Lajittelu ja priorisointi
Pitkän listan sijaan näet ensin, mikä vaatii vastausta: asiakaspyynnöt, tarjouskyselyt, valitukset. Uutiskirjeet ja ilmoitukset siirtyvät taakse. Omat kategoriat, esimerkiksi asiakkaan tai projektin mukaan, voidaan lisätä.
Vastausten valmistelu
Hyvä sähköpostitekoäly ei kirjoita tyhjän päälle, vaan hyödyntää lähettäjästä tiedossa olevaa: aiempia sähköposteja, avoimia tarjouksia, tapaamisia. Luonnos on valmiina, voit muokata sitä tai lähettää sen. Vierasikieliset sähköpostit voidaan kääntää ja vastata lähettäjän kielellä.
Sähköposteista tehdään työtä
Monet sähköpostit ovat todellisuudessa tehtäviä. Tekoäly voi tehdä niistä suoraan seuraavan askeleen:
- Tapaamisehdotus sähköpostissa: lue päivämäärä, kellonaika ja paikka ja siirrä kalenteriin.
- Lasku liitteenä: lue se ja kirjaa se saapuneeksi laskuksi.
- Uusi pyyntö: luo lähettäjästä yhteyshenkilö ja luo tehtävä.
- Vastaamaton tarjous: muistuta muutaman päivän kuluttua seurannasta.
Kuka tekee mitä?
AIRIS valmistelee
- Lajittelu, tiivistys, luonnokset: Jokainen sähköposti luokitellaan ja yhdistetään yhteyshenkilöön. Vastausluonnokset luodaan omalla äänensävyllä.
- Tapaaminen sähköpostista: Jos sähköpostissa on tapaaminen, AIRIS lukee sen. Tarkistuksen jälkeen yksi napautus lisää sen kalenteriisi ilman kutsua lähettäjälle.
- Omat kansiot, myös mobiilissa: Omat kansiosi näkyvät puurakenteena sovelluksen sähköpostivalikossa. Sähköpostit voidaan siirtää niihin.
- Laskut postilaatikosta: Laskuliitteet luetaan ja kirjataan saapuneiksi laskuiksi.
Sinä päätät
- Sähköpostien automaattinen siirtäminen vain selkeällä säännöllä. Epäselvissä tapauksissa sähköposti jää postilaatikkoon, jotta mikään ei katoa huomaamatta.
- Lähetä vastaukset asiakkaille vasta tarkistuksen jälkeen, kunnes luotat luonnoksiin.
- Luottamukselliset postilaatikot yhdistetään vain järjestelmiin, joissa on henkilötietojen käsittelysopimus.
