Gastronomija ir svetingumas

• Geriausias iki / FEFO: Atsargos surūšiuotos pagal galiojimo datą — nurašyti arba leisti AIRIS užsakyti iš naujo.
• RVASVT savikontrolė: registruoti šaldymo/šaldymo kamerų temperatūras; nukrypimai nedelsiant pažymimi raudonai.
• Darbo laiko žymėjimas ir pamainų knyga: darbuotojai žymi atvykimą/išvykimą pagal skyrių — tikras laiko sekimas.
• Žymėjimas vietoje: skiltyje Laiko stebėjimas savininkai, administratoriai ir vadovai žemėlapyje „Žymėti tik vietoje“ įjungia taisyklę kiekvienam filialui ir nustato „Spindulį metrais“. Tada žymėti galima tik tuo atveju, jei telefonas yra spindulio viduje – programėlėje ir žiniatinklyje.

• Rezervacijų knyga: Dienos rodinys su laiko juosta Rezervacijų knyga skiltyje — stalų × laiko, paspaudus ant laisvo lauko, sukuriama rezervacija (asmenys, trukmė, stalas automatiškai arba fiksuotai).
• Stalai ir zonos: skiltyje „Tvarkyti stalus“ sukuriate stalus su sėdimomis vietomis ir priskiriate juos tiesiogiai zonai (pvz., pagrindinei salei arba terasai) — naujas zonas sukuriate tame pačiame dialoge.
• Svečių pageidavimai ir alergijos: tikri laukai rezervacijoje ir CRM kontakte — alergijos įspėjimai rodomi raudonai dienos rodinyje ir automatiškai priskiriami nuolatiniams svečiams.
• Patvirtinimas svečiui: WhatsApp patvirtinimo tiesiai iš rezervacijos knygos dar nėra (jis bus tik po to, kai Meta jį patvirtins) – patvirtinimą siunčia Jūsų komanda.
• Rezervacija telefonu: atsiliepkite į skambutį ir įveskite rezervaciją į rezervacijos knygą. Telefono atsiliepimas per AI šiuo metu nėra aktyvuotas.

• Skiltyje Renginiai nurodykite progą, datą, svečių skaičių, patalpą ar stalus, meniu iš kasos prekių (kaina asmeniui), gėrimų paketą, eigą ir alergijas.
• „Sukurti pasiūlymą“ sugeneruoja pasiūlymą kaip „Premium“ PDF per įprastą funkciją. Gavus sutikimą, „Patvirtinti“ užblokuoja stalus rezervacijų knygoje — jei yra persidengimų, jie nurodomi ir niekas nerezervuojama.
• Vėliau — avansinė sąskaita (pvz., 30 %, išskiriant PVM tarifus) ir galutinė sąskaita pagal faktinį svečių skaičių (avansas išskaičiuojamas automatiškai). Banketo planas (PDF) skirtas virtuvei ir aptarnavimui.
• Virtuvei ir komandai prieš dvi dienas bei renginio dieną 08:00 val. (vietos laiku) išsiunčiamas priminimas su svečių skaičiumi, meniu ir alergijomis.

• Skiltyje Kepykla → „Nustatymai“ nurodykite, kuris padalinys yra kepykla, kurie padaliniai užsako, iki kada (užsakymų pabaiga kitai dienai, jūsų įmonės vietos laiku) ir kokiu maršrutu jie bus pristatomi. Kiekvienai prekei nustatykite tešlą, krosnį, kepimo laiką ir skardos dydį.
• Filialo užsakymas: kiekvienas filialas ryte mato iš anksto užpildytą užsakymo pasiūlymą ir išsiunčia jį iki užsakymų pabaigos laiko — kasoje ties „Filialas“ arba internetu ties „Filialų užsakymai“. Vėliau keitimus gali atlikti tik kepykla / vadovybė; tokie papildymai yra pažymimi.
• Kepimo sąrašas: visų išsiųstų filialų užsakymų ir išankstinių užsakymų suma, sugrupuota pagal tešlą, krosnį ir kepimo laiką, su skardomis — taip pat ir PDF formatu. „Registruoti kaip iškeptą“ perkelia prekes į kepyklos sandėlį.
• Pristatymas: „Išvykimas“ kiekvienam filialui sugeneruoja važtaraštį (sandėlio perkėlimą); filialas patvirtina gavimą ir nurodo neatitikimus su priežastimi.
• Likučiai vakare: kiekvienos prekės likutis ir kur jis nukreipiamas (nurašymas, socialinis prekybcentris, Too Good To Go, darbuotojai, grąžinimas į kepyklą) bei kada prekė buvo išparduota. Taip apskaičiuojamas grąžinimų / likučių rodiklis pagal filialą, prekę ir dieną.
• Prognozė: pasiūlymas skaičiuojamas aiškiai ir skaidriai — tos pačios savaitės dienos, tendencija, orai, šventės, išpardavimo laikas ir saugumo marža. „Skaičiavimo eiga“ parodo kiekvieną žingsnį; apžvalga palygina prognozę su faktais. AIRIS gali išsiųsti užsakymą automatiškai tik tada, jei tai įgalinsite autonomijos mygtuku.
• Nustatymas kiekvienam filialui: skirtuke „Prognozė“ skiltyje „Užsakymo pasiūlymo nustatymas“ pasirinkite tarp „subalansuoto“ (kuo mažiau grąžinimų, be dažno išpardavimo) ir „taupaus“ (dar mažiau grąžinimų, bet dažnesnis išpardavimas). Žemiau nurodoma, kokie būtų grąžinimai ir išpardavimai su kitu nustatymu tuo pačiu laikotarpiu. Tą patį pasirinkimą rasite „Nustatymuose“ stulpelyje „Pasiūlymas“; jis galioja nuo kito šio filialo užsakymo pasiūlymo.
• Išankstiniai užsakymai: tortai ir rinkiniai su atsiėmimo laiku, filialu ir klientu iš CRM; avansas yra įprasta išankstinio apmokėjimo sąskaita. Kiekis atsiėmimo dieną atsiranda kepimo sąraše, komandai primenama 07:00 val.

• Kiekvienoje kontakto kortelėje yra skirtukas „Duomenų apsauga“: informacija pagal 15 str. PDF formatu ir išsami duomenų kopija pagal 20 str. JSON formatu — su rezervacijomis, skambučiais, el. laiškais, kvitais ir sutikimais.
• Prašymai registruojami kaip užduotys su gavimo data ir terminu (1 mėnuo); savininkams ir administratoriams primenama likus 7 dienoms iki termino pabaigos.
• Ištrynimas pagal 17 str.: bandomasis paleidimas pirmiausia parodo, kas bus ištrinta, anonimizuota ar išsaugota dėl saugojimo prievolės. Sąskaitos ir kasos kvitai lieka nepakeisti (pseudonimizuojami); atlikti gali tik savininkai ir administratoriai, ištrynimo protokolas pateikiamas PDF formatu.

• Audito eksportas: skiltyje HACCP kontroliniai sąrašai, skirtuke „Istorija“ atsisiųskite visą kontrolinių sąrašų istoriją CSV arba PDF formatu maisto priežiūros institucijoms (galima pasirinkti laikotarpį, nukrypimai pažymėti).
• Šaldymo įrenginių susiejimas: Temperatūros kontrolės taškus galima priskirti įrenginiams, tvarkomiems Šaldymo įrenginiai skiltyje — įrenginio pavadinimas rodomas registruojant, istorijoje ir audito eksporte.
• Pamiršti patikrinimai: kiekvieną rytą 07:00 val. sistema patikrina, kurie kontroliniai sąrašai yra atviri arba pradelsti. Atsakingi asmenys gauna užduotį su atvirų ir pradelstų patikrinimų skaičiumi ir pranešimą varpelyje – Jums nereikia nieko įjungti.

• Abu meniu punktai atidaro paruoštą šabloną darbo eigos redaktoriuje – dar niekas neveikia. Patikrinkite pavadinimą, paleidiklį ir veiksmus, išsaugokite spustelėdami „Išsaugoti“ ir po to aktyvuokite darbo eigą. Su „Testuoti“ galite ją išbandyti iš anksto (prieš tai išsaugokite).
• Neatvykimo darbo eiga (Gastro › Neatvykimo darbo eiga): paleidiklis „rankinis“ kontaktui, t. y. svečiui. 1 žingsnis siunčia jam draugišką priminimą apie šiandienos rezervaciją su prašymu trumpai patvirtinti (tekstas iš AI), 2 žingsnis laukia vieną dieną, 3 žingsnis praneša Jums „Patikrinti neatvykimą ir, jei reikia, susisiekti“.
• Užsakymai (Gastro › Užsakymai): šablonas „Paleisti pakartotinį užsakymą“ su savaitiniu tvarkaraščiu pirmadienio rytais (galima keisti paleidiklyje). Jis praneša „Patikrinti užsakymo poreikį – prekės žemiau minimalaus likučio“ ir sukuria užduotį „Paleisti užsakymą iš tiekėjo“, kuri turi būti atlikta kitą dieną. Pats užsakymas nėra sukuriamas – tai atlieka kasdienis užsakymo pasiūlymas sandėlyje (žr. žemiau).
• Laiškai svečiams siunčiami tik tiek, kiek leidžia Jūsų autonomijos mygtukas automatizavimui – kitaip laiškas laukia Jūsų patvirtinimo. Įvykdytus paleidimus galite matyti skiltyje Automatizavimas › Vykdymai.

• AIRIS pokalbyje: atsiųskite sąskaitą faktūrą kaip nuotrauką ar PDF, AIRIS paklaus „Ar turėčiau tai užregistruoti sandėlyje?“. Ar AIRIS registruoja tiesiogiai, ar laukia Jūsų patvirtinimo, nustato Jūsų autonomijos mygtukas sandėliui.
• Kasdienis užsakymo pasiūlymas: skiltyje Automatinis užsakymas sistema kiekvieną rytą patikrina aktyvias pakartotinio užsakymo taisykles ir sukuria užsakymo projektą kiekvienam tiekėjui; savininkai, administratoriai ir vadovai yra informuojami. „Patikrinti dabar“ nedelsiant pradeda patikrinimą. Pasibaigusio galiojimo partijos nesiskaito kaip likutis. Ar projektas tik siūlomas, pateikiamas patvirtinimui, ar tiesiogiai siunčiamas tiekėjui, sprendžia autonomijos mygtukas.

Pakartotinio užsakymo taisyklės, užsakymai ir FEFO išsamiai aprašyti skyriuje Sandėlis ir atsargos.

Įrengimas, stalų planas, atsiskaitymas, virtuvės ekranas ir spausdintuvas išsamiai aprašyti skyriuje DivinePOS — kasos sistema. Čia aprašoma, kas papildomai atsiranda kasdienėje maitinimo įstaigos veikloje.

• Keli verslai: jei turite kelias įmones su kasa, prisijungę prie pos.divinemind.ai/firmenwahl pasirinkite įmonę. Pasirinkimas išlieka įsimintas; bet kada galite pakeisti įmonę biure per profilio meniu → „Pakeisti įmonę“. Kiekvienos įmonės aktyvuota kasa įsimena įrenginį – grįžtant pakanka PIN kodo.
• Arbatpinigiai: mokėjimo dialogo lange skiltyje „Arbatpinigiai“ pasirinkite „Nėra“, „Suapvalinti“ arba „Sava suma“ – taip pat ir „Padalintas mokėjimas“ (grynaisiais ir kortele). Arbatpinigiai nėra apyvarta ir nėra įtraukiami į pasirašytą sumą. Ataskaitose „Apyvarta vienam padavėjui“ rodo apyvartą ir arbatpinigius vienam asmeniui; Z-kvitas rodo arbatpinigius vienam padavėjui, su „iš jų negrynaisiais, išmokėti“. Kaip išmokate negrynųjų arbatpinigių (grynaisiais iš kasos ar per darbo užmokesčio apskaitą), sprendžiate patys – jie nėra automatiškai apskaitomi.
• Atvira sąskaita faktūra prie prekystalio: Kasa → mygtukas „Sąskaita faktūra“, ieškoti sąskaitos faktūros ir atsiskaityti grynaisiais arba kortele. Suma paimama iš sąskaitos faktūros, sukuriamas pasirašytas kasos kvitas, po to sąskaita faktūra apmokama. Z-kvite mokėjimas nurodomas atskirame bloke „Mokėjimai už sąskaitas faktūras“ ir neskaičiuojamas antrą kartą kaip apyvarta.
• Paruošimo atsiėmimui indikatorius: virtuvės ekrane mygtukas „Atsiėmimas“ atidaro kliento ekraną, skirtą ekranui prie prekystalio – „Ruošiama“ ir „Paruošta atsiėmimui“ su atsiėmimo numeriu, išsinešimui ir prekystaliui. Kai virtuvė praneša, kad užsakymas paruoštas, numeris pasikeičia į „Paruošta atsiėmimui“.
• Dienos pabaiga: Z-kvitas automatiškai sukuriamas kiekvieną rytą 05:00 val. Jūsų įmonės vietos laiku už praėjusią darbo dieną – su apyvarta pagal mokesčio tarifą ir mokėjimo būdą bei arbatpinigiais vienam padavėjui. Rankiniu būdu galite ir toliau inicijuoti uždarymą; joks užsakymas nebus skaičiuojamas du kartus.

• Santrumpos rodomos kasos plytelėje, virtuvės kvite ir virtuvės ekrane. Kliento kvite, prieduose ir internetiniame meniu alergenų nėra – tam skirta alergenų kortelė.
• Marža pagal patiekalą: skiltyje Ataskaitos → skirtukas „Marža pagal patiekalą“ kasa apskaičiuoja grynąją vertę iš receptūros ir paskutinės pirkimo kainos – su prekių savikaina ir maisto išlaidų dalimi kiekvienam patiekalui. Jei ingredientui trūksta pirkimo kainos, tai nurodoma prie patiekalo, užuot išgalvojus skaičių. Receptūras tvarkote skiltyje Sandėlis › Priskyrimas.

• Vertės kuponai: kasoje mygtukas „Kuponas“ → „Parduoti“ arba „Patikrinti likutinę vertę“. Kodas su QR kodu yra kvite ir gali būti išpirktas bet kuriame filiale, taip pat keliais etapais – mokėjimo dialogo lange skiltyje „Išpirkti kuponą“. Parduotus ir atvirus kuponus matysite biure skirtuke „Kuponai“.
• Skirtuke „Ataskaita“ matysite narius, antspaudus, premijas ir kuponus kiekvienam filialui. Reklama SMS žinutėmis ar WhatsApp kortelių turėtojams tik tuo atveju, jei svečias tam atskirai sutiko.

• Puslapis „Kasos aparatas (RKSV)“ kasos biure, skiltyje Nustatymai: kiekvienos kasos statusas, duomenys FinanzOnline, kvitų sąrašas, „DEP-Export“ ir „Patikrinti tinklą“. Patikrinimas kontroliuoja parašus, kvitų numerius, grandinę, apyvartos skaitiklius, pradinį kvitą, gedimus ir QR kodus. Kiekviena kasa turi savo parašų grandinę.
• Nulio, mėnesio, metų ir galutinį kvitą sukuriate tame pačiame puslapyje. Galutinis kvitas galutinai išjungia kasos aparatą – to negalima atšaukti.
• Parašo įrenginio gedimas: kasa toliau veikia; kvitai pažymimi „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Kai įrenginys vėl veikia, sukuriamas pasirašytas suvestinis kvitas apie gedimą. Demonstracinėje kasoje tai galite parodyti su „Ausfall vorführen“.
• Toliau dirbti be interneto – taip pat ir naršyklėje: jei kasa rodo „Offline bereit“, ji veikia toliau dingus internetui, net ir perkrovus puslapį. Užsakymai ir mokėjimai patenka į „Offline-Warteschlange“ šiame įrenginyje; svečias gauna pakaitinį kvitą be QR kodo („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kai internetas grįžta, operacijos pateikiamos eilės tvarka – niekada dvigubai – ir pasirašomos su pastaba „Nacherfassung“ ir tikruoju pardavimo laiku. Su „Signierten Beleg für den Gast drucken“ svečias po to gauna savo pasirašytą kvitą. Jei įrenginys neturi spausdintuvo, kasa praneša, kad užsakymas turi būti perduotas virtuvei žodžiu – virtuvės kvitas nebus perspausdintas.

• Filialų veikla: kasos aparatai, kainos (kasos biure, skiltyje Produktai, asortimentas kiekvienam filialui) ir kasos knyga tvarkomi kiekvienam filialui. „Ketten-Cockpit“ kasos biure palygina filialus, įskaitant klientų lojalumą.
• Kasos knyga (Gastro & Hotel › Kassenbuch): grynųjų pinigų suma iš dienos pabaigos automatiškai patenka į filialo kasos knygą, su patikrinta maišos grandine.
• DATEV: skiltyje Mokesčių konsultantas eksportuojate DATEV apskaitos paketą kaip CSV failą – su kasos apyvarta, Austrijoje pagal sąskaitų planą SKR07, Vokietijoje SKR03 arba SKR04. Kasos kortelių apyvarta apskaitoma kaip pinigų tranzitas. Tai yra failas, o ne sąsaja.

• AIRIS atsako iš Jūsų duomenų, pavyzdžiui: „Kiek apyvartos ir arbatpinigių šiandien gavo kiekvienas padavėjas?“, „Kas šiandien dirba?“, „Kokie patiekalai yra be glitimo?“ arba „Kiek kruasanų filialas turėtų užsisakyti rytoj?“ – su skaičiavimo eiga.
• AIRIS gali veikti (užsakyti, registruoti, siųsti) tik tiek, kiek leidžia Jūsų autonomijos mygtukas.

Visi įrankiai pagal pramonės šaką yra skyriuje Ką AIRIS geba kiekviename sektoriuje — visi įrankiai.

• Sukurti tiekėją: maisto tiekėjus įveskite rankiniu būdu skiltyje Tiekėjai.
• Sukurti darbuotoją: be el. pašto → AIRIS PIN, kuriuo darbuotojas prisijungia prie programėlės.
• Pranešimas apie ligą: pateikti nebuvimo prašymą (liga) — iškart atsiranda komandos sąraše.
• Patvirtinti užsakymo užklausas: peržiūrėti ir patvirtinti darbuotojų užsakymo pageidavimus skiltyje Užsakymų užklausos — ir išsiųsti tiesiogiai tiekėjui el. paštu su „Siųsti užsakymą“ (statusas automatiškai tampa „užsakyta“).