Een volwaardige e-mailclient met AIRIS-assistent, sjablonen, campagnes, CRM-koppeling en automatische factuurherkenning.
Postvak IN & Weergaven
Postvak IN
Alle gekoppelde postvakken op één plek — met markeren, snoozen, archiveren en prullenbak.
AI-acties
AIRIS sorteert wat vandaag uw aandacht nodig heeft en stelt concrete volgende stappen voor.
AI-zoekfunctie
Mailbox-brede zoekfunctie — of stel AIRIS een vraag in natuurlijke taal.
Marketing
Campagnes, sequenties, sjablonen en contacten direct vanuit het postvak IN.
Schrijven & Antwoorden
Nieuwe e-mail
Ontvangers, onderwerp en tekst schrijven — inclusief Cc/Bcc, opmaak en bijlagen.
Schrijven met AIRIS
Op basis van trefwoorden formuleert AIRIS een complete, professionele e-mail in uw toon.
Sjablonen invoegen
Herbruikbare sjablonen met placeholders gebruiken die per ontvanger worden vervangen.
AI-functies
- Samenvatting: AIRIS vat lange berichten en hele conversaties samen in enkele zinnen.
- Automatische categorieën: inkomende e-mails worden herkend en gesorteerd (aanvraag, offerte, factuur, support …).
- Antwoordconcepten & snelle antwoorden: passende antwoorden met één druk op de knop, die u alleen nog hoeft te controleren.
- Vertalen: elke e-mail vertalen naar uw taal — origineel blijft behouden.
Nieuw in het nieuwe DivineMail-design
- Passende antwoorden van AIRIS: onder elke e-mail drie antwoordsuggesties met één druk op de knop — één klik opent het antwoord met de tekst.
- AIRIS vragen: stel in de AIRIS-kaart onder „Vragen“ vragen over deze specifieke e-mail, bijv. „Tot wanneer moet er geleverd worden?“
- Voorbeeld van bijlagen: pdf's, afbeeldingen en tekstbestanden openen direct in DivineMail, downloaden blijft een aparte knop.
- Vertalen in 26 talen en „Briefing beluisteren“: AIRIS leest voor wat er in het postvak wacht.
- Opstellen: sjabloon invoegen, onderwerpsuggesties van AIRIS, zichtbare handtekening en terugzetten met eigen datum en tijd.
- Agendautnodigingen tonen of uw agenda op dat moment vrij is; herkende facturen tonen hun status in DivineFinance.
- AI-categorieën in de zijbalk en zoekfilters die AIRIS uit uw invoer maakt („ongewijzigd met bijlage“ → filter toepassen).
- AI-acties › „Door AIRIS afgehandeld“: alles wat AIRIS heeft aangemaakt — een aangemaakte taak kan worden teruggedraaid zolang niemand eraan heeft gewerkt.
- Campagnes: doelgroep verfijnen op contacttype en CRM-tags, het aantal ontvangers wordt direct geteld.
- Het vorige ontwerp blijft tijdelijk toegankelijk: DivineMail.
Mappen & Organisatie
- Systeemmappen: Postvak IN, Gemarkeerd, Verzonden, Concepten, Gesnoozed, Archief, Spam, Prullenbak.
- Meerdere e-mails selecteren en in één stap verplaatsen, archiveren, verwijderen of als gelezen markeren.
- Gekleurde labels maken offertes, facturen, bouwplaatsen en leveranciers in één oogopslag zichtbaar.
Regels & Geschiedenis
- Onder Instellingen → Automatisering maakt u regels aan, bijv. „Afzender bevat stagepool → verplaatsen naar map Stagepool“. Regels worden automatisch uitgevoerd bij elke nieuwe e-mail.
- Direct na het opslaan toont DivineMail hoeveel reeds bestaande e-mails in de inbox overeenkomen — de toepassing vindt pas plaats wanneer u op „Nu toepassen“ klikt.
- Bij elke regel staat wanneer deze voor het laatst is toegepast en hoe vaak. Onder „Geschiedenis weergeven“ ziet u elke e-mail met afzender, onderwerp, wat er gebeurde en of dit automatisch of handmatig was — inclusief fouten zoals een ontbrekende doelmap.
- Bij het bewerken: „Aanpassen met AIRIS“ verscherpt of breidt de regel uit op basis van uw woorden, „Controleren met voorbeeld-e-mail“ toont per voorwaarde of een specifieke e-mail wordt geraakt en waarom niet. „Alle voorwaarden moeten van toepassing zijn“ vereist elke voorwaarde tegelijkertijd — voor meerdere trefwoorden kiest u „één voorwaarde is voldoende“. „Afzender“ controleert naam en adres, „Tekst“ de inhoud van de e-mail.
Campagnes & Sequenties
Campagne aanmaken
Ontvangerslijst, afzender, onderwerp en inhoud in de wizard instellen — met voorbeeld.
Tracking
Openingen en klikken worden gemeten; Analytics toont bezorging, engagement en conversie.
Sequenties
Meerstaps automatische follow-up-trajecten met wachttijden tussen de stappen.
- Contacten hebben een AVG-opt-in-status — alleen ontvangers die toestemming hebben gegeven, ontvangen campagnes; opt-out wordt automatisch uitgesloten.
OCR voor inkoopfacturen
Factuurpostvak configureren
Onder Instellingen → Factuur-OCR een gekoppeld postvak vrijgeven voor automatische verwerking.
Automatisch herkennen
AIRIS leest PDF-bijlagen uit via OCR: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, belastingtarieven en betaaltermijn.
Doel: DivineFinance
Herkende facturen komen direct in de inkoopfactuur-inbox van DivineFinance terecht; leveranciers worden aangemaakt of aangevuld.
- Het verwerkingslogboek toont elke e-mail met status; mislukte kunnen met één klik opnieuw worden verwerkt.
- Statistieken: succesvol verwerkte facturen, fouten, laatste 24 uur en nieuw aangemaakte leveranciers.
CRM-koppeling
- Afzenders worden automatisch gekoppeld aan DivineCRM-contacten; de e-mailgeschiedenis komt in het contactdossier terecht.
- Vanuit een e-mail direct een taak aanmaken, een afspraak plannen of het proces koppelen.
- Afspraken uit de tekst worden herkend en als agenda-item voorgesteld.
Accounts koppelen
- Gmail en Outlook / Microsoft 365 veilig koppelen via OAuth — zonder wachtwoord op te slaan; of een willekeurig account via IMAP/SMTP.
- Meerdere afzenderidentiteiten met eigen handtekening; postvakken delen met teamleden.
Vraag mijn inbox — vragen in plaats van zoeken
- Voer in het zoekveld een vraag in natuurlijke taal in en druk op Enter — bijvoorbeeld: Welke facturen staan nog open? of: Wat heeft de klant uit Wenen het laatst geschreven?
- AIRIS doorzoekt uw gehele postvak, beantwoordt de vraag bovenaan als AI-antwoord en toont de relevante e-mails eronder.
- Voor snel typen functioneert het zoekveld nog steeds als normale fulltext- en filterzoekfunctie.
Sjablonen maken met AI
Aanleiding beschrijven
Onder Sjablonen, Actie Met AI, beschrijft u kort de aanleiding (bijv. lenteactie met 20% korting voor bestaande klanten).
3 varianten ontvangen
AIRIS creëert drie kant-en-klare varianten met onderwerp en HTML-voorbeeld — elk in een andere toon en opbouw.
Opslaan & gebruiken
Sla de beste variant op als sjabloon; placeholders zoals {{firstname}} worden per ontvanger vervangen.
Veilig verzenden met ongedaan maken-functie
- Na het verzenden heeft u enkele seconden de tijd: er verschijnt een 'ongedaan maken'-melding — één klik stopt de verzending en opent de e-mail opnieuw om te bewerken.
- Pas daarna wordt het bericht daadwerkelijk verzonden — zo voorkomt u onbedoelde verzendingen of vergeten bijlagen.
Distributies (@team, @partner, eigen groepen)
- Typ '@' in het veld 'Aan': u ziet alle distributies — @team (alle medewerkers), een groep per CRM-categorie en uw eigen groepen. Bij DivineMind is er bovendien @partner met alle actieve verkoop-partners.
- De distributie verschijnt als één vermelding in het veld 'Aan'. Een klik hierop toont alle personen; u kunt individuele personen deselecteren.
- Standaard: elke persoon ontvangt een eigen e-mail en ziet de anderen niet. Met {Voornaam} in de tekst spreekt u iedereen persoonlijk aan („Aanhef invoegen“). Optioneel wordt er één enkele e-mail verzonden met iedereen in Bcc.
- Andere ontvangers, bijvoorbeeld een collega in Cc, ontvangen de e-mail eenmalig zoals gebruikelijk. Contacten die zich hebben afgemeld of geblokkeerd zijn, blijven automatisch buiten beschouwing.
- U kunt uw eigen distributies aanmaken onder Instellingen → Distributies. Indien gewenst kunt u ze vrijgeven voor het hele bedrijf — alleen u en de beheerders mogen ze dan wijzigen.
Acquisitieresultaten
- Onder Marketing → Acquisitie ziet u wat uw acquisitieworkflows doen: hoeveel leads zijn aangemaakt en aangeschreven, hoeveel hebben geantwoord of een afspraak geboekt, wie geen interesse heeft en welke adressen zijn teruggekomen.
- Selecteer de periode (7, 30 of 90 dagen) en de weergave per workflow of per land. Een klik op een getal toont de afzonderlijke leads met een link naar het klantenbestand en naar het antwoord-e-mail.
- „Beantwoord“ telt alleen echte antwoorden — geen afwezigheidsmeldingen en geen retourzendingen. Openingen worden pas sinds 14-10-2026 gemeten.
- Als een aangeschreven lead via uw afsprakenpagina een gesprek boekt, eindigt het automatische opvolgen en wordt de afspraak geteld. De pagina zien eigenaren, beheerders en managers.
Afspraak uit e-mail in de agenda
Afspraak uitlezen
Als er een afspraak in een e-mail staat (bijv. „Opname op 13 november vanaf 10 uur“), toont DivineMail boven de e-mail de balk „Afspraak uit e-mail“ — in de app als kaart onder de afzender. Een tik op „Afspraak uitlezen“ en AIRIS leest titel, datum, tijd en locatie uit de tekst. Als AIRIS de afspraak al bij ontvangst herkent, staan de velden er meteen.
Controleren en aanpassen
Alle velden kunnen worden gewijzigd voordat u ze invoert — titel, datum, begin, einde en locatie. Zonder tijd wordt het een afspraak voor de hele dag.
Afspraak overnemen
„Afspraak overnemen“ voegt deze toe aan uw persoonlijke agenda. De afzender ontvangt geen uitnodiging — u hebt immers al zelf geantwoord. Dubbeltikken voegt de afspraak niet dubbel toe.
Agenda openen of contact aanmaken
Daarna leidt „Agenda openen“ direct naar de afspraak. Als de afzender nog geen contact is, staat „Contact aanmaken“ ernaast als kleine knop. Echte agenda-uitnodigingen (.ics) hebben nog steeds hun eigen kaart met toezeggingen/afzeggingen.
Mijn mappen in de AIRIS-app
Mapmenu openen
Tik in de mailbox van de app op 'Mappen'. Onder de vaste mappen vindt u de sectie 'Mijn mappen' met al uw eigen mappen — inclusief die welke zijn aangemaakt door regels of de Akquise-Ablage.
Ondermap(pen) uit- en inklappen
Ondermap(pen) worden ingesprongen weergegeven onder de hoofdmap. De pijl aan de linkerkant klapt een map uit of in; het getal aan de rechterkant toont het aantal ongelezen of alle e-mails.
Map openen en synchroniseren
Eén tik opent de e-mails in de map. De lijst naar beneden trekken synchroniseert de map onmiddellijk met uw mailbox.
Naar een map verplaatsen
Tik in een e-mail op '⋯' en vervolgens op 'Naar map verplaatsen', kies daarna de doelmap. De e-mail wordt verplaatst op de mailserver en verschijnt onmiddellijk in de doelmap.
A/B-test voor campagnes
Test inschakelen
Schakel in de campagne-assistent onder 'Inhoud' de schakelaar 'A/B-test (onderwerp)' in en voer een tweede onderwerp in. Wie wil, kan ook een eigen tekst B opgeven; titelafbeelding en knop blijven hetzelfde.
Aandeel, meeteenheid en wachttijd kiezen
Het aandeel in de test (standaard 30%) gaat voor de helft naar A en B. Meting gebeurt op basis van openingen of klikken. Na de wachttijd (standaard 4 uur) wordt beslist — op zijn vroegst wanneer elke versie het minimumaantal heeft bereikt.
Verzending starten
Bij de start worden alleen de testgroepen verzonden. Dezelfde ontvanger krijgt altijd dezelfde versie, ook na een herstart. De overige ontvangers wachten op de winnaar.
Winnaar in het rapport
In het campagnerapport toont de kaart 'A/B-test' de verzonden, geopende, geklikte en ratio per versie, de status en de winnaar. Met 'Nu beslissen' kunt u de wachttijd overslaan. Bij een te klein verschil wint A — het origineel, nooit een toevallige winnaar.
Identiteiten & handtekening
- Onder Instellingen, sectie Identiteiten, kunt u meerdere afzenderidentiteiten aanmaken, bewerken, de standaardidentiteit instellen of verwijderen.
- Elke identiteit heeft een eigen rich-text handtekening (vet, cursief, links), die automatisch aan uitgaande e-mails kan worden toegevoegd.
- Contacten importeert u via CSV (met kolomtoewijzing en preview) of direct vanuit DivineCRM; AI-analyses leveren aanbevelingen voor uw campagnes.
Activeer het factuurpostvak eenmalig — daarna komen inkomende leveranciersfacturen volautomatisch in DivineFinance terecht, zonder dat u iets hoeft over te typen.