Marketing, Cloud, Support

In jeder Baustelle (Baustellen → Baustelle öffnen) gibt es die Reiter „Geräte“ und „Fahrzeuge“. Den Gerätestamm mit allen Prüfterminen finden Sie unter Geräte.

• Fahrzeuge: Firmenwagen aus dem Fuhrpark mit Fahrer und Zeitraum der Baustelle zuweisen. Ein Wagen kann im selben Zeitraum nur einmal vergeben sein. Bei der Rückgabe km-Stand und Schaden eintragen. Der Fuhrpark zeigt, auf welcher Baustelle der Wagen steht.
• Geräte: Bagger, Rüttelplatte, Kran usw. einmal im Gerätestamm anlegen, optional mit Fuhrpark-Fahrzeug oder Inventar-Eintrag verknüpft. Auf der Baustelle mit einem Klick entnehmen: Es wird festgehalten, wer das Gerät geholt hat und wann. Steht es noch auf einer anderen Baustelle, wird es umgesetzt, und dort wird die Rückgabe automatisch eingetragen.
• Prüftermine: Prüfart und Intervall mit Fundstelle für das Land Ihrer Firma (z. B. AT AM-VO § 8, DE DGUV Vorschrift 52, UK LOLER, US 29 CFR 1926.1412). Das Intervall ist ein Vorschlag, maßgeblich sind Gefährdungsbeurteilung und Herstellerangaben. 30 Tage vorher und am Fälligkeitstag kommt eine Erinnerung. Ist eine Prüfung überfällig, warnt die Entnahme. Ein gesperrtes oder defekt zurückgegebenes Gerät kann erst nach einer Prüfung „in Ordnung“ wieder entnommen werden.
• Bestellungen: In der AIRIS-App wählen Mitarbeiter bei der Bestellanfrage die Baustelle. Sobald Sie unter Bestellanfragen freigeben oder bestellen, stehen die Positionen im Reiter „Material“ der Baustelle (Status „geplant“, mit Preis aus dem Großhandel, wenn bekannt). Die Baustelle können Sie dort auch nachträglich setzen.
• Einstempeln vor Ort: Beim Speichern der Adresse ermittelt DivineMind die Koordinaten der Baustelle (oder Sie übernehmen Ihre aktuelle Position). Mit „Einstempeln auf diese Baustelle nur vor Ort“ geht das Einstempeln nur im eingestellten Radius, und zwar in der App, an der Web-Stempeluhr und über AIRIS. Wer heute mehreren Baustellen zugeteilt ist, wird der Baustelle zugeordnet, auf der er gerade steht.

In jeder Baustelle finden Sie die Reiter „Abnahmen“ und „Bautagebuch“. Die Nachweise der Subunternehmer verwalten Sie unter Baustellen → Subunternehmer.

• Abnahmeprotokoll: „Abnahmeprotokoll erstellen“ übernimmt die offenen Mängel der Baustelle, neue Mängel tragen Sie direkt ein. Auftragnehmer und Auftraggeber unterschreiben am Tablet oder Telefon. Unterschreibt der Auftraggeber nicht, ist ein Grund Pflicht. Das Protokoll entsteht als PDF im Layout Ihrer Firma, privat gespeichert und nicht löschbar.
• Gewährleistung: Mit der Abnahme beginnt die Frist. Die Vorgabe richtet sich nach dem Land der Baustelle: Österreich ABGB § 933 (3 Jahre Bauwerk) oder ÖNORM B 2110, Deutschland BGB § 634a (5 Jahre Bauwerk) oder VOB/B § 13 (4 Jahre). Eine im Vertrag vereinbarte Frist tragen Sie in Monaten ein. 90 Tage vor dem Ende erinnert DivineMind an die Mängelbegehung. Wird die Abnahme verweigert, beginnt keine Frist.
• Bautagebuch: Die Bauleitung kann jeden Tag ergänzen und dann „Freigeben & sperren“. Danach ändert niemand mehr den Text, auch der nächtliche Lauf nicht. Jede Änderung steht im Verlauf (wer, wann, warum). Die Sperre heben nur Inhaber oder Admin mit Grund auf.
• Gegenzeichnung: Für einen freigegebenen Tag erzeugen Sie einen Link für den Auftraggeber (14 Tage gültig, optional per E-Mail). Er prüft den Eintrag und unterschreibt, oder er schreibt einen Einwand. Sie sehen Name, Zeit und Unterschrift im Bautagebuch und bekommen eine Benachrichtigung.
• Nachweise der Subunternehmer: A1, Versicherung, Gewerbeschein usw. mit Ablaufdatum hinterlegen. 30 Tage vorher und am Ablauftag kommt eine Erinnerung. Österreich: HFU-Liste (§ 67a ASVG) über die öffentliche Abfrage der Sozialversicherung prüfen und das Ergebnis mit Beleg eintragen. Ist der Subunternehmer nicht gelistet, zeigt DivineMind vor der Zahlung die 20 % für die ÖGK und 5 % für das Finanzamt. Deutschland: Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) mit Gültigkeit erfassen. Fehlt sie, erinnert der Hinweis an 15 % Bauabzugsteuer.

• Aufträge: Im Reiter „Soll-Ist“ einer Baustelle wählen Sie unter „Aufträge dieser Baustelle“ das Angebot oder den Auftrag und tippen auf „Verknüpfen“. Angebote an den Auftraggeber der Baustelle stehen oben (★). Nachträge kommen mit ihrem Hauptauftrag mit.
• Davon hängt ab: das Soll im Soll-Ist, die Rücklässe der Baustelle und die Auftragswahl im Regiebericht. Über „Aufmaß & Abrechnung“ öffnen Sie direkt Aufmaß, Abschlagsrechnung und Nachträge des Auftrags.
• Lösen geht nur, solange es zum Auftrag noch keine Rechnung gibt — sonst stimmen Soll-Ist und Rücklass nicht mehr.
• Stunden nachtragen: Im Reiter „Stunden“ trägt die Bauleitung vergessene Stunden für jemanden aus der Crew nach — Datum, von–bis und ein Grund sind Pflicht. Der Eintrag ist als manuell gekennzeichnet und zählt danach im Soll-Ist, im Bautagebuch und im Regie-Vorschlag.

Regieberichte finden Sie in jeder Baustelle im Reiter „Regie“. Das Aufmaß öffnen Sie über Bauangebote → Angebot → Aufmaß.

• Regiebericht: „Neuer Regiebericht“ übernimmt die Stunden des Tages aus der Zeiterfassung der Baustelle (Pausen abgezogen). Offene, über 16 Stunden lange oder schon abgerechnete Stempelungen werden nicht übernommen und angezeigt. Personen, Tätigkeit, Material und Regiesatz können Sie ergänzen.
• Bestätigung: Der Auftraggeber unterschreibt am Tablet oder Telefon. Danach ist der Bericht gesperrt und liegt als PDF privat ab. Ohne Unterschrift geht es nur mit Grund.
• Abrechnen: „Rechnung erzeugen“ macht aus Stunden × Regiesatz und Material einen Rechnungsentwurf. Wählen Sie einen Auftrag, gelten dessen Konditionen: Reverse Charge bei Bauleistungen, Deckungsrücklass und Skonto. Jede Stempelung wird nur einmal abgerechnet.
• Aufmaß: Im Rechenansatz schreiben Sie eine Zeile je Ansatz, z. B. „Wand Achse A: 12,50 × 2,80“ und „Abzug Fenster: 2 × 1,01 × 2,135“. DivineMind rechnet jede Zeile und die Summe, die Menge wird übernommen. Zu jedem Aufmaß können Sie Bauteil/Ort und Fotos speichern.
• Aufmaßblatt: „Aufmaßblatt (PDF)“ druckt alle Aufmaße mit Rechenansatz, Abzügen und Summen je Position im Layout Ihrer Firma — als Beilage zur Abschlags- oder Schlussrechnung.
• In der AIRIS-App: Leitung und Polier öffnen die Baustelle und tippen auf „Regie“. „Regie für heute erfassen“ übernimmt die Stunden aus der Zeiterfassung; Auftrag, Beschreibung und Material ergänzen, der Auftraggeber unterschreibt am Telefon. Danach ist der Bericht gesperrt, das PDF liegt privat ab, die Rechnung erstellt das Büro.

• Melden in der AIRIS-App: Auf der Baustelle mit + ein Ereignis wählen, kurz beschreiben oder „Diktieren“ tippen — der gesprochene Text erscheint im Feld und lässt sich vor dem Senden korrigieren. Bei „Problem“ ist ein Foto Pflicht; das Foto liegt privat ab.
• Ausstempeln mit Tagesbericht: Wer auf eine Baustelle gestempelt ist, bekommt beim Ausstempeln das Blatt „Tagesbericht“. Text schreiben oder diktieren, eigene Stunden eintragen (optional) — der Bericht geht ins Bautagebuch, die Stunden der Stempeluhr ergänzt DivineMind selbst. „Ohne Bericht ausstempeln“ bleibt möglich.
• 3D-Exporte: Das BIM-Modell (.ifc) kommt nur vom Server, mit echten Öffnungen und Eigenschaften — dafür muss der Plan zuerst analysiert und gespeichert sein. Die „3D-Vorschau (.glb)“ ist die Ansicht aus dem Browser für Viewer, nicht maßgenau und kein BIM-Modell.

• Plan & Pins: In der Baustelle den Reiter „Plan & Pins“ öffnen und den Plan als PDF oder Bild hochladen (jede PDF-Seite wird ein Blatt). Auf den Plan tippen setzt einen Pin genau an diese Stelle — als Mangel (mit Frist, Zuständigem, Fotos; erscheint auch in der Mängelliste), Foto, Aufgabe (landet in DivineTask) oder Notiz.
• Filter: nach Art, Status (offen, überfällig, erledigt), Gewerk und Zuständigem. „Erledigt“ am Pin schließt auch den Mangel bzw. die Aufgabe. „Verschieben“ setzt einen Pin an eine neue Stelle.
• Neue Planversion: „Neue Planversion“ lädt den geänderten Plan hoch. Alle Pins (oder nur die offenen) werden an dieselbe Stelle übertragen; die alte Version bleibt mit ihren Pins als Verlauf erhalten.
• In der AIRIS-App: Baustelle öffnen, auf das Plan-Symbol tippen, Plan antippen — Mangel, Foto oder Notiz mit der Kamera setzen, Pins als erledigt markieren oder ein Foto nachreichen.
• Behinderung: Verschiebt ein verspäteter Vorgang den Bauzeitplan, entsteht im Reiter „Behinderung“ automatisch ein Entwurf — Behinderungsanzeige, wenn Folgearbeiten nicht beginnen können, sonst eine Mitteilung der Terminverschiebung. Grundlage und Frist richten sich nach dem Land Ihrer Firma (z. B. ÖNORM B 2110 Abschnitt 7, VOB/B § 6 Abs. 1, JCT/NEC4, AIA A201, CCDC 2) und stehen mit Quelle und Stand dabei; vertragliche Regeln gehen vor.
• Text prüfen und anpassen, bei einer Behinderungsanzeige bestätigen, dass die Ursache nicht im eigenen Bereich liegt, dann „PDF ansehen“ und „An den Auftraggeber senden“ (Leitung). Vor Fristende erinnert DivineMind Inhaber, Admins und Manager.

• Bauherren-Portal: Baustelle → Reiter „Bauherren-Portal“ → Name und E-Mail eintragen, „Link erstellen“. Der Bauherr öffnet den Link ohne Anmeldung und sieht Baufortschritt, Termine und Meilensteine, offene Mängel, das 3D-Modell und nur die Fotos, die Sie freigeben. Interne Kosten, Soll-Ist und Stundensätze sieht er nie. Je Link lässt sich abschalten, was sichtbar ist; „Sperren“ beendet den Zugang sofort. In der AIRIS-App: „Bauherren-Link teilen“ auf der Baustelle.
• Nachträge digital beauftragen: Im selben Reiter einen offenen Nachtrag „Dem Bauherrn vorlegen“ — der Stand wird mit Prüfsumme eingefroren. Der Bauherr unterschreibt am Handy oder Tablet; die Annahme läuft über den normalen Angebots-Weg mit Auftragsbestätigung. Danach steht der Nachtrag im Soll-Ist als beauftragt, und Inhaber, Admins und Manager bekommen eine Nachricht. Ablehnen geht mit Begründung.
• Meldepflichten: Reiter „Meldepflichten“ prüft vor Baubeginn, ob eine Baustellenmeldung an die BUAK (Österreich, über 5 Arbeitstage, 1 Woche vorher) oder eine Vorankündigung (Österreich BauKG, Deutschland Baustellenverordnung, Vereinigtes Königreich F10, Ontario Notice of Project) nötig ist — mit Fundstelle und Stand. Die Werte kommen aus Baustelle, Bauzeitplan und Crew und lassen sich überschreiben.
• Formular ausfüllen lassen: Das Formular ist vorausgefüllt (Firma, Bauherr, Lage, Beginn, Dauer, Beschäftigte, beauftragte Firmen). „PDF zum Aushang“ bzw. „PDF Ausfüllhilfe“ erzeugt das Blatt im Firmenlayout, „Felder als CSV“ liefert die Werte in der Reihenfolge des Meldeportals. Nach der Abgabe „Als gemeldet eintragen“ mit Aktenzeichen und Bestätigung. Ohne Eintrag erinnert DivineMind 7 Tage vor der Frist und am Fristtag. Die direkte Übermittlung an die BUAK braucht einen Zugang der BUAK; bis dahin ist das hier eine Ausfüllhilfe ohne Gewähr.

• Unter Baustelle → Plantafel stehen Ihre aktiven und geplanten Baustellen als Zeilen, die Woche oder der Monat als Spalten. Rechts liegen Kolonnen, Personen, Geräte und Fahrzeuge. Ziehen Sie eine Karte auf eine Baustelle und einen Tag — vorgeschlagen wird bis Freitag derselben Woche. Einen Balken auf eine andere Baustelle oder einen anderen Tag ziehen verschiebt ihn. Ohne Maus: Karte oder Balken antippen und Baustelle, von und bis wählen.
• Kolonnen: „Neue Kolonne“ fasst einen festen Trupp zusammen (Name, Farbe, Leiter, Mitglieder). Eine Kolonne auf die Tafel ziehen teilt jedes Mitglied der Baustelle zu — derselbe Weg wie der Reiter „Crew“ der Baustelle, inklusive Stempeln vor Ort. Wer schon dort eingeteilt ist, wird nicht doppelt angelegt. Die eingeteilten Personen bekommen eine Nachricht in der App.
• Konflikte sehen Sie vor dem Speichern: Abwesenheit (genehmigt rot, beantragt gelb), Person zugleich auf einer anderen Baustelle, Gerät oder Fahrzeug doppelt belegt, Geräteprüfung oder Hauptuntersuchung vor dem Einsatz überfällig oder im Zeitraum fällig, Einsatz außerhalb der Bauzeit und fehlende Qualifikation. Rote Konflikte speichern Sie nur mit „Trotzdem einplanen“. Nicht zulässig sind ein gesperrtes Gerät, ein später fest verplantes Gerät, ein doppelt vergebenes Fahrzeug und ein Fahrer ohne gültige Qualifikation.
• Geräte: Steht ein Gerät schon auf einer anderen Baustelle, wird es beim Bestätigen dort zum Vortag abgezogen bzw. heute umgesetzt (Rückgabe dort, Entnahme hier). Für später geplante Geräte steht im Reiter „Geräte“ der Baustelle „Geplant (Plantafel)“ — „Entnehmen“ setzt es auf die Baustelle und prüft Sperre und Prüftermin wie bei jeder Entnahme. Im Gerätestamm (Geräte & Prüftermine) tragen Sie unter „Erforderliche Qualifikation“ z. B. „Kranschein“ ein; die Plantafel meldet dann, wenn niemand in der Crew der Baustelle ein gültiges Zertifikat dieses Namens hat.
• Fahrzeuge: Die Zuweisung erscheint auch im Reiter „Fahrzeuge“ der Baustelle und im Fuhrpark. Ein Fahrzeug, das schon vergeben ist, beenden Sie zuerst dort (Rückgabe mit km und Schaden). Die Sicht „Ressourcen“ zeigt dieselben Daten je Kolonne, Person, Gerät und Fahrzeug. Verplanen dürfen Inhaber, Admins und Manager; alle anderen sehen die Tafel. Die Kundendienst-Plantafel (Monteure × Stunden) erreichen Sie über den Knopf „Kundendienst-Tafel“ — beide prüfen Abwesenheit und Qualifikation mit derselben Logik.

• Ohne Netz arbeiten: Im Keller oder Rohbau speichert die AIRIS-App Meldungen (mit Foto), Mängel, Ein- und Ausstempeln mit Tagesbericht und Regie-Entwürfe auf dem Telefon. Oben steht „n warten auf Netz“; sobald wieder Netz da ist, sendet die App alles von selbst in der richtigen Reihenfolge nach — mit dem Zeitpunkt, zu dem es erfasst wurde.
• Stempeln ohne Netz: Zeit und Standort werden im Moment des Antippens festgehalten. Beim Nachsenden prüft DivineMind die Standort-Regel der Firma genauso wie online; außerhalb des Stempelorts, ohne Standort oder bei Überschneidung mit schon erfasster Zeit wird nichts still gebucht — der Eintrag erscheint als „nicht angenommen“ mit Grund und lässt sich erneut senden oder verwerfen. Nachgesendete Stempel sind in der Zeiterfassung als offline erfasst gekennzeichnet; älter als 7 Tage trägt das Büro nach.
• Doppelschutz: Jeder Eintrag trägt einen eigenen Schlüssel. Geht die Antwort im Funkloch verloren und die App sendet erneut, legt der Server nichts doppelt an. Wurde ein Tagesbericht nach der Offline-Erfassung schon anders geändert, wird er nicht überschrieben, sondern als Hinweis gezeigt. Regie-Entwürfe ohne Netz bekommen ihre Stunden beim Senden aus der Zeiterfassung; unterschreiben lassen geht, sobald der Entwurf gesendet ist.

• Baustelle → Reiter „Sprachnachricht“ (im Web) oder in der AIRIS-App auf der Baustelle „Sprachnachricht“: „Sprechen“ tippen und erzählen wie dem Bauleiter am Telefon — Fortschritt, Wetter, Mängel, Mehrmengen, Material. Fotos dazu, der Text lässt sich vor dem Auswerten korrigieren.
• „Auswerten“: AIRIS macht daraus je Aktion eine Karte — Bautagebuch-Eintrag, Mangel (mit dem passenden Foto), Nachtrag bzw. Mehrkostenforderung gegen das Leistungsverzeichnis (Position, Menge, Einheit, Einheitspreis aus dem LV) und Bestellanfrage mit Baustelle. Es wird noch nichts angelegt.
• Jede Karte einzeln prüfen, bei Bedarf ändern und „Bestätigen“ (beim Nachtrag „Entwurf anlegen“) oder „Verwerfen“. Mängel und Nachträge bestätigen die Leitung und der Polier der Baustelle; der Nachtrag entsteht als Entwurf, Preis und Versand an den Auftraggeber macht das Büro. Die Bestellanfrage geht zur Freigabe an den Chef.
• Die Karte nennt den Anmelde-Hinweis für Nachträge im Land der Baustelle mit Fundstelle und Stand (z. B. ÖNORM B 2110, VOB/B, NEC4, AIA A201) — das ist keine Rechtsberatung, der Vertrag geht vor.

DivineStudio erstellt fertige Werbe- und Produktvideos aus einer einzigen Text-Beschreibung — wählen Sie Plattform und Format, den Rest übernimmt die KI. Das folgende Video wurde komplett von DivineStudio aus einem einzigen Prompt erzeugt:

Sie geben einen Ort und einen Umkreis ein und kreuzen die Branchen an — das System sucht die Betriebe in diesem Gebiet und legt sie in einer Trefferliste ab. Das Suchen selbst kostet nichts. Erst für die Betriebe, die Sie auswählen, wird die Anreicherung gestartet: Website auslesen, Ansprechpartner und Kurzprofil ermitteln, Passung bewerten. Zum Schluss übernehmen Sie die passenden mit einem Klick als Leads ins CRM — bereits im CRM vorhandene Firmen werden erkannt und übersprungen.

• Schritt 1 — Suchen: Ort eingeben, aus der Vorschlagsliste wählen, Umkreis von 0,1 bis 200 km festlegen, Branchen ankreuzen (22 zur Auswahl, von SHK über Gastro bis Rechtsanwalt).
• Schritt 2 — Prüfen: Die Trefferliste zeigt Name, Branche, Adresse, Telefon und Website. Firmen, die schon im CRM sind, werden gekennzeichnet.
• Schritt 3 — Anreichern: Nur die Ausgewählten (höchstens 200 pro Durchgang), weil jede angereicherte Firma Geld kostet. Danach sehen Sie Passung und Gesprächsaufhänger.
• Schritt 4 — Übernehmen: Ausgewählte werden als Leads im CRM angelegt, mit Adresse, Kontaktdaten und Ansprechpartnern.
• Frühere Suchläufe bleiben erhalten und lassen sich jederzeit wieder öffnen.

Datenquelle sind OpenStreetMap-Daten (ODbL). Vor jeder Kaltansprache prüft das System die Regeln des jeweiligen Landes und weist aus, wenn Anruf oder E-Mail dort nicht zulässig sind.

• Marketing-Kampagne: in DivineMarketing planen, Inhalte freigeben und über den Kalender veröffentlichen — auf Basis Ihrer CRM-Daten und Marken-Stimme.
• Support-Ticket: Anfragen landen im Service & SHK, werden zugewiesen, bearbeitet und mit Lösungsstatus geschlossen.
• Datei teilen: in DivineCloud ablegen und gezielt mit Lese- oder Bearbeitungsrechten freigeben.
• Vorlage bauen: im Vorlagen-Builder eine Beleg-Vorlage gestalten — oder im Template-Studio ein Blanko-Formular (z. B. einen Versicherungsantrag) hochladen, die Felder den CRM-Daten zuordnen und künftig vorausgefüllt versenden.
• Formular ausfüllen: in der DivineCloud bei einem PDF „Ausfüllen & unterschreiben …“ wählen — Felder werden erkannt, Sie tippen die Werte ein, unterschreiben selbst (einfache Unterschrift als Bild) und speichern das Ergebnis als neue Datei; das Original bleibt unverändert. Am Handy nur Hinweis „Bitte am Desktop bearbeiten“.
• How-to aufnehmen: mit dem Screen-Recorder kurze Bildschirm-Anleitungen fürs Team erstellen.