Οι λειτουργίες Retail στην εφαρμογή AIRIS και στο Back-Office — από την αποθήκη έως το κατάστημα.
Στην εφαρμογή AIRIS (Κατάστημα)
- Απόθεμα Αποθήκης: Ελέγξτε τα αποθέματα ανά τοποθεσία και ρωτήστε την AIRIS μέσω φωνητικής εντολής.
- Αναπαραγγελία: Εντοπίστε είδη κάτω από το ελάχιστο απόθεμα και αφήστε την AIRIS να τα αναπαραγγείλει.
- Παραλαβή Εμπορευμάτων & Ετικέτες: Καταγράψτε τις παραδόσεις και εκτυπώστε ετικέτες τιμών/ραφιών.
Στο Back-Office (Διαχείριση)
- Προϊόντα & Κατάλογος: Διαχειριστείτε τα είδη με EAN, τιμή και φορολογικό συντελεστή στο Προϊόντα (δεν υπάρχουν παραλλαγές ανά μέγεθος ή χρώμα). Τα εισάγετε στην ταμειακή μηχανή στο Backoffice της ταμειακής μηχανής, στην ενότητα «Προϊόντα».
- Αποθήκη & Καταστήματα: Απόθεμα, μεταφορές μεταξύ τοποθεσιών και απογραφή στο Διαχείριση Αποθήκης.
- Προμηθευτές: Πηγές προμήθειας και όροι αγοράς στο Προμηθευτές.
Στο ταμείο: Επιστροφή, εγγυοδοσία, καταμέτρηση ταμείου, οθόνη πελάτη
- Επιστροφή: Κουμπί «Επιστροφή», σάρωση απόδειξης (QR) ή εισαγωγή αριθμού απόδειξης, επιλογή ποσότητας και κατάστασης ανά είδος, επιστροφή χρημάτων σε μετρητά, κάρτα ή κουπόνι. Δημιουργείται ξεχωριστή απόδειξη με αρνητικό ποσό (υπογεγραμμένη κατά RKSV)· η αρχική απόδειξη παραμένει αμετάβλητη. Προϊόντα σε άριστη κατάσταση επιστρέφουν άμεσα στο απόθεμα του καταστήματος, ενώ ανοιγμένα, κατεστραμμένα ή ελαττωματικά μεταφέρονται στο δεσμευμένο απόθεμα (Αποθήκη → Επιστροφές).
- Εγγυοδοσία: Εάν στο είδος έχει οριστεί τύπος εγγυοδοσίας (Αποθήκη → Εγγυοδοσία), το ταμείο καταχωρίζει την εγγυοδοσία αυτόματα ως ξεχωριστή γραμμή. Κουμπί «Κενές συσκευασίες»: Επιστροφή κενών συσκευασιών ανά τύπο εγγυοδοσίας ή εξαργύρωση κουπονιού επιστροφής από το μηχάνημα — συμψηφίζεται με την αγορά. Οι ποσότητες εμφανίζονται στην αναφορά ποσοτήτων εγγυοδοσίας (στήλες «Ταμείο»).
- Καταμέτρηση ταμείου: Κουμπί «Καταμέτρηση ταμείου», εισαγωγή αρχικού υπολοίπου και πλήθους ανά χαρτονόμισμα και κέρμα. Το απαιτητό (από έσοδα μετρητών, επιστροφές, κενές συσκευασίες, μετρητά επί τιμολογίων, δωροεπιταγές, φιλοδωρήματα) και η διαφορά εμφανίζονται άμεσα και αποθηκεύονται ως πρωτόκολλο καταμέτρησης. Η διαφορά καταχωρίζεται ως εγγραφή «Διαφορά» στο βιβλίο ταμείου του υποκαταστήματος· αν καταμετρηθεί πριν από το δελτίο Ζ, καταχωρίζεται συμπληρωματικά με τις ημερήσιες εισπράξεις, ποτέ διπλά. Ένα έλλειμμα μεγαλύτερο από το υπόλοιπο ταμείου παραμένει ως εκκρεμότητα («Εκκρεμείς διαφορές ταμείου» στον πίνακα ελέγχου).
- Οθόνη πελάτη: Το κουμπί «Οθόνη πελάτη» ανοίγει ένα παράθυρο για τη δεύτερη οθόνη. Ο πελάτης βλέπει είδη, εγγυοδοσία και σύνολο, και μετά την πληρωμή την απόδειξη ως κωδικό QR για το κινητό του (χωρίς εφαρμογή, χωρίς σύνδεση).
- Λίστα ποσοτήτων εγγυοδοσίας: Στο Αποθήκη › «Ποσότητες εγγυοδοσίας μίας χρήσης» εμφανίζεται ανά μήνα το «Είδη ανά barcode — τέθηκαν σε κυκλοφορία» με τη δηλωθείσα ποσότητα· οι στήλες «Ταμείο - Πωλήσεις» και «Ταμείο - Κενές συσκευασίες» προέρχονται από το ταμείο. Εξαγωγή ως CSV ή PDF, έπειτα «Σήμανση ως δηλωμένο».
Στο ταμείο: Κουπόνι, κάρτα πελάτη, απόδειξη, εκτός σύνδεσης, κανόνες επιστροφής
- Πώληση κουπονιού: Το κουμπί «Κουπόνι» στη γραμμή του ταμείου ανοίγει το «Κουπόνι αξίας». Στην καρτέλα «Πώληση» εισάγετε την αξία του κουπονιού — η απόδειξη εκτυπώνεται. Η «Έλεγχος υπολοίπου» δείχνει τι υπόλοιπο υπάρχει σε ένα κουπόνι. Εξαργύρωση στο παράθυρο πληρωμής με «Εξαργύρωση κουπονιού» → «Εξαργύρωση», ακύρωση με «Αφαίρεση κουπονιού».
- Κάρτα πελάτη και πόντοι επιβράβευσης: Στο παράθυρο πληρωμής, στην ενότητα «Κάρτα πελάτη», σαρώνετε την κάρτα ή εισάγετε τον αριθμό τηλεφώνου και πατάτε «Προσθήκη». Η «Νέα κάρτα» → «Δημιουργία κάρτας» δημιουργεί μια κάρτα, η «Εξαργύρωση επιβράβευσης» εξαργυρώνει μια επιβράβευση. Μπορείτε να ρυθμίσετε τα προγράμματά σας στην πλευρική γραμμή του ταμείου, στην ενότητα «Διατήρηση πελατών».
- Απόδειξη ταμείου: εμφανίζει την τιμή μονάδας για κάθε είδος, καθώς και το κατάστημα και το ταμείο και τον κωδικό QR της υπογραφής RKSV. Την παρέχετε εκτυπωμένη, μέσω e-mail ή ως ηλεκτρονική απόδειξη.
- Ηλεκτρονική απόδειξη μέσω QR: Μετά την πληρωμή, η οθόνη πελάτη εμφανίζει την απόδειξη ως κωδικό QR. Ο πελάτης ανοίγει την απόδειξη στο κινητό του — χωρίς εφαρμογή, χωρίς εγγραφή, χωρίς δεδομένα πελάτη. Ένας τροποποιημένος σύνδεσμος δεν ανοίγει απόδειξη.
- Συνέχιση ταμείου εκτός σύνδεσης: Εάν το διαδίκτυο διακοπεί, εμφανίζεται το banner «OFFLINE — το ταμείο συνεχίζει να λειτουργεί». Οι πωλήσεις αποθηκεύονται στη συσκευή, και αντί για την υπογεγραμμένη απόδειξη, το ταμείο εκτυπώνει μια αναπληρωματική απόδειξη. Μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, οι αποδείξεις υποβάλλονται και υπογράφονται. Στην ενότητα «Ουρά εκτός σύνδεσης» μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη μεταφορά και μόνοι σας με «Μεταφορά τώρα».
- Κανόνες επιστροφής (Ιδιοκτήτης): Στο ταμείο, στις Ρυθμίσεις › Επιχείρηση, στην ενότητα «Επιστροφές στο ταμείο», επιλέγετε ποιοι ρόλοι επιτρέπεται να δέχονται επιστροφές με PIN — ο ιδιοκτήτης επιτρέπεται πάντα, η προεπιλογή είναι ιδιοκτήτης και διαχειριστής. Ο διακόπτης «Αφαίρεση πόντων επιβράβευσης κατά την επιστροφή» καθορίζει εάν οι σφραγίδες και οι πόντοι για τα επιστρεφόμενα είδη αφαιρούνται ξανά (προεπιλογή: ναι, πόντοι αναλογικά με το επιστρεφόμενο ποσό, σφραγίδες ανά επιστρεφόμενο τεμάχιο) ή εάν ο πελάτης τους διατηρεί.
- Διπλή προστασία: Ένα είδος μπορεί να επιστραφεί μόνο μία φορά. Εάν υπάρχει ήδη επιστροφή για μια απόδειξη, δεν μπορεί πλέον να ακυρωθεί — το ταμείο αναφέρει «Υπάρχει επιστροφή για αυτήν την απόδειξη — επιστρέψτε επιπλέον είδη μέσω «Επιστροφή»». Μια επιστροφή από μόνη της δεν ακυρώνεται. Εάν ήταν λάθος, πουλήστε το είδος ξανά.
- Τιμή ανά κατάστημα: Στο ταμείο, στην ενότητα Προϊόντα › «Ποικιλία καταστήματος», καθορίζετε την τιμή και την ποικιλία ανά κατάστημα. Χωρίς τιμή καταστήματος, ισχύει η κανονική τιμή του είδους. Το ταμείο, η απόδειξη και η ετικέτα («Τιμή καταστήματος») υπολογίζουν με την τιμή καταστήματος.
- Παραλαβή εμπορευμάτων στο ταμείο: Στο ταμείο, στην ενότητα «Αποθήκη», καρτέλα «Απόθεμα & Παραλαβή εμπορευμάτων», καταχωρείτε μια παράδοση απευθείας στην αποθήκη του καταστήματος αυτού του ταμείου.
Αλλαγή τιμών και ετικέτες
- Κάθε αλλαγή τιμής (τιμή είδους ή καταστήματος) αποθηκεύεται με ημερομηνία. Στο μενού Αποθήκη → Ετικέτες, η επιλογή «Αλλαγές τιμών (λίστα εκτύπωσης)» ανακτά όλα τα είδη των οποίων η ετικέτα εμφανίζει ακόμη την παλιά τιμή· μετά την εκτύπωση επισημαίνονται ως ολοκληρωμένα.
- «Διαγραμμένη τιμή»: Η διαγραμμένη τιμή είναι πάντα η χαμηλότερη τιμή των τελευταίων 30 ημερών πριν από την έκπτωση (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Χωρίς πραγματική έκπτωση ή με ιστορικό τιμών μικρότερο των 30 ημερών, το DivineMind δεν εκτυπώνει διαγραμμένη τιμή και αναφέρει την αιτία.
Λιανικό εμπόριο & Υποκαταστήματα: Βασική τιμή, Τιμολόγιο στο ταμείο, Μεταφορά αποθέματος, Ετικέτες
- Τιμή μονάδας (Προϊόν → καρτέλα «Τιμή μονάδας»): Καταχωρίστε καθαρή ποσότητα και μονάδα μιας μονάδας πώλησης (π.χ. 200 g). Η ετικέτα και η απόδειξη εμφανίζουν τότε την τιμή μονάδας ανά 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml ή 0,5 l μόνο όπου το επιτρέπει η εθνική νομοθεσία (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Εάν ισχύει διαφορετική τιμή σε ένα υποκατάστημα, η απόδειξη υπολογίζεται με αυτήν.
- Ετικέτες: Η επιλογή «Είδη σημερινής παράδοσης» εισάγει όλα τα είδη από τις σημερινές παραλαβές εμπορευμάτων· η επιλογή «Τιμή υποκαταστήματος» εκτυπώνει την τιμή του υποκαταστήματος. AIRIS: «Εκτύπωση ετικετών τιμών για τη σημερινή παράδοση».
- Φύλλα ετικετών: Επιλέξτε μορφή — «Μικρό (40/φύλλο)», «Τυπικό (24/φύλλο)» ή «Μεγάλο (10/φύλλο)» —, ορίστε ποσότητα ανά είδος και «Εκτύπωση (PDF)». Κάθε ετικέτα εμφανίζει όνομα, τιμή, βασική τιμή, κωδικό είδους και barcode EAN.
- Ανοιχτό τιμολόγιο στο ταμείο (Ταμείο → κουμπί «Τιμολόγιο»): Αναζήτηση τιμολογίου, επιλογή Μετρητά ή Κάρτα. Το ποσό προέρχεται από το τιμολόγιο, εκδίδεται απόδειξη ταμείου με υπογραφή, το τιμολόγιο εξοφλείται — χωρίς διπλό τζίρο. Ένα προσχέδιο εκδίδεται και κλειδώνεται.
- Ενδοδιακίνηση: Δημιουργία, έλεγχος από δεύτερο άτομο (οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να ελέγξουν οι ίδιοι τη δική τους ενδοδιακίνηση), κατόπιν εκτέλεση — μόνο τότε μεταβάλλεται το απόθεμα. Το AIRIS δημιουργεί ενδοδιακινήσεις μόνο ως προσχέδιο.
- Πώληση ταμείου χωρίς μείωση αποθέματος: Εάν το απόθεμα επρόκειτο να γίνει αρνητικό, το ταμείο ολοκληρώνει τη συναλλαγή κανονικά — η περίπτωση εμφανίζεται στο Αποθήκη → Απόθεμα, στο καμπανάκι και στην ημερήσια ενημέρωση, μέχρι να την επισημάνετε ως ολοκληρωμένη μετά τη διόρθωση. Η παραλαβή εμπορευμάτων στο ταμείο καταχωρίζεται στο επιλεγμένο υποκατάστημα.
Αγορά & Συμφωνία 3 σημείων
Άνοιγμα σελίδας
Το στοιχείο μενού «Αγορά & Συμφωνία 3 σημείων» ανοίγει τη σελίδα «3-Way-Match». Εκεί, το DivineMind συμφωνεί την παραγγελία, την παραλαβή εμπορευμάτων και το τιμολόγιο εισερχομένων — ανοχή στην τιμή ±2% ή ±50 €.
Έναρξη συμφωνίας
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές κάνουν κλικ στο «Έναρξη χειροκίνητα», εισάγουν τον αριθμό της παραγγελίας («Purchase-Order-ID») και, εάν υπάρχουν, της παραλαβής εμπορευμάτων και του τιμολογίου, και επιλέγουν «Εκτέλεση συμφωνίας». Μπορείτε επίσης να αναθέσετε τη συμφωνία στην AIRIS. Δεν ξεκινά αυτόματα όταν φτάνει μια παραλαβή εμπορευμάτων ή ένα τιμολόγιο.
Έλεγχος αποτελέσματος
Η λίστα «Εκτελέσεις συμφωνίας 3 σημείων» εμφανίζει για κάθε εκτέλεση τα ποσά από την παραγγελία, την παραλαβή εμπορευμάτων και το τιμολόγιο, την απόκλιση και την απόφαση — με δυνατότητα φιλτραρίσματος κατά «Αυτόματη έγκριση», «Απαιτείται έγκριση», «Σημειωμένο» και «Απορριφθέν». Εάν το τιμολόγιο λείπει ακόμα, η εκτέλεση είναι τουλάχιστον σε κατάσταση «Απαιτείται έγκριση».
Αποκλίσεις ανά θέση
Ένα κλικ σε μια εκτέλεση ανοίγει τις «Αποκλίσεις ανά θέση»: παραγγελθείσα και παραληφθείσα ποσότητα, τιμή σύμφωνα με την παραγγελία και σύμφωνα με την παραλαβή εμπορευμάτων και η διαφορά ανά είδος.
Δελτία αποστολής και εταιρικοί πελάτες με τιμολόγιο
Επισκόπηση
Στα Δελτία αποστολής εμφανίζεται για κάθε πελάτη η αλυσίδα από προσφορά, επιβεβαίωση παραγγελίας, τιμολόγιο και δελτίο αποστολής, το καθένα με PDF. Αναζητήστε με αριθμό δελτίου αποστολής, τιμολογίου, επιβεβαίωσης παραγγελίας ή προσφοράς ή με τον πελάτη.
Δημιουργία δελτίου αποστολής
Ένα δελτίο αποστολής δημιουργείται από την επιβεβαίωση παραγγελίας: Στη γραμμή χωρίς δελτίο αποστολής, κάντε κλικ στο «Δημιουργία δελτίου αποστολής», επιλέξτε διεύθυνση παράδοσης (ή «Χρήση διεύθυνσης τιμολόγησης»), καθορίστε τον παραλήπτη e-mail και «Δημιουργία & αποστολή». Εάν έχει ξεπεραστεί ένα πιστωτικό όριο, το DivineMind θα ρωτήσει εκ των προτέρων.
Εκροή αποθήκης
Με το δελτίο αποστολής, τα εμπορεύματα καταχωρούνται ως εκροή από την αποθήκη, οι κρατήσεις από την προσφορά και την επιβεβαίωση παραγγελίας ακυρώνονται, και οι μερικές και υπόλοιπες ποσότητες ενημερώνονται.
Εταιρικοί πελάτες με τιμολόγιο
Η πλήρης αλυσίδα: Προσφορά → Επιβεβαίωση παραγγελίας → Δελτίο αποστολής με εκροή αποθήκης → Τιμολόγιο, προαιρετικά ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο XRechnung. Οι τακτικοί πελάτες παραγγέλνουν μέσω του δικού τους συνδέσμου παραγγελίας (Κεφάλαιο Αποθήκη). Ένα ανοιχτό τιμολόγιο μπορεί επίσης να πληρωθεί από τον πελάτη στο ταμείο με μετρητά ή με κάρτα.
E-Commerce: Ροή εργασιών επιστροφών, ειδοποιήσεις εξάντλησης αποθέματος, καμπάνια αξιολογήσεων, API
Ροή εργασιών επιστροφών
Το στοιχείο μενού «Ροή εργασιών επιστροφών» δημιουργεί μια ροή εργασιών από το πρότυπο «Ροή εργασιών επιστροφών». Ξεκινά χειροκίνητα από την επαφή: Το βήμα 1 δημιουργεί την εργασία «Έλεγχος επιστροφής και επαναποθήκευση ειδών» (λήγει σε μία ημέρα), το βήμα 2 ένα e-mail που συντάσσεται από την Τεχνητή Νοημοσύνη, το οποίο επιβεβαιώνει στον πελάτη την παραλαβή και ανακοινώνει την επιστροφή χρημάτων ή την ανταλλαγή. Η ροή εργασιών είναι απενεργοποιημένη μετά τη δημιουργία — ελέγξτε τα βήματα και το κείμενο και ενεργοποιήστε την μόνοι σας. Τα ίδια τα εμπορεύματα τα καταχωρείτε στην Αποθήκη › Επιστροφές στο δελτίο αποστολής: στο απόθεμα αποκλεισμού, με σχέδιο πιστωτικού σημειώματος.
Ειδοποιήσεις εξάντλησης αποθέματος
Οι «Ειδοποιήσεις εξάντλησης αποθέματος» ανοίγουν την επισκόπηση αποθήκης. Το πλακίδιο «Χαμηλό απόθεμα» οδηγεί στη λίστα όλων των ειδών με χαμηλό απόθεμα (φίλτρο «Χαμηλό απόθεμα»). Με έναν κανόνα αναπαραγγελίας, το DivineMind δημιουργεί ένα σχέδιο παραγγελίας στον προμηθευτή για είδη κάτω από το ελάχιστο απόθεμα — εσείς το στέλνετε.
Καμπάνια αξιολογήσεων
Η «Καμπάνια αξιολογήσεων» ανοίγει το DivineMarketing. Δεν υπάρχει ξεχωριστή καμπάνια αξιολογήσεων: Ζητήστε από τους πελάτες σας μια αξιολόγηση με μια καμπάνια e-mail — αποστέλλεται μόνο σε παραλήπτες με συγκατάθεση (Κεφάλαιο DivineMarketing).
Παραγγελίες μέσω API
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές δημιουργούν ένα κλειδί στις Ρυθμίσεις › καρτέλα «Ενσωματώσεις» στην κάρτα «Κλειδιά API (API προγραμματιστή & MCP)»: εισάγετε όνομα, επιλέξτε την άδεια «orders:write», «Δημιουργία κλειδιού». Το κλειδί εμφανίζεται μόνο μία φορά — αποθηκεύστε το αμέσως με «Αντιγραφή κλειδιού». Η «Ανάκληση» το απενεργοποιεί. Οι παραγγελίες που έρχονται μέσω Διεπαφή παραγγελιών (API) (JSON, openTRANS ή EDIFACT ORDERS) δημιουργούνται από το DivineMind ως πρόταση. Το αν θα υιοθετηθούν χωρίς ερώτηση αποφασίζεται από τον διακόπτη αυτονομίας σας.
Σύνδεση με ηλεκτρονικά καταστήματα (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), αυτόματη κατάσταση παραγγελίας από την υπηρεσία δεμάτων, ετικέτα επιστροφής και αυτόματη επιστροφή χρημάτων μέσω παρόχου πληρωμών. Οι παραγγελίες έρχονται μέσω συνδέσμου παραγγελίας, API ή καταχώρισης. Στην αποστολή υπάρχει ο σύνδεσμος παρακολούθησης.
Το ίδιο βίντεο είναι επίσης διαθέσιμο απευθείας στην εφαρμογή AIRIS στην ενότητα «Οδηγίες» — έτσι το βρίσκουν και οι υπάλληλοι καταστημάτων χωρίς πρόσβαση στο Back-Office.