Outros módulos

O primeiro ecrã após o login é um relatório, não uma página de menu: O que aconteceu desde ontem, o que agora requer uma decisão da sua parte, e uma sugestão da AIRIS.

• Desde ontem: publicações, novos potenciais clientes, pedidos de clientes respondidos pela AIRIS, e-mails enviados, faturas pagas com o total, tarefas concluídas.
• À sua espera: no máximo três pontos, cada um clicável e diretamente no local certo — aprovações pendentes com valor, comprovativos a expirar, defeitos em atraso, conversas escaladas.
• Para novas contas, adicionalmente: Cartão de boas-vindas com o próximo passo útil e uma lista de verificação de configuração com o progresso em percentagem.
• Sucessos rápidos do setor: até três tarefas iniciais adequadas ao seu setor, cada uma leva diretamente à função.

A vista do auditor para cada chamada efetuada pela AIRIS: hora, chamador, resumo, transcrição completa da conversa — e cada ação individual da IA com argumentos, resultado e classe de risco. Para o seu controlo e como prova para os auditores.

• Lista de todas as chamadas com métricas: quantas têm uma lacuna, quantas não têm transcrição ou resumo, em quantas o chamador era desconhecido.
• Um clique abre o registo da chamada — resumo, transcrição da conversa e as ações da IA na ordem da conversa.
• Cada ação tem uma classe de risco: Consulta (apenas leitura), Criação (cria um registo) ou Envio Externo (algo foi enviado ao cliente e não pode ser revertido).
• As lacunas são indicadas em vez de ocultadas. Uma vista do auditor que omita registos em falta seria inútil.
• A nota sobre a Divulgação da IA, de acordo com o Artigo 50 do Regulamento IA da UE, consta em cada registo.

Trabalhe diretamente com clientes e fornecedores que também utilizem o DivineMind: faça encomendas e consulte documentos sem a necessidade de enviar e-mails com PDFs. Importante: o sistema nunca revela se uma empresa externa utiliza o DivineMind — uma ligação é estabelecida exclusivamente se ambas as partes concordarem.

• Solicitar ligação: abra o contacto ou fornecedor e clique em «Ligação direta». O botão tem sempre o mesmo aspeto — se a empresa utilizar o DivineMind, receberá a sua solicitação; se ainda não o utilizar, esta transformar-se-á num convite.
• A outra parte confirma em «Rede de Parceiros» → Solicitações para si. Apenas após este passo se poderão ver mutuamente; uma rejeição não gera qualquer notificação.
• Encomendar: com uma ligação ativa, abra o catálogo do parceiro, insira as quantidades e envie a encomenda. Aplicam-se os preços que o parceiro definiu para si.
• No fornecedor, é gerada imediatamente uma encomenda aceite com a respetiva confirmação; do seu lado, é criada a encomenda correspondente — ambas ficam interligadas.
• À direita, pode visualizar continuamente as notas de encomenda, guias de remessa e faturas que o parceiro criou para as suas encomendas.
• Pode terminar a ligação a qualquer momento: a ligação é terminada, os documentos existentes permanecem inalterados.

Para empresas com várias entidades independentes: uma visão financeira comum e transferências de mercadorias entre as entidades, sem abdicar da separação de entidades.

• Criar grupo empresarial — a empresa atualmente ativa torna-se a sede; adicionar outras empresas com função (Filial, Armazém Central, Holding).
• Visão geral do grupo: Faturação mensal, dívidas pendentes, stock e tamanho da equipa como total e por empresa.
• Criar transferência: Escolher empresa recetora, produto e quantidade — atualmente uma posição de produto por transferência.
• A empresa recetora regista a receção; só assim o stock é alterado.
• Opcionalmente, faturar depois: gera um rascunho de fatura que pode rever e enviar no módulo de faturação.

O painel de controlo de todos os veículos da empresa, com três separadores: Visão Geral, Responsabilidade do Proprietário e Aluguer.

• Visão geral com semáforo por veículo: Inspeção principal atrasada a vermelho, a vencer em oito semanas a amarelo; além disso, quilometragem, quem está em viagem e os custos dos últimos doze meses.
• A atribuição de documentos é feita em duas fases: primeiro uma simulação que mostra correspondências claras de matrículas e casos duvidosos, depois a aceitação com um clique.
• Responsabilidade do proprietário: Documentar o controlo da carta de condução, instrução e inspeção UVV por condutor e veículo, com data, resultado e próxima data de vencimento.
• Condutores que nunca conduzem podem ser isentos do controlo com justificação; o comprovativo pode ser descarregado como ficheiro CSV.
• Aluguer: Criar tarifas (taxa diária, quilómetros incluídos, preço por quilómetro extra, caução), atribuir por veículo e ativar para reserva online; o link público de aluguer pode ser copiado aqui.

Cada entrega de um veículo da frota a clientes ou colaboradores como um processo individual — desde o carro de substituição e test drive até ao aluguer pago.

• Escolher o tipo de processo (seis tipos) — o centro de custo é pré-preenchido adequadamente, por exemplo, caso de garantia a cargo do fabricante ou carro de substituição da oficina gratuito.
• Inserir o período; apenas são oferecidos veículos que estão realmente disponíveis nesse período.
• Registar o estado na entrega: quilometragem e nível do tanque; para processos pagos, adicionalmente, taxa diária, quilómetros incluídos e preço por quilómetro extra.
• Abrir o contrato de aluguer como PDF e solicitar a assinatura.
• No momento da devolução, registar quilómetros, nível do tanque e danos — o sistema calcula o valor final com base nos dias e quilómetros extra.

Concursos públicos e sinais de necessidade privados, filtrados para o que se adequa a si — mais um processo para as suas candidaturas em curso.

• Filtrar por país, tipo, dimensão do contrato, fonte e setor; filtros rápidos para mercado doméstico, recomendações e favoritos.
• A tabela é ordenada por adequação ou prazo; os prazos inferiores a sete dias são destacados.
• Expandir linha: AIRIS explica por que este concurso é relevante agora e, se desejado, escreve um rascunho de candidatura.
• Transferir para processo: O processo é movido para a sua lista de candidaturas com estado, prazo e valor.
• No processo: Manter o estado, criar uma pasta na Cloud, carregar documentos e anexar comprovativos como referências ou vídeos.

A ferramenta para a primeira reunião com o interessado: preencher o questionário durante a conversa, a partir disso, AIRIS gera um relatório com alavancas de poupança concretas.

• Criar análise e registar dados mestre: empresa, contacto, setor, número de colaboradores.
• Questionário em seis blocos — Operação, Acessibilidade, Vendas, Administração, Pessoas e Processos, Objetivos; um contador mostra quantas perguntas foram respondidas.
• Gerar relatório: Resumo de como se trabalha atualmente, uma tabela de alavancas com poupanças estimadas cautelosamente por tema, ponto de partida recomendado e próximos passos.
• Guardar como PDF e entregar ao interessado — o relatório é formatado em A4 com cabeçalho.

Referência para dados de empresas da Áustria e Alemanha — para verificar informações antes do primeiro contacto ou de um contrato.

• Escolher país, inserir nome da empresa, rever lista de resultados: Nome, Estado, Número de Registo Comercial, Localidade, Forma Jurídica e Tribunal competente.
• Para a Alemanha, filtrar adicionalmente por tipo de registo e saltar diretamente para o Bundesanzeiger e o Unternehmensregister.
• Para a Áustria, estão disponíveis filtros detalhados: Área de pesquisa, Forma jurídica, Tribunal, Localidade e Pesquisa exata.

Até à data, o processo termina na lista de resultados: A visualização detalhada de empresas individuais e a recuperação de documentos ainda não foram desenvolvidas, e os resultados ainda não podem ser diretamente importados como contacto.

O módulo de escritório de advocacia foi construído para escritórios de advocacia: processos com número de processo, verificação de conflitos, prazos e lembretes, registo de tempo por processo e a partir daí a nota de honorários. No menu do escritório de advocacia, existem "Processos" e "Prazos"; consultores fiscais e outras empresas abrem o módulo diretamente em Processos. Os seus clientes são contactos ou empresas no CRM.

• Visão geral em Processos: Processos abertos, prazos em atraso, vencimento em 7 dias e o montante não faturado; procure processos por número de processo, assunto, cliente ou adversário e filtre por Abertos, Em espera ou Arquivados.
• "Carregar documento" no processo anexa o ficheiro ao processo e simultaneamente ao processo do cliente no CRM; os documentos podem ser renomeados; "Eliminar" remove-os também do processo do cliente.
• Apenas os tempos registados num processo de escritório de advocacia são incluídos na nota de honorários. Os tempos do registo de tempo ou do DivineTasks não levam automaticamente a uma fatura.

Cada empresa envia a sua contabilidade para a consultoria fiscal como ficheiro — sem que o escritório de advocacia precise de uma conta. Não existe interface para DATEV, RZL ou BMD; o escritório de advocacia importa os ficheiros manualmente.

Para consultórios, o DivineMind é o software de escritório e administração ao lado do sistema de gestão de consultório (PVS) — não o PVS em si. Aplicam-se os módulos gerais descritos neste manual.

• Pacientes como contactos no CRM com e-mails, documentos e faturas — sem historial médico.
• Página de marcação, onde os pacientes sem conta escolhem um horário; no calendário, convida convidados para compromissos.
• Faturas e orçamentos, por exemplo, para serviços pagos pelo paciente, fases de cobrança (automática apenas se ativar), faturas recebidas por IA e a exportação para a consultoria fiscal.
• DivineMail com rascunhos de resposta IA, tarefas, nuvem, registo de tempo, escala de trabalho e férias, DivineMeet e fluxos de trabalho como em qualquer empresa.
• Os dados estão localizados na UE (base de dados em Frankfurt, ficheiros em Berlim), cada empresa é separada das outras, os uploads com dados pessoais permanecem privados.

Prestadores de serviços sem um módulo de setor próprio trabalham com os módulos gerais: ficha de cliente, DivineMail, calendário com página de marcação, orçamento a fatura, tarefas, nuvem, registo de tempo, fluxos de trabalho e AIRIS. Aqui estão os processos que são particularmente importantes para prestadores de serviços.

Não existem modelos pré-fornecidos — utiliza os seus próprios documentos. Se o cliente não tiver endereço de e-mail, a oferta permanece um rascunho.

• Registo de ponto com regra de localização: No menu do utilizador no canto superior direito, "Entrar" ou "Sair". Em Registo de Tempo → "Relógio de ponto", a gestão pode ativar "Entrar apenas no local" (raio em metros, padrão 50); fora do raio ou sem permissão de localização no navegador, a entrada é recusada. Para edifícios, recomenda-se um raio maior.
• Caixa de correio da equipa: Em DivineMail, em Definições → "Contas", para a caixa de correio, "Partilhar acesso", selecione a pessoa, defina "apenas ler" ou "escrever" e "Partilhar". Apenas o proprietário da caixa de correio concede ou retira o acesso.
• Armazenamento privado em DivineCloud: Novos ficheiros permanecem privados e só são exibidos através de links com tempo limitado. Para o exterior, partilha conscientemente uma pasta através de "Partilhar" → "Link público" — com palavra-passe, data de expiração ou número máximo de acessos; "Revogar" termina o link.
• Transcrição em DivineMeet apenas com consentimento: O anfitrião inicia "Iniciar transcrição", cada participante escolhe "Concordo" ou "Não me transcrever". Apenas o texto é transcrito, não o áudio; se a reunião estiver associada a um cliente, a transcrição vai para a sua ficha de cliente.
• DivineNote: Páginas e subpáginas para atas, briefings e conhecimento — "Nova página", modelos, favoritos; com "Partilhar", convida membros da equipa para visualizar, comentar ou editar, exportar como PDF ou Markdown.