Rejestrowanie faktur od dostawców, sprawdzanie i zatwierdzanie.
Rejestrowanie faktury
Otworzyć fakturę przychodzącą
Obszar Faktury przychodzące.
Przesłać dokument
Proszę przeciągnąć i upuścić plik PDF/obraz do maski przesyłania; rozpoznawanie AI odczytuje dostawcę, numer, datę, kwoty i pozycje.
Przypisać dostawcę
Znany dostawca jest dopasowywany; w przypadku nowego dostawcy jest on tworzony bezpośrednio.
Sprawdzić pozycje
Rozpoznane pozycje i stawki podatkowe proszę kontrolować i korygować.
Zapisz
Dokument jest księgowany i jest widoczny w przepływie pracy dla zatwierdzenia/doradcy podatkowego.
Faktura korygująca
Fakturę korygującą (notę kredytową/korektę od dostawcy) proszę wprowadzić jako negatywny typ pozycji w ramach tego samego dokumentu. Sumy są automatycznie rozliczane, dokument pozostaje w pełni zrozumiały.
Sprawdzanie i przekazywanie
- Zatwierdzenie — weryfikacja dwuetapowa przed zaksięgowaniem.
- Doradca podatkowy — proszę przekazać dokumenty w pakiecie do kancelarii.
- Analityka — analiza według dostawcy, konta, okresu.
- Dostawcy — dane podstawowe i widok szczegółowy dla każdego dostawcy.
Subskrypcje i umowy dostawców
- W zakładce Abonamenty i umowy DivineMind rozpoznaje koszty cykliczne z faktur kosztowych i obciążeń bankowych z ostatnich 18 miesięcy — gdy dostawca rozliczał się w co najmniej trzech miesiącach lub podłączono bank.
- U góry widoczne są koszty miesięczne, aktywne subskrypcje, najbliższe obciążenie oraz terminy wypowiedzenia w ciągu najbliższych 30 dni.
- Za pomocą „Edytuj termin” określa się okres wypowiedzenia w dniach, koniec umowy i status (np. wypowiedziana lub „brak subskrypcji”). 14 dni przed datą „wypowiedz do” pojawia się przypomnienie; podwyżki cen są zgłaszane.
- „Wykryj ponownie” przeszukuje dokumenty i bank pod kątem kosztów cyklicznych.
Proszę zawsze najpierw uruchomić rozpoznawanie. Następnie proszę korygować tylko pojedyncze pola zamiast wprowadzać wszystko ręcznie.
Automatyczne rozpoznawanie jest bardzo dobre, ale nie jest nieomylne. Proszę sprawdzić kwotę, stawkę podatkową i dostawcę przed zatwierdzeniem.