Sorteren en prioriteren
In plaats van een lange lijst ziet u eerst wat een antwoord vereist: klantverzoeken, vragen over offertes, klachten. Nieuwsbrieven en meldingen schuiven naar achteren. Eigen categorieën, bijvoorbeeld per klant of project, kunnen worden toegevoegd.
Antwoorden voorbereiden
Een goede e-mail-AI schrijft niet zomaar iets, maar gebruikt wat bekend is over de afzender: eerdere e-mails, openstaande offertes, afspraken. Het concept staat klaar, u past het aan of verzendt het. E-mails in vreemde talen kunnen worden vertaald en in de taal van de afzender worden beantwoord.
Werk wordt afgehandeld vanuit e-mails
Veel e-mails zijn eigenlijk taken. Een AI kan hier direct de volgende stap uit halen:
- Afspraakvoorstel in de e-mail: lees datum, tijd en locatie uit en voeg deze toe aan de agenda.
- Factuur in de bijlage: lees deze uit en registreer deze als inkomende factuur.
- Nieuw verzoek: leg de afzender aan als contactpersoon en maak een taak aan.
- Onbeantwoorde offerte: herinner na enkele dagen aan de opvolging.
Wie doet wat?
AIRIS bereidt voor
- Sorteren, samenvatten, concepten: Elke e-mail wordt ingedeeld en gekoppeld aan het contact. Antwoordconcepten worden in uw eigen toon gegenereerd.
- Afspraak uit de e-mail: Als er een afspraak in de e-mail staat, leest AIRIS deze uit. Na controle voegt een tik deze toe aan uw agenda, zonder uitnodiging aan de afzender.
- Eigen mappen, ook op mobiel: Uw eigen mappen worden als een boomstructuur weergegeven in het e-mailmenu van de app. E-mails kunnen hier naartoe worden verplaatst.
- Facturen uit het postvak: Factuurbijlagen worden uitgelezen en geregistreerd als inkomende factuur.
U beslist
- Automatisch verplaatsen van e-mails alleen met een duidelijke regel. Bij twijfel blijft een e-mail in de inbox, zodat niets onopgemerkt verdwijnt.
- Verstuur antwoorden naar klanten pas na controle, totdat u de concepten vertrouwt.
- Koppel vertrouwelijke postvakken alleen aan systemen met een verwerkingscontract.
