Nadaljnji moduli

Prvi zaslon po prijavi je poročilo, ne stran menija: Kaj se je zgodilo od včeraj, kaj zdaj potrebuje vašo odločitev in predlog AIRIS-a.

• Od včeraj: objavljene objave, novi potencialni kupci, odgovori AIRIS-a na povpraševanja strank, poslana e-pošta, plačani računi s skupnim zneskom, opravljene naloge.
• Čaka na vas: največ tri točke, vsaka je klikljiva in vas popelje neposredno na pravo mesto — odprte odobritve z zneskom, potekajoči dokazi, zapadle pomanjkljivosti, eskalirani pogovori.
• Pri novih računih dodatno: dobrodošlica s naslednjim smiselnim korakom in kontrolni seznam za nastavitev z napredkom v odstotkih.
• Hitri uspehi v panogi: do tri začetne naloge, primerne za vašo panogo, vsaka vodi neposredno do funkcije.

Pogled za revizorje za vsak klic, ki ga je opravila AIRIS: čas, klicatelj, povzetek, celoten potek pogovora — in vsako posamezno dejanje UI z argumenti, rezultatom in razredom tveganja. Za vaš nadzor in kot dokazilo revizorjem.

• Seznam vseh klicev s ključnimi kazalniki: koliko jih ima vrzel, koliko jih nima prepisa ali povzetka, pri koliko jih je bil klicatelj neznan.
• En klik odpre datoteko klica — povzetek, potek pogovora in dejanja UI v vrstnem redu pogovora.
• Vsako dejanje ima razred tveganja: Poizvedba (samo branje), Ustvarjanje (nastane zapis podatkov) ali Zunanje (nekaj je bilo poslano stranki in ni mogoče preklicati).
• Vrzeli so prikazane, ne skrite. Pogled za revizorje, ki bi prikrival manjkajoče zapise, bi bil brez vrednosti.
• Obvestilo o razkritju UI v skladu s členom 50 Akta o UI EU je v vsaki datoteki.

Sodelujte neposredno s strankami in dobavitelji, ki prav tako uporabljajo DivineMind: naročajte in pregledujte dokumente brez pošiljanja e-poštnih sporočil s PDF-ji. Pomembno: sistem nikoli ne razkrije, ali drugo podjetje uporablja DivineMind – povezava se vzpostavi le, če se strinjata obe strani.

• Pošiljanje prošnje za povezavo: Odprite stik ali dobavitelja in kliknite »Neposredna povezava«. Gumb je vedno videti enako – če podjetje uporablja DivineMind, prejme vašo prošnjo; če ga še ne uporablja, se ta spremeni v povabilo.
• Druga stran potrdi povezavo v razdelku »Partnersko omrežje« → Prošnje za vas. Šele nato se vidite; zavrnitev ostane brez povratne informacije.
• Naročanje: Pri aktivni povezavi odprite partnerjev asortiman, vnesite količine in pošljite naročilo. Veljajo cene, ki jih je partner določil za vas.
• Pri dobavitelju se takoj ustvari sprejeto prodajno naročilo s potrditvijo naročila, pri vas pa ustrezno nabavno naročilo – oboje je med seboj povezano.
• Na desni strani lahko sproti spremljate naročila, dobavnice in račune, ki jih je partner ustvaril za vaša naročila.
• Prekinitev je mogoča kadarkoli: Povezava se prekine, obstoječi dokumenti pa ostanejo nespremenjeni.

Za podjetja z več samostojnimi firmami: skupen pregled številk in prenosi blaga med firmami, ne da bi se odpovedali ločitvi strank.

• Ustvarite skupino podjetij — trenutno aktivno podjetje postane centrala; dodajte druga podjetja z vlogo (poslovalnica, centralno skladišče, holding).
• Pregled skupine: mesečni promet, odprte terjatve, zaloga in velikost ekipe kot vsota in za vsako podjetje.
• Ustvarite prenos: izberite prejemno podjetje, izdelek in količino — trenutno eno pozicijo izdelka na prenos.
• Prejemno podjetje knjiži prejem; šele s tem se spremeni stanje zalog.
• Nato po želji obračunajte: ustvari osnutek računa, ki ga pregledate in pošljete v modulu za račune.

Nadzorna plošča za vsa službena vozila, s tremi zavihki: Pregled, Odgovornost lastnika in Najem.

• Pregled z semaforjem za vsako vozilo: tehnični pregled zapadel rdeče, zapade v osmih tednih rumeno; poleg tega stanje kilometrov, kdo je na poti in stroški zadnjih dvanajstih mesecev.
• Dodeli potrdila poteka v dveh fazah: najprej poskusni zagon, ki prikaže nedvoumna ujemanja registrskih tablic in dvomljive primere, nato prevzem s pritiskom na gumb.
• Odgovornost lastnika: dokumentirajte kontrolo vozniškega dovoljenja, pouk in UVV-pregled za vsakega voznika in vozilo, z datumom, rezultatom in naslednjo zapadlostjo.
• Vožniki, ki nikoli ne vozijo, so lahko z utemeljitvijo izvzeti iz kontrole; dokazilo je mogoče prenesti kot datoteko CSV.
• Najem: ustvarite tarife (dnevna tarifa, brezplačni kilometri, cena na dodatni kilometer, kavcija), dodelite jih vsakemu vozilu in omogočite spletno rezervacijo; javno povezavo za najem kopirate tukaj.

Vsaka predaja skupnega vozila strankam ali zaposlenim kot ločen postopek — od nadomestnega vozila in testne vožnje do plačanega najema vozila.

• Izberite vrsto postopka (šest vrst) — nosilec stroškov je ustrezno prednastavljen, na primer garancijski primer na stroške proizvajalca ali brezplačno nadomestno vozilo iz delavnice.
• Vnesite obdobje; ponujena so samo vozila, ki so v tem obdobju dejansko prosta.
• Zabeležite stanje ob predaji: število prevoženih kilometrov in stanje goriva; pri plačljivih postopkih dodatno dnevna pavšalna cena, vključeni kilometri in cena na dodatni kilometer.
• Odprite najemno pogodbo kot PDF in jo dajte v podpis.
• Ob vračilu zabeležite kilometre, stanje goriva in poškodbe — sistem izračuna končni znesek na podlagi dni in dodatnih kilometrov.

Javna naročila in zasebni signali povpraševanja, filtrirani glede na to, kar vam ustreza — plus mapa za vaše tekoče prijave.

• Filtriranje po državi, vrsti, velikosti naročila, viru in panogi; hitri filtri za domači trg, priporočila in shranjeno.
• Tabela je razvrščena po ujemanju ali roku; roki, krajši od sedmih dni, so poudarjeni.
• Razširite vrstico: AIRIS pojasni, zakaj je to javno naročilo zdaj relevantno, in po želji napiše osnutek prijave.
• Prevzem v mapo: Postopek se premakne na vaš seznam prijav s statusom, rokom in vrednostjo.
• V mapi: vzdržujte status, ustvarite mapo v oblaku, naložite dokumente in priložite dokazila, kot so reference ali videoposnetki.

Orodje za prvi pogovor z zainteresirano stranko: izpolnite vprašalnik med pogovorom, na podlagi katerega AIRIS ustvari poročilo s konkretnimi vzvodi za prihranke.

• Ustvarite analizo in vnesite osnovne podatke: podjetje, kontaktna oseba, panoga, število zaposlenih.
• Katalog vprašanj v šestih blokih — poslovanje, dosegljivost, prodaja, administracija, ljudje in procesi, cilji; števec prikazuje, koliko vprašanj je odgovorjenih.
• Ustvarite poročilo: povzetek, kako se dela danes, tabela vzvodov s previdno ocenjenimi prihranki po posameznih temah, priporočena začetna točka in naslednji koraki.
• Shranite kot PDF in ga dajte zainteresirani stranki — poročilo je oblikovano na A4 formatu z glavo podjetja.

Referenčno delo za podatke o podjetjih iz Avstrije in Nemčije — za preverjanje podatkov pred prvim stikom ali pred naročilom.

• Izberite državo, vnesite ime podjetja, preglejte seznam zadetkov: ime, status, matična številka podjetja, kraj, pravna oblika in pristojno sodišče.
• Za Nemčijo dodatno filtrirajte po vrsti registra in skočite neposredno na Bundesanzeiger in Unternehmensregister.
• Za Avstrijo so na voljo podrobni filtri: območje iskanja, pravna oblika, sodišče, kraj in natančno iskanje.

Danes se postopek konča pri seznamu zadetkov: podroben pogled posameznih podjetij in pridobivanje dokumentov še nista izdelana, in zadetkov še ni mogoče neposredno prevzeti kot kontakt.

Modul za odvetniške pisarne je zasnovan za odvetniške pisarne: spisi z referenčno številko, preverjanje kolizij, roki in opomniki, čas, porabljen za spis, in iz tega honorarni račun. V meniju odvetniške pisarne sta na voljo »Spisi« in »Roki«; davčni svetovalci in druga podjetja odprejo modul neposredno pod Spisi. Vaši klienti so kontakti oziroma podjetja v CRM-ju.

• Pregled pod Spisi: Odprti spisi, pretečeni roki, zapadli v 7 dneh in neobračunan znesek; iskanje spisov po referenčni številki, zadevi, stranki ali nasprotniku in filtriranje po Odprto, Mirovanje ali Arhivirano.
• »Naloži dokument« v spisu shrani datoteko k spisu in hkrati v CRM-spis stranke; dokumente je mogoče preimenovati; »Izbriši« jih odstrani tudi iz CRM-spisa.
• Samo čas, porabljen za spis odvetniške pisarne, se upošteva pri honorarnem računu. Čas iz evidence delovnega časa ali iz DivineTasks ne vodi samodejno do računa.

Vsako podjetje pošlje svojemu davčnemu svetovalcu računovodstvo kot datoteko — ne da bi odvetniška pisarna potrebovala račun. Vmesnika za DATEV, RZL ali BMD ni; odvetniška pisarna datoteke uvozi sama.

Za ordinacije je DivineMind programska oprema za pisarniško in administrativno delo poleg sistema za upravljanje ordinacije (PVS) — ne pa sam PVS. Veljajo splošni moduli, opisani v tem priročniku.

• Pacienti kot kontakti v CRM z e-pošto, dokumenti in računi — brez medicinskega spisa.
• Stran za rezervacije, kjer pacienti brez računa sami izberejo termin; v koledarju povabite goste na termin.
• Računi in ponudbe, npr. za samoplačniške storitve, opomini (samodejno le, če jih vklopite), vhodni računi prek AI in izvoz za davčno svetovanje.
• DivineMail z osnutki odgovorov AI, nalogami, oblakom, evidenco delovnega časa, razporedom dela in dopusti, DivineMeet in delovnimi tokovi kot v vsakem podjetju.
• Podatki so shranjeni v EU (baza podatkov v Frankfurtu, datoteke v Berlinu), vsako podjetje je ločeno od drugih, naložene datoteke z osebnimi podatki so zasebne.

Ponudniki storitev brez lastnega industrijskega modula delajo s splošnimi moduli: kartoteka stranke, DivineMail, koledar s stranjo za rezervacije, ponudba do računa, naloge, oblak, evidenca delovnega časa, delovni tokovi in AIRIS. Tukaj so opisani postopki, ki so še posebej pomembni za ponudnike storitev.

Ni priloženih vzorčnih predlog — uporabljate svoje dokumente. Če stranka nima e-poštnega naslova, ponudba ostane osnutek.

• Beleženje delovnega časa s pravili lokacije: V uporabniškem meniju zgoraj desno »Prijava« oziroma »Odjava«. Pod Evidenca časa → »Ura za beleženje časa« lahko vodstvo vklopi »Prijava samo na lokaciji« (radij v metrih, privzeto 50); izven radija ali brez dovoljenja za lokacijo v brskalniku bo prijava zavrnjena. Za dvorane se priporoča večji radij.
• Skupni poštni predal: V DivineMailu pod Nastavitve → »Računi« pri poštnem predalu »Deli dostop«, izberite osebo, nastavite »samo branje« ali »lahko piše« in »Deli«. Samo lastnik poštnega predala omogoči ali prekliče dostop.
• Zasebno shranjevanje v DivineCloud: Nove datoteke so zasebne in se prikažejo samo prek časovno omejenih povezav. Navzven zavestno delite mapo prek »Deli« → »Javna povezava« — z geslom, datumom poteka ali največjim številom ogledov; »Prekliči« prekine povezavo.
• Zapisnik v DivineMeetu samo s soglasjem: Gostitelj začne »Začni zapisnik«, vsak udeleženec izbere »Strinjam se« ali »Ne zapisuj me«. Zapisuje se samo besedilo, ne zvok; če je sestanek dodeljen stranki, se zapisnik shrani v njeno kartoteko stranke.
• DivineNote: Strani in podstrani za protokole, briefinge in znanje — »Nova stran«, predloge, priljubljene; z »Deli« povabite člane ekipe k ogledu, komentiranju ali urejanju, izvoz kot PDF ali Markdown.