Od dokumenta do mesečnega zaključka: knjiženje, vrednotenje, datoteke za davčno svetovanje, likvidnost in bančna povezava.
Področja
Glavna knjiga
Dnevnik, bruto bilanca, konto kartica, odprte postavke, mesečni zaključek
Register osnovnih sredstev
Osnovna sredstva, amortizacijski načrt (AfA) linearno ali padajoče, letni obračun AfA, izločitev sredstev
Posojila
Glavna knjiga, zavihek »Posojila« — posojeni in izposojeni denar po osebi, odprto na presečni dan
Izkaz poslovnega izida in bilanca stanja
Glavna knjiga, zavihek »Izkaz poslovnega izida in bilanca stanja« — predogled na presečni dan in paket za davčno svetovanje
UVA, ZM, Intrastat
Glavna knjiga, zavihek »UVA« — izračun davčne obveznosti, prenos datoteke U30 oz. ELSTER
Likvidnost
Mesečni pregled in napoved za naslednjih 13 tednov
Bančna povezava
Bančni izpiski in Prejeti računi → Nastavitve → »Bančna povezava« (Ponto, EBICS)
Stroški dela
Knjiženje obračuna plač z bruto zneski in prispevki delodajalca (ni obračun plač)
Davčno svetovanje
Izvozi v obliki datotek, dostop za računovodski servis, zgodovina
Glavna knjiga: knjiženje in mesečni zaključek
Odpiranje glavne knjige
Odprite Glavna knjiga in zgoraj izberite obdobje z »od« in »do«.
»Knjiži zdaj«
Gumb prenese vse dokumente, bančne knjižbe, blagajno in potne stroške za zadevno obdobje kot temeljnico z debetom in kreditom.
Preverjanje
V zavihkih »Dnevnik«, »Bruto bilanca« in »Konto kartica« vidite vsako knjižbo. Klik na številko konta odpre konto kartico. »Odprte postavke« prikazujejo neporavnane obveznosti in terjatve kupcev ter dobaviteljev.
Zaklepanje meseca
V zavihku „Monatsabschluss“ možnost „Festschreiben“ dokončno zaključi mesec. Tega ni mogoče razveljaviti; poznejši popravki se prikažejo kot storno in nov vnos v naslednjem odprtem mesecu.
Register osnovnih sredstev: osnovna sredstva in amortizacija (AfA)
»Novo osnovno sredstvo«
Pod Osnovna sredstva ustvarite osnovno sredstvo. Obvezni so naziv, datum pridobitve, nabavna vrednost in doba koristnosti; poleg tega kategorija, preostala vrednost, dobavitelj in sklic na račun. Ustvarjata lahko Owner in Admin.
Metoda AfA in amortizacijski načrt
Izberite »Linearno« ali »Degresivno« s stopnjo AfA, po želji s sorazmerno prvo AfA glede na mesec pridobitve. Amortizacijski načrt se izračuna samodejno; podrobni pogled ga prikazuje poleg dejansko knjiženih postavk in trenutne knjigovodske vrednosti.
»Letni obračun AfA«
Izberite poslovno leto (običajno preteklo, presečni dan 31. 12.), potrdite in izberite »Zaženi obračun AfA«. Zagon dokončno knjiži AfA za vsa aktivna osnovna sredstva; seznam rezultatov prikazuje znesek po sredstvu, v glavni knjigi se pojavi v dnevniku. Obračun lahko zažene le Owner.
»Izločitev sredstva«
V podrobnem pogledu vnesite datum izločitve, razlog (prodaja, odpis v staro železo, donacija, izguba/tatvina) in izkupiček, nato »Knjiži izločitev« — samo s strani Owner. Sredstvo je mogoče izbrisati le, če zanj še ni bila knjižena AfA.
O metodi, dobi koristnosti in stopnji AfA odločate sami. Pred zagonom prvega letnega obračuna se uskladite s svojim davčnim svetovalcem.
Izkaz poslovnega izida in bilanca stanja ter paket za zaključni račun
Zavihek „GuV & Bilanz“
Prikazuje izkaz poslovnega izida in bilanco stanja na presečni dan iz glavne knjige, skrajšana členitev po UGB/HGB. Vrstica „Aktiva = Passiva“ prikazuje, da je vse izravnano.
Paket za davčno svetovanje
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ ustvari datoteko ZIP za vaš računovodski servis. Sporočilo navaja, ali je kontrolni seznam popoln ali koliko točk je še odprtih.
Izkaz poslovnega izida in bilanca stanja v DivineMind sta le predogled. Letni zaključni račun pripravi vaše davčno svetovanje; pred vsako oddajo z njim uskladite podatke.
Konec leta: časovne razmejitve in rezervacije
- V zavihku »GuV & Bilanca« je pod bilanco stanja kartica »Konec leta …: časovne razmejitve in rezervacije« za leto, ki ga zgoraj izberete pri »do«.
- Če račun sega čez konec leta (npr. letna licenca ali letna naročnina), DivineMind predlaga aktivno oz. pasivno časovno razmejitev z dokumentom in utemeljitvijo. »Knjiži« jo knjiži na dan 31. 12. in jo 1. 1. spet razveljavi. Če ni ničesar za razmejitev, piše »Razmejitev ni potrebna«.
- Za rezervacije (npr. stroški davčnega svetovanja za zaključni račun) in pričakovane terjatve so na voljo predlogi. »Knjiži kot rezervacijo« oz. »Knjiži kot terjatev« zahteva vnos zneska — o njem odločate sami.
- Knjižita lahko Owner in Admin. Predlogi so izhodišče za zaključek; uskladite jih s svojim davčnim svetovalcem.
Posojila osebam in od oseb
- Zavihek »Posojila« v glavni knjigi za vsako osebo prikazuje »Posojilo osebi (terjatev)« ali »Posojilo podjetju (obveznost)« z izplačanim, vrnjenim in odprtim zneskom na presečni dan — enake številke kot v glavni knjigi.
- Nakazilo z navedbo »Posojilo« v namenu se pri usklajevanju bančnega izpiska predlaga kot posojilo.
- Za vsako posojilo zabeležite, ali obstaja pogodba, in letno obrestno mero; vrstica na podlagi tega prikazuje oceno letnih obresti. Obresti se ne knjižijo samodejno.
Pri posojilih družbenikom ali poslovodjem pisno pogodbo, tržno obrestno mero in odplačilo uskladite s svojim davčnim svetovalcem. DivineMind prikazuje točke preverjanja, vendar ne svetuje.
UVA, zbirno poročilo in Intrastat
- Zavihek „UVA“: DDV, vstopni DDV in obveznost za plačilo (ali dobroimetje) iz dnevnika, razčlenjeno po postavkah. Obračun se izvaja le po načelu zaračunanega DDV.
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ za Avstrijo oz. „ELSTER-Datei (UStVA)“ za Nemčijo prenese datoteko. DivineMind ne pošilja podatkov na FinanzOnline ali ELSTER — to storite vi ali vaše davčno svetovanje.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ navaja dobave in storitve podjetjem v EU; „ZM als CSV“ prenese seznam. Če pri stranki manjka ID za DDV, je navedena spodaj kot neprimerna za poročanje.
- „Intrastat (Versendungen)“ izračuna dobave blaga v druge države EU po tarifnih številkah iz matičnih podatkov artiklov (tarifna številka, teža, država porekla). Prag za poročanje preverite sami.
Datoteke in dostop za davčno svetovanje
Datoteka knjižb iz glavne knjige
V Glavna knjiga možnosti „Export (CSV)“, „BMD-Import“ in „RZL-Import“ zagotavljajo vrstice knjižb s kontom, protikontom in davčno kodo; „Personenkonten“ pa pripadajoče kupce in dobavitelje. Pred prenosom se konto za kontom preveri glede na dnevnik.
Nastavitve izvoza
Pod Davčni svetovalec v razdelku „Konfiguration“ izberete obliko in pogostost: paket knjižb DATEV (CSV), ebInterface 6.1, paket BMD, XRechnung, CSV ali Excel — ročno ali časovno vodeno po e-pošti, z datotekami PDF v ZIP.
Povabilo računovodskega servisa (izbirno)
V razdelku »Dostop« gumb »Povabi« povabi vašega davčnega svetovalca z lastno prijavo; nato tam vklopite njegov dostop. Pisarna se registrira preko povezave iz e-pošte in po prijavi pristane neposredno v pregledu svojih strank. Vidi prejete in izdane račune, dobropise in opomine, lahko ureja prejete račune in izvaja izvoze. Za e-poštni izvoz registracija ni potrebna.
Zgodovina
„Verlauf“ prikazuje vsak poslan izvoz z obdobjem, obliko in statusom; „Erneut senden“ ga pošlje znova.
DATEV, BMD in RZL prejmejo datoteko, ne gre za neposredni prenos. Ali se datoteka BMD oz. RZL v programu vašega računovodskega servisa brez napak uvozi, še ni potrjeno z dejanskim uvozom — najprej pošljite poskusno datoteko in jo uskladite z računovodstvom.
Likvidnost: naslednjih 13 tednov
Odpiranje denarnega toka
Pod Denarni tok vidite odprte terjatve, zapadle postavke, odprte obveznosti in mesečni pregled s pričakovanimi prejemki in izdatki.
»Likvidnost naslednjih 13 tednov«
Kartica se začne s stanjem na računu plus blagajna ter za vsak teden prikazuje prejemke, izdatke in stanje ob koncu tedna, poleg tega pa najnižje stanje in stanje po 13 tednih.
Izvor podatkov
Od zadnjega bančnega izpiska za posamezni račun: odprti računi kupcev glede na zapadlost in dosedanje plačilne navade, odprti računi dobaviteljev, naročnine, plače, potni stroški in obveznost za DDV. Zapadle postavke se štejejo v 1. teden. Previdni izračun predpostavlja, da kupci plačajo 14 dni kasneje.
Scenarij „Previdno“
Poleg „Najnižje stanje“ kartica prikazuje „Previdno (stranke plačajo 14 dni kasneje), najnižje stanje“. Če se ta vrednost obarva rdeče, postane kritično takoj, ko stranke plačajo dva tedna kasneje kot pričakovano.
Bančna povezava: datoteka, Ponto, EBICS
Datoteka z bančnim izpiskom (deluje vedno)
Pod Bančni izpiski uvozite MT940, CAMT.053, CSV ali PDF bančni izpisek. DivineMind predlaga ustrezne račune; povezavo potrdite sami.
Odpiranje »Bančna povezava«
V prejetih računih pod Nastavitve → »Bančna povezava« sta na voljo dve poti: »Poveži bančni račun (Ponto)« in spodaj EBICS.
Ponto: »Poveži bančni račun«
Izberite banko, se prijavite pri banki in odobrite račune. DivineMind bere samo knjižbe in stanje na računu, plačila niso možna. »Pridobi zdaj« prenese nove knjižbe; po približno 180 dneh odobritev obnovite z »Znova poveži«.
»Bančni prevzem (EBICS)«
EBICS naročite pri svoji banki. Pod »Poveži banko« vnesite EBICS-URL, ID gostitelja, ID stranke in ID udeleženca, kliknite »Pošlji ključ banki«, podpišite inicializacijsko pismo in ga pošljite banki. Po odobritvi s strani banke: »Preveri odobritev« — nato se bančni izpiski prevzemajo dnevno.
Uskajevanje
Zanesljiva ujemanja (znesek se ujema, zelo visoko ujemanje) AIRIS samodejno poknjiži le, če vaše podjetje to dovoljuje v pravilniku. Vse ostalo potrdite sami.
Ponto je bil doslej preizkušen le v testnem delovanju (Sandbox), dostop za produkcijsko delovanje je v postopku pridobivanja. Če dostop še ni vzpostavljen, kartica prikazuje »Bančna povezava se trenutno vzpostavlja in bo kmalu na voljo.« Tudi EBICS z pravo banko še ni preverjen v produkcijskem delovanju. Datoteka z bančnim izpiskom deluje z vsako banko.
Knjiženje stroškov dela (obračun plač)
»Ustvari obračun plač«
Pod Stroški dela ustvarite obračun plač za posamezno obdobje. Vsebuje bruto znesek in prispevek delodajalca za socialno varnost za vsakega zaposlenega.
Preverjanje in »Knjiži (dokončno)«
V obračunu vidite postavke zaposlenih ter knjižbe z bremenitvijo in dobroimetjem. »Knjiži (dokončno)« jih prenese v glavno knjigo; nato je možno le še »Storniraj«, kar ustvari storno obračun z negativnimi zneski. »Izvoz v CSV« prenese obračun.
DivineMind ne obračunava neto plač, dohodnine in ne ustvarja prijav za socialno zavarovanje ali plačilnih listov. Plače obračuna vaš računovodski servis oziroma program za plače; ure iz evidence delovnega časa služijo kot osnova.