Namu pārvaldīšana: īre, WEG, norēķini, skaitītāju rādījumi, kopsapulces

Atvērt īpašumu pārvaldību

Atveriet „Visas lietotnes“ un izvēlieties „Īpašumu pārvaldība“. Pārskats parāda visus īpašumus ar vienību skaitu, iznomātajām un tukšajām vienībām; augšpusē filtrējiet pēc Austrijas vai Vācijas.

Izveidot īpašumu

Noklikšķiniet uz „Izveidot īpašumu“. Asistents secīgi jautā pamatdatus un valsti, ēku ar tās juridiskajām īpašībām (piemēram, būvatļaujas vai atbalsta datumu), vienības un kontus. Valsts nosaka, kurš likums vēlāk būs spēkā.

Izveidot vienības sērijā

Sadaļā „Vienības“ varat izveidot daudzas vienības uzreiz, piemēram, no 1. līdz 24. vienībai, ar kopīgu lietošanas veidu un platību. Pēc tam atsevišķas vienības varat mainīt to failā; platība tiek versijota ar spēkā stāšanās datumu.

Reģistrēt īpašumtiesības un daļas

Cilnē „Īpašnieki“ ievadiet īpašniekus ar viņu daļu. Dzīvokļa īpašuma gadījumā Austrijā reģistrējat lietošanas vērtības no lietošanas vērtības novērtējuma, Vācijā — kopīpašuma daļas un kopienas kārtību. Summa tiek pārbaudīta.

Izveidot nomas attiecības

Sadaļā „Lietošanas attiecības“ noklikšķiniet uz „Jauns“. Asistents vada cauri vienībai, līgumam un termiņam, nomniekiem no jūsu kontaktiem, nomas maksas komponentiem ar PVN katrā rindā, drošības naudu un nomas maksas pielāgošanu (vērtības nodrošināšana, indeksa vai pakāpeniska noma), kā arī juridiskajām īpašībām.

Pārbaudīt juridisko klasifikāciju

Pēdējā solī redzat, kurš nomas likums ir spēkā — soli pa solim pamatots, ar atsauci un saiti uz likuma tekstu. Ja trūkst informācijas, klasifikācija ir „nenoteikta“ un trūkstošie lauki ir saistīti kā saraksts. Klasifikācija tiek saglabāta kopā ar nomas attiecībām.

Apstiprināt vai ignorēt klasifikāciju

Nomas attiecību failā varat pārrēķināt, apstiprināt vai ignorēt klasifikāciju ar pamatojumu, kas ir vismaz 20 rakstzīmes. Katra versija paliek redzama vēsturē.

Sākumlapa „Mani īpašumi šodien”

Pēc pieteikšanās atveras „Mani īpašumi šodien”. Jūs redzat, kas šodien aktuāls jūsu īpašumos: ārkārtas situācijas, veicamās pārbaudes, termiņi, parādi un jauni ziņojumi no klientu mapes. Augšpusē „Īpašumi”, „Bojājumi” un „Ielasīt konta izrakstu” ved tieši tālāk.

Īpašumi, par kuriem esat atbildīgs

Kartes rāda īpašumus, par kuriem esat atbildīgs, katru ar luksoforu. Ja jums vēl nav piešķirts neviens īpašums, jūs redzat visus īpašumus. „Rādīt visu” atver visu sarakstu sadaļā „Objekts un birojs”.

Objekts un birojs

Izvēlnē „Objekts un birojs” ir tā pati dienas saraksts un zem tās ziņojumi no klientu mapes (bojājumi, skaitītāja rādījumi, atgriezeniskā saite no amatnieka). Augšpusē „Bojājumi” un „Pārbaudes un termiņi” ved tālāk; īpašnieki un administratori papildus redz „Specifikācijas”.

Jūsu pārvaldes specifikācijas

Sadaļā „Specifikācijas” īpašnieki un administratori nosaka reakcijas laikus, sagatavošanās laikus un ierobežojumus – atsevišķi no likumā noteiktajiem termiņiem: piemēram, „Četru acu apstiprinājums no (€, neto)” pasūtījumiem, „Termiņi papildus kā notikums kalendārā” un uzņēmuma pastkaste e-pasta sūtīšanai. Nekad netiek sūtīts automātiski, vienmēr tikai pēc apstiprināšanas.

Atvērt cilni „Norēķins”

Atveriet īpašumu un izvēlieties cilni „Norēķins”. Pārskatā redzamas atvērtās izmaksas, trūkstošie rādījumi, termiņi ar luksoforu un maksājamās korekcijas.

Noteikt apļus un atslēgas

Sadaļā „Apļi un atslēgas” „Ieteikt apļus” izveido ekspluatācijas izmaksu apli, centrālās piegādes gadījumā papildus apkuri/karsto ūdeni un liftam vai veļas mazgātavai atsevišķu apli. Atšķirīgai sadales atslēgai nepieciešams tiesiskais pamats un dokuments; to apstiprina īpašnieks vai administratori. Apkures aplī ievadiet informāciju par apkures izmaksu norēķinu (Austrija: apkures/karstā ūdens atdalīšana, vienošanās par patēriņa daļu; Vācija: karstā ūdens metode, CO2 ēkas tips). Izmaksu veidus, kurus var pārcelt tikai ar dokumentētu priekšnoteikumu, atzīmējiet aplī, tiklīdz ir pieejams pierādījums.

Piešķirt izmaksas

Sadaļā „Izmaksas” ir ienākošie rēķini ar atbilstības pamatojumu (izmaksu centrs, piegādātājs, mērīšanas punkts, adrese). „Piešķirt” sadala rēķinu aplī un izmaksu veidā, ja nepieciešams, vairākās daļās. Lēmumus, pašu veikto darbu un ieņēmumus reģistrē ar dokumentu.

Nolasīt skaitītājus

Sadaļā „Skaitītāji” reģistrējat rādījumus perioda beigās — mobilajā tālrunī, izmantojot „Nolasīt ar mobilo tālruni” ar fotoattēlu — vai ielasāt mērīšanas pakalpojuma failu. Korekcija izveido jaunu rindu ar pamatojumu.

Izveidot norēķinu

„Jauns norēķins” atver asistentu. Izvēlieties periodu un apjomu: Austrijā ekspluatācijas izmaksas un apkures izmaksas atsevišķi, Vācijā kopīgs norēķins.

Pārbaudīt un aprēķināt

Sadaļā „Pārbaudīt” nospiediet „Aprēķināt”. Jūs redzat pozīcijas, atsevišķus norēķinus ar PVN sadalījumu un priekšskatījumu PDF formātā. Noklikšķinot uz bloķētāja, tiek pāriets uz atbilstošo soli.

Apstiprināt

Īpašnieki vai administratori apstiprina norēķinu. Tas saņem dokumenta numuru un pēc tam ir nemainīgs; kļūdas tiek labotas ar labojumu kā jaunu versiju.

Nosūtīt un reģistrēt saņemšanu

Austrijā jūs izliekat ekspluatācijas izmaksu norēķinu un reģistrējat iesniegšanas datumu. Vācijā jūs reģistrējat saņemšanu katram īrniekam — tas nosaka maksājuma termiņu un iebildumu iesniegšanas termiņu.

Grāmatot

„Grāmatot” ieraksta papildu maksājumus kā rēķinu un kredītus kā kredītrēķinu īrnieka kontā. Atvērtās avansa iemaksas par periodu Vācijā tiek norakstītas; tukšās telpas tiek tikai uzrādītas.

Jaunas avansa iemaksas

Pēdējā posmā no rezultāta tiek ģenerēti priekšlikumi jaunām avansa iemaksām — ar vēstuli un iekļaušanu īres maksā.

Atvērt rēķinu izrakstīšanu

Atveriet īpašumu, cilni „Nauda / Saldu saraksts”, un noklikšķiniet uz „Rēķinu izrakstīšana”. Izvēlieties mēnesi, īpašumu un to, kas tiek izrakstīts. Īre nāk no īres maksas komponentiem, WEG avansi no noteiktā avansa plāna; ja maksājuma termiņš iekrīt sestdienā vai svētku dienā, tas tiek pārcelts uz nākamo darba dienu.

Pārbaudīt priekšskatījumu (izmēģinājuma darbība)

„Aprēķināt priekšskatījumu” neko negrāmato. Jūs redzat, kas tiks grāmatots, kas ir bloķēts (ar trūkstošajiem datiem) un kas tiks izlaists. Ja kopš priekšskatījuma kaut kas ir mainījies, sistēma neko negrāmato un pieprasa jaunu priekšskatījumu.

Grāmatot

„Grāmatot tagad” piešķir dokumentu numurus un grāmato uz īrnieku vai īpašnieku kontiem; īrnieka konts tiek izveidots pie pirmās grāmatošanas. Otrais grāmatojums par to pašu mēnesi neko nedublē. Grāmatot drīkst īpašnieki, administratori un menedžeri.

Anulēt, nevis pārrakstīt

Nepareizu rēķinu atceļat ar „Atcelt” ar pretgrāmatojumu – tas nekad netiek pārrakstīts; jau nomaksātās summas paliek kā kredīts. Maksājumi dzēš parādus saskaņā ar likumu: Austrija § 1415/§ 1416 ABGB, Vācija §§ 366, 367 BGB. Saldu saraksts cilnē „Nauda / Saldu saraksts” rāda katra konta debetu, kredītu un saldo; klikšķis atver konta lapu.

Atgādinājumu process

Izvēlnē „Parādu piedziņa” izvēlieties īpašumu un atskaites datumu. „Priekšskatījums” aprēķina katram kontam nākamo atgādinājuma pakāpi ar bloķēšanu, termiņiem un procentiem; „Izveidot priekšlikumus” izveido atgādinājumu priekšlikumus pārbaudei.

Kavējuma procenti un atgādinājuma izmaksas

Apstiprinot, jūs izvēlaties, vai „Grāmatot kavējuma procentus līdz atskaites datumam” un „Grāmatot atgādinājuma izmaksas” tiek iekļauti. Pagaidu periodi (bāzes procentu likme vēl nav paziņota) netiek grāmatoti; atgādinājuma izmaksas tikai tad, ja tās ir saskaņotas vai pieļaujamas.

Apstiprināt un nosūtīt

„Apstiprināt” piešķir atgādinājumam dokumenta numuru – nekas netiek nosūtīts. „Nosūtīt” nosūta to „Sūtīt pa e-pastu” kā PDF; pastu, ierakstītu vēstuli vai personīgu piegādi veicat pats un atzīmējat ar „Atzīmēt kā nosūtītu”. Pēc tam ar „Reģistrēt saņemšanu” reģistrējat saņemšanas dienu un, ja nepieciešams, pievienojat pierādījumu (piemēram, atpakaļnosūtīšanas kvīti).

Izbeigšanas iemesls tikai kā paziņojums

Atgādinājums rāda, vai un no kura brīža var rasties izbeigšanas iemesls maksājumu kavējuma dēļ (Vācija § 543 BGB, Austrija § 30 MRG). Tas ir tikai paziņojums: sistēma nekad neizraisa izbeigšanu – par to lemj pārvalde.

Izveidot SEPA mandātu

Sadaļā „SEPA tiešais debets” (arī cilnē „Nauda / Saldu saraksts”) izvēlieties īpašumu. Tam ir nepieciešams aktīvs konts ar IBAN un konta īpašnieka kreditora ID. „Izveidot mandātu” reģistrē mandātu katram personas kontam – pamata tiešais debets (CORE) vai uzņēmuma tiešais debets (B2B) – ar parakstītā mandāta skenējumu.

Izveidot tiešā debeta procesu

„Jauns tiešā debeta process” ņem grāmatotos rēķinus ar maksājuma veidu tiešais debets un aktīvu mandātu; „Izveidot procesu” to izveido. Ja termiņš vairs nav sasniedzams, pārceliet to ar „Pārcelt datumu”; „Atcelt procesu” atkal atbrīvo rēķinus.

Bankas fails (pain.008) un iesniegšana

„Izveidot failu” ģenerē SEPA tiešā debeta failu (pain.008) lejupielādei. Iesniegšanu veicat tiešsaistes bankā un pēc tam ziņojat ar „Ziņot kā iesniegtu”.

Bankas izgūšana (EBICS)

Ja uzņēmumam ir izveidots EBICS savienojums (Ienākošie rēķini → Iestatījumi → Bankas izgūšana), īpašuma kontu izraksti tiek saņemti automātiski katru dienu. Tie nonāk tikai īpašumu pārvaldībā, nekad uzņēmuma bankā – īrnieku un īpašnieku nauda ir trasta nauda.

Ielasīt konta izrakstu kā failu

Bez EBICS atveriet „Konta izraksts un ienākošie maksājumi” un ar „Ielasīt konta izrakstu” ielasiet savas bankas failu (CAMT.053 vai MT940). IBAN nosaka objekta kontu; otrā tā paša izraksta ielasīšana neko nedublē.

Maksājumu piešķiršana

Sadaļā „Konta izraksts un ienākošie maksājumi” katram maksājumam ir priekšlikums ar luksoforu: maksājuma atsauce, zināms IBAN (arī daļēju, pārmaksātu vai kopēju maksājumu gadījumā) vai maksātāja vārds. Ja maksājuma mērķī ir norādīts cits konts, IBAN konts netiek piedāvāts. Automātiski tiek grāmatots tikai nepārprotams – un tikai tad, ja autonomijas iestatījums to atļauj.

Ievērojiet norādījumus

Atsauce uz citu īpašumu, slēgtu kontu vai „Drošības nauda” īpašuma kontā nekad netiek grāmatota kā īre – norādījums vēsta, kas jādara (atpakaļpārskaitījums vai pārgrāmatošana uz drošības naudas kontu).

Ievilkt konta izrakstu AIRIS tērzēšanā

Jūs varat arī ievilkt izraksta failu AIRIS tērzēšanā. AIRIS to ielasīs un ziņos par kontu, periodu un kustībām; nepārprotami dati tiks grāmatoti tikai pēc jūsu „Jā, grāmatot”, pārējais paliks sadaļā „Konta izraksts un ienākošie maksājumi” manuālai piešķiršanai. Otrā ielasīšana neko nedublē. Izraksta dati (vārdi, IBAN, maksājuma mērķis) netiek nosūtīti nevienam valodu modelim.

Ierosināt pārskaitījumu

Sadaļā „Maksājumu izsniegšana” ir atvērti piegādātāju rēķini, atlikumi un drošības naudas par izbeigtiem līgumiem. „Priekšlikums” izveido pārskaitījumu no īpašuma konta – nauda vēl netiek pārskaitīta.

Apstiprināt (četru acu princips)

Īpašnieki un administratori drīkst apstiprināt. Virs pārvaldības līguma kompetences robežas (bez vērtības: 1 000 €) jāapstiprina divām dažādām personām; maksājumi uz pārvaldības kontu vienmēr.

Bankas fails vai EBICS

„Izveidot bankas failu” katram īpašuma kontam izveido SEPA pārskaitījuma failu (pain.001). Augšupielādējiet to bankā un atzīmējiet to – vai iesniedziet to tieši, izmantojot EBICS savienojumu.

Izpilde un grāmatošana

Ja pārskaitījums parādās nākamajā konta izrakstā, tas ir „izpildīts”. „Grāmatot” reģistrē izmaksu maksājumu, atlikuma izmaksu vai drošības naudas atmaksu. Tiek ziņots par atgrieztu pārskaitījumu.

Atvērt maksājamās korekcijas

Cilnē „Norēķins” sadaļā „Vērtības nodrošināšana” (Austrija) vai „Indekss un pakāpe” (Vācija) ir līgumi ar maksājamām korekcijām, ar indeksa rādītāju un bloķēšanas periodu.

Aprēķināt

„Aprēķināt” izveido protokolu: vecais un jaunais indekss ar avotu un versiju, izmaiņas, griesti, noapaļošana un spēkā stāšanās datums.

Apstiprināt un rakstīt

Pēc īpašnieka vai administratoru apstiprinājuma vēstule ir pieejama PDF formātā.

Nosūtīšana un saņemšana

Nosūtiet vēstuli un reģistrējiet saņemšanu. Ietekme tiek pārrēķināta ar saņemšanu; Vācijā asistents parāda indeksētās īres gada bloķēšanu.

Pārņemt

„Pārņemt” izbeidz iepriekšējo summu un izveido jaunu īres maksas komponentu. Rēķins to izmanto no nākamā perioda.

Sagatavot īres maksas paaugstināšanu (Vācija)

Līguma lietā cilne „Paaugstinājumi” atver asistentu „Sagatavot īres maksas paaugstināšanu (§ 558 BGB)”: sākotnējā situācija, bloķēšanas un gaidīšanas termiņš, pamatojums ar īres spoguli, ekspertīzi vai salīdzināmiem dzīvokļiem, ierobežojuma robeža, jauna īres maksa un pārbaude. Aprēķins tiek veikts dzinējā; katram skaitlim ir aprēķina ceļš.

Apstiprināt, nosūtīt, reģistrēt saņemšanu

Īpašnieki vai administratori apstiprina vēstuli — lietas numurs un statuss tiek iesaldēti. DivineMind pats neko nesūta: lejupielādēt PDF, nosūtīt, atzīmēt nosūtīšanu un reģistrēt saņemšanu. Tikai ar saņemšanu sākas piekrišanas un prasības termiņš.

Atbilde un pārņemšana

Reģistrēt piekrišanu (arī daļēju vai ar maksājumu), noraidījumu, prasību un spriedumu. „Pārņemt īres maksā” izbeidz iepriekšējo summu iepriekšējā dienā un nosaka jauno no spēkā stāšanās dienas; modernizācijas piemaksas ir atsevišķā rindā.

Modernizācija un īres maksas bremze

Īpašuma cilne „Modernizācija” ved no ieceres, paziņojuma un pabeigšanas līdz paaugstinājumam katram īrniekam. Vienībā cilne „Īres maksa” pārbauda pieļaujamo īres maksu jaunā īres līgumā un sagatavo informāciju pirms līguma deklarācijas.

Austrija: īres maksas noteikšana un galvenā īres maksas aprēķināšana

Vienības cilnē „Īres maksa” tiek izveidots maksimālais ierobežojums saskaņā ar § 16 MRG (orientējošā vērtība vai kategorija) ar piemaksām un atskaitījumiem, atrašanās vietu, termiņu un pierādījumu, kā PDF. Paaugstināšana § 45, iestāšanās § 46, § 46a, § 12a un sanācija § 16 Abs 10 sākas līguma cilnē „Paaugstinājumi”; galvenā īres maksas aprēķins saskaņā ar § 20 MRG tiek izveidots īpašuma cilnē „Galvenā īres maksa”, arī kā PDF.

Termiņi un īres spoguļi

Zem „Īre un pārņemšana” ir visi termiņi ar luksoforu un īres spoguļi (vienmēr ar avotu). Sākuma lapa rāda atvērtos procesus, termiņus, sūdzības un trūkstošos pamatus, piemēram, apgabala statusu vai jaunas orientējošās vērtības.

Datu pārņemšana

Sadaļā „Datu pārņemšana” jūs lejupielādējat Excel veidni, augšupielādējat aizpildīto failu, piešķirat kolonnas un sākat izmēģinājuma darbību. Tas neko negrāmato un parāda kļūdu sarakstu katrai rindiņai. Pēc personu saskaņošanas un kontroles summām īpašnieki vai administratori pārņem partiju, pārbauda to produktā un fiksē saldo.

Atvērt WEG pārvaldību

Izmantojot izvēlni „WEG pārvaldība” vai nekustamā īpašuma ar dzīvokļa īpašumu cilni „WEG”. Augšpusē ir visu māju atvērtie termiņi ar luksoforu, zemāk ir apakšcilnes Pārskats, Saimnieciskais plāns, Gada pārskats, Rezerves, Sapulces, Lēmumi un Pārvaldība.

Saimnieciskais plāns jeb prognoze

Asistents vada cauri periodam, pozīcijām, sadales atslēgām, informācijai, individuālajiem plāniem katrai vienībai un noteikšanai. Avansi pēc tam tiek noteikti, izmantojot naudas plūsmu.

Sasaukt sapulci

Sadaļā „Sapulces” jūs izveidojat datumu, vietu vai tiešsaistes telpu un darba kārtību. Ielūgums tiek reģistrēts ar piegādes veidu un termiņiem katram īpašniekam un nosūtīts tikai ar pogu. Tiešsaistes dalībnieki nāk caur DivineMeet uzgaidāmo telpu; ieraksts nav pieejams. Protokols ir iespējams tikai ar visu klātesošo piekrišanu (skatīt „Sapulce tiešraidē”).

Balsošana un protokols

Sapulces vadībā Jūs reģistrējat klātbūtni un pilnvaras, kā arī balsis par katru darba kārtības punktu. Rezultāts tiek noteikts, izmantojot aprēķina metodi saskaņā ar valsts tiesību aktiem. Pēc tam seko protokols, paraksti un — Vācijā — lēmumu apkopojums.

Cirkulācijas lēmums

Lēmumus bez sapulces Jūs sākat sadaļā „Sapulces” ar „Sākt apriti”; balsis tiek reģistrētas katram īpašniekam ar termiņu un novērtētas tāpat kā sapulcē.

Gada pārskats

Sadaļā „Gada pārskats” Jūs aprēķināt kopienas pārskatu un individuālos pārskatus katram īpašniekam, nosakāt tos, nosūtāt tos un iegrāmatojat papildu maksājumus un kredītus īpašnieka kontā — katrs solis ar pogas palīdzību.

Rezerves un pārvaldība

„Rezerves” parāda stāvokli, iemaksas un izņemšanas; tur rodas arī īpašuma pārskats (Vācija) jeb rezervju aprēķins pie pārvaldnieka maiņas (Austrija). Sadaļā „Pārvaldība” Jūs uzturat pārvaldnieka iecelšanu, padomi, īpašnieku maiņu, piegādes informāciju un balsošanas vienības.

Vadīt sapulci

Sapulces dienā atveriet sapulci sadaļā „WEG-Verwaltung” → „Versammlungen” un noklikšķiniet uz „Versammlung leiten”. Ja vēl nav tiešsaistes telpas, „Online-Raum anlegen” to izveido; „Als Gastgeber öffnen” sāk DivineMeet, „Link für Eigentümer kopieren” nodrošina saiti tiešsaistes dalībai.

Piešķirt Meet viesus vienībai

Īpašnieki nāk caur uzgaidāmo telpu. Pēc ielaišanas jūs kā priekšsēdētājs pārbaudāt identitāti, izvēlaties balss nesēju un noklikšķināt „Identitāte pārbaudīta – piešķirt”. Tikai pēc tam viesis var balsot; svešiem balss nesējiem balsošana ir bloķēta.

Balsošana tiešraidē

Katram darba kārtības punktam „Atvērt balsošanu” sāk balsošanu. Tiešsaistē balso Meet viesi un klientu mape paši; balsis telpā reģistrējat balsošanas kartē. Jūs pastāvīgi redzat nodotās balsis, klātbūtni, tiešsaistes dalību un kvorumu.

Fiksēt rezultātu

Vācijā „Aizvērt, paziņot un iekļaut lēmumu apkopojumā” noslēdz punktu un ieraksta lēmumu tieši lēmumu apkopojumā. Austrijā „Aizvērt un fiksēt rezultātu” fiksē rezultātu; pēc tam seko izlikšana mājā un nosūtīšana (§ 24 Abs 5 WEG 2002), no kuras sākas apstrīdēšanas termiņš. Fiksēt drīkst īpašnieki un administratori.

Protokols tikai ar visu piekrišanu

Sadaļā „Transkripts protokolam” ar „Ieslēgt transkriptu” ieslēdzat protokolu – tas darbojas tikai tik ilgi, kamēr visi klātesošie ir piekrituši. Ja kāds pievienojas bez piekrišanas, tas nekavējoties apstājas. Ieraksts nav pieejams. Protokolu raksta pārvalde; rezultāti vienmēr nāk no balsu skaitīšanas.

DATEV/BMD eksports katram īpašumam

Sadaļā „DATEV/BMD eksports“ izvēlieties īpašumu, kontu un periodu (vienu kalendāro gadu). Priekšskatījumā redzami visi grāmatojumi ar kontu, pretkontu un piezīmēm; „Lejupielādēt eksportu“ nodrošina ZIP failu ar grāmatojumu pakotni, personu kontiem un kontu piesaisti, kā arī arhivē to ar kontrolsummu. Eksports ir atsevišķs klients īpašnieka nodokļu konsultantam – īres maksa un apsaimniekošanas maksa nekad neparādās jūsu uzņēmuma nodokļu konsultanta eksportā.

Kontu plāns un kontu piesaiste

Cilnē „Iestatījumi“ norādiet formātu (DATEV vai BMD), kontu plānu, konsultanta un klienta numuru. Konti ir kontu plāna ieteikumi; katru kategoriju var mainīt uz atsevišķu kontu – lūdzu, saskaņojiet ar nodokļu konsultantu.

Īpašnieka norēķins

Sadaļā „Īpašnieka norēķins“ izvēlieties pārvaldīšanas līgumu (īres vai atsevišķā īpašuma pārvaldīšana) un mēnesi. Priekšskatījumā redzami īres ieņēmumi, apmaksātās izmaksas vai apsaimniekošanas maksa, pārvaldīšanas atlīdzība saskaņā ar līgumu, uzkrājumu fonds, saldo un izmaksas priekšlikums. „Izveidot kā melnrakstu“, pēc tam „Apstiprināt“ – pēc tam norēķins ir nemaināms un saglabāts kā PDF.

Nosūtīšana un izmaksa

Nosūtiet norēķinu pa e-pastu vai ievietojiet to īpašnieka klienta mapē. „Pieprasīt izmaksu“ izejošajos maksājumos izveido pārskaitījumu no objekta konta; apstiprināšana, četru acu princips un bankas fails tiek apstrādāti tur.

E-rēķins aprēķiniem

Sadaļā „E-rēķins“ ir redzami visi iegrāmatotie aprēķini ar PVN un norāde, vai e-rēķins ir obligāts (Vācija: § 14 UStG ar pārejas noteikumiem; Austrija: brīvprātīgi ar piekrišanu). „Pārbaudīt“ parāda trūkstošos datus, „Ielādēt“ ģenerē XRechnung, ZUGFeRD vai ebInterface un arhivē oriģinālu.

Ikmēneša patēriņa informācija (§ 6a HeizkostenV)

Attālināti nolasāmiem skaitītājiem importējiet mērījumu pakalpojuma ikmēneša rādījumus, izmantojot rādījumu importu. Sadaļā „Patēriņa informācija“ katram lietotājam redzams patēriņš kWh salīdzinājumā ar iepriekšējo mēnesi, iepriekšējā gada attiecīgo mēnesi un vidējo lietotāju. „Izveidot“ fiksē vērtības, „Nosūtīt“ nosūta tās pa e-pastu vai ievieto klienta mapē. Trūkstošās vērtības tiek norādītas, tās nekad netiek lēstas.

Sākt norēķinu dienu

Sadaļā „Norēķinu diena“ izvēlieties nekustamo īpašumu, gadu un apjomu (apsaimniekošanas izdevumi, apkures izdevumi vai abi). Varat arī teikt AIRIS: „Sagatavo 2025. gada apsaimniekošanas izdevumu aprēķinu objektam L-003“ – asistentam un sarunai ir viens un tas pats starpstāvoklis.

Rēķini no pastkastes

Funkcija „Lasīt pastkasti“ nodod e-pastus ar rēķinu pielikumiem DivineFinance attaisnojuma dokumentu atpazīšanai. Ja tiek atpazīts objekta numurs vai adrese, rēķinam tiek piesaistīta īpašuma izmaksu vieta. „Pārņemt skaidros kā izmaksu attaisnojuma dokumentus“ izveido izmaksu attaisnojuma dokumentus; rēķinus bez skaidra izmaksu veida jūs norēķinā piesaistāt manuāli. Īrnieku un īpašnieku e-pasti nekad netiek lasīti.

Pieprasīt trūkstošos rādījumus

Ja perioda beigās trūkst skaitītāja rādījuma, opcija „Pieprasīt no īrniekiem“ aicina pašreizējos lietotājus iesniegt rādījumu: klientu mapē (push un paziņojums) vai pa e-pastu, pretējā gadījumā – kā vēstuli izdrukai. Īrnieks to iesniedz klientu mapē sadaļā „Paziņot skaitītāja rādījumu“; jūs pārņemat rādījumu kā parasti sadaļā „No klientu mapes“.

Melnraksts un pārbaudes protokols

„Aprēķināt melnrakstu“ izmanto pārvaldības aprēķinu moduli. „Pārbaudīt“ saglabā pārbaudes protokolu ar luksoforu: bloķētāji, pozīcijas bez dokumenta, nepārņemtie rēķini, trūkstošie rādījumi, iepriekšējā gada salīdzinājums pa izmaksu veidiem (no 20 % un 100 €), aizdomīgi lielas piemaksas un termiņš. Protokols ir pieejams PDF formātā; tas attiecas tikai uz melnrakstu, ar kuru tika veikta pārbaude.

Apstiprināšana un nosūtīšana

Ja nav sarkanā punkta, īpašnieki vai administratori veic apstiprināšanu: norēķins tiek fiksēts (Austrija: Legung / izlikšana šodien) un nosūtīts uz klientu mapi vai pa e-pastu. Saņēmēji ar piegādes veidu „Pasts“ tiek norādīti izdrukāšanai. AIRIS nosūta datus tikai pēc jūsu skaidra apstiprinājuma.

Īrnieks jautā, AIRIS paskaidro

Klientu mapē īrniece var uzdot jautājumus par savu norēķinu, piemēram: „Kāpēc mana piemaksa ir tik liela?“. AIRIS atbild, izmantojot tikai šī konkrētā norēķina aprēķinu protokolu (daļa, avansa maksājumi, lielākās pozīcijas, iepriekšējais gads), parāda viņas pozīciju attaisnojuma dokumentus un norāda iebildumu termiņu ar atsauci. AIRIS neveic aprēķinus: katrs atbildes skaitlis tiek pārbaudīts pret protokolu; citu īrnieku dati AIRIS nav pieejami.

Reģistrēt uzteikumu

Sadaļā „Īrnieku maiņa“ → „Jauna īrnieku maiņa“ izvēlieties īpašumu un vienību un ievadiet, kurš iesniedza uzteikumu, kad uzteikums tika saņemts un kādā formā (pievienojot vēstules skenējumu). Līguma beigu datumu aprēķina sistēma, parādot aprēķina gaitu un juridisko atsauci: Vācijā § 573c BGB (3. darba diena, izīrētāja termiņi pēc 5 un 8 gadiem, rakstiskā forma § 568 BGB), Austrijā § 560 ZPO un § 33 MRG. E-pasta uzteikums tiek parādīts kā spēkā neesošs formas prasību dēļ. „Ierakstīt līguma beigu datumu īres līgumā“ iestata beigu termiņu tikai pēc jūsu klikšķa.

Nodošana

„Izveidot pieņemšanas protokolu“ atver pazīstamo nodošanas protokolu: telpas, defekti ar fotoattēliem, skaitītāju rādījumi, atslēgas un abu pušu paraksti. Skaitītāju rādījumi pēc pabeigšanas tiek iekļauti norēķinos.

Sludinājums un pretendenti

Sludinājums tiek izveidots mākleru modulī, piesaistīts konkrētajai vienībai. Pēc publicēšanas tas iegūst saiti; pieprasījumi nonāk CRM kā kontakti un, izmantojot „Pārņemt pieteikumus no sludinājuma“, kļūst par pretendentiem. Katram pretendentam ievadiet apskati un pašdeklarāciju – tikai atļautos jautājumus, kas sakārtoti pēc procesa posma.

Piekrišana un maksātspēja

Pirms kredītspējas pārbaudes pretendents dod piekrišanu (teksts ar kontrolsummu, paraksts ekrānā, papīra formātā vai pa e-pastu; jebkurā laikā atsaucama). Pieprasījumam KSV1870 (Austrija) vai SCHUFA (Vācija) nepieciešams līgums ar pakalpojumu sniedzēju – līdz tam demo uzņēmumos tas darbojas testa režīmā, skaidri norādot „nav īsta izziņa“. Lietojams bez līguma: augšupielādēt pretendenta iesniegto izziņu un ievadīt rezultātu. Tiek saglabāts tikai luksofora statuss; noraidījuma gadījumā dati pēc termiņa beigām tiek anonimizēti.

Īres līgums ar parakstu

Pēc apstiprināšanas līgums tiek ģenerēts no veidnes ar jūsu summām; drošības naudas atbilstību maksimālajai summai pārbauda DivineMind (§ 551 BGB). Beztermiņa līgumam nav noteikta obligātā forma: īrnieks paraksta ekrānā vai izmantojot saiti tālrunī, arī pārvaldība parakstās. Ja līgumam nepieciešama rakstiskā forma (terminēts, ilgstoša atteikšanās no uzteikuma), der tikai papīrs ar pašrocīgu parakstu vai kvalificēts elektroniskais paraksts. „Noslēgt līgumu“ izveido jaunas īres attiecības.

Drošības nauda un ievākšanās

Drošības nauda tiek reģistrēta jaunajā līgumā – naudā tikai īpašuma drošības naudas kontā, atsevišķi no objekta konta. Ievākšanās posmā: ievākšanās protokols ar skaitītāju rādījumiem, „Aprēķināt priekšskatījumu“ un „Iegrāmatot aprēķinu“ par pirmo mēnesi (tas izveido īrnieka personīgo kontu) un „Paziņot par lietotāja maiņu“ kā ARGE failu skaitītāju servisam. Kad visi soļi izpildīti, pabeidziet īrnieku maiņu. AIRIS vienmēr pārzina aktuālo statusu.

Ievadīt mērījumu pakalpojumu

Sadaļā "Mērījumu pakalpojums" katram īpašumam izvēlieties pakalpojumu sniedzēju, datu apmaiņas formātu (ARGE-HeiWaKo 3.10 vai nolasījumu failu), kā arī savu klienta un īpašuma numuru pie mērījumu pakalpojumu sniedzēja.

Ielasīt failus

Augšupielādējiet mērījumu pakalpojuma failu un palaidiet testa režīmu. ARGE faili: skaitītāju rādījumi tiek iekļauti nolasījumos, katra lietotāja norēķinu rezultāti tiek saglabāti savstarpējai pārbaudei. Nolasījumu faili (CSV/Excel) tiek atpazīti pēc kolonnu nosaukumiem — piesaisti redzēsiet pirms apstiprināšanas. Pakalpojumu sniedzēju profili bez līguma netiek pārbaudīti ar oriģinālajiem failiem.

Paziņot par lietotāja maiņu

"Lejupielādēt" vai "Izveidot un saglabāt lietā" ģenerē ARGE failu ar visiem lietotājiem un dzīvošanas periodiem norēķinu periodā, ieskaitot brīvos periodus. Īrnieku maiņas sadaļā funkcija "Paziņot par lietotāja maiņu" ziņo tikai par konkrēto dzīvokli.

Attālinātā nolasīšana

Īpašnieki un administratori aktivizē saskarni: radio vārteja vai mērījumu pakalpojumu sniedzējs nosūta skaitītāju rādījumus ar atslēgu uz DivineMind; tie iziet tādu pašu pārbaudi kā jebkurš imports. Atslēga tiek parādīta tikai vienu reizi.

Cilnes „Darbība” un „Birojs”

Īpašumā cilne „Darbība” apvieno bojājumus, pasūtījumus, „Iekārtas un pārbaudes” un mājas termiņus, cilne „Birojs” – apkārtrakstus, pakalpojumu sniedzējus, īrnieku sarakstu un atslēgas. Pāri visiem īpašumiem jūs varat piekļūt tiem pašiem sarakstiem no „Objekts un birojs”.

Bojājumu ziņojums no e-pasta

Sadaļā „Bojājumi un ziņojumi” bloks „No tālruņa un e-pasta” rāda bojājumu ziņojumus no e-pastiem uz jūsu saistīto pastkasti. Ziņotājs tiek atpazīts pēc jūsu kontaktu datu bāzes un piešķirts pareizajai vienībai; ja atbilst tikai vārds, netiek minēts – jūs piešķirat pats. Tiek izveidots atbilstoši jūsu autonomijas iestatījumam vai ar „Izveidot kā ziņojumu”; pēc vēlēšanās ziņotājs saņem saņemšanas apstiprinājumu.

Amatnieki: piedāvājumi un piešķiršana

Sadaļā „Pasūtījumi” sākas „Piešķirt pasūtījumu” – no bojājuma vai tieši. „Pieprasīt pakalpojumu sniedzējus” un „Sūtīt pieprasījumus” iegūst piedāvājumus, „Reģistrēt piedāvājumu” tos ieraksta; salīdzinājums rāda atšķirību no lētākā. No jūsu summas robežas otra persona apstiprina („Apstiprināt šo statusu”), tad seko „Pasūtīt”. Sadaļā „Informācija amatniekam” jūs nosakāt, kas tiek nodots. Pēc „Reģistrēt pieņemšanu” termiņu reģistrs ieraksta garantiju.

Iekārtu pārbaudes pienākumi

Sadaļā „Iekārtas un pārbaudes” jūs reģistrējat liftu, apkuri, dūmu detektorus un citas iekārtas. Sistēma aprēķina pārbaudes datumus no likuma, normas un līguma – ar atsauci: dūmu detektoru pienākums un atbildība visām 16 Vācijas un 9 Austrijas zemēm, lifts visām Austrijas zemēm. Ja kādai zemei nav noteikts noteikums, tur ir „nav noteikts” nevis izdomāts termiņš. Likumā noteiktu pārbaudes pienākumu izslēdzat tikai ar iemeslu.

Termiņu reģistrs

„Pārbaudes un termiņi” rāda „Veicamās pārbaudes” un „Termiņus” ar etiķeti Likums, Līgums, Norma vai Jūsu pārvaldes specifikācija. Katram termiņam ir atbildīgā persona; ja sadaļā „Specifikācijas” ir ieslēgts „Termiņi papildus kā notikums kalendārā”, tas ir arī kalendārā. „Saskaņot tagad” atjaunina reģistru; termiņu atceļat tikai ar pamatojumu.

Svētku dienas vietā

Termiņi un reakcijas laiki ņem vērā likumā noteiktās svētku dienas katrā federālajā zemē un pašvaldībā. Kuras ir spēkā, jūs redzat īpašuma cilnē „Pārskats” sadaļā „Svētku dienas vietā”. Ja trūkst pašvaldības, attiecīgais termiņš ir „nenoteikts”.

Nodošanas-pieņemšanas akts

„Jauna nodošana” → „Izveidot un sākt” atver nodošanas-pieņemšanas aktu; telpas, skaitītāji un atslēgas tiek iepriekš aizpildīti no vienības un pēdējā protokola. Defekti ar fotogrāfijām un abu pušu paraksti pēc tam ir PDF formātā.

Apkārtraksti un izlikšana

Cilnē „Birojs” sadaļā „Apkārtraksti” noklikšķiniet „Rakstīt apkārtrakstu”, sadaļā „Kam?” izvēlieties lomas un „Noteikt saņēmējus”. „Pārbaudīt” rāda, kas jāmaina; pēc „Apstiprināt” tiek izveidota vēstule katram saņēmējam, sērijveida vēstule un izlikšana kā PDF. E-pasti tiek sūtīti katram saņēmējam atsevišķi, pasts tiek drukāts kā sērijveida vēstule. Uzteikumi un citi paziņojumi, kuriem nepieciešama rakstiska forma, netiek sūtīti kā apkārtraksti.

Īrnieku saraksts

Cilnē „Birojs” „Īrnieku saraksts” rāda īpašuma īrnieku spoguli – „Lejupielādēt kā Excel” vai „Lejupielādēt kā PDF”.

Atvērt noteikumu katalogu

Izvēlnē „Noteikumu katalogs” ir visi noteikumi, pēc kuriem DivineMind klasificē un aprēķina. Filtrējiet pēc Austrijas vai Vācijas, pēc likuma un pēc veida.

Izprast noteikumu

Katrs noteikums rāda nosacījumu, rezultātu, atsauci, avotu ar avota statusu, derīgumu un tā testa gadījumus. Aizstātās versijas paliek redzamas; atklātie jautājumi advokātam ir atzīmēti.