Pastatų administravimas: nuoma, WEG, atsiskaitymai, apskaita, susirinkimai

Atidaryti nekilnojamojo turto valdymą

Atidarykite „Visos programos“ ir pasirinkite „Nekilnojamojo turto valdymas“. Apžvalgoje rodomos visos nuosavybės su vienetų skaičiumi, išnuomotais ir tuščiais vienetais; viršuje filtruojate pagal Austriją arba Vokietiją.

Sukurti nuosavybę

Spustelėkite „Sukurti nuosavybę“. Asistentas paeiliui klausia pagrindinių duomenų ir šalies, pastato su jo teisinėmis savybėmis (pvz., statybos leidimo ar paramos data), vienetų ir sąskaitų. Šalis nustato, kokia teisė galios vėliau.

Sukurti vienetus serijoje

Žingsnyje „Vienetai“ galite sukurti daug „Top“ vienetų iš karto, pavyzdžiui, nuo „Top 1“ iki „24“, su bendru naudojimo tipu ir plotu. Atskirus vienetus vėliau pakeisite jų byloje; plotas versijuojamas su galiojimo data.

Įrašyti nuosavybę ir dalis

Skirtuke „Savininkai“ įveskite savininkus su jų dalimis. Butų nuosavybės atveju Austrijoje įrašote naudingumo vertes iš naudingumo vertės įvertinimo, Vokietijoje – bendrosios nuosavybės dalis ir bendrijos tvarką. Suma yra patikrinama.

Sukurti nuomos santykius

Skiltyje „Naudojimo santykiai“ spustelėkite „Naujas“. Asistentas veda per vienetą, sutartį ir terminuotumą, nuomininkus iš Jūsų kontaktų, nuomos mokesčio komponentus su PVM kiekvienoje eilutėje, užstatą ir nuomos koregavimą (vertės užtikrinimas, indekso ar pakopinė nuoma) bei teisines savybes.

Patikrinti teisinį klasifikavimą

Paskutiniame žingsnyje matote, kokia nuomos teisė galioja – žingsnis po žingsnio pagrįsta, su nuoroda ir nuoroda į įstatymo tekstą. Jei trūksta informacijos, klasifikacija yra „neapibrėžta“, o trūkstami laukai yra susieti sąrašu. Klasifikacija išsaugoma su nuomos santykiais.

Patvirtinti arba pakeisti klasifikavimą

Nuomos santykių byloje galite perskaičiuoti, patvirtinti arba pakeisti klasifikavimą su bent 20 simbolių pagrindimu. Kiekviena versija lieka matoma istorijoje.

Pradinis puslapis „Mano namai šiandien“

Prisijungus atidaromas puslapis „Mano namai šiandien“. Jūs matote, kas šiandien laukia Jūsų namuose: avarinės situacijos, mokėtini patikrinimai, terminai, įsiskolinimai ir nauji pranešimai iš kliento aplanko. Viršuje „Nekilnojamasis turtas“, „Žala“ ir „Importuoti banko išrašą“ veda tiesiai toliau.

Namai, už kuriuos esate atsakingas

Kortelėse rodomi namai, už kuriuos esate atsakingas, su šviesoforo sistema. Jei Jums dar nepriskirtas joks namas, matote visus namus. „Rodyti viską“ atidaro visą sąrašą skiltyje „Objektas ir biuras“.

Objektas ir biuras

Meniu „Objektas ir biuras“ yra tas pats dienos sąrašas ir po juo įrašai iš kliento aplanko (žala, skaitiklio rodmenys, atsiliepimai iš meistro). Viršuje „Žala“ ir „Patikrinimai ir terminai“ veda toliau; savininkai ir administratoriai papildomai mato „Nustatymai“.

Jūsų administravimo nustatymai

Skiltyje „Nustatymai“ savininkai ir administratoriai nustato reakcijos laikus, išankstinius pranešimus ir ribas – atskirai nuo teisinių terminų: pavyzdžiui, „Keturių akių patvirtinimas nuo (€, neto)“ užsakymams, „Terminai papildomai kaip įvykis kalendoriuje“ ir įmonės pašto dėžutė el. pašto siuntimui. Niekada nesiunčiama automatiškai, visada tik po patvirtinimo.

Atidaryti skirtuką „Atsiskaitymas“

Atidarykite nuosavybę ir pasirinkite skirtuką „Atsiskaitymas“. Apžvalgoje rodomos neapmokėtos išlaidos, trūkstami rodmenys, terminai su šviesoforu ir mokėtini koregavimai.

Nustatyti apskritimus ir raktus

Skiltyje „Apskritimai ir raktai“ parinktis „Pasiūlyti apskritimus“ sukuria eksploatavimo išlaidų apskritimą, esant centralizuotam tiekimui – papildomai šildymo/karšto vandens, o esant liftui ar skalbyklai – atskirą apskritimą. Nukrypstančiam paskirstymo raktui reikalingas teisinis pagrindas ir dokumentas; jį patvirtina savininkai arba administratoriai. Šildymo apskritime įveskite šildymo išlaidų atsiskaitymo duomenis (Austrija: šildymo/karšto vandens atskyrimas, susitarimas dėl suvartojimo dalies; Vokietija: karšto vandens metodas, CO2 pastato tipas). Išlaidų rūšis, kurias galima paskirstyti tik esant patvirtintai sąlygai, pažymėkite apskritime, kai tik turėsite įrodymą.

Priskirti išlaidas

Skiltyje „Išlaidos“ pateikiamos gaunamos sąskaitos faktūros su atitikimo priežastimi (išlaidų centras, tiekėjas, matavimo taškas, adresas). Parinktis „Priskirti“ paskirsto sąskaitą faktūrą apskritimui ir išlaidų rūšiai, prireikus – į kelias dalis. Pranešimus, savarankiškai atliktus darbus ir pajamas įveskite su dokumentu.

Nuskaityti skaitiklius

Skiltyje „Skaitikliai“ įveskite rodmenis laikotarpio pabaigai – mobiliajame telefone per „Nuskaityti mobiliuoju telefonu“ su nuotrauka – arba įkelkite matavimo paslaugos failą. Korekcija sukuria naują eilutę su priežastimi.

Sukurti atsiskaitymą

„Naujas atsiskaitymas“ atidaro asistentą. Pasirinkite laikotarpį ir apimtį: Austrijoje eksploatavimo išlaidos ir šildymo išlaidos atskirai, Vokietijoje – bendras atsiskaitymas.

Tikrinti ir skaičiuoti

Žingsnyje „Tikrinti“ paspauskite „Skaičiuoti“. Matysite pozicijas, individualius atsiskaitymus su PVM išklotine ir peržiūrą PDF formatu. Paspaudus blokatorių, pereinama prie atitinkamo žingsnio.

Patvirtinti

Savininkai arba administratoriai patvirtina atsiskaitymą. Jam suteikiamas dokumento numeris ir jis tampa nekeičiamas; klaidos taisomos pataisymu kaip nauja versija.

Išsiųsti ir įvesti gavimą

Austrijoje pakabinate eksploatavimo išlaidų ataskaitą ir įvedate pateikimo datą. Vokietijoje įvedate gavimo datą kiekvienam nuomininkui – tai nustato mokėjimo terminą ir prieštaravimo terminą.

Apskaityti

„Apskaityti“ įrašo papildomus mokėjimus kaip sąskaitą ir kreditus kaip kreditinę sąskaitą į nuomininko sąskaitą. Neapmokėti laikotarpio avansiniai mokėjimai Vokietijoje nurašomi; laisvos patalpos tik parodomos.

Nauji avansiniai mokėjimai

Paskutiniame etape iš rezultato sugeneruojami pasiūlymai naujiems avansiniams mokėjimams – su raštu ir perkėlimu į nuomos mokestį.

Atidaryti sąskaitų išrašymą

Atidarykite nekilnojamąjį turtą, skirtuką „Pinigai / Balansų sąrašas“, ir spustelėkite „Sąskaitų išrašymas“. Pasirinkite mėnesį, nekilnojamąjį turtą ir kas bus išrašoma. Nuoma gaunama iš nuomos mokesčio komponentų, WEG avansai iš nustatyto avanso plano; jei mokėjimo terminas patenka į šeštadienį ar šventinę dieną, jis perkeliamas į kitą darbo dieną.

Patikrinti peržiūrą (bandomasis paleidimas)

„Apskaičiuoti peržiūrą“ nieko neįrašo. Jūs matote, kas bus įrašyta, kas yra užblokuota (su trūkstamais duomenimis) ir kas bus praleista. Jei nuo peržiūros kas nors pasikeitė, sistema nieko neįrašo ir reikalauja naujos peržiūros.

Įrašyti

„Įrašyti dabar“ priskiria dokumentų numerius ir įrašo į nuomininkų arba savininkų sąskaitas; nuomininko sąskaita sukuriama pirmojo įrašymo metu. Antrasis to paties mėnesio paleidimas nieko neįrašo dvigubai. Įrašyti gali savininkai, administratoriai ir vadybininkai.

Anuliuoti, o ne perrašyti

Neteisingą sąskaitų išrašymą atšaukiate su „Anuliuoti“ per atvirkštinį įrašą – jis niekada nebus perrašytas; jau apmokėtos sumos lieka kaip kreditas. Mokėjimai apmokami pagal įstatymą: Austrija § 1415/§ 1416 ABGB, Vokietija §§ 366, 367 BGB. Balansų sąrašas skirtuke „Pinigai / Balansų sąrašas“ rodo kiekvienos sąskaitos debetą, kreditą ir balansą; paspaudus atidaromas sąskaitos lapas.

Primininimo paleidimas

Meniu „Skolų išieškojimas“ pasirinkite nekilnojamąjį turtą ir atskaitos datą. „Peržiūra“ apskaičiuoja kitą priminimo lygį kiekvienai sąskaitai su blokavimais, terminais ir palūkanomis; „Sukurti pasiūlymus“ sukuria priminimo pasiūlymus peržiūrai.

Delspinigiai ir priminimo išlaidos

Patvirtindami pasirenkate, ar „Įrašyti delspinigius iki atskaitos datos“ ir „Įrašyti priminimo išlaidas“ bus įtraukti. Preliminarūs laikotarpiai (bazinis palūkanų tarifas dar nepaskelbtas) neįrašomi; priminimo išlaidos tik tada, jei jos yra sutartos arba leistinos.

Patvirtinti ir išsiųsti

„Patvirtinti“ priminimui suteikia dokumento numerį – niekas nesiunčiama. „Išsiųsti“ siunčia jį „Siųsti el. paštu“ kaip PDF; paštą, registruotą laišką ar asmeninį įteikimą atliekate patys ir pažymite „Pažymėti kaip išsiųstą“. Po to su „Įrašyti gavimą“ įrašote gavimo dieną ir, jei reikia, pridedate įrodymą (pvz., gavimo patvirtinimą).

Nutraukimo priežastis tik kaip pranešimas

Priminimas rodo, ar ir nuo kada gali atsirasti nutraukimo priežastis dėl mokėjimo vėlavimo (Vokietija § 543 BGB, Austrija § 30 MRG). Tai tik pranešimas: sistema niekada neinicijuoja nutraukimo – dėl to sprendžia administracija.

Sukurti SEPA mandatą

Skiltyje „SEPA tiesioginis debetas“ (taip pat skirtuke „Pinigai / Balansų sąrašas“) pasirinkite nekilnojamąjį turtą. Jam reikalinga aktyvi sąskaita su IBAN ir sąskaitos savininko kreditoriaus ID. „Sukurti mandatą“ įrašo mandatą kiekvienai asmens sąskaitai – pagrindinis tiesioginis debetas (CORE) arba įmonės tiesioginis debetas (B2B) – su pasirašyto mandato nuskaitymu.

Sukurti tiesioginio debeto paleidimą

„Naujas tiesioginio debeto paleidimas“ apima įrašytus sąskaitų išrašymus su mokėjimo būdu tiesioginiu debetu ir aktyviu mandatu; „Sukurti paleidimą“ jį sukuria. Jei terminas nepasiekiamas, perkelkite jį su „Pakeisti datą“; „Atmesti paleidimą“ vėl atlaisvina sąskaitų išrašymus.

Banko failas (pain.008) ir pateikimas

„Sukurti failą“ sukuria SEPA tiesioginio debeto failą (pain.008) atsisiuntimui. Pateikimą atliekate internetinėje bankininkystėje ir po to pranešate su „Pranešti apie pateikimą“.

Banko užklausa (EBICS)

Jei įmonei nustatytas EBICS ryšys (Gautinos sąskaitos → Nustatymai → Banko užklausa), objekto sąskaitų išrašai automatiškai gaunami kasdien. Jie patenka tik į turto valdymą, niekada į įmonės bankininkystę – nuomininkų ir savininkų pinigai yra patikėjimo pinigai.

Importuoti banko išrašą kaip failą

Be EBICS atidarykite „Banko išrašas ir gauti mokėjimai“ ir su „Importuoti banko išrašą“ importuokite savo banko failą (CAMT.053 arba MT940). IBAN nustato objekto sąskaitą; antrasis to paties išrašo importavimas nieko neįrašo dvigubai.

Mokėjimų priskyrimas

Skiltyje „Sąskaitos išrašas ir gauti mokėjimai“ prie kiekvieno mokėjimo pateikiamas pasiūlymas su šviesoforu: mokėjimo nuoroda, žinomas IBAN (taip pat dalinio, perviršinio ar bendro mokėjimo atveju) arba mokėtojo vardas. Jei mokėjimo paskirtyje nurodoma kita sąskaita, IBAN sąskaita nesiūloma. Automatiškai įrašoma tik tai, kas yra vienareikšmiška – ir tik tuo atveju, jei tai leidžia autonomijos nustatymas.

Atkreipkite dėmesį į pastabas

Kitos nuosavybės, uždarytos sąskaitos nuoroda arba „Užstatas“ objekto sąskaitoje niekada nebus įrašyta kaip nuoma – pastaba nurodo, ką daryti (grąžinti arba pervesti į užstato sąskaitą).

Perkelti banko išrašą į AIRIS pokalbį

Išrašo failą taip pat galite perkelti į AIRIS pokalbį. AIRIS jį perskaito ir praneša sąskaitą, laikotarpį ir judėjimus; vienareikšmiai duomenys įrašomi tik po Jūsų „Taip, įrašyti“, likusi dalis lieka skiltyje „Banko išrašas ir gauti mokėjimai“ rankiniam priskyrimui. Antrasis importavimas nieko neįrašo dvigubai. Išrašo duomenys (vardai, IBAN, mokėjimo paskirtis) neperduodami jokiam kalbos modeliui.

Pasiūlyti pervedimą

Skiltyje „Mokėjimų išsiuntimas“ pateikiamos neapmokėtos tiekėjų sąskaitos, likučiai ir užstatai pagal nutrauktas sutartis. „Pasiūlymas“ sukuria pervedimą iš nuosavybės objekto sąskaitos – pinigai dar nepervedami.

Patvirtinti (keturių akių principas)

Patvirtinti gali savininkai ir administratoriai. Viršijus valdymo sutarties kompetencijos ribą (be vertės: 1 000 €), turi patvirtinti du skirtingi asmenys; mokėjimai į valdymo sąskaitą – visada.

Banko failas arba EBICS

„Generuoti banko failą“ sukuria SEPA pervedimo failą (pain.001) kiekvienai objekto sąskaitai. Įkelkite jį į bankininkystės sistemą ir tai pažymėkite – arba pateikite tiesiogiai per EBICS ryšį.

Vykdymas ir įrašymas

Jei pervedimas atsiranda kitame sąskaitos išraše, jis pažymimas kaip „įvykdytas“. „Įrašyti“ registruoja išlaidų apmokėjimą, likučio išmokėjimą arba užstato grąžinimą. Pranešama apie grąžintą pervedimą.

Atidaryti mokėtinus koregavimus

Skirtuke „Atsiskaitymas“ skiltyje „Vertės užtikrinimas“ (Austrija) arba „Indeksas ir pakopa“ (Vokietija) pateikiamos sutartys su mokėtinais koregavimais, indekso verte ir blokavimo terminu.

Skaičiuoti

„Skaičiuoti“ sukuria protokolą: senas ir naujas indeksas su šaltiniu ir versija, pokytis, viršutinė riba, apvalinimas ir įsigaliojimo data.

Patvirtinti ir rašyti

Po savininkų ar administratorių patvirtinimo raštas bus paruoštas PDF formatu.

Siuntimas ir gavimas

Išsiųskite raštą ir įveskite gavimą. Poveikis perskaičiuojamas gavus; Vokietijoje asistentas rodo metinį indeksuotos nuomos blokavimą.

Perimti

„Perimti“ nutraukia ankstesnę sumą ir sukuria naują nuomos mokesčio komponentą. Sąskaita jį naudos nuo kito laikotarpio.

Parengti nuomos padidinimą (Vokietija)

Sutarties byloje skirtukas „Padidinimai“ atidaro vedlį „Parengti nuomos padidinimą (§ 558 BGB)“: pradinė padėtis, blokavimo ir laukimo laikotarpis, pagrindimas nuomos veidrodžiu, ekspertizė ar palyginamieji butai, viršutinė riba, nauja nuoma ir patikrinimas. Skaičiavimai atliekami variklyje; kiekvienas skaičius turi skaičiavimo kelią.

Patvirtinti, išsiųsti, užregistruoti gavimą

Savininkai arba administratoriai patvirtina raštą – bylos numeris ir statusas užšaldomi. DivineMind nieko nesiunčia pati: atsisiųsti PDF, išsiųsti, pažymėti išsiuntimą ir užregistruoti gavimą. Tik gavus raštą pradedami skaičiuoti sutikimo ir ieškinio pateikimo terminai.

Atsakymas ir perėmimas

Užregistruoti sutikimą (taip pat dalinį arba mokėjimu), atmetimą, ieškinį ir sprendimą. „Perkelti į nuomą“ nutraukia ankstesnę sumą prieš dieną ir pritaiko naują nuo įsigaliojimo datos; modernizavimo priemokos pateikiamos kaip atskira eilutė.

Modernizavimas ir nuomos kainos stabdis

Nekilnojamojo turto skirtukas „Modernizavimas“ veda nuo projekto per pranešimą ir užbaigimą iki nuomos padidinimo kiekvienam nuomininkui. Vieneto skirtukas „Nuomos mokestis“ patikrina leistiną nuomos mokestį naujai nuomojant ir parengia informaciją prieš sutarties deklaraciją.

Austrija: nuomos mokesčio nustatymas ir pagrindinio nuomos mokesčio atsiskaitymas

Vieneto skirtuke „Nuomos mokestis“ sukuriama viršutinė riba pagal § 16 MRG (orientacinė vertė arba kategorija) su priedais ir atskaitymais, vieta, terminuotumu ir įrodymu, kaip PDF. Padidinimas § 45, įsigaliojimas § 46, § 46a, § 12a ir renovacija § 16 Abs 10 pradedami sutarties skirtuke „Padidinimai“; pagrindinio nuomos mokesčio ataskaita pagal § 20 MRG sukuriama nekilnojamojo turto skirtuke „Pagrindinis nuomos mokestis“, taip pat kaip PDF.

Terminai ir nuomos veidrodis

Skyriuje „Nuoma ir perėmimas“ pateikiami visi terminai su šviesoforu ir nuomos veidrodžiai (visada su šaltiniu). Pradžios puslapyje rodomi atviri procesai, terminai, skundai ir trūkstami pagrindai, pvz., teritorijos statusas arba naujos orientacinės vertės.

Duomenų perkėlimas

Skiltyje „Duomenų perkėlimas“ atsisiunčiate Excel šabloną, įkeliate užpildytą failą, priskiriate stulpelius ir pradedate bandomąjį paleidimą. Jis nieko neįrašo ir rodo klaidų sąrašą kiekvienai eilutei. Po asmenų suderinimo ir kontrolinių sumų savininkai arba administratoriai perima partiją, patikrina ją produkte ir patvirtina balansus.

Atidaryti WEG valdymą

Per meniu „WEG valdymas“ arba nekilnojamojo turto su butų nuosavybe skirtuką „WEG“. Viršuje rodomi atviri visų namų terminai su šviesoforu, žemiau – sub-skirtukai Apžvalga, Ekonominis planas, Metinė ataskaita, Rezervas, Susirinkimai, Nutarimai ir Valdymas.

Ekonominis planas arba prognozė

Asistentas veda per laikotarpį, pozicijas, paskirstymo raktus, duomenis, individualius planus kiekvienam vienetui ir nustatymą. Avansai po to nustatomi per pinigų apyvartą.

Sušaukti susirinkimą

Skiltyje „Susirinkimai“ nustatote datą, vietą ar internetinę erdvę ir darbotvarkę. Kvietimas įrašomas su pristatymo būdu ir terminais kiekvienam savininkui ir išsiunčiamas tik paspaudus mygtuką. Internetiniai dalyviai prisijungia per DivineMeet laukiamąjį; įrašo nėra. Protokolas galimas tik su visų dalyvių sutikimu (žr. „Susirinkimas gyvai“).

Balsavimas ir protokolas

Susirinkimo vadovybėje registruojate dalyvavimą ir įgaliojimus bei balsus kiekvienam darbotvarkės punktui. Rezultatas nustatomas pagal šalies teisę. Po to seka protokolas, parašai ir – Vokietijoje – nutarimų rinkinys.

Apyvartos nutarimas

Nutarimus be susirinkimo pradedate skyriuje „Susirinkimai“ su „Pradėti apyvartą“; balsai registruojami kiekvienam savininkui su terminu ir vertinami kaip susirinkime.

Metinė ataskaita

Skyriuje „Metinė ataskaita“ apskaičiuojate bendrijos ataskaitą ir individualias ataskaitas kiekvienam savininkui, jas nustatote, išsiunčiate ir įrašote papildomus mokėjimus bei kreditus į savininko sąskaitą – kiekvienas žingsnis paspaudus mygtuką.

Rezervas ir valdymas

„Rezervas“ rodo būklę, įnašus ir išėmimus; ten taip pat sudaroma turto ataskaita (Vokietija) arba rezervo ataskaita keičiantis administratoriui (Austrija). Skyriuje „Valdymas“ tvarkote administratoriaus paskyrimą, tarybą, savininkų pasikeitimą, pristatymo duomenis ir balsavimo vienetus.

Vesti susirinkimą

Susirinkimo dieną atidarote susirinkimą skiltyje „WEG-administravimas“ → „Susirinkimai“ ir spustelėkite „Vesti susirinkimą“. Jei dar nėra internetinės erdvės, „Sukurti internetinę erdvę“ ją sukuria; „Atidaryti kaip šeimininkas“ paleidžia DivineMeet, „Kopijuoti nuorodą savininkams“ pateikia nuorodą internetiniam dalyvavimui.

Priskirti Meet svečius vienetui

Savininkai prisijungia per laukiamąjį. Po įleidimo Jūs, kaip pirmininkas, patikrinate tapatybę, pasirenkate balsuojantį asmenį ir spustelėkite „Tapatybė patikrinta – priskirti“. Tik po to svečias gali balsuoti; svetimiems balsuojantiems asmenims balsavimas yra užblokuotas.

Balsavimas gyvai

Kiekvienam darbotvarkės punktui „Atidaryti balsavimą“ pradeda balsavimą. Internetu balsuoja Meet svečiai ir pats kliento aplankas; balsus patalpoje įrašote balsavimo kortelėje. Jūs nuolat matote atiduotus balsus, dalyvavimą, internetinį dalyvavimą ir kvorumą.

Užfiksuoti rezultatą

Vokietijoje „Uždaryti, paskelbti ir įtraukti į nutarimų rinkinį“ užbaigia punktą ir įrašo nutarimą tiesiai į nutarimų rinkinį. Austrijoje „Uždaryti ir užfiksuoti rezultatą“ užfiksuoja rezultatą; po to seka paskelbimas name ir išsiuntimas (§ 24 Abs 5 WEG 2002), nuo kurių prasideda ginčijimo terminas. Fiksuoti gali savininkai ir administratoriai.

Protokolas tik su visų sutikimu

Skiltyje „Transkriptas protokolui“ su „Įjungti transkriptą“ įjungiate protokolavimą – jis veikia tik tol, kol visi dalyviai sutiko. Jei kas nors prisijungia be sutikimo, jis iškart sustoja. Įrašo nėra. Protokolą rašo administracija; rezultatai visada gaunami iš skaičiavimo.

DATEV/BMD eksportas pagal objektą

Skiltyje „DATEV/BMD eksportas“ pasirinkite objektą, sąskaitą ir laikotarpį (kalendorinius metus). Peržiūroje rodomi visi įrašai su sąskaita, koresponduojančia sąskaita ir pastabomis; „Atsisiųsti eksportą“ sugeneruoja ZIP failą su įrašų paketu, asmeninėmis sąskaitomis bei sąskaitų priskyrimu ir archyvuoja jį su kontrolinėmis sumomis. Eksportas yra atskiras kliento vienetas savininko mokesčių konsultantui – nuomos mokesčiai ir kaupiamosios įmokos niekada nepatenka į jūsų įmonės mokesčių konsultanto eksportą.

Sąskaitų planas ir sąskaitų priskyrimas

Kortelėje „Nustatymai“ nurodykite formatą (DATEV arba BMD), sąskaitų planą, konsultanto ir kliento numerius. Sąskaitos yra siūlomos pagal sąskaitų planą; kiekvieną kategoriją galima pakeisti į atskirą sąskaitą – suderinkite su mokesčių konsultantu.

Savininko apyskaita

Skiltyje „Savininko apyskaita“ pasirinkite valdymo sutartį (nuomos ar atskiros nuosavybės valdymo) ir mėnesį. Peržiūroje rodomos gautos nuomos įplaukos, apmokėtos išlaidos ar bendrijos mokesčiai, valdymo atlygis pagal sutartį, rezervas, balansas ir siūloma išmokėjimo suma. Pasirinkite „Išsaugoti kaip juodraštį“, tada „Tvirtinti“ – po to apyskaita tampa nekeičiama ir išsaugoma kaip PDF.

Siuntimas ir išmokėjimas

Išsiųskite apyskaitą el. paštu arba pateikite ją savininko kliento aplanke. „Užsakyti išmokėjimą“ sukuria pavedimą iš objekto sąskaitos išeinančių mokėjimų skiltyje; tvirtinimas, keturių akių principas ir banko failo generavimas vykdomi ten.

Mokėjimo pranešimų e. sąskaita faktūra

Skiltyje „E. sąskaita faktūra“ pateikiami visi užregistruoti mokėjimo pranešimai su PVM ir nurodymu, ar e. sąskaita faktūra yra privaloma (Vokietijoje: § 14 UStG su pereinamaisiais laikotarpiais; Austrijoje: savanoriškai su sutikimu). „Tikrinti“ parodo trūkstamus duomenis, „Atsisiųsti“ sugeneruoja XRechnung, ZUGFeRD arba ebInterface ir suarchyvuoja originalą.

Mėnesinė suvartojimo informacija (§ 6a HeizkostenV)

Nuotoliniu būdu nuskaitomų skaitiklių mėnesinius duomenis importuokite per rodmenų importą. Skiltyje „Suvartojimo informacija“ matysite kiekvieno vartotojo suvartojimą kWh, lyginant su praėjusiu mėnesiu, praėjusių metų tuo pačiu mėnesiu ir vidutiniu vartotoju. „Sukurti“ užfiksuoja reikšmes, „Siųsti“ išsiunčia jas el. paštu arba pateikia kliento aplanke. Trūkstamos reikšmės nurodomos, bet niekada nevertinamos apytikriai.

Pradėti atsiskaitymo dieną

Skiltyje „Atsiskaitymo diena“ pasirinkite objektą, metus ir apimtį (eksploatacinės išlaidos, šildymo išlaidos arba abi). Taip pat galite pasakyti AIRIS: „Paruošk 2025 m. L-003 eksploatacinių išlaidų ataskaitą“ – asistentas ir pokalbis dalijasi ta pačia tarpine būsena.

Sąskaitos faktūros iš pašto dėžutės

Funkcija „Skaityti pašto dėžutę“ perduoda el. laiškus su sąskaitų priedais „DivineFinance“ dokumentų atpažinimo sistemai. Jei atpažįstamas objekto numeris arba namo adresas, sąskaitai priskiriamas objekto kaštų centras. Paspaudus „Aiškias perkelti kaip išlaidų dokumentus“, sukuriami išlaidų dokumentai; sąskaitas be aiškios išlaidų rūšies ataskaitoje priskiriate patys. Nuomininkų ir savininkų el. laiškai niekada nėra skaitomi.

Trūkstamų rodmenų užklausa

Jei laikotarpio pabaigai trūksta skaitiklio rodmens, funkcija „Užklausti nuomininkų“ paprašo dabartinių naudotojų pateikti rodmenis: kliento aplanke (tiesioginis pranešimas ir notifikacija) arba el. paštu, priešingu atveju – spausdintinu laišku. Nuomininkė duomenis pateikia kliento aplanko skiltyje „Pateikti skaitiklio rodmenis“; jūs rodmenis perimate kaip įprasta – skiltyje „Iš kliento aplanko“.

Juodraštis ir patikros protokolas

Funkcija „Skaičiuoti juodraštį“ naudoja pastatų ūkio valdymo skaičiavimo variklį. Paspaudus „Tikrinti“, išsaugomas patikros protokolas su šviesoforo indikatoriumi: blokuojantys veiksniai, eilutės be dokumentų, neperkeltos sąskaitos, trūkstami rodmenys, palyginimas su praėjusiais metais pagal išlaidų rūšį (nuo 20 % ir 100 €), išsiskiriančios priemokos ir terminas. Protokolas pateikiamas PDF formatu; jis tinka tik tam juodraščiui, su kuriuo buvo atlikta patikra.

Tvirtinimas ir siuntimas

Jei nėra raudono taško, savininkai arba administratoriai gali patvirtinti: ataskaita fiksuojama (Austrijoje: skelbimas/išdėstymas („Legung“) šiandien) ir išsiunčiama į kliento aplanką arba el. paštu. Gavėjai, kuriems pristatoma paštu, nurodomi spausdinimui. AIRIS išsiunčia ataskaitas tik po jūsų aiškaus patvirtinimo.

Nuomininkas klausia, AIRIS paaiškina

Kliento aplanke nuomininkė gali užduoti klausimų apie savo ataskaitą, pavyzdžiui: „Kodėl mano priemoka tokia didelė?“. AIRIS atsako tik remdamasis šios konkrečios ataskaitos skaičiavimo protokolu (dalis, avansiniai mokėjimai, didžiausios eilutės, praėję metai), parodo jos eilučių dokumentus ir nurodo prieštaravimų pateikimo terminą su šaltiniu. AIRIS pats neskaičiuoja: kiekvienas atsakymo skaičius sutikrinamas su protokolu, kitų nuomininkų duomenų AIRIS nežino.

Registruoti nutraukimą

Skiltyje „Nuomininkų kaita“ → „Nauja nuomininkų kaita“ pasirinkite turtą bei vienetą ir nurodykite, kas nutraukė sutartį, kada gautas pranešimas ir kokia forma (su nuskaitytu dokumentu). Sutarties pabaigą apskaičiuoja skaičiuoklė su skaičiavimo eiga ir teisės aktų nuorodomis: Vokietijoje – § 573c BGB (3-ia darbo diena, nuomotojo terminai po 5 ir 8 metų, rašytinė forma – § 568 BGB), Austrijoje – § 560 ZPO ir § 33 MRG. Nutraukimas el. paštu rodomas kaip negaliojantis dėl formos reikalavimų. „Įrašyti sutarties pabaigą į nuomos sutartį“ nustato pabaigą tik jums spustelėjus.

Perdavimas

„Sukurti grąžinimo protokolą“ atidaro įprastą perdavimo protokolą: patalpos, defektai su nuotraukomis, skaitiklių rodmenys, raktai ir abiejų šalių parašai. Skaitiklių rodmenys užbaigus procesą perkeliami į atsiskaitymą.

Skelbimas ir kandidatai

Skelbimas sukuriamas brokerio modulyje, susiejus su vienetu. Paviešinus jam suteikiama nuoroda; užklausos patenka į CRM kaip kontaktai ir paspaudus „Perimti užklausas iš skelbimo“ tampa kandidatais. Kiekvienam kandidatui įrašote apžiūrą ir anketos duomenis – tik leidžiami klausimai, suskirstyti pagal proceso etapą.

Sutikimas ir mokumas

Prieš mokumo patikrinimą kandidatas duoda sutikimą (tekstas su kontroliniu kodu, parašas ekrane, popieriuje arba el. paštu; bet kada atšaukiamas). Užklausai per KSV1870 (Austrija) arba SCHUFA (Vokietija) reikalinga sutartis su teikėju – iki tol demonstracinėse įmonėse ji veikia bandomuoju režimu, aiškiai pažymėta kaip „netikra ataskaita“. Be sutarties galima: įkelti kandidato pateiktą ataskaitą ir įrašyti rezultatą. Išsaugomas tik šviesoforo statusas; atmetus kandidatūrą, duomenys pasibaigus terminui anonimizuojami.

Nuomos sutartis su parašu

Patvirtinus kandidatą, sutartis sukuriama iš šablono su jūsų sumomis; užstatą DivineMind patikrina pagal maksimalią leistiną sumą (§ 551 BGB). Neterminuotai sutarčiai forma neribojama: nuomininkas pasirašo ekrane arba per nuorodą telefone, administracija taip pat pasirašo. Jei sutarčiai reikalinga rašytinė forma (terminuota, ilgas atsisakymas nutraukti), tinka tik popierinis variantas su ranka pasirašytu parašu arba kvalifikuotas elektroninis parašas. „Sudaryti sutartį“ sukuria naujus nuomos santykius.

Užstatas ir įsikėlimas

Užstatas įrašomas naujoje sutartyje – pinigai tik turto užstato sąskaitoje, atskirtoje nuo pagrindinės objekto sąskaitos. Įsikėlimui: įsikėlimo protokolas su skaitiklių rodmenimis, „Skaičiuoti peržiūrą“ ir „Registruoti priskaitymą“ pirmajam mėnesiui (tai sukuria asmeninę sąskaitą) bei „Pranešti apie naudotojo keitimąsi“ kaip ARGE failas apskaitos tarnybai. Atlikę visus veiksmus, užbaikite nuomininkų kaitą. AIRIS bet kada žino esamą būseną.

Įvesti apskaitos paslaugą

Skiltyje „Apskaitos paslauga“ kiekvienam NT objektui pasirinkite teikėją, duomenų mainų formatą (ARGE-HeiWaKo 3.10 arba rodmenų failą) bei savo kliento ir objekto numerį paslaugų teikėjo sistemoje.

Nuskaityti failus

Įkelkite apskaitos paslaugos teikėjo failą ir paleiskite bandomąjį testą. ARGE failai: skaitiklių rodmenys perkeliami į nuskaitymus, kiekvieno naudotojo atsiskaitymo rezultatai išsaugomi kryžminei patikrai. Rodmenų failai (CSV / „Excel“) atpažįstami pagal stulpelių pavadinimus – susiejimą matysite prieš patvirtindami. Teikėjų profiliai be sutarties nėra patikrinti pagal originalius failus.

Pranešti apie naudotojo pasikeitimą

„Atsisiųsti“ arba „Sukurti ir išsaugoti byloje“ sugeneruoja ARGE failą su visais ataskaitinio laikotarpio naudotojais ir gyvenimo laikotarpiais, įskaitant laisvas patalpas. Nuomininko keitimo procese funkcija „Pranešti apie naudotojo pasikeitimą“ perduoda tik atitinkamo buto duomenis.

Nuotolinis nuskaitymas

Savininkai ir administratoriai aktyvuoja sąsają: radijo šliuzas arba apskaitos paslaugų teikėjas siunčia skaitiklių rodmenis su raktu į „DivineMind“; jie praeina tą pačią patikrą, kaip ir bet kuris importas. Raktas parodomas tik vieną kartą.

Skirtukai „Veikla“ ir „Biuras“

Nekilnojamojo turto skirtukas „Veikla“ apjungia žalą, užsakymus, „Įrenginius ir patikrinimus“ ir namo terminus, skirtukas „Biuras“ – cirkuliarinius laiškus, paslaugų teikėjus, nuomininkų sąrašą ir raktus. Per visus namus pasiekiate tuos pačius sąrašus iš „Objektas ir biuras“.

Žalos pranešimas iš el. pašto

Skiltyje „Žala ir pranešimai“ blokas „Iš telefono ir el. pašto“ rodo žalos pranešimus iš el. laiškų į Jūsų prijungtą pašto dėžutę. Pranešėjas atpažįstamas pagal Jūsų kontaktų duomenis ir priskiriamas tinkamam vienetui; jei tinka tik vardas, neatspėjama – Jūs priskiriate patys. Sukuriama pagal Jūsų autonomijos nustatymus arba su „Sukurti kaip pranešimą“; pageidaujant, pranešėjas gauna gavimo patvirtinimą.

Meistrai: pasiūlymai ir užsakymų suteikimas

Skiltyje „Užsakymai“ pradedama „Suteikti užsakymą“ – iš žalos arba tiesiogiai. „Klausti paslaugų teikėjų“ ir „Siųsti užklausas“ renka pasiūlymus, „Įrašyti pasiūlymą“ juos įrašo; palyginimas rodo skirtumą iki pigiausio. Nuo Jūsų sumos ribos antras asmuo patvirtina („Patvirtinti šią būseną“), tada seka „Užsakyti“. Skiltyje „Duomenys meistrui“ nustatote, kas bus perduota. Po „Įrašyti priėmimą“ terminų registre įrašoma garantija.

Įrenginių patikrinimo pareigos

Skiltyje „Įrenginiai ir patikrinimai“ įrašote liftą, šildymą, dūmų detektorius ir kitus įrenginius. Sistema apskaičiuoja patikrinimo terminus pagal įstatymus, normas ir sutartis – su nuoroda: dūmų detektorių pareiga ir atsakomybė visoms 16 Vokietijos ir 9 Austrijos žemėms, liftas visoms Austrijos žemėms. Jei šaliai nėra nustatytos taisyklės, ten bus „nenustatyta“ vietoj išgalvoto termino. Teisinę patikrinimo pareigą išjungiate tik su priežastimi.

Terminų registras

„Patikrinimai ir terminai“ rodo „Mokėtinus patikrinimus“ ir „Terminus“ su etikete Įstatymas, Sutartis, Norma arba Jūsų administravimo nustatymas. Kiekvienas terminas turi atsakingą asmenį; jei skiltyje „Nustatymai“ įjungta „Terminai papildomai kaip įvykis kalendoriuje“, jis taip pat yra kalendoriuje. „Suderinti dabar“ atnaujina registrą; terminą atmetate tik su pagrindimu.

Šventinės dienos vietoje

Terminai ir reakcijos laikai atsižvelgia į valstybines šventes kiekvienoje federalinėje žemėje ir savivaldybėje. Kurios galioja, matote nekilnojamojo turto skirtuke „Apžvalga“ skiltyje „Šventinės dienos vietoje“. Jei trūksta savivaldybės, paveiktas terminas yra „neapibrėžtas“.

Perdavimo protokolas

„Naujas perdavimas“ → „Sukurti ir pradėti“ atidaro perdavimo protokolą; patalpos, skaitikliai ir raktai iš anksto užpildomi iš vieneto ir paskutinio protokolo. Trūkumai su nuotraukomis ir abiejų pusių parašai po to yra PDF faile.

Cirkuliariniai laiškai ir skelbimai

Skirtuke „Biuras“ skiltyje „Cirkuliariniai laiškai“ spustelėkite „Rašyti cirkuliarinį laišką“, pasirinkite vaidmenis skiltyje „Kam?“ ir „Nustatyti gavėjus“. „Patikrinti“ rodo, ką reikia pakeisti; po „Patvirtinti“ sukuriami laiškai kiekvienam gavėjui, serijinis laiškas ir skelbimas kaip PDF. El. laiškai siunčiami kiekvienam gavėjui atskirai, paštas spausdinamas kaip serijinis laiškas. Nutraukimai ir kiti rašytinės formos reikalaujantys pareiškimai nesiunčiami kaip cirkuliariniai laiškai.

Nuomininkų sąrašas

Skirtuke „Biuras“ „Nuomininkų sąrašas“ rodo nekilnojamojo turto nuomininkų apžvalgą – „Atsisiųsti kaip Excel“ arba „Atsisiųsti kaip PDF“.

Atidaryti taisyklių katalogą

Meniu „Taisyklių katalogas“ yra visos taisyklės, pagal kurias DivineMind klasifikuoja ir skaičiuoja. Filtruokite pagal Austriją ar Vokietiją, pagal įstatymus ir tipą.

Suprasti taisyklę

Kiekviena taisyklė rodo sąlygą, rezultatą, nuorodą, šaltinį su šaltinio būsena, galiojimą ir jos testavimo atvejus. Pakeistos versijos lieka matomos; atviri klausimai advokatui yra pažymėti.