplūsma): Aktivizētājs „manuāli” kontaktam, t.i., viesim. 1. solis nosūta viņam draudzīgu atgādinājumu par šodienas rezervāciju ar lūgumu īsi apstiprināt (teksts no AI), 2. solis gaida vienu dienu, 3. solis Jums paziņo „Pārbaudīt neierašanos un, ja nepieciešams, sekot līdzi”.
• Pasūtījumi (Gastro › Pasūtījumi): Veidne „Aktivizēt atkārtotu pasūtījumu” ar nedēļas grafiku pirmdienas rītā (maināms aktivizētājā). Tā paziņo „Pārbaudīt pasūtījuma nepieciešamību — preces zem minimālā krājuma” un izveido uzdevumu „Aktivizēt pasūtījumu pie piegādātāja”, kas jāizpilda nākamajā dienā. Pats pasūtījums netiek ģenerēts — to veic ikdienas pasūtījuma ieteikums noliktavā (skatīt zemāk).
• E-pasti viesiem tiek nosūtīti tikai tik autonomi, cik to atļauj Jūsu autonomijas poga automatizācijām — pretējā gadījumā e-pasts gaida Jūsu apstiprinājumu. Izpildītos procesus varat redzēt sadaļā Automatizācija › Izpildes.

• AIRIS tērzēšanā: Nosūtiet rēķinu kā fotoattēlu vai PDF failu, AIRIS jautā „Vai man to ierakstīt noliktavā?”. Vai AIRIS ieraksta tieši vai gaida Jūsu apstiprinājumu, nosaka Jūsu autonomijas poga noliktavai.
• Ikdienas pasūtījuma ieteikums: Sadaļā Automātiska atkārtota pasūtīšana sistēma katru rītu pārbauda aktīvās atkārtotās pasūtīšanas kārtulas un izveido pasūtījuma projektu katram piegādātājam; īpašnieki, administratori un vadītāji tiek informēti. „Pārbaudīt tagad” sāk pārbaudi nekavējoties. Beigušās partijas netiek uzskatītas par krājumu. Vai projekts tiek tikai ieteikts, iesniegts apstiprināšanai vai nosūtīts tieši piegādātājam, nosaka autonomijas poga.

Atkārtotas pasūtīšanas kārtulas, pasūtījumi un FEFO ir detalizēti aprakstīti nodaļā Noliktava un krājumi.

Iestatīšana, galdu plāns, kases operācijas, virtuves ekrāns un printeris ir detalizēti aprakstīti nodaļā DivinePOS — kases sistēma. Šeit ir aprakstīts, kas nāk klāt ikdienas ēdināšanas biznesā.

• Vairāki uzņēmumi: Ja Jums pieder vairāki uzņēmumi ar kases aparātu, pēc pieteikšanās vietnē pos.divinemind.ai/firmenwahl izvēlieties uzņēmumu. Izvēle tiek atcerēta; Jūs varat mainīt jebkurā laikā Backoffice, izmantojot profila izvēlni → „Mainīt uzņēmumu”. Katra uzņēmuma aktivizētais kases aparāts atceras ierīci — atgriežoties, pietiek ar PIN.
• Dzeramnauda: Maksājuma dialoglodziņā sadaļā „Dzeramnauda” izvēlieties „Nav”, „Noapaļot” vai „Pašu summa” — arī pie „Dalīts maksājums” (skaidrā naudā un ar karti). Dzeramnauda nav apgrozījums un nav iekļauta parakstītajā summā. Sadaļā „Pārskati” „Apgrozījums uz viesmīli” parāda apgrozījumu un dzeramnaudu uz personu; Z-bons norāda dzeramnaudu uz viesmīli, ar „no tā bezskaidras naudas, izmaksājamās”. Kā Jūs izmaksājat bezskaidras naudas dzeramnaudu (skaidrā naudā no kases vai caur algu aprēķinu), Jūs izlemjat pats — tā netiek automātiski grāmatota.
• Atvērts rēķins pie letes: Kase → poga „Rēķins”, meklēt rēķinu un iekasēt skaidrā naudā vai ar karti. Summa nāk no rēķina, tiek izveidots parakstīts kases čeks, rēķins pēc tam ir apmaksāts. Z-bonā maksājums ir atsevišķā blokā „Maksājumi par rēķiniem” un netiek divreiz ieskaitīts kā apgrozījums.
• Gatavības paziņojums: Virtuves ekrānā poga „Paņemšana” atver klientu displeju ekrānam pie letes — „Gatavošanā” un „Gatavs paņemšanai” ar paņemšanas numuru, līdzņemšanai un pie letes. Ja virtuve paziņo, ka pasūtījums ir gatavs, numurs mainās uz „Gatavs paņemšanai”.
• Dienas noslēgums: Z-bons tiek automātiski izveidots katru rītu pulksten 05:00 pēc Jūsu uzņēmuma vietējā laika par iepriekšējo darba dienu — ar apgrozījumu uz nodokļa likmi un maksājuma veidu un dzeramnaudu uz viesmīli. Jūs joprojām varat manuāli aktivizēt noslēgumu; neviens pasūtījums netiek skaitīts divreiz.

• Saīsinājumi parādās uz kases flīzes, virtuves čekā un virtuves ekrānā. Uz klienta čeka, pie papildus pakalpojumiem un tiešsaistes ēdienkartē nav alergēnu — tam ir paredzēta alergēnu karte.
• Marža uz ēdienu: Sadaļā Pārskati → cilne „Marža uz ēdienu” kase aprēķina neto no receptes un pēdējās iepirkuma cenas — ar preču izmaksām un pārtikas izmaksu kvotu uz ēdienu. Ja kādai sastāvdaļai trūkst iepirkuma cenas, tas tiek norādīts pie ēdiena, nevis izdomāts skaitlis. Receptes Jūs uzturat sadaļā Noliktava › Piešķiršana.

• Vērtību dāvanu kartes: Pie kases poga „Dāvanu karte” → „Pārdot” vai „Pārbaudīt atlikušo vērtību”. Kods ar QR kodu ir uz čeka un to var izmantot jebkurā filiālē, arī vairākos posmos — maksājuma dialoglodziņā sadaļā „Izmantot dāvanu karti”. Pārdotās un atvērtās dāvanu kartes varat redzēt Backoffice cilnē „Dāvanu kartes”.
• Cilnē „Pārskats” Jūs redzat dalībniekus, zīmogus, balvas un dāvanu kartes uz filiāli. Reklāma ar SMS vai WhatsApp kartes īpašniekiem tikai tad, ja viesis tam ir atsevišķi piekritis.

• Lapa „Kases aparāts (RKSV)” kases Backoffice sadaļā Iestatījumi: Katras kases statuss, dati FinanzOnline, čeku saraksts, „DEP-Export” un „Pārbaudīt ķēdi”. Pārbaude kontrolē parakstus, čeku numurus, ķēdes veidošanu, apgrozījuma skaitītājus, sākuma čeku, kļūmes un QR kodus. Katrai kasei ir sava parakstu ķēde.
• Nulles, mēneša, gada un noslēguma čeku Jūs izveidojat tajā pašā lapā. Noslēguma čeks galīgi izslēdz kases aparātu no darbības — to nevar atsaukt.
• Paraksta vienības kļūme: Kase turpina strādāt; čekos ir norāde „Sicherheitseinrichtung ausgefallen”. Kad vienība atkal ir pieejama, tiek izveidots parakstīts kopsavilkuma čeks par kļūmi. Demo kasē to varat parādīt ar „Ausfall vorführen”.
• Turpināt kases operācijas bez interneta — arī pārlūkprogrammā: Ja kase rāda „Offline bereit”, tā turpina darboties tīkla kļūmes gadījumā, arī pēc lapas pārlādēšanas. Pasūtījumi un maksājumi nonāk „Offline-Warteschlange” šajā ierīcē; viesis saņem aizstājējčeku bez QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG”).
• Kad tīkls atgriežas, procesi tiek iesniegti reģistrācijas secībā — nekad divreiz — un parakstīti ar norādi „Nacherfassung” un patieso pārdošanas laiku. Ar „Signierten Beleg für den Gast drucken” viesis pēc tam saņem savu parakstīto čeku. Ja ierīcei nav printera, kase paziņo, ka pasūtījums jānosūta virtuvei mutiski — virtuves čeks netiek atkārtoti drukāts.

• Filiāles darbība: Kases, cenas (kases Backoffice sadaļā Produkti, sortiments uz filiāli) un kases grāmatu Jūs vadāt uz filiāli. „Ketten-Cockpit” kases Backoffice salīdzina filiāles, ieskaitot klientu lojalitāti.
• Kases grāmata (Gastro & Hotel › Kases grāmata): Skaidrā nauda no dienas noslēguma automātiski nonāk filiāles kases grāmatā, ar pārbaudītu jaucējķēdi.
• DATEV: Sadaļā Nodokļu konsultants Jūs eksportējat DATEV grāmatvedības paketi kā CSV failu — ar kases ieņēmumiem, Austrijā kontu plānā SKR07, Vācijā SKR03 vai SKR04. Kases karšu apgrozījums tiek grāmatots kā naudas tranzīts. Tas ir fails, nevis saskarne.

• AIRIS atbild no Jūsu pašu datiem, piemēram: „Cik liels ir katra viesmīļa apgrozījums un dzeramnauda šodien?”, „Kurš šodien strādā?”, „Kuri ēdieni ir bez glutēna?” vai „Cik kruasānu filiālei japasūta rīt?” — ar aprēķinu.
• AIRIS drīkst rīkoties (pasūtīt, grāmatot, nosūtīt) tikai tik daudz, cik to atļauj Jūsu autonomijas poga.

Visi rīki katrai nozarei ir aprakstīti nodaļā Ko AIRIS spēj katrā nozarē — visi rīki.

• Izveidot piegādātāju: Manuāli reģistrēt pārtikas piegādātājus sadaļā Piegādātāji.
• Izveidot darbinieku: bez e-pasta → AIRIS PIN, ar kuru darbinieks piesakās lietotnē.
• Slimības ziņojums: Iesniegt prombūtnes pieteikumu (slimība) — nekavējoties parādās komandas sarakstā.
• Apstiprināt pasūtījuma pieprasījumus: Pārbaudīt un apstiprināt darbinieku pasūtījuma vēlmes sadaļā Pasūtījumu pieprasījumi — un nosūtīt tieši piegādātājam kā e-pastu ar „Nosūtīt pasūtījumu“ (statuss automātiski kļūst „pasūtīts“).