További modulok

Az első képernyő bejelentkezés után egy jelentés, nem menüoldal: Mi történt tegnap óta, mi igényel most döntést Öntől, és egy javaslat az AIRIS-től.

• Tegnap óta: közzétett bejegyzések, új érdeklődők, az AIRIS által megválaszolt ügyfélkérdések, elküldött e-mailek, kifizetett számlák összeggel, elvégzett feladatok.
• Önre vár: legfeljebb három pont, mindegyik kattintható és közvetlenül a megfelelő helyen — nyitott jóváhagyások összeggel, lejáró igazolások, lejárt hibák, eszkalált beszélgetések.
• Új fiókok esetén továbbá: üdvözlőkártya a következő értelmes lépéssel és egy beállítási ellenőrzőlista százalékos előrehaladással.
• Ágazati gyorssikerek: legfeljebb három induló feladat, amelyek illeszkednek az Ön ágazatához, mindegyik közvetlenül a funkcióhoz vezet.

Az ellenőri nézet minden hívásról, amit az AIRIS kezelt: időpont, hívó fél, összefoglaló, teljes beszélgetés menete — és az MI minden egyes művelete érvekkel, eredménnyel és kockázati besorolással. Az Ön ellenőrzéséhez és az ellenőrök felé történő igazolásként.

• Minden hívás listája kulcsfontosságú mutatókkal: hányban van hiányosság, hányból hiányzik az átirat vagy az összefoglaló, és hányban volt ismeretlen a hívó fél.
• Egy kattintás megnyitja a hívás aktáját — összefoglaló, beszélgetés menete és az MI műveletei a beszélgetés sorrendjében.
• Minden műveletnek van kockázati besorolása: Lekérdezés (csak olvasás), Létrehozás (adatrekord jön létre) vagy Kimenő (valami elküldésre került az ügyfélnek, és nem vonható vissza).
• A hiányosságok megjelenítésre kerülnek, nem elrejtésre. Egy ellenőri nézet, amely elrejti a hiányzó feljegyzéseket, értéktelen lenne.
• Az MI-nyilvánosságra hozatali figyelmeztetés az EU MI törvény 50. cikke szerint minden aktában szerepel.

Dolgozzon közvetlenül együtt azokkal az ügyfelekkel és beszállítókkal, akik szintén a DivineMind rendszert használják: rendeljen és tekintse meg a bizonylatokat közvetlenül, a PDF-es e-mailek megkerülése nélkül. Fontos: A rendszer soha nem fedi fel, hogy egy külső cég használja-e a DivineMindot — a kapcsolat kizárólag akkor jön létre, ha mindkét fél jóváhagyja azt.

• Kapcsolat kezdeményezése: Nyissa meg a kapcsolatot vagy a beszállítót, és kattintson a „Közvetlen kapcsolat” gombra. A gomb mindig ugyanúgy néz ki — ha a cég használja a DivineMindot, megkapja az Ön felkérését; ha még nem használja, a felkérésből egy meghívó lesz.
• A másik fél a „Partnerhálózat” → „Önhöz érkező felkérések” menüpontban erősíti meg a kapcsolatot. Csak ezután fogják látni egymást; az elutasításról nem érkezik visszajelzés.
• Rendelés: Aktív kapcsolat esetén nyissa meg a partner termékkínálatát, adja meg a mennyiségeket, és küldje el a megrendelést. Azok az árak érvényesek, amelyeket a partner az Ön számára rögzített.
• A beszállítónál azonnal létrejön egy elfogadott vevői megrendelés a visszaigazolással együtt, Önöknél pedig a hozzá tartozó megrendelés — a kettő össze van kapcsolva egymással.
• Jobbra mellette folyamatosan láthatja azokat a megrendeléseket, szállítóleveleket és számlákat, amelyeket a partner az Ön megrendeléseihez hozott létre.
• Bármikor megszakítható: A kapcsolat véget ér, a meglévő bizonylatok változatlanul megmaradnak.

Több önálló céggel rendelkező vállalatok számára: közös számadat-áttekintés és áruátcsoportosítás a cégek között, anélkül, hogy feladnánk az entitások elkülönítését.

• Vállalatcsoport létrehozása — az éppen aktív cég lesz a központ; további cégeket hozzáadni szerepkörrel (telephely, központi raktár, holding).
• Konszern áttekintés: havi forgalom, nyitott követelések, raktárkészlet és csapatméret összegként és cégenként.
• Átcsoportosítás létrehozása: kiválasztani a fogadó céget, terméket és mennyiséget — jelenleg egy termékpozíció átcsoportosításonként.
• A fogadó cég könyveli a beérkezést; csak ezáltal változik meg a raktárkészlet.
• Ezután opcionálisan elszámolni: létrehoz egy számlatervezetet, amelyet a számlázási modulban ellenőrizhet és elküldhet.

A műszerfal az összes céges járműhöz, három füllel: Áttekintés, Üzembentartói felelősség és Bérbeadás.

• Áttekintés járművenkénti jelzőlámpával: műszaki vizsga lejárt (piros), nyolc héten belül esedékes (sárga); továbbá kilométeróra állás, ki van úton és az elmúlt tizenkét hónap költségei.
• Bizonylatok hozzárendelése kétlépcsős: először egy próbaüzem, amely egyértelmű rendszám-találatokat és kétséges eseteket mutat, majd egy gombnyomásra történő átvétel.
• Üzembentartói felelősség: jogosítvány ellenőrzés, oktatás és UVV-vizsgálat dokumentálása vezetőnként és járművenként, dátummal, eredménnyel és következő esedékességgel.
• Azok a vezetők, akik soha nem vezetnek, indoklással mentesíthetők az ellenőrzés alól; az igazolás CSV-fájlként letölthető.
• Bérbeadás: díjszabások létrehozása (napi díj, ingyenes kilométerek, ár többletkilométerenként, kaució), járművenként hozzárendelni és online foglalhatóvá tenni; a nyilvános bérlési linket itt másolhatja.

Minden pool-jármű átadása ügyfeleknek vagy alkalmazottaknak külön folyamatként — a csereautótól a tesztvezetésen át a fizetett bérautóig.

• Válassza ki a folyamat típusát (hat típus) — a költségviselő automatikusan előre kitöltődik, például garanciális eset a gyártó terhére vagy ingyenes szervizcsereautó.
• Adja meg az időszakot; csak olyan járművek kerülnek felajánlásra, amelyek ebben az időszakban valóban szabadok.
• Rögzítse az átadáskori állapotot: kilométeróra-állás és üzemanyagszint; fizetett folyamatok esetén ezen felül napi átalánydíj, benne foglalt kilométerek és ár kilométerenkénti túllépés esetén.
• Nyissa meg a bérleti szerződést PDF formátumban, és írassa alá.
• Visszavételkor rögzítse a kilométert, az üzemanyagszintet és a károkat — a rendszer a napok és a túllépett kilométerek alapján számolja ki a végösszeget.

Nyilvános pályázatok és magán igényjelzések, az Önnek megfelelőekre szűrve — plusz egy mappa a folyamatban lévő jelentkezéseihez.

• Szűrés ország, típus, megbízás mérete, forrás és iparág szerint; Gyorsszűrő a hazai piacra, ajánlásokra és megjegyzettekre.
• A táblázat illeszkedés vagy határidő szerint rendezve; A hét napnál rövidebb határidők kiemelve jelennek meg.
• Sor kibontása: Az AIRIS elmagyarázza, miért releváns ez a pályázat most, és kérésre elkészít egy jelentkezési tervezetet.
• Átvétel aktába: A folyamat átkerül a jelentkezési listájába státusszal, határidővel és értékkel.
• Az aktában: Státusz kezelése, felhőmappa létrehozása, dokumentumok feltöltése és mellékletek, például referenciák vagy videók csatolása.

Az eszköz az érdeklődővel folytatott első beszélgetéshez: Töltse ki a kérdőívet a beszélgetés során, ebből az AIRIS egy jelentést készít konkrét megtakarítási lehetőségekkel.

• Elemzés létrehozása és törzsadatok rögzítése: Cég, kapcsolattartó, iparág, alkalmazottak száma.
• Kérdéskatalógus hat blokkban — Működés, Elérhetőség, Értékesítés, Adminisztráció, Emberek és folyamatok, Célok; egy számláló mutatja, hány kérdésre válaszoltak.
• Jelentés készítése: Összefoglaló a jelenlegi munkamódszerről, egy táblázat a témánként óvatosan becsült megtakarítási lehetőségekkel, javasolt kiindulópont és következő lépések.
• Mentse PDF-ként és adja át az érdeklődőnek — a jelentés A4-es méretben, levélpapírral van kialakítva.

Cégadatok kézikönyve Ausztriából és Németországból — adatok ellenőrzésére az első kapcsolatfelvétel vagy egy megbízás előtt.

• Válasszon országot, írja be a cégnevet, tekintse át a találati listát: Név, státusz, cégjegyzékszám, hely, jogi forma és illetékes bíróság.
• Németország esetén ezen felül szűrhet nyilvántartási típus szerint, és közvetlenül átugorhat a Bundesanzeiger és Unternehmensregister oldalára.
• Ausztria esetén részletes szűrők állnak rendelkezésre: Keresési terület, jogi forma, bíróság, hely és pontos keresés.

A mai napig a folyamat a találati listánál ér véget: Az egyes cégek részletes nézete és a dokumentumletöltés még nem készült el, és a találatok még nem vehetők át közvetlenül kapcsolattartóként.

Az ügyvédi iroda modul jogi irodák számára készült: irattárak ügyiratszámmal, ütközésvizsgálat, határidők és visszahívások, idő rögzítése az irattárhoz és abból a díjbekérő. Az ügyvédi iroda menüjében ehhez az „Irattárak” és a „Határidők” található; adótanácsadók és más cégek a modult közvetlenül a Ügyiratok alatt nyitják meg. Az Ön ügyfelei a CRM-ben lévő kapcsolatok, illetve cégek.

• Áttekintés a Ügyiratok alatt: Nyitott irattárak, lejárt határidők, 7 napon belül lejáró határidők és a nem számlázott összeg; irattárak keresése iratszám, tárgy, ügyfél vagy ellenfél alapján, és szűrés Nyitott, Felfüggesztett vagy Lezárt szerint.
• Az „Dokumentum feltöltése” az irattárban a fájlt az irattárhoz, és egyben az ügyfél CRM irattárához menti; a dokumentumok átnevezhetők; a „Törlés” eltávolítja őket a CRM irattárból is.
• Csak a jogi irodai irattárhoz tartozó idők kerülnek a díjbekérőbe. Az időrögzítésből vagy a DivineTasks-ból származó idők nem vezetnek automatikusan számlához.

Minden cég elküldi könyvelését az adótanácsadójának fájlban – anélkül, hogy az ügyvédi irodának fiókra lenne szüksége. Nincs interfész a DATEV, RZL vagy BMD rendszerekhez; az ügyvédi iroda maga importálja a fájlokat.

A rendelők számára a DivineMind az irodai és adminisztrációs szoftver a rendelési rendszer (PVS) mellett – nem maga a PVS. Az általános modulok érvényesek, amelyeket ebben a kézikönyvben ismertetünk.

• Páciensek mint kapcsolatok a CRM-ben e-mailekkel, dokumentumokkal és számlákkal – orvosi irat nélkül.
• Foglalási oldal, ahol a páciensek fiók nélkül maguk választhatnak időpontot; a naptárban meghívhatja az időpont vendégeit.
• Számlák és ajánlatok, pl. magánfinanszírozású szolgáltatásokhoz, fizetési felszólítási szintek (automatikus csak akkor, ha Ön bekapcsolja), bejövő számlák mesterséges intelligenciával és az adótanácsadónak történő exportálás.
• DivineMail mesterséges intelligencia válasz-tervezetekkel, feladatok, felhő, időrögzítés, szolgálati terv és szabadság, DivineMeet és munkafolyamatok, mint minden cégnél.
• Az adatok az EU-ban találhatók (adatbázis Frankfurtban, fájlok Berlinben), minden cég elkülönül a többitől, a személyes adatokat tartalmazó feltöltések privátak.

Azok a szolgáltatók, amelyeknek nincs saját iparági moduljuk, az általános modulokat használják: ügyfélfiók, DivineMail, naptár foglalási oldallal, ajánlat számláig, feladatok, felhő, időrögzítés, munkafolyamatok és AIRIS. Itt találhatók a szolgáltatók számára különösen fontos folyamatok.

Nincsenek mellékelt mintasablonok – Ön a saját dokumentumait használja. Ha az ügyfélnek nincs e-mail címe, az ajánlat piszkozat marad.

• Időbélyegzés helyszín szabályzattal: A felhasználói menüben, jobb fent kattintson az „Idő bejelentkezés” vagy „Idő kijelentkezés” gombra. A Időkövetés → „Idő óra” alatt a vezetés bekapcsolhatja az „Idő bejelentkezés csak a helyszínen” opciót (méterben megadott sugár, alapértelmezett 50 m); a sugáron kívül vagy helymeghatározás engedélyezése nélkül a böngészőben az idő bejelentkezés elutasításra kerül. Csarnokokhoz nagyobb sugár ajánlott.
• Csapat postafiók: A DivineMailben a Beállítások → „Fiókok” alatt a postafióknál válassza a „Hozzáférések megosztása” opciót, válassza ki a személyt, állítsa be a „csak olvashat” vagy „írhat” jogosultságot, és kattintson a „Megosztás” gombra. Csak a postafiók tulajdonosa adhat hozzáférést vagy vonhatja vissza azt.
• Privát tárolás a DivineCloud-ban: Az új fájlok privátak, és csak időben korlátozott linkeken keresztül érhetők el. Kívülre tudatosan oszt meg egy mappát a „Megosztás” → „Nyilvános link” opcióval – jelszóval, lejárati dátummal vagy maximális számú megtekintéssel; a „Visszavonás” megszünteti a linket.
• Jegyzetelés a DivineMeetben csak beleegyezéssel: A házigazda elindítja a „Jegyzetelés indítása” funkciót, minden résztvevő kiválasztja az „Egyetért” vagy „Ne jegyzetelj engem” opciót. Csak szöveg kerül rögzítésre, hang nem; ha a megbeszélés egy ügyfélhez van rendelve, a jegyzet az ügyfélfiókjába kerül.
• DivineNote: Oldalak és aloldalak jegyzőkönyvekhez, tájékoztatókhoz és tudáshoz – „Új oldal”, sablonok, kedvencek; a „Megosztás” gombbal meghívhatja a csapattagokat megtekintésre, kommentelésre vagy szerkesztésre, exportálás PDF vagy Markdown formátumban.