Retail-funktionerne i AIRIS-appen og på Back Office — fra lager til butik.
I AIRIS-appen (butik)
- Lagerbeholdning: Kontrollér beholdninger pr. lokation, og forespørg via stemmekommando til AIRIS.
- Genbestilling: Identificér varer under minimumsbeholdning, og lad AIRIS genbestille dem.
- Varemodtagelse & etiketter: Registrér leverancer, og udskriv pris-/hyldeetiketter.
På backoffice (ledelse)
- Produkter & Katalog: Vedligehold varer med EAN, pris og momssats under Produkter (varianter efter størrelse eller farve findes ikke). De overfører dem til kassen i kasse-backoffice under "Produkter".
- Lager & filialer: Beholdninger, omplaceringer mellem lokationer og inventar under Lagerstyring.
- Leverandører: Indkøbskilder og indkøbsbetingelser under Leverandører.
Ved kassen: Returnering, pant, kasseoptælling, kundedisplay
- Returnering: Knappen „Returnering“, scan bon (QR) eller indtast bonnummer, vælg mængde og tilstand pr. vare, refunder kontant, til kort eller som gavekort. Der oprettes en separat kvittering med negativt beløb (RKSV-signeret); den oprindelige bon forbliver uændret. Fejlfrie varer returneres straks til filialens lager, åbnede, beskadigede eller defekte varer til spærret lager (Lager → Returvarer).
- Pant: Er der tilknyttet en panttype til varen (Lager → Pant), bogfører kassen automatisk panten som en særskilt linje. Knappen „Returemballage“: Tag imod emballage pr. panttype eller indløs en flaskebon fra automaten — modregnes købet. Mængderne vises i pant-mængderapporten (kolonnerne „Kasse“).
- Kasseafstemning: Knappen „Kasseafstemning“, indtast startbeholdning og antal for hver seddel og mønt. Saldo (fra kontantsalg, returvarer, returemballage, kontant på fakturaer, gavekort, drikkepenge) og difference vises straks og gemmes som tællerapport. Differencen opføres som posteringen „Difference“ i filialens kassebog; tælles der før Z-rapporten, efterposteres den med dagsopgørelsen, aldrig dobbelt. En difference, der overstiger kassebeholdningen, forbliver en åben post („Åbne kassedifferencer“ i betjeningspanelet).
- Kundedisplay: Knappen „Kundedisplay“ åbner et vindue til den sekundære skærm. Kunden ser varer, pant og total, og efter betaling bonen som QR-kode til mobilen (uden app, uden oprettelse).
- Pantmængdeliste: Under Lager › „Engangspant-mængder“ vises for hver måned „Vare pr. stregkode — bragt i omsætning“ med indberetningsmængden; kolonnerne „Kasse solgt“ og „Kasse returemballage“ kommer fra kassen. Eksport som CSV eller PDF, derefter „Markér som indberettet“.
Ved kassen: Gavekort, kundekort, kvittering, offline, returregler
- Sælg gavekort: Knappen „Gavekort“ i kassebjælken åbner „Værdigavekort“. Under fanen „Sælg“ indtast gavekortets værdi — kvitteringen udskrives; „Tjek restværdi“ viser, hvad der er tilbage på et gavekort. Indløs i betalingsdialogen med „Indløs gavekort“ → „Indløs“, tag retur med „Fjern gavekort“.
- Kundekort og loyalitetspoint: I betalingsdialogen under „Kundekort“ scan kortet eller indtast telefonnummeret og „Tilføj“; „Nyt kort“ → „Opret kort“ opretter et kort, „Indløs præmie“ indløser en præmie. Indstil Deres programmer i kasse-sidebjælken under „Kundeloyalitet“.
- Kassekvittering: Viser grundprisen pr. vare, dertil afdeling og kasse samt QR-koden for RKSV-signaturen. De udleverer den udskrevet, via e-mail eller som online-kvittering.
- Online-kvittering via QR: Efter betaling viser kunde-displayet kvitteringen som QR-kode. Kunden åbner kvitteringen dermed på sin mobil — uden app, uden registrering, uden kundedata. Et ændret link åbner ingen kvittering.
- Fortsæt med at kasse offline: Hvis internettet går ned, vises banneret „OFFLINE — kassen fortsætter med at arbejde“. Salg gemmes på enheden, i stedet for den signerede kvittering udskriver kassen en erstatningskvittering. Så snart forbindelsen er tilbage, eftersendes og signeres kvitteringerne; under „Offline-kø“ kan De også selv igangsætte med „Overfør nu“.
- Returregler (Indehaver): I kassen under Indstillinger › Forretning, sektion „Retur ved kassen“, afkryds hvilke roller der må acceptere retur med PIN — indehaveren må det altid, standard er indehaver og leder. Afbryderen „Træk loyalitetspoint ved retur“ bestemmer, om stempler og point for returnerede varer trækkes fra igen (standard: ja, point proportionalt med det returnerede beløb, stempler pr. returneret styk) eller om kunden beholder dem.
- Dobbeltbeskyttelse: En vare kan kun returneres én gang. Hvis der allerede er en returnering for en kvittering, kan den ikke længere annulleres — kassen melder „Der er en returnering for denne kvittering — returner yderligere varer via „Retur““. En returnering annulleres ikke; hvis det var en fejl, sælger De varen igen.
- Pris pr. afdeling: I kassen under Produkter › „Afdelingssortiment“ fastsætter De pris og sortiment pr. afdeling. Uden afdelingspris gælder den normale varepris. Kasse, kvittering og etiket („Afdelingspris“) beregner med afdelingsprisen.
- Varemodtagelse ved kassen: I kassen under „Lager“, fane „Bestand & Varemodtagelse“, bogfører De en levering direkte i lageret for afdelingen for denne kasse.
Prisændring og etiketter
- Enhver prisændring (vare- eller filialpris) gemmes med dato. Under Lager → Etiketter henter „Prisændringer (udskriftsliste)“ alle varer, hvis etiket stadig viser den gamle pris; efter udskrivning er de markeret som udført.
- „Førpris“: Den overstregede pris er altid den laveste pris de seneste 30 dage før nedsættelsen (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Uden reel nedsættelse eller med mindre end 30 dages prishistorik udskriver DivineMind ingen førpris og angiver årsagen.
Detailhandel & filialer: Enhedspris, faktura ved kassen, lagerflytning, etiketter
- Enhedspris (Produkt → fanen „Enhedspris“): Indtast mængde og enhed for en salgsenhed (f.eks. 200 g). Etiket og kassebon viser derefter enhedsprisen pr. 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml eller 0,5 l kun, hvor national lovgivning tillader det (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Hvis en anden pris gælder i en filial, beregner bonen med denne.
- Etiketter: „Varer fra dagens levering“ overtager alle varer fra dagens varemodtagelser; „Filialpris“ udskriver filialprisen. AIRIS: „Udskriv prisetiketter for dagens levering“.
- Etiketark: Vælg format — „Lille (40/ark)“, „Standard (24/ark)“ eller „Stor (10/ark)“ —, angiv antal pr. vare og „Udskriv (PDF)“. Hver etiket viser navn, pris, basispris, varenummer og EAN-stregkode.
- Åben faktura ved kassen (Kasse → knappen „Faktura“): Find faktura, vælg kontant eller kort. Beløbet hentes fra fakturaen, der oprettes en kassebon med signatur, fakturaen er derefter betalt — ingen dobbelt omsætning. Et kladdeudkast udstedes og låses samtidig.
- Overflytning: Opret, en anden person kontrollerer (ejere og administratorer må kontrollere deres egen overflytning selv), udfør derefter — først nu overføres lagerbeholdningen. AIRIS opretter kun overflytninger som kladde.
- Kassesalg uden lagertræk: Hvis lagerbeholdningen ville blive negativ, gennemfører kassen stadig salget — tilfældet vises under Lager → Beholdning, i klokken og i dagsrapporten, indtil De markerer det som udført efter rettelse. Varemodtagelse ved kassen bogfører på den valgte filial.
Indkøb & 3-vejsafstemning
Åbn side
Menupunktet „Indkøb & 3-vejsafstemning“ åbner siden „3-vejsmatch“. Der afstemmer DivineMind bestilling, varemodtagelse og indgående faktura med hinanden — tolerance for prisen ±2 % eller ±50 €.
Start afstemning
Indehavere og administratorer klikker „Start manuelt“, indtaster nummeret på bestillingen („Purchase-Order-ID“) og, hvis tilgængelig, af varemodtagelsen og fakturaen og vælger „Udfør match“. De kan også overlade afstemningen til AIRIS. Den starter ikke af sig selv, når en varemodtagelse eller en faktura ankommer.
Tjek resultat
Listen „3-vejsmatch kørsler“ viser pr. kørsel beløbene fra bestilling, varemodtagelse og faktura, afvigelsen og beslutningen — kan filtreres efter „Automatisk godkendt“, „Godkendelse nødvendig“, „Markeret“ og „Afvist“. Mangler fakturaen endnu, står kørslen mindst på „Godkendelse nødvendig“.
Afvigelser pr. position
Et klik på en kørsel åbner „Afvigelser pr. position“: bestilt og modtaget mængde, pris ifølge bestilling og ifølge varemodtagelse og differencen pr. vare.
Leveringssedler og erhvervskunder på faktura
Oversigt
Under Leveringssedler står pr. kunde kæden af tilbud, ordrebekræftelse, faktura og leveringsseddel, hver med PDF. Søg efter leveringsseddel-, faktura-, OB- eller tilbudsnummer eller efter kunden.
Opret leveringsseddel
En leveringsseddel oprettes ud fra ordrebekræftelsen: I linjen uden leveringsseddel klikkes „Opret leveringsseddel“, vælg leveringsadresse (eller „Brug faktureringsadresse“), angiv e-mail-modtageren og „Opret & send“. Hvis en kreditgrænse er overskredet, spørger DivineMind først.
Lagerudgang
Med leveringssedlen bogføres varen fra lageret, reservationer fra tilbud og ordrebekræftelse frigives, del- og restmængder opdateres.
Levere til erhvervskunder på faktura
Hele kæden: Tilbud → Ordrebekræftelse → Leveringsseddel med lagerudgang → Faktura, efter ønske som e-faktura XRechnung. Faste kunder bestiller via deres egen bestillingslink (Kapitel Lager). En åben faktura kan kunden også betale kontant eller med kort ved kassen.
E-handel: Retur-workflow, lagerudbudsalarmer, anmeldelseskampagne, API
Retur-workflow
Menupunktet „Retur-workflow“ opretter en workflow ud fra skabelonen „Retur-workflow“. Den startes manuelt på kontakten: Trin 1 opretter opgaven „Tjek retur og genindlagre varer“ (forfalder om en dag), trin 2 en af KI'en formuleret e-mail, der bekræfter modtagelsen til kunden og annoncerer tilbagebetaling eller ombytning. Workflown er slået fra efter oprettelse — tjek trin og tekst og slå den selv til. Varen bogfører De under Lager › Returer tilbage til leveringssedlen: i spærrelageret, med udkast til kreditnota.
Lagerudbudsalarmer
„Lagerudbudsalarmer“ åbner lager-oversigten. Klinken „Lav bestand“ fører til listen over alle knappe varer (Filter „Lav bestand“). Med en genbestillingsregel opretter DivineMind et udkast til en bestilling hos leverandøren for varer under minimumsbestand — De sender den.
Anmeldelseskampagne
„Anmeldelseskampagne“ åbner DivineMarketing. En egen anmeldelseskampagne findes ikke: Bed Deres kunder om en anmeldelse med en e-mail-kampagne — den sendes kun til modtagere med samtykke (Kapitel DivineMarketing).
Ordrer via API
Indehavere og administratorer opretter under Indstillinger › fane „Integrationer“ i klinken „API-nøgler (Udvikler-API & MCP)“ en nøgle: Indtast navn, afkryds tilladelsen „orders:write“, „Opret nøgle“. Nøglen vises kun én gang — gem den straks med „Kopiér nøgle“; „Tilbagekald“ blokerer den. Ordrer, der kommer via Ordregrænseflade (API) (JSON, openTRANS eller EDIFACT ORDERS), opretter DivineMind som et forslag; om de overtages uden forespørgsel, bestemmer Deres autonomi-afbryder.
Tilslutning af webshops (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatisk ordrestatus fra pakkeleverandør, returlabel og automatisk tilbagebetaling via betalingsudbyder. Ordrer kommer via bestillingslink, API eller registrering; ved forsendelsen står sporingslinket.
Den samme video findes også direkte i AIRIS-appen under „Vejledninger“ — så filialmedarbejdere uden backoffice-adgang kan også finde den.