A bizonylattól a havi zárásig: könyvelés, kiértékelés, fájlok a könyvelőnek, likviditás és bankkapcsolat.
Területek
Főkönyv
Napló, Főkönyvi kivonat, Számlalap, Nyitott tételek, Havi zárás
Tárgyieszköz-könyvelés
Tárgyi eszközök, lineáris vagy degresszív AfA-terv, éves AfA-futtatás, eszköz kivezetése
Kölcsönök
Főkönyv, „Darlehen” fül — nyújtott és kapott kölcsönök személyenként, a fordulónapon nyitott tételek
Eredménykimutatás és mérleg
Főkönyv, „Eredménykimutatás és mérleg” fül — Fordulónapi előnézet és csomag a könyvelőnek
UVA, ZM, Intrastat
Főkönyv, „UVA” fül — Fizetendő adó számítása, U30-, ill. ELSTER-fájl letöltése
Likviditás
Havi áttekintés és előrejelzés a következő 13 hétre
Bankkapcsolat
Bankszámlakivonatok és Bejövő számlák → Beállítások → „Bankkapcsolat” (Ponto, EBICS)
Személyi jellegű költségek
Bérszámfejtési tételek könyvelése bruttóval és munkáltatói járulékkal (nem bérszámfejtés)
Könyvelés
Fájlexportok, hozzáférés a könyvelőirodának, előzmények
Főkönyv: könyvelés és hónap zárása
Főkönyv megnyitása
Nyissa meg a Főkönyv oldalt, és válassza ki felül az időszakot a „-tól” és „-ig” mezőkkel.
„Könyvelés most”
A gomb átveszi az időszak összes bizonylatát, banki tételét, pénztári mozgását és utazási költségét Tartozik és Követel könyvelési tételekként.
Ellenőrzés
A „Napló”, „Főkönyvi kivonat” és „Számlalap” füleken minden könyvelés látható. Egy számlaszámra kattintva megnyílik a számlalap. A „Nyitott tételek” a vevők és szállítók fennálló tartozásait mutatja.
Hónap zárolása
A „Monatsabschluss” fülön a „Festschreiben” funkció véglegesen lezárja a hónapot. Ez nem vonható vissza; a későbbi korrekciók sztornóként és új tételként jelennek meg a következő nyitott hónapban.
Tárgyieszköz-könyvelés: Tárgyi eszközök és AfA
„Neues Anlagegut”
A Tárgyi eszközök alatt hozhat létre tárgyi eszközt. Kötelező mezők a megnevezés, beszerzési dátum, bekerülési érték és hasznos élettartam; továbbá a kategória, maradványérték, szállító és számlahivatkozás. Létrehozásra az Owner és az Admin jogosult.
AfA-módszer és AfA-terv
Válasszon a „Linear” vagy „Degressiv” lehetőség közül az AfA-kulccsal, kérésre a beszerzési hónap szerinti időarányos első leírással. Az AfA-terv automatikusan kiszámításra kerül; a részletes nézet a ténylegesen lekönyvelt tételek mellett a jelenlegi könyv szerinti értéket is mutatja.
„AfA-Jahreslauf”
Válassza ki az üzleti évet (általában az előző év, 12. 31-i fordulónappal), erősítse meg, majd kattintson az „AfA-Lauf starten” gombra. A futtatás véglegesen lekönyveli az AfA-t minden aktív eszközre; az eredménylista eszközönként mutatja az összeget, a főkönyvben pedig a naplóban jelenik meg. A futtatást csak az Owner indíthatja el.
„Anlagenabgang”
A részletes nézetben adja meg a kivezetés dátumát, okát (értékesítés, selejtezés, adományozás, elvesztés/lopás) és a bevételt, majd kattintson az „Abgang buchen” gombra — kizárólag az Owner által. Egy eszköz csak addig törölhető, amíg nem történt rá AfA-könyvelés.
A módszerről, a hasznos élettartamról és az AfA-kulcsról Ön dönt. Egyeztesse ezeket adótanácsadójával az első éves futtatás megkezdése előtt.
Eredménykimutatás, mérleg és évzáró csomag
„GuV & Bilanz” fül
Megjeleníti az eredménykimutatást és a mérleget a fordulónapra a főkönyvből, az UGB/HGB szerinti rövidített tagolásban. Az „Aktiva = Passiva” sor mutatja, hogy az egyenleg rendben van.
Csomag a könyvelőirodának
A „Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung” létrehoz egy ZIP-fájlt az irodája számára. Az értesítés jelzi, hogy az ellenőrzőlista teljes-e, vagy hány tétel van még nyitva.
Az eredménykimutatás és a mérleg a DivineMindban előnézet. Az éves beszámolót a könyvelője készíti el; a benyújtás előtt egyeztesse vele a számokat.
Év vége: Időbeli elhatárolások és céltartalékok
- A „GuV & Bilanz” fülön a mérleg alatt található a „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen” kártya a fent a „bis” mezőben kiválasztott évre.
- Ha egy számla átnyúlik az év fordulóján (pl. éves licenc vagy éves előfizetés), a DivineMind aktív vagy passzív időbeli elhatárolást javasol bizonylattal és indoklással. A „Buchen” lekönyveli azt 12. 31-ével, és 01. 01-jével feloldja. Ha nincs mit elhatárolni, a „Keine Abgrenzung nötig” felirat jelenik meg.
- A céltartalékokra (pl. az éves beszámoló adótanácsadói költségei) és a várható követelésekre javaslatok állnak rendelkezésre. Az „Als Rückstellung buchen”, illetve „Als Forderung buchen” rákérdez az összegre — erről Ön dönt.
- A könyvelésre az Owner és az Admin jogosult. A javaslatok kiindulópontot jelentenek a záráshoz; egyeztesse őket adótanácsadójával.
Személyeknek nyújtott és tőlük kapott kölcsönök
- A főkönyv „Darlehen” füle személyenként mutatja a „Darlehen an die Person (Forderung)” vagy „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)” tételeket a kifizetett, visszafizetett és a fordulónapon nyitott összegekkel — ugyanazokkal az adatokkal, mint a főkönyvben.
- A közleményben a „Darlehen” szót tartalmazó átutalást a bankszámlakivonat-egyeztetés automatikusan kölcsönként javasolja.
- Kölcsönönként rögzíthető, hogy rendelkezésre áll-e szerződés, valamint az éves kamatláb; a sor ennek alapján megjeleníti a becsült éves kamatot. A kamatok nem kerülnek automatikusan lekönyvelésre.
Tagoknak vagy ügyvezetőknek nyújtott kölcsönök esetén egyeztesse az írásbeli szerződést, a szokásos piaci kamatot és a visszafizetést adótanácsadójával. A DivineMind megjeleníti az ellenőrzési pontokat, de nem nyújt tanácsadást.
UVA, összesítő jelentés és Intrastat
- „UVA” fül: fizetendő áfa, levonható áfa és fizetési kötelezettség (vagy túlfizetés) a naplóból, kódszámok szerint részletezve. A számítás kizárólag keletkezés alapú adózás (Soll-Versteuerung) szerint történik.
- A „FinanzOnline-Datei (U30)” Ausztria, illetve az „ELSTER-Datei (UStVA)” Németország esetében letölti a fájlt. A DivineMind semmit sem továbbít a FinanzOnline vagy az ELSTER rendszerébe — ezt Önnek vagy a könyvelőjének kell megtennie.
- A „Zusammenfassende Meldung (ZM)” listázza az uniós vállalkozásoknak nyújtott termékértékesítéseket és szolgáltatásokat; a „ZM als CSV” letölti a listát. Ha az ügyfélnél hiányzik a közösségi adószám, nem jelenthetőként jelenik meg alatta.
- Az „Intrastat (Versendungen)” kiszámítja a más EU-országokba történő áruszállításokat vámtarifaszámonként a cikk törzsadatokból (vámtarifaszám, tömeg, származási ország). A bejelentési küszöbértéket Önnek kell ellenőriznie.
Fájlok és hozzáférés a könyvelőirodának
Könyvelési fájl a főkönyvből
A Főkönyv menüpontban az „Export (CSV)”, „BMD-Import” és „RZL-Import” számlával, ellenszámlával és adókóddal ellátott könyvelési sorokat exportál; a „Personenkonten” a hozzájuk tartozó vevőket és szállítókat. Letöltés előtt számláról számlára ellenőrzi az adatokat a naplóval szemben.
Exportbeállítások
A Adótanácsadó alatt a „Konfiguration” részen választhatja ki a formátumot és a gyakoriságot: DATEV könyvelési köteg (CSV), ebInterface 6.1, BMD-csomag, XRechnung, CSV vagy Excel — manuálisan vagy ütemezve e-mailben, a PDF-ekkel együtt ZIP-ben.
Iroda meghívása (opcionális)
A „Hozzáférés“ területen az „Meghívás“ gombra kattintva meghívhatja adótanácsadóját saját bejelentkezéssel; ezt követően ott aktiválhatja a hozzáférését. Az iroda az e-mailben kapott linken regisztrál, és a bejelentkezés után közvetlenül az ügyféláttekintőbe kerül. Látja a bejövő és kimenő számlákat, jóváírásokat és fizetési felszólításokat, szerkesztheti a bejövő számlákat és exportálhat. Az e-mail exportálásához nincs szükség regisztrációra.
Előzmények
A „Verlauf” mutatja az összes elküldött exportot az időszakkal, a formátummal és az állapottal; az „Erneut senden” újraküldi.
A DATEV, a BMD és az RZL fájlt kap, nem élő adatátvitelt. Még nem igazolt éles importtal, hogy a BMD- vagy RZL-fájl hibamentesen beolvasható-e az irodája programjába — először küldjön egy pródafájlt, és egyeztesse az irodával.
Likviditás: a következő 13 hét
Cash flow megnyitása
A Pénzforgalom alatt a nyitott követeléseket, a lejárt tételeket, a nyitott kötelezettségeket, valamint a havi áttekintést látja a várható bevételekkel és kiadásokkal.
„Likviditás a következő 13 hétben”
A kártya a bankszámlaegyenleggel és a házipénztárral indul, majd hetenként mutatja a bevételeket, a kiadásokat és a hétvégi egyenleget, valamint a legalacsonyabb egyenleget és a 13 hét utáni egyenleget.
Honnan származnak a számok?
Számlánként az utolsó bankszámlakivonattól kezdve: nyitott vevői számlák esedékesség és korábbi fizetési szokások alapján, nyitott szállítói számlák, előfizetések, bérek, utazási költségek és az áfafizetési kötelezettség. A lejárt tételek az 1. hétbe számítanak. Az óvatos számítás abból indul ki, hogy az ügyfelek 14 nappal később fizetnek.
„Óvatos” forgatókönyv
A „Legalacsonyabb szint” mellett a kártya a „Óvatos (az ügyfelek 14 nappal később fizetnek), legalacsonyabb szint” értéket mutatja. Ha ez az érték pirosra vált, a helyzet szűkössé válik, amint az ügyfelek a vártnál két héttel később fizetnek.
Bankkapcsolat: fájl, Ponto, EBICS
Bankszámlakivonat-fájl (mindig működik)
A Bankszámlakivonatok alatt MT940, CAMT.053, CSV vagy PDF formátumú bankszámlakivonatot olvashat be. A DivineMind javaslatot tesz a megfelelő számlákra; Ön jóváhagyással rendeli hozzá őket.
„Bankkapcsolat” megnyitása
A bejövő számlákban a Beállítások → „Bankkapcsolat” alatt két lehetőség érhető el: „Bankszámla összekapcsolása (Ponto)” és alatta az EBICS.
Ponto: „Bankszámla összekapcsolása”
Válassza ki a bankot, jelentkezzen be a banknál, hagyja jóvá a számlákat. A DivineMind csak a könyvelési tételeket és a számlaegyenleget olvassa be, fizetések indítása nem lehetséges. A „Lekérés most” gomb letölti az új tételeket; mintegy 180 nap elteltével az „Újrakapcsolódás” gombbal újíthatja meg a jóváhagyást.
„Banki lekérdezés (EBICS)”
Az EBICS-et a bankjánál rendelheti meg. A „Bank összekapcsolása” alatt adja meg az EBICS-URL-t, a Host-ID-t, az Ügyfél-ID-t és a Résztvevő-ID-t, kattintson a „Kulcsok küldése a banknak” lehetőségre, írja alá az inicializáló levelet, és küldje el a banknak. A bank általi aktiválás után: „Aktiválás ellenőrzése” — ezt követően a bankszámlakivonatok napi szinten letöltődnek.
Egyeztetés
A biztos egyezéseket (az összeg megegyezik, nagyon magas egyezés) az AIRIS csak akkor könyveli le önállóan, ha cége ezt az irányelvben engedélyezi. Minden mást Önnek kell jóváhagynia.
A Ponto eddig csak tesztüzemben (Sandbox) lett ellenőrizve, az éles hozzáférés igénylése folyamatban van. Ha a hozzáférés még nincs beállítva, a kártya ezt jelzi: „A bankkapcsolat beállítása folyamatban van, hamarosan elérhető.” Az EBICS éles működése valós bankkal szintén nincs még igazolva. A bankszámlakivonat-fájl minden bankkal működik.
Személyi jellegű költségek könyvelése (bérszámfejtési futás)
„Bérszámfejtési futás létrehozása”
A Személyzeti költségek alatt hozhat létre bérszámfejtési futást egy adott időszakra. Munkavállalónként tartalmazza a bruttó bért és a munkáltatói társadalombiztosítási hozzájárulást.
Ellenőrzés és „Könyvelés (végleges)”
A futásban a munkavállalói tételeket és a Tartozik-Követel könyvelési tételeket látja. A „Könyvelés (végleges)” átvezeti őket a főkönyvbe; ezt követően már csak a „Sztornózás” érhető el, amely negatív összegekkel rendelkező sztornó futást hoz létre. A „CSV-exportálás” letölti a futást.
A DivineMind nem számol nettó bért, nem számol bérpótlékot/személyi jövedelemadót, és nem készít TB-bejelentést vagy bérjegyzéket. A bérszámfejtést a könyvelője vagy bérszámfejtő programja végzi; az időnyilvántartás órái alapul szolgálnak.