Mitä toimistotehtäviä tekoäly hoitaa luotettavasti tänään
Nykyaikaiset kielimallit lukevat ja kirjoittavat tekstiä tasolla, joka riittää toimiston arkeen. Lisäksi on työkaluja, joilla tekoäly ei vain vastaa, vaan tekee jotain: kirjaa tapaamisen, luo kontaktin, kirjaa laskun.
- Saapuneet: Lajittelee sähköpostit pyynnön mukaan, tiivistää pitkät viestiketjut, kirjoittaa vastausluonnokset omalla äänensävyllä.
- Tapaamiset: Tunnistaa tapaamisehdotukset sähköposteista ja siirtää ne kalenteriin, sovittaa tapaamisia yhteen ja muistuttaa niistä.
- Kuitit: Lukee saapuneet laskut (toimittaja, summa, vero, IBAN) ja esittää ne hyväksyttäväksi.
- Puhelin: Vastaa puheluihin, kirjaa asian ja varaa tapaamisia, jättää muistion.
- Asiakirjat: Tiivistää sopimukset, pöytäkirjat ja PDF-tiedostot ja vastaa niihin liittyviin kysymyksiin.
- Seuranta: Muistuttaa, jos tarjous on jäänyt vastaamatta tai lasku on maksamatta.
Mistä aloittaa parhaiten
Aloita tehtävästä, joka tulee eteen päivittäin, jolla on selkeät säännöt ja jossa virhe on helppo korjata. Saapuneet-kansio ja saapuneiden laskujen kirjaaminen ovat lähes aina hyviä aloituspisteitä, koska ne vievät paljon aikaa ja tulos voidaan tarkistaa ennen lähettämistä.
Vaikeampia ovat tehtävät, joissa tieto on vain ihmisten mielissä tai jokainen tapaus on erilainen. Siellä tekoäly auttaa ensin valmistelijana: se kerää tiedot, ihminen päättää.
Miksi kokonaisuus on tärkeämpi kuin yksittäinen työkalu
Chat-ikkuna, johon kopioidaan tekstiä, säästää vähän. Hyöty syntyy, kun tekoäly työskentelee siellä, missä tiedot ovat: postilaatikossa, kalenterissa, asiakastiedoissa ja kirjanpidossa. Silloin se voi lukea pyynnön, tunnistaa asiakkaan, ehdottaa tapaamista ja valmistella vastauksen ilman, että kukaan vaihtaa ohjelmien välillä.
Kuka tekee mitä?
AIRIS valmistelee
- DivineMail: Lajittelee ja tiivistää sähköposteja, kirjoittaa vastausluonnoksia ja siirtää tapaamisia sähköposteista kalenteriin.
- DivineFinance: Lukee saapuneet laskut, luo e-laskuja, maksumuistutuksia ja DATEV-viennin.
- DivineCall: Vastaa puheluihin, kirjaa asian ja varaa tapaamisia.
- AIRIS: Anna tehtäviä omin sanoin, chatin tai puheen kautta, verkossa ja sovelluksessa.
Sinä päätät
- Sähköpostit asiakkaille, maksut ja sopimukset ihmisen tulee hyväksyä, kunnes luotat tekoälyyn juuri näissä tehtävissä.
- Tekoäly voi erehtyä, erityisesti huonosti luettavien kuittien numeroiden kanssa. Tarkista summat ennen tilisiirtoa.
- Luottamukselliset tiedot kuuluvat vain järjestelmiin, joissa on sopimus tietojen käsittelystä ja selkeä tiedonhallinta.
