Naudojimo atvejis · Finance Agent
DI sąskaitų faktūrų automatizavimas — nuo išrašymo iki suderinimo
DI finansų agentas paruošia visą sąskaitos gyvavimo ciklą: parengia sąskaitas pagal sandorių ar darbo laiko duomenis, pasirenka tinkamą e. sąskaitos formatą (XRechnung, ZUGFeRD arba EN 16931), jas patikrina, nesumokėjus pasiūlo priminimus 3, 14, 28 ir 42 dieną, suderina gaunamus pervedimus su atviromis sąskaitomis ir kiekvieną žingsnį įrašo į pakeitimų protokolą. Sąskaitos ir priminimai siunčiami po žmogaus patvirtinimo pagal Jūsų įmonės autonomijos nustatymus (ES DI aktas 14 str.).
Kodėl rankinis sąskaitų išrašymas brangus
Sąskaitų išrašymo sąnaudos yra ne pati sąskaita — o viskas aplink ją.
Kaip Finance Agent tai atlieka — 5 žingsniai
Kiekviena sąskaita eina tuo pačiu ciklu, nesvarbu, ar tai pasikartojantis SaaS pratęsimas, ar vienkartinis konsultacijų užsakymas.
- 01
Paleidiklis
CRM uždarytas sandoris, pateiktas darbo laiko žiniaraštis, suėjęs prenumeratos pratęsimo terminas arba tiesioginė komanda: „Pratęsimas Acme, 12.400 €“.
- 02
Juodraštis
Finance Agent paima kliento mokestinius duomenis, pritaiko kainodaros taisykles ir mokesčių kodus ir parengia sąskaitą tinkamu formatu (XRechnung B2G, ZUGFeRD B2B, EN 16931 tarpvalstybiniams sandoriams ES).
- 03
Patvirtinimas
Agentas pateikia juodraštį patvirtinti vienu paspaudimu. Viršijus Jūsų ribą (numatytoji: 1.000 €) visada tvirtina žmogus; ar žemiau jos galima siųsti be patvirtinimo, nustato Jūsų įmonė autonomijos nustatymuose.
- 04
Išsiuntimas
Po patvirtinimo Mail agentas išsiunčia sąskaitą su mandagiu lydraščiu. Pristatymas sekamas; gavimo patvirtinimas išsaugomas.
- 05
Suderinimas
Agentas kasdien per OAuth tikrina banko išrašus, lygindamas su neapmokėtomis sąskaitomis. Atitikties patikimumas virš 90% → pažymima kaip apmokėta. Žemiau → įtraukiama į peržiūros eilę.
Palaikomi e-invoicing formatai
Teisingas formato parinkimas nebėra pasirinkimo klausimas. Vokietijos B2B e-sąskaitų prievolė įsigalioja 2026–2027 m.; Austrija viešiesiems pirkimams XRechnung reikalauja jau dabar.
XRechnung 3.0
DE · AT viešasis sektoriusPrivalomas Vokietijos ir Austrijos B2G sąskaitoms. Agentas generuoja XML tiesiogiai — be trečiųjų šalių konverterio.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHibridinis PDF + XML formatas. Jį priima dauguma Vokietijos B2B gavėjų. Agentas XML įterpia automatiškai.
EN 16931
ES standartasPamatinis Europos e-sąskaitų standartas. Visi XRechnung ir ZUGFeRD formatai yra iš jo išvesti.
Priminimų seka — paruošta agento, siunčiama po patvirtinimo
Agentas kiekvieną priminimą paruošia mandagiai ir nuosekliai. Jūs nustatote ribas ir tvirtinate; jis vykdo pagal Jūsų autonomijos nustatymus.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Diena +3 | El. laiškas (draugiškas priminimas) | Mandagiai, darant prielaidą, kad tai neapsižiūrėjimas. Užsimenama, kad sąskaita galėjo likti nepastebėta. |
| Diena +14 | El. laiškas (antras priminimas) | Griežčiau. Pakartojamos sąlygos, mokėjimo terminas ir mokėjimo galimybės. |
| Diena +28 | El. laiškas (oficialus priminimas + delspinigiai) | Oficiali kalba, remiamasi sutarties sąlygomis, taikomas sukonfigūruotas priminimo mokestis. |
| Diena +42 | Telefono skambutis (Call Agent) | Skambutis žmogaus balsu. Patikrina, ar sąskaita gauta, pasiūlo mokėjimo planą, prireikus perduoda Jums. |
Ribos (dienos, sumos, priminimo mokesčio procentas, tonas) konfigūruojamos kiekvienam klientui arba klientų segmentui. Kiekvienas veiksmas fiksuojamas audito žurnale.
Sąnaudų pavyzdys — 10 žmonių konsultacijų įmonė, ~80 sąskaitų per mėnesį
Skaičiai remiasi Austrijos/Vokietijos MVĮ lyginamaisiais rodikliais, 2026 m. balandžio duomenys.
Jūs išrašote 80 sąskaitų per mėnesį. 18 % tampa pradelstos ir patenka į priminimų ciklą. 3 iš jų 42 dieną reikalauja telefono skambučio.
Rankinis procesas
- 80 sąskaitų × 11 min rengimo14,7 val. / mėn.
- 14 pradelstų × 20 min priminimo laiškų4,7 val. / mėn.
- 3 eskalacijos × 15 min telefono skambučių0,8 val. / mėn.
- Banko suderinimas4,0 val. / mėn.
- Audito žurnalo tvarkymas2,0 val. / mėn.
Su Finance Agent
- Agento atliekamas apdorojimas (įskaičiuota į 749 €/naudotojui prenumeratą)0 € ribinės sąnaudos
- Žmogaus patvirtinimai sąskaitoms > 1.000 €~30 min / mėn.
- Priminimo skambučiai per Call AgentTik Voice kreditai
~1.150 € per mėnesį darbo, perskirstyto klientams apmokamai arba augimo veiklai. Finance Agent yra vienas iš 28 prenumeratoje už 749 €/naudotojui — likusi darbo jėga lygiagrečiai suka CRM, paštą, skambučius, kalendorių ir t. t.
Prielaida: 80 sąskaitų per mėnesį ir vidinės darbo sąnaudos 45 €/val. (bruto apkrautas jaunesnysis buhalteris). Mastelį keiskite proporcingai savo apimčiai. Balso minutės Call Agent priminimo skambučiams apmokestinamos atskirai.
Atsekama nuo pat pradžių
Kiekviena sąskaita, priminimas ir suderinimas yra protokoluojami. Išrašytos sąskaitos užblokuojamos, pakeitimai sukuriami kaip nauja versija.
Kiekviena sąskaita ir kiekvienas pakeitimas yra versijuojami, išrašytos sąskaitos yra užblokuotos. Eksportą mokesčių konsultantui galite sugeneruoti vienu mygtuko paspaudimu.
Austrijai galioja tas pats protokolas: kiekvienas pakeitimas išlieka atsekamas.
Struktūrizuotas eksportas (CSV, XML) į DATEV Unternehmen Online — Jūsų mokesčių konsultantui nereikia nieko įvedinėti iš naujo.
Jūsų sąskaitų turinys niekada nenaudojamas modeliams mokyti. Izoliuota pagal nuomininką, šifruota saugant (AES-256) ir perduodant (TLS 1.3).
PSD2 reikalavimus atitinkantys OAuth ryšiai su Jūsų banku. Atšaukiami vienu paspaudimu. Minimalios teisės — pagal nutylėjimą tik skaitymas suderinimo tikslais.
Dažni klausimai
Ar agentas apdoroja ir gaunamas sąskaitas?+
Taip. Atskiras srautas: Mail Agent atpažįsta gautą sąskaitos PDF, Document Agent atlieka OCR ir išskiria eilutes, Finance Agent perduoda tvirtinti ir apmoka termino dieną.
Kas nutinka, jei DI parengia neteisingą sąskaitą?+
Sąskaitos, viršijančios Jūsų tvirtinimo ribą (numatytoji 1.000 €), prieš siuntimą visada patikrinamos žmogaus. Žemiau jos agentas naudoja Jūsų istorinius sąskaitų išrašymo modelius ir sandorių duomenis — ir čia siunčiama po patvirtinimo, nebent Jūsų įmonė autonomijos nustatymuose aiškiai leido kitaip. Visi juodraščiai prieš siuntimą matomi valdymo skydelyje.
Ar agentas gali dirbti su mano turima buhalterine programine įranga?+
Taip. Šiandien veikia natyvios OAuth integracijos su QuickBooks, Xero, Stripe ir Mollie. DATEV eksportas per struktūrizuotą CSV/XML. HubSpot, Salesforce ir kiti numatyti 2026 m. veiksmų plane.
Ar balso priminimai (skambučiai 42 dieną) privalomi?+
Ne. Telefono pakopą galima išjungti atskiram klientui arba visuotinai. Balso minutės parduodamos atskirai kaip kreditų paketai — sunaudojamos tik tada, kai Call Agent iš tikrųjų skambina.
Kaip agentas elgiasi su ginčijamomis sąskaitomis?+
Jei klientas atsako prieštaravimu ar ginčija sąskaitą, Mail Agent ją pažymi ir pristabdo priminimų ciklą. Perduoda į Jūsų pašto dėžutę, kad spręstų žmogus — agentas savaime į diskusiją nesileidžia.
Ar tai veikia pasikartojančioms prenumeratoms?+
Taip. Finance agentas pagal grafiką parengia periodines sąskaitas, atsižvelgia į pakeitimus ciklo viduryje (atnaujinimus, kreditines sąskaitas, pauzes) ir pateikia jas patvirtinti — arba išsiunčia pagal Jūsų autonomijos nustatymus. Modelis toks pat kaip ir vienkartinių sąskaitų.
O kaip su kelių valiutų sąskaitomis?+
Palaikoma. Agentas taiko teisingas mokesčių ir valiutos taisykles pagal kliento jurisdikciją. Atvirkštinis apmokestinimas (reverse charge) tarpvalstybiniams sandoriams ES tvarkomas automatiškai.
Kiek trunka įdiegimas?+
1–2 darbo dienos po verslo subjekto patikros. Agentas importuoja Jūsų paskutinių 12 mėnesių sąskaitas, kad išmoktų kainas, mokesčių kodus ir klientų modelius, prieš pradėdamas veikti realiai.
Pamatykite, kaip tai veikia su Jūsų pačių sąskaitų duomenimis
Užsisakykite 30 minučių demonstraciją. Atsineškite paskutinę savo sąskaitą PDF formatu. Stebėkite, kaip Finance Agent ją tiesiogiai atkuria ir patobulina.