Inkomende facturen zonder overtypen
Facturen komen binnen via e-mail, post of als foto. Een AI leest de belangrijke velden uit, herkent bekende leveranciers en waarschuwt bij duplicaten. Bij bedragen boven een vastgestelde limiet gaat de factuur ter goedkeuring.
Uitgaande facturen, e-factuur en aanmaningen
Van een geaccepteerd aanbod wordt met een paar klikken een opdracht en factuur gemaakt. Belangrijk is het formaat: In Duitsland moeten bedrijven sinds 2025 e-facturen kunnen ontvangen, de plicht tot het uitsturen volgt stapsgewijs. Ook in andere EU-landen wordt de e-factuur de norm.
Openstaande posten worden gemonitord. Na vaste termijnen ontstaan betalingsherinneringen en aanmaningen, die vóór verzending gecontroleerd kunnen worden.
Betalingen toewijzen en doorgeven aan de belastingadviseur
Bankafschriften kunnen worden ingelezen, de AI wijst betalingen via referentie, bedrag en naam toe aan de openstaande facturen. Onzekere matches komen op een controlelijst. Voor de belastingadviseur ontstaat een export, bijvoorbeeld in DATEV-formaat.
Wie doet wat?
AIRIS bereidt voor
- Facturen uitlezen: Leverancier, nummer, datum, bedragen, btw en IBAN uit PDF of foto, met dubbele controle.
- E-factuur en DATEV: XRechnung voor verzending, DATEV-export voor de belastingadviseur, SEPA-bestand voor overschrijvingen.
- Aanmaningen: Meerfasige herinneringen volgens uw termijnen.
- Facturen uit de mailbox: Factuurbijlagen in e-mails worden direct verwerkt.
U beslist
- Overschrijvingen goedkeuren: altijd een mens.
- Fiscale classificatie en afsluiting blijven bij de belastingadviseur.
- Uitgelezen bedragen bij slecht leesbare documenten controleren.
