Weitere Module

Der erste Bildschirm nach der Anmeldung ist ein Bericht, keine Menüseite: Was seit gestern passiert ist, was jetzt eine Entscheidung von Ihnen braucht, und ein Vorschlag von AIRIS.

• Seit gestern: veröffentlichte Beiträge, neue Interessenten, von AIRIS beantwortete Kundenanfragen, versendete Mails, bezahlte Rechnungen mit Summe, erledigte Aufgaben.
• Wartet auf Sie: höchstens drei Punkte, jeder anklickbar und direkt am richtigen Ort — offene Freigaben mit Betrag, ablaufende Nachweise, überfällige Mängel, eskalierte Gespräche.
• Bei neuen Konten zusätzlich: Willkommenskarte mit dem jeweils nächsten sinnvollen Schritt und eine Einrichtungs-Checkliste mit Fortschritt in Prozent.
• Branchen-Schnellerfolge: bis zu drei Startaufgaben passend zu Ihrer Branche, jede führt direkt zur Funktion.

Die Prüfer-Ansicht für jeden Anruf, den AIRIS geführt hat: Zeitpunkt, Anrufer, Zusammenfassung, vollständiger Gesprächsverlauf — und jede einzelne Aktion der KI mit Argumenten, Ergebnis und Risikoklasse. Für Ihre Kontrolle und als Nachweis gegenüber Prüfern.

• Liste aller Anrufe mit Kennzahlen: wie viele haben eine Lücke, wie vielen fehlt das Transkript oder die Zusammenfassung, bei wie vielen war der Anrufer unbekannt.
• Ein Klick öffnet die Akte zum Anruf — Zusammenfassung, Gesprächsverlauf und die Aktionen der KI in der Reihenfolge des Gesprächs.
• Jede Aktion trägt eine Risikoklasse: Auskunft (nur gelesen), Anlegen (es entsteht ein Datensatz) oder Nach außen (etwas wurde an den Kunden gesendet und ist nicht zurückholbar).
• Lücken werden ausgewiesen statt versteckt. Eine Prüfer-Ansicht, die fehlende Aufzeichnungen verschweigt, wäre wertlos.
• Der Hinweis zur KI-Offenlegung nach EU AI Act Artikel 50 steht in jeder Akte.

Arbeiten Sie mit Kunden und Lieferanten, die ebenfalls DivineMind nutzen, direkt zusammen: bestellen und Belege sehen, ohne Umweg über PDF-Mails. Wichtig: Das System verrät nie, ob eine fremde Firma DivineMind nutzt — eine Verbindung entsteht ausschließlich, wenn beide Seiten zustimmen.

• Verbindung anfragen: Öffnen Sie den Kontakt oder Lieferanten und klicken Sie auf „Direktverbindung“. Der Knopf sieht immer gleich aus — nutzt die Firma DivineMind, bekommt sie Ihre Anfrage; nutzt sie es noch nicht, wird daraus eine Einladung.
• Die andere Seite bestätigt unter „Partner-Netzwerk“ → Anfragen an Sie. Erst danach sehen Sie einander; eine Ablehnung bleibt ohne Rückmeldung.
• Bestellen: Bei einer aktiven Verbindung öffnen Sie das Sortiment des Partners, tragen Mengen ein und senden die Bestellung. Es gelten die Preise, die der Partner für Sie hinterlegt hat.
• Beim Lieferanten entsteht sofort ein angenommener Auftrag mit Auftragsbestätigung, bei Ihnen die passende Bestellung — beide sind miteinander verknüpft.
• Rechts daneben sehen Sie laufend die Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, die der Partner zu Ihren Bestellungen erstellt hat.
• Trennen jederzeit möglich: Die Verbindung wird beendet, bestehende Belege bleiben unverändert erhalten.

Für Unternehmen mit mehreren eigenständigen Firmen: eine gemeinsame Zahlensicht und Warenumlagerungen zwischen den Firmen, ohne die Mandantentrennung aufzugeben.

• Verbund anlegen — die gerade aktive Firma wird die Zentrale; weitere Firmen mit Rolle hinzufügen (Standort, Zentrallager, Holding).
• Konzern-Übersicht: Monatsumsatz, offene Forderungen, Lagerbestand und Teamgröße als Summe und je Firma.
• Umlagerung anlegen: Empfängerfirma, Produkt und Menge wählen — derzeit eine Produktposition je Umlagerung.
• Die Empfängerfirma bucht den Empfang; erst dadurch verändert sich der Lagerbestand.
• Danach optional verrechnen: erzeugt einen Rechnungsentwurf, den Sie im Rechnungsmodul prüfen und versenden.

Das Cockpit über alle Firmenfahrzeuge, mit drei Reitern: Übersicht, Halterhaftung und Vermietung.

• Übersicht mit Ampel je Fahrzeug: Hauptuntersuchung überfällig rot, fällig in acht Wochen gelb; dazu Kilometerstand, wer unterwegs ist und die Kosten der letzten zwölf Monate.
• Belege zuordnen läuft zweistufig: erst ein Trockenlauf, der eindeutige Kennzeichen-Treffer und Zweifelsfälle zeigt, dann die Übernahme auf Knopfdruck.
• Halterhaftung: Führerscheinkontrolle, Unterweisung und UVV-Prüfung je Fahrer und Fahrzeug dokumentieren, mit Datum, Ergebnis und nächster Fälligkeit.
• Fahrer, die nie fahren, können mit Begründung von der Kontrolle ausgenommen werden; der Nachweis lässt sich als CSV-Datei herunterladen.
• Vermietung: Tarife anlegen (Tagessatz, Freikilometer, Preis je Mehrkilometer, Kaution), je Fahrzeug zuordnen und online reservierbar schalten; den öffentlichen Mietlink kopieren Sie hier.

Jede Übergabe eines Pool-Fahrzeugs an Kunden oder Mitarbeiter als eigener Vorgang — vom Ersatzwagen über die Probefahrt bis zum bezahlten Mietwagen.

• Vorgangsart wählen (sechs Arten) — der Kostenträger wird passend vorbelegt, etwa Garantiefall zulasten des Herstellers oder Werkstatt-Ersatzwagen kostenlos.
• Zeitraum eingeben; angeboten werden nur Fahrzeuge, die in diesem Zeitraum tatsächlich frei sind.
• Zustand bei Übergabe festhalten: Kilometerstand und Tankstand; bei bezahlten Vorgängen zusätzlich Tagespauschale, Inklusivkilometer und Preis je Mehrkilometer.
• Mietvertrag als PDF öffnen und unterschreiben lassen.
• Bei der Rückgabe Kilometer, Tankstand und Schäden erfassen — die Endsumme rechnet das System aus Tagen und Mehrkilometern.

Öffentliche Ausschreibungen und private Bedarfssignale, gefiltert auf das, was zu Ihnen passt — plus eine Akte für Ihre laufenden Bewerbungen.

• Filtern nach Land, Art, Auftragsgröße, Quelle und Branche; Schnellfilter für Heimatmarkt, Empfehlungen und Gemerktes.
• Die Tabelle sortiert nach Passung oder Frist; Fristen unter sieben Tagen werden hervorgehoben.
• Zeile aufklappen: AIRIS erklärt, warum diese Ausschreibung jetzt relevant ist, und schreibt auf Wunsch einen Bewerbungsentwurf.
• In Akte übernehmen: Der Vorgang wandert in Ihre Bewerbungsliste mit Status, Frist und Wert.
• In der Akte: Status pflegen, einen Cloud-Ordner anlegen, Unterlagen hochladen und Belege wie Referenzen oder Videos anhängen.

Das Werkzeug für das Erstgespräch beim Interessenten: Fragebogen im Gespräch ausfüllen, daraus erzeugt AIRIS einen Bericht mit konkreten Einsparhebeln.

• Analyse anlegen und Stammdaten erfassen: Firma, Ansprechpartner, Branche, Mitarbeiterzahl.
• Fragenkatalog in sechs Blöcken — Betrieb, Erreichbarkeit, Vertrieb, Verwaltung, Menschen und Prozesse, Ziele; ein Zähler zeigt, wie viele Fragen beantwortet sind.
• Bericht erzeugen: Zusammenfassung, wie heute gearbeitet wird, eine Hebel-Tabelle mit vorsichtig geschätzter Ersparnis je Thema, empfohlener Startpunkt und nächste Schritte.
• Als PDF speichern und dem Interessenten mitgeben — der Bericht ist auf A4 mit Briefkopf ausgelegt.

Nachschlagewerk für Firmendaten aus Österreich und Deutschland — zum Prüfen von Angaben vor dem Erstkontakt oder vor einem Auftrag.

• Land wählen, Firmennamen eingeben, Trefferliste durchsehen: Name, Status, Firmenbuchnummer, Ort, Rechtsform und zuständiges Gericht.
• Für Deutschland zusätzlich nach Registerart filtern und direkt zu Bundesanzeiger und Unternehmensregister springen.
• Für Österreich stehen Detailfilter bereit: Suchbereich, Rechtsform, Gericht, Ort und exakte Suche.

Stand heute endet der Ablauf bei der Trefferliste: Die Detailansicht einzelner Firmen und der Dokumentenabruf sind noch nicht gebaut, und Treffer lassen sich noch nicht direkt als Kontakt übernehmen.

Das Kanzlei-Modul ist für Rechtsanwaltskanzleien gebaut: Akten mit Aktenzeichen, Kollisionsprüfung, Fristen und Wiedervorlagen, Zeit auf die Akte und daraus die Honorarnote. Im Menü der Anwaltskanzlei stehen dafür „Akten“ und „Fristen“; Steuerberatungen und andere Firmen öffnen das Modul direkt unter Akten. Ihre Mandanten sind Kontakte bzw. Firmen im CRM.

• Übersicht unter Akten: Offene Akten, Fristen überfällig, Fällig in 7 Tagen und der unabgerechnete Betrag; Akten suchen nach Aktenzeichen, Betreff, Mandant oder Gegner und filtern nach Offen, Ruht oder Abgelegt.
• „Dokument hochladen“ in der Akte legt die Datei zur Akte und zugleich in die CRM-Akte des Mandanten; Dokumente lassen sich umbenennen; „Löschen“ entfernt sie auch aus der CRM-Akte.
• Nur Zeiten an einer Kanzlei-Akte werden zur Honorarnote. Zeiten aus der Zeiterfassung oder aus DivineTasks führen nicht automatisch zu einer Rechnung.

Jede Firma schickt ihrer Steuerberatung die Buchhaltung als Datei — ohne dass die Kanzlei ein Konto braucht. Eine Schnittstelle zu DATEV, RZL oder BMD gibt es nicht; die Kanzlei importiert die Dateien selbst.

Für Praxen ist DivineMind die Büro- und Verwaltungssoftware neben dem Praxisverwaltungssystem (PVS) — nicht das PVS selbst. Es gelten die allgemeinen Module, die in diesem Handbuch beschrieben sind.

• Patienten als Kontakte im CRM mit Mails, Dokumenten und Rechnungen — ohne medizinische Akte.
• Buchungsseite, auf der Patienten ohne Konto selbst einen Termin wählen; im Kalender laden Sie Termin-Gäste ein.
• Rechnungen und Angebote, z. B. für Selbstzahler-Leistungen, Mahnstufen (automatisch nur, wenn Sie es einschalten), Eingangsrechnungen per KI und der Export an die Steuerberatung.
• DivineMail mit KI-Antwortentwürfen, Aufgaben, Cloud, Zeiterfassung, Dienstplan und Urlaub, DivineMeet und Workflows wie in jeder Firma.
• Daten liegen in der EU (Datenbank in Frankfurt, Dateien in Berlin), jede Firma ist von den anderen getrennt, Uploads mit Personendaten liegen privat.

Dienstleister ohne eigenes Branchenmodul arbeiten mit den allgemeinen Modulen: Kundenakte, DivineMail, Kalender mit Buchungsseite, Angebot bis Rechnung, Aufgaben, Cloud, Zeiterfassung, Workflows und AIRIS. Hier stehen die Abläufe, die für Dienstleister besonders wichtig sind.

Es gibt keine mitgelieferten Mustervorlagen — Sie verwenden Ihre eigenen Dokumente. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, bleibt das Angebot ein Entwurf.

• Stempeln mit Standortregel: Im Benutzermenü oben rechts „Einstempeln“ bzw. „Ausstempeln“. Unter Zeiterfassung → „Stempeluhr“ kann die Leitung „Einstempeln nur am Standort“ einschalten (Radius in Metern, Vorgabe 50); außerhalb des Radius oder ohne Standortfreigabe im Browser wird das Einstempeln abgelehnt. Für Hallen empfiehlt sich ein größerer Radius.
• Team-Postfach: In DivineMail unter Einstellungen → „Konten“ beim Postfach „Zugriff teilen“, Person wählen, „darf nur lesen“ oder „darf schreiben“ einstellen und „Freigeben“. Nur der Eigentümer des Postfachs gibt Zugriff oder entzieht ihn.
• Private Ablage in DivineCloud: Neue Dateien liegen privat und werden nur über zeitlich begrenzte Links angezeigt. Nach außen teilen Sie bewusst einen Ordner über „Teilen“ → „Öffentlicher Link“ — mit Passwort, Ablaufdatum oder maximaler Zahl an Aufrufen; „Widerrufen“ beendet den Link.
• Mitschrift in DivineMeet nur mit Zustimmung: Der Gastgeber startet „Mitschrift starten“, jeder Teilnehmer wählt „Einverstanden“ oder „Mich nicht mitschreiben“. Es wird nur Text mitgeschrieben, kein Ton; ist das Meeting einem Kunden zugeordnet, landet die Mitschrift in seiner Kundenakte.
• DivineNote: Seiten und Unterseiten für Protokolle, Briefings und Wissen — „Neue Seite“, Vorlagen, Favoriten; mit „Teilen“ laden Sie Teammitglieder zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten ein, Export als PDF oder Markdown.