Od dokumentu do zamknięcia miesiąca: księgowanie, analizy, pliki dla doradcy podatkowego, płynność i połączenie bankowe.
Obszary
Księga główna
Dziennik, zestawienie obrotów i sald, kartoteka konta, rozrachunki, zamknięcie miesiąca
Ewidencja środków trwałych
Środki trwałe, plan amortyzacji (AfA) liniowy lub degresywny, roczny przebieg amortyzacji, zbycie/likwidacja
Pożyczki
Księga główna, zakładka „Pożyczki” — pożyczone i udzielone środki wg osób, otwarte na dzień bilansowy
RZiS i bilans
Księga główna, zakładka „GuV & Bilanz” — podgląd na dzień bilansowy i pakiet dla doradcy podatkowego
UVA, ZM, Intrastat
Księga główna, zakładka „UVA” — obliczanie zobowiązania podatkowego, pobieranie pliku U30 lub ELSTER
Płynność
Przegląd miesięczny i prognoza na kolejne 13 tygodni
Połączenie bankowe
Wyciągi bankowe i Faktury kosztowe → Ustawienia → „Bankverbindung” (Ponto, EBICS)
Koszty personelu
Księgowanie listy płac z kwotami brutto i składkami pracodawcy (bez naliczania płac)
Doradztwo podatkowe
Eksport do plików, dostęp dla biura rachunkowego, historia
Księga główna: księgowanie i zamknięcie miesiąca
Otwieranie księgi głównej
Proszę otworzyć Księga główna i wybrać u góry okres za pomocą „von” i „bis”.
„Jetzt buchen”
Przycisk przenosi wszystkie dokumenty, wyciągi bankowe, operacje kasowe i koszty podróży z danego okresu jako zapisy księgowe Wn i Ma.
Weryfikacja
W zakładkach „Journal”, „Saldenliste” i „Kontoblatt” widoczny jest każdy zapis. Kliknięcie numeru konta otwiera jego kartotekę. Zakładka „Offene Posten” pokazuje nierozliczone pozycje klientów i dostawców.
Zatwierdzenie miesiąca
W zakładce „Zamknięcie miesiąca” opcja „Zatwierdź” ostatecznie zamyka dany miesiąc. Tej operacji nie można cofnąć; późniejsze korekty pojawią się jako storno i nowy wpis w kolejnym otwartym miesiącu.
Ewidencja środków trwałych: środki trwałe i amortyzacja (AfA)
„Nowy środek trwały”
W module Środki trwałe tworzą Państwo środek trwały. Pola obowiązkowe: nazwa, data nabycia, koszt nabycia i okres użytkowania; opcjonalnie: kategoria, wartość rezydualna, dostawca i numer faktury. Uprawnieni: Owner i Admin.
Metoda i plan amortyzacji (AfA)
Proszę wybrać „Liniowa” lub „Degresywna” ze stawką amortyzacji (AfA), opcjonalnie z proporcjonalnym pierwszym odpisem wg miesiąca zakupu. Plan amortyzacji oblicza się automatycznie; widok szczegółowy pokazuje go obok zaksięgowanych pozycji oraz bieżącą wartość księgową.
„Roczny przebieg amortyzacji (AfA)”
Wybrać rok obrotowy (zwykle: ubiegły, dzień bilansowy 31.12), potwierdzić i wybrać „Uruchom przebieg AfA”. Przebieg księguje amortyzację dla wszystkich aktywnych środków trwałych; lista wyników pokazuje kwotę na środek trwały, w księdze głównej pojawia się ona w dzienniku. Uruchomić może tylko Owner.
„Zbycie / likwidacja środka trwałego”
W widoku szczegółowym wprowadzić datę rozchodu, przyczynę (sprzedaż, złomowanie, darowizna, strata / kradzież) oraz przychód, a następnie „Księguj rozchód” — tylko przez Owner. Usunięcie środka trwałego jest możliwe tylko wtedy, gdy nie zaksięgowano żadnej amortyzacji (AfA).
O metodzie, okresie użytkowania i stawce amortyzacji (AfA) decydują Państwo. Proszę uzgodnić je z doradcą podatkowym przed uruchomieniem pierwszego rocznego przebiegu.
RZiS i bilans oraz pakiet sprawozdania rocznego
Zakładka „RZiS i bilans”
Przedstawia rachunek zysków i strat oraz bilans na dzień bilansowy z księgi głównej, w uproszczonym układzie według UGB/HGB. Wiersz „Aktywa = Pasywa” wskazuje, że bilans się bilansuje.
Pakiet dla doradcy podatkowego
Opcja „Pakiet sprawozdania rocznego dla doradcy podatkowego” generuje plik ZIP dla Państwa kancelarii. Komunikat informuje, czy lista kontrolna jest kompletna, czy też pozostały jeszcze otwarte punkty.
RZiS i bilans w DivineMind stanowią jedynie podgląd. Sprawozdanie roczne sporządza doradca podatkowy; przed złożeniem dokumentów należy uzgodnić z nim dane liczbowe.
Koniec roku: rozliczenia międzyokresowe i rezerwy
- W zakładce „GuV & Bilans” pod bilansem znajduje się karta „Koniec roku …: rozliczenia międzyokresowe i rezerwy” dla roku wybranego u góry w polu „do”.
- Jeśli faktura wykracza poza koniec roku (np. licencja roczna lub abonament roczny), DivineMind sugeruje czynne lub bierne rozliczenie międzyokresowe z dokumentem i uzasadnieniem. „Księguj” księguje je na 31.12 i rozwiązuje na 01.01. Jeśli nie ma czego rozliczać, widnieje „Brak konieczności rozliczenia”.
- Dostępne są propozycje dla rezerw (np. koszty doradztwa podatkowego za sprawozdanie roczne) i oczekiwanych należności. „Księguj jako rezerwę” lub „Księguj jako należność” pyta o kwotę — decydują Państwo.
- Księgować mogą Owner i Admin. Propozycje stanowią punkt wyjścia do zamknięcia roku; proszę uzgodnić je ze swoim doradcą podatkowym.
Pożyczki dla osób i od osób
- Zakładka „Pożyczki” w księdze głównej pokazuje dla każdej osoby „Pożyczka dla osoby (należność)” lub „Pożyczka dla firmy (zobowiązanie)” z kwotą wypłaconą, spłaconą i otwartą na dzień bilansowy — te same liczby co w księdze głównej.
- Przelew ze słowem „Darlehen” w tytule płatności jest proponowany podczas uzgadniania wyciągu bankowego jako pożyczka.
- Dla każdej pożyczki określają Państwo, czy istnieje umowa, oraz stopę procentową w skali roku; na tej podstawie wiersz pokazuje szacunkowe odsetki roczne. Odsetki nie są księgowane automatycznie.
W przypadku pożyczek dla wspólników lub członków zarządu należy uzgodnić umowę pisemną, rynkowe oprocentowanie i spłatę z doradcą podatkowym. DivineMind wskazuje punkty kontrolne, lecz nie świadczy doradztwa.
UVA, informacja podsumowująca (ZM) i Intrastat
- Zakładka „UVA”: podatek należny, podatek naliczony i zobowiązanie podatkowe (lub nadpłata) z dziennika, w podziale na pozycje deklaracji. Obliczenia dokonywane są wyłącznie według metody memoriałowej.
- Opcja „Plik FinanzOnline (U30)” dla Austrii lub „Plik ELSTER (UStVA)” dla Niemiec pobiera plik. DivineMind nie przesyła danych bezpośrednio do FinanzOnline ani ELSTER — czynność tę wykonują Państwo lub doradca podatkowy.
- „Informacja podsumowująca (ZM)” wyszczególnia dostawy i usługi na rzecz przedsiębiorców z UE; opcja „ZM jako CSV” pobiera tę listę. W przypadku braku NIP-UE klienta zostaje on wskazany poniżej jako niekwalifikujący się do zgłoszenia.
- Opcja „Intrastat (wywóz)” rozlicza dostawy towarów do innych krajów UE według kodów towarowych na podstawie danych podstawowych artykułów (kod towaru, masa, kraj pochodzenia). Weryfikacja progu zgłoszeniowego leży po Państwa stronie.
Pliki i dostęp dla doradcy podatkowego
Plik księgowań z księgi głównej
W Księga główna opcje „Eksport (CSV)”, „Import BMD” i „Import RZL” generują wiersze księgowań z kontem, kontem przeciwstawnym i kodem podatkowym; opcja „Konta rozrachunkowe” generuje przypisanych do nich klientów i dostawców. Przed pobraniem konto po koncie weryfikowane jest z dziennikiem.
Ustawienia eksportu
W Doradca podatkowy w sekcji „Konfiguracja” wybiera się format i częstotliwość: paczka księgowań DATEV (CSV), ebInterface 6.1, pakiet BMD, XRechnung, CSV lub Excel — ręcznie lub automatycznie e-mailem, z plikami PDF w archiwum ZIP.
Zaproszenie kancelarii (opcjonalnie)
W sekcji „Dostęp” przycisk „Zaproś” umożliwia zaproszenie Państwa doradcy podatkowego z własnym loginem; następnie włączają Państwo tam jego dostęp. Kancelaria rejestruje się za pomocą linku z wiadomości e-mail i po zalogowaniu trafia bezpośrednio do swojego przeglądu klientów. Widzi faktury przychodzące i wychodzące, uznania i wezwania do zapłaty, może edytować faktury przychodzące i pobierać eksporty. Do eksportu e-mailowego rejestracja nie jest wymagana.
Historia
Zakładka „Historia” prezentuje każdy wysłany eksport z uwzględnieniem okresu, formatu i statusu; opcja „Wyślij ponownie” przesyła go jeszcze raz.
Programy DATEV, BMD i RZL otrzymują plik, a nie transmisję na żywo. Poprawność importu plików BMD lub RZL w programie Państwa kancelarii nie została jeszcze zweryfikowana rzeczywistym importem — prosimy najpierw przesłać plik próbny i uzgodnić go z kancelarią.
Płynność finansowa: najbliższe 13 tygodni
Otwieranie przepływów pieniężnych
W module Przepływy pieniężne widoczne są otwarte należności, pozycje przeterminowane, otwarte zobowiązania oraz zestawienie miesięczne z oczekiwanymi przychodami i wydatkami.
„Płynność finansowa: najbliższe 13 tygodni”
Karta rozpoczyna się od salda konta wraz z kasą i pokazuje tygodniowe wpływy, wydatki oraz saldo na koniec tygodnia, a także najniższy stan i saldo po 13 tygodniach.
Źródło danych
Począwszy od ostatniego wyciągu dla każdego konta: otwarte faktury sprzedaży według terminu płatności i dotychczasowej dyscypliny płatniczej, otwarte faktury zakupu, subskrypcje, wynagrodzenia, koszty podróży oraz kwota podatku VAT do zapłaty. Pozycje przeterminowane zaliczane są do tygodnia 1. Wariant ostrożnościowy zakłada, że klienci płacą z 14-dniowym opóźnieniem.
Scenariusz „Ostrożny”
Obok „Najniższy stan” karta pokazuje „Ostrożny (klienci płacą 14 dni później), najniższy stan”. Jeśli ta wartość zmieni kolor na czerwony, sytuacja stanie się napięta, gdy klienci zapłacą dwa tygodnie później niż oczekiwano.
Połączenie bankowe: plik, Ponto, EBICS
Plik wyciągu bankowego (zawsze dostępny)
W module Wyciągi bankowe można zaimportować plik MT940, CAMT.053, CSV lub wyciąg bankowy w formacie PDF. DivineMind proponuje odpowiednie faktury; przypisanie następuje po potwierdzeniu.
Otwieranie „Połączenie bankowe”
W fakturach zakupowych w sekcji Ustawienia → „Połączenie bankowe” dostępne są dwie metody: „Połącz konto bankowe (Ponto)” oraz poniżej EBICS.
Ponto: „Połącz konto bankowe”
Należy wybrać bank, zalogować się w banku i autoryzować konta. DivineMind odczytuje wyłącznie operacje i saldo konta, realizacja płatności nie jest możliwa. Opcja „Pobierz teraz” pobiera nowe operacje; po około 180 dniach należy odnowić autoryzację za pomocą „Połącz ponownie”.
„Pobieranie z banku (EBICS)”
EBICS należy zamówić w swoim banku. W sekcji „Połącz z bankiem” należy wprowadzić adres URL EBICS, identyfikator hosta (Host-ID), identyfikator klienta (Kunden-ID) i identyfikator użytkownika (Teilnehmer-ID), kliknąć „Wyślij klucze do banku”, podpisać list inicjalizacyjny i przesłać go do banku. Po aktywacji przez bank: „Sprawdź aktywację” — od tego momentu wyciągi bankowe będą pobierane codziennie.
Rozliczanie
Pewne dopasowania (zgodna kwota, bardzo wysoka zgodność) AIRIS księguje automatycznie tylko wtedy, gdy zezwalają na to zasady firmy. Wszystkie pozostałe wymagają zatwierdzenia.
Integracja Ponto została dotychczas przetestowana wyłącznie w środowisku testowym (sandbox), a wniosek o dostęp produkcyjny został złożony. Jeśli dostęp nie jest jeszcze skonfigurowany, na karcie wyświetla się komunikat „Połączenie bankowe jest w trakcie konfiguracji i będzie wkrótce dostępne”. EBICS również nie został jeszcze zweryfikowany produkcyjnie z rzeczywistym bankiem. Plik wyciągu bankowego działa z każdym bankiem.
Księgowanie kosztów wynagrodzeń (lista płac)
„Utwórz listę płac”
W module Koszty personalne tworzy się listę płac dla danego okresu. Zawiera ona kwotę brutto oraz składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne dla każdego pracownika.
Weryfikacja i „Zaksięguj (ostatecznie)”
Na liście widoczne są pozycje pracowników oraz zapisy księgowe Winien i Ma. Opcja „Zaksięguj (ostatecznie)” przenosi je do księgi głównej; po tym możliwa jest już tylko operacja „Stornuj”, która tworzy listę korygującą z kwotami ujemnymi. „Eksport CSV” pobiera listę.
DivineMind nie oblicza wynagrodzenia netto ani podatku dochodowego oraz nie generuje deklaracji ubezpieczeniowych ani pasków płacowych. Wynagrodzenia rozlicza doradca podatkowy lub program płacowy; podstawę stanowią godziny z rejestracji czasu pracy.