Ein vollwertiger E-Mail-Client mit AIRIS-Assistent, Vorlagen, Kampagnen, CRM-Anbindung und automatischer Rechnungs-Erkennung.
Posteingang & Ansichten
Posteingang
Alle verbundenen Postfächer an einem Ort — mit Markieren, Zurückstellen, Archiv und Papierkorb.
KI-Aktionen
AIRIS sortiert, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht, und schlägt konkrete nächste Schritte vor.
KI-Suche
Mailbox-weite Suche — oder stellen Sie AIRIS eine Frage in natürlicher Sprache.
Marketing
Kampagnen, Sequenzen, Vorlagen und Kontakte direkt aus dem Posteingang.
Schreiben & Antworten
Neue E-Mail
Empfänger, Betreff und Text schreiben — inklusive Cc/Bcc, Formatierung und Anhängen.
Mit AIRIS schreiben
Aus Stichworten formuliert AIRIS eine vollständige, professionelle E-Mail in Ihrem Ton.
Vorlagen einfügen
Wiederverwendbare Vorlagen mit Platzhaltern einsetzen, die pro Empfänger ersetzt werden.
KI-Funktionen
- Zusammenfassung: AIRIS fasst lange Nachrichten und ganze Verläufe in wenigen Sätzen zusammen.
- Automatische Kategorien: eingehende Mails werden erkannt und einsortiert (Anfrage, Angebot, Rechnung, Support …).
- Antwort-Entwürfe & Schnellantworten: passende Antworten auf Knopfdruck, die Sie nur noch prüfen.
- Übersetzen: jede E-Mail in Ihre Sprache übersetzen — Original bleibt erhalten.
Neu im neuen DivineMail-Design
- Passende Antworten von AIRIS: unter jeder Mail auf Knopfdruck drei Antwortvorschläge — ein Klick öffnet die Antwort mit dem Text.
- AIRIS fragen: in der AIRIS-Karte unter „Fragen“ Fragen zu genau dieser Mail stellen, z. B. „Bis wann soll geliefert werden?“
- Anhang-Vorschau: PDFs, Bilder und Textdateien öffnen sich direkt in DivineMail, Herunterladen bleibt ein eigener Knopf.
- Übersetzen in 26 Sprachen und „Briefing anhören“: AIRIS liest vor, was im Postfach wartet.
- Verfassen: Vorlage einfügen, Betreffvorschläge von AIRIS, sichtbare Signatur und Zurückstellen mit eigenem Datum und Uhrzeit.
- Termineinladungen zeigen, ob Ihr Kalender zu dieser Zeit frei ist; erkannte Rechnungen zeigen ihren Stand in DivineFinance.
- KI-Kategorien in der Seitenleiste und Suchfilter, die AIRIS aus Ihrer Eingabe macht („ungelesen mit Anhang“ → Filter anwenden).
- KI-Aktionen › „Von AIRIS erledigt“: alles, was AIRIS angelegt hat — eine angelegte Aufgabe lässt sich zurücknehmen, solange niemand daran gearbeitet hat.
- Kampagnen: Zielgruppe nach Kontaktart und CRM-Tags eingrenzen, die Zahl der Empfänger wird sofort gezählt.
- Das bisherige Design bleibt vorübergehend erreichbar: DivineMail.
Ordner & Organisation
- Systemordner: Posteingang, Markiert, Gesendet, Entwürfe, Zurückgestellt, Archiv, Spam, Papierkorb.
- Mehrere E-Mails auswählen und in einem Schritt verschieben, archivieren, löschen oder als gelesen markieren.
- Farbige Labels machen Angebote, Rechnungen, Baustellen und Lieferanten auf einen Blick sichtbar.
Regeln & Verlauf
- Unter Einstellungen → Automation legen Sie Regeln an, z. B. „Absender enthält stagepool → in Ordner Stagepool verschieben“. Regeln laufen automatisch bei jeder neuen E-Mail.
- Direkt nach dem Speichern zeigt DivineMail, wie viele schon vorhandene Mails im Posteingang passen — angewendet wird erst, wenn Sie „Jetzt anwenden“ klicken.
- Bei jeder Regel steht, wann sie zuletzt gegriffen hat und wie oft. Unter „Verlauf anzeigen“ sehen Sie jede Mail mit Absender, Betreff, was passiert ist und ob es automatisch oder von Hand war — auch Fehler wie einen fehlenden Zielordner.
- Beim Bearbeiten: „Mit AIRIS anpassen“ verschärft oder erweitert die Regel nach Ihren Worten, „Mit Beispiel-Mail prüfen“ zeigt je Bedingung, ob eine bestimmte Mail getroffen wird und warum nicht. „Alle Bedingungen müssen zutreffen“ verlangt jede Bedingung gleichzeitig — für mehrere Stichworte wählen Sie „eine Bedingung reicht“. „Absender“ prüft Name und Adresse, „Text“ den Inhalt der Mail.
Kampagnen & Sequenzen
Kampagne erstellen
Empfängerliste, Absender, Betreff und Inhalt im Assistenten festlegen — mit Vorschau.
Tracking
Öffnungen und Klicks werden gemessen; Analytics zeigt Zustellung, Engagement und Conversion.
Sequenzen
Mehrstufige automatische Follow-up-Strecken mit Wartezeiten zwischen den Schritten.
- Kontakte tragen einen DSGVO-Opt-in-Status — nur eingewilligte Empfänger erhalten Kampagnen, Opt-out wird automatisch ausgeschlossen.
Eingangsrechnungs-OCR
Rechnungs-Postfach konfigurieren
Unter Einstellungen → Rechnungs-OCR ein verbundenes Postfach für die automatische Verarbeitung freigeben.
Automatisch erkennen
AIRIS liest PDF-Anhänge per OCR aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsziel.
Ziel: DivineFinance
Erkannte Rechnungen landen direkt im Eingangsrechnungs-Eingang von DivineFinance; Lieferanten werden angelegt oder ergänzt.
- Das Verarbeitungs-Log zeigt jede Mail mit Status; fehlgeschlagene lassen sich mit einem Klick erneut verarbeiten.
- Statistik: erfolgreich verarbeitete Rechnungen, Fehler, letzte 24 Stunden und neu angelegte Lieferanten.
CRM-Verknüpfung
- Absender werden automatisch mit DivineCRM-Kontakten verknüpft; der E-Mail-Verlauf landet in der Kontaktakte.
- Aus einer Mail direkt eine Aufgabe anlegen, einen Termin planen oder den Vorgang verknüpfen.
- Termine aus dem Text werden erkannt und als Kalendereintrag vorgeschlagen.
Konten verbinden
- Gmail und Outlook / Microsoft 365 sicher per OAuth verbinden — ohne Passwort zu speichern; oder ein beliebiges Konto per IMAP/SMTP.
- Mehrere Absender-Identitäten mit eigener Signatur; Postfächer mit Team-Mitgliedern teilen.
Ask my inbox — fragen statt suchen
- Geben Sie im Suchfeld eine Frage in natürlicher Sprache ein und drücken Sie Enter — etwa: Welche Rechnungen sind noch offen? oder: Was hat der Kunde aus Wien zuletzt geschrieben?
- AIRIS durchsucht Ihr gesamtes Postfach, beantwortet die Frage oben als KI-Antwort und listet die passenden E-Mails darunter auf.
- Für schnelles Tippen funktioniert das Suchfeld weiterhin als normale Volltext- und Filter-Suche.
Vorlagen mit KI erstellen
Anlass beschreiben
Unter Vorlagen, Aktion Mit KI, beschreiben Sie kurz den Anlass (z. B. Frühlingsaktion mit 20 % Rabatt für Bestandskunden).
3 Varianten erhalten
AIRIS erstellt drei fertige Varianten mit Betreff und HTML-Vorschau — jede in anderem Ton und Aufbau.
Speichern & nutzen
Die beste Variante als Vorlage speichern; Platzhalter wie {{firstname}} werden pro Empfänger ersetzt.
Sicheres Senden mit Rückgängig-Funktion
- Nach dem Senden haben Sie ein paar Sekunden Zeit: ein Rückgängig-Hinweis erscheint — ein Klick stoppt den Versand und öffnet die E-Mail erneut zum Bearbeiten.
- Erst danach geht die Nachricht wirklich raus — so vermeiden Sie versehentliche Sendungen oder vergessene Anhänge.
Verteiler (@team, @partner, eigene Gruppen)
- Tippen Sie im Empfängerfeld „@“: Sie sehen alle Verteiler — @team (alle Mitarbeiter), je CRM-Kategorie eine Gruppe und Ihre eigenen. Bei DivineMind gibt es zusätzlich @partner mit allen aktiven Vertriebspartnern.
- Der Verteiler steht als ein Eintrag im Empfängerfeld. Ein Klick darauf zeigt alle Personen; einzelne können Sie abwählen.
- Standard: Jede Person bekommt eine eigene Mail und sieht die anderen nicht. Mit {Vorname} im Text sprechen Sie jeden persönlich an („Anrede einfügen“). Wahlweise geht eine einzige Mail mit allen in Bcc.
- Weitere Empfänger, zum Beispiel ein Kollege in Cc, bekommen die Mail einmal wie gewohnt. Kontakte, die sich abgemeldet haben oder gesperrt sind, bleiben automatisch draußen.
- Eigene Verteiler legen Sie unter Einstellungen → Verteiler an. Auf Wunsch geben Sie sie für die ganze Firma frei — ändern dürfen sie dann nur Sie und die Admins.
Akquise-Ergebnisse
- Unter Marketing → Akquise sehen Sie, was Ihre Akquise-Workflows bewirken: wie viele Leads angelegt und angeschrieben wurden, wie viele geantwortet oder einen Termin gebucht haben, wer kein Interesse hat und welche Adressen zurückkamen.
- Wählen Sie den Zeitraum (7, 30 oder 90 Tage) und die Aufteilung je Workflow oder je Land. Ein Klick auf eine Zahl zeigt die einzelnen Leads mit Link zur Kundenakte und zur Antwort-Mail.
- „Geantwortet“ zählt nur echte Antworten — keine Abwesenheitsnotizen und keine Rückläufer. Öffnungen werden erst seit 14.10.2026 gemessen.
- Bucht ein angeschriebener Lead über Ihre Terminseite ein Gespräch, endet das automatische Nachfassen und der Termin wird gezählt. Die Seite sehen Inhaber, Admins und Manager.
Termin aus der Mail in den Kalender
Termin auslesen
Steht in einer Mail ein Termin (z. B. „Dreh am 13. November ab 10 Uhr“), zeigt DivineMail über der Mail die Leiste „Termin aus der Mail“ — in der App als Karte unter dem Absender. Ein Tipp auf „Termin auslesen“ und AIRIS liest Titel, Datum, Uhrzeit und Ort aus dem Text. Erkennt AIRIS den Termin schon beim Eingang, stehen die Felder gleich da.
Prüfen und anpassen
Alle Felder lassen sich vor dem Eintragen ändern — Titel, Datum, Beginn, Ende und Ort. Ohne Uhrzeit wird es ein ganztägiger Termin.
Termin übernehmen
„Termin übernehmen“ trägt ihn in Ihren persönlichen Kalender ein. Der Absender bekommt keine Einladung — Sie haben ja schon selbst geantwortet. Doppeltes Tippen legt den Termin nicht doppelt an.
Kalender öffnen oder Kontakt anlegen
Danach führt „Kalender öffnen“ direkt zum Termin. Ist der Absender noch kein Kontakt, liegt „Kontakt anlegen“ als kleiner Knopf daneben. Echte Kalendereinladungen (.ics) haben weiterhin ihre eigene Karte mit Zusagen/Absagen.
Meine Ordner in der AIRIS-App
Ordner-Menü öffnen
Im Postfach der App auf „Ordner“ tippen. Unter den festen Ordnern steht der Abschnitt „Meine Ordner“ mit allen eigenen Ordnern Ihres Postfachs — auch denen, die Regeln oder die Akquise-Ablage angelegt haben.
Unterordner auf- und zuklappen
Unterordner stehen eingerückt unter ihrem Ordner. Der Pfeil links klappt einen Ordner auf oder zu; die Zahl rechts zeigt ungelesene bzw. alle Mails.
Ordner öffnen und abgleichen
Ein Tipp öffnet die Mails des Ordners. Liste nach unten ziehen gleicht den Ordner sofort mit Ihrem Postfach ab.
In Ordner verschieben
In einer Mail auf „⋯“ und „In Ordner verschieben“ tippen, dann den Zielordner wählen. Die Mail wird auf dem Mailserver verschoben und erscheint sofort im Zielordner.
A/B-Test für Kampagnen
Test einschalten
Im Kampagnen-Assistenten unter „Inhalt“ den Schalter „A/B-Test (Betreff)“ einschalten und einen zweiten Betreff eintragen. Wer möchte, gibt auch einen eigenen Text B an; Titelbild und Button bleiben gleich.
Anteil, Messgröße und Wartezeit wählen
Der Anteil im Test (Vorgabe 30 %) geht je zur Hälfte an A und B. Gemessen werden Öffnungen oder Klicks. Nach der Wartezeit (Vorgabe 4 Stunden) wird entschieden — frühestens, wenn jede Fassung die Mindestmenge erreicht hat.
Versand starten
Beim Start gehen nur die Testgruppen raus. Derselbe Empfänger bekommt immer dieselbe Fassung, auch nach einem Neustart. Die übrigen Empfänger warten auf den Gewinner.
Gewinner im Bericht
Im Bericht der Kampagne zeigt die Karte „A/B-Test“ Versendet, Geöffnet, Geklickt und Quote je Fassung, den Stand und den Gewinner. Mit „Jetzt entscheiden“ können Sie die Wartezeit überspringen. Bei zu kleinem Abstand gewinnt A — das Original, nie ein Zufallssieger.
Identitäten & Signatur
- Unter Einstellungen, Bereich Identitäten, legen Sie mehrere Absender-Identitäten an, bearbeiten sie, bestimmen die Standard-Identität oder löschen sie.
- Zu jeder Identität gehört eine eigene Rich-Text-Signatur (fett, kursiv, Links), die automatisch an ausgehende Mails angehängt werden kann.
- Kontakte importieren Sie per CSV (mit Spalten-Zuordnung und Vorschau) oder direkt aus dem DivineCRM; KI-Analysen liefern Empfehlungen zu Ihren Kampagnen.
Aktivieren Sie das Rechnungs-Postfach einmalig — danach landen eingehende Lieferanten-Rechnungen vollautomatisch in DivineFinance, ohne dass Sie etwas abtippen.