De la pièce comptable à la clôture mensuelle : comptabiliser, analyser, fichiers pour le cabinet comptable, trésorerie et connexion bancaire.
Domaines
Grand livre
Journal, balance générale, extrait de compte, postes ouverts, clôture mensuelle
Comptabilité des immobilisations
Immobilisations, plan d'AfA linéaire ou dégressif, clôture annuelle AfA, sortie d'actif
Prêts
Grand livre, onglet « Prêts » — argent prêté et emprunté par personne, en cours à la date d'arrêté
Compte de résultat & bilan
Grand livre, onglet « GuV & Bilanz » — Aperçu à date d'arrêté et dossier pour le cabinet comptable
UVA, ZM, Intrastat
Grand livre, onglet « UVA » — Calculer la TVA due, télécharger le fichier U30 ou ELSTER
Trésorerie
Vue mensuelle et prévisions sur les 13 prochaines semaines
Connexion bancaire
Relevés bancaires et Factures fournisseurs → Paramètres → « Bankverbindung » (Ponto, EBICS)
Frais de personnel
Comptabiliser la paie avec brut et charges patronales (pas de gestion de paie)
Cabinet comptable
Exports de fichiers, accès pour le cabinet, historique
Grand livre : comptabiliser et clôturer le mois
Ouvrir le grand livre
Ouvrez Grand livre et sélectionnez la période en haut avec « von » et « bis ».
« Jetzt buchen »
Le bouton reprend toutes les pièces, écritures bancaires, caisse et notes de frais de la période sous forme d'écritures au débit et au crédit.
Vérifier
Les onglets « Journal », « Saldenliste » et « Kontoblatt » affichent chaque écriture. Un clic sur un numéro de compte ouvre l'extrait de compte. « Offene Posten » indique le reste dû des clients et fournisseurs.
Verrouiller le mois
Dans l’onglet « Clôture mensuelle », « Verrouiller » clôture définitivement un mois. Cette action est irréversible ; les corrections ultérieures apparaîtront sous forme d'annulation et de nouvelle écriture dans le prochain mois ouvert.
Comptabilité des immobilisations : immobilisations et AfA
« Nouvelle immobilisation »
Sous Immobilisations, vous créez une immobilisation. Obligatoires : libellé, date d'acquisition, coût d'acquisition et durée d'utilisation ; en plus : catégorie, valeur résiduelle, fournisseur et référence de facture. Création réservée aux Owner et Admin.
Méthode et plan d'AfA
Choisissez « Linéaire » ou « Dégressif » avec le taux d'AfA, et si souhaité un prorata temporis pour le premier mois d'acquisition. Le plan d'AfA est calculé automatiquement ; la vue détaillée l'affiche à côté des écritures effectives et de la valeur comptable actuelle.
« Clôture annuelle AfA »
Sélectionnez l'exercice (habituellement : l'exercice écoulé, au 31/12), confirmez et cliquez sur « Lancer la session AfA ». Le traitement comptabilise définitivement l'AfA pour toutes les immobilisations actives ; la liste affiche le montant par bien, et apparaît dans le journal du grand livre. Seul l'Owner peut lancer le traitement.
« Sortie d'actif »
Dans la vue détaillée, saisissez la date de sortie, le motif (vente, mise au rebut, don, perte / vol) et le produit de cession, puis « Comptabiliser la sortie » — réservé à l'Owner. Une immobilisation ne peut être supprimée que si aucune AfA n'a été comptabilisée.
Vous décidez de la méthode, de la durée d'utilisation et du taux d'AfA. Validez-les avec votre conseiller fiscal avant de lancer la première session annuelle.
Compte de résultat & Bilan et dossier de clôture annuelle
Onglet « Compte de résultat & Bilan »
Affiche le compte de résultat et le bilan à la date de référence depuis le grand livre, présentation abrégée selon UGB/HGB. La ligne « Actif = Passif » indique que tout est équilibré.
Dossier pour le cabinet comptable
« Dossier de clôture annuelle pour le cabinet comptable » génère un fichier ZIP pour votre cabinet. Le message indique si la liste de contrôle est complète ou combien de points restent à traiter.
Le compte de résultat et le bilan dans DivineMind sont un aperçu. La clôture annuelle est établie par votre cabinet comptable ; validez les chiffres avec lui avant toute soumission.
Fin d'exercice : régularisations et provisions
- Dans l'onglet « GuV & Bilanz », la fiche « Fin d'exercice … : régularisations et provisions » s'affiche sous le bilan pour l'année sélectionnée dans « jusqu'au ».
- Si une facture dépasse la clôture (p. ex. licence ou abonnement annuel), DivineMind propose une charge ou un produit constaté d'avance avec pièce et motif. « Comptabiliser » enregistre l'écriture au 31/12 et la contrepasse au 01/01. Si rien n'est à régulariser, la mention « Aucune régularisation nécessaire » apparaît.
- Des suggestions sont fournies pour les provisions (p. ex. honoraires comptables pour la clôture) et les créances à recevoir. « Comptabiliser comme provision » ou « Comptabiliser comme créance » demande le montant — vous en décidez.
- La comptabilisation est réservée aux Owner et Admin. Les suggestions sont une base de travail pour la clôture ; validez-les avec votre conseiller fiscal.
Prêts consentis et reçus de tiers
- L'onglet « Prêts » du grand livre affiche par personne « Prêt à la personne (créance) » ou « Prêt à l'entreprise (dette) », avec le versé, le remboursé et le solde en cours à la date d'arrêté — les mêmes chiffres que dans le grand livre.
- Un virement avec « Prêt » dans le libellé est proposé comme prêt lors du rapprochement bancaire.
- Pour chaque prêt, vous précisez l'existence d'un contrat et le taux d'intérêt annuel ; la ligne affiche alors une estimation des intérêts annuels. Les intérêts ne sont pas comptabilisés automatiquement.
Pour les prêts aux associés ou gérants, validez le contrat écrit, le taux aux conditions du marché et le remboursement avec votre expert-comptable. DivineMind affiche les points de contrôle, mais ne fournit pas de conseil.
UVA, Déclaration récapitulative et Intrastat
- Onglet « UVA » : TVA collectée, TVA déductible et solde dû (ou crédit) depuis le journal, ventilés par codes fiscaux. Le calcul est effectué uniquement selon les débits.
- « Fichier FinanzOnline (U30) » pour l’Autriche ou « Fichier ELSTER (UStVA) » pour l’Allemagne télécharge le fichier. DivineMind ne transmet rien à FinanzOnline ni à ELSTER — cette démarche vous incombe ou revient à votre cabinet comptable.
- « Déclaration récapitulative (ZM) » répertorie les livraisons et prestations destinées aux entreprises de l’UE ; « ZM au format CSV » télécharge la liste. Si le numéro de TVA intracommunautaire d’un client est manquant, il apparaît en dessous comme non déclarable.
- « Intrastat (expéditions) » calcule les livraisons de marchandises vers d’autres pays de l’UE par numéro de nomenclature à partir des données de base de l’article (nomenclature, poids, pays d’origine). Vous vérifiez vous-même le seuil de déclaration.
Fichiers et accès pour le cabinet comptable
Fichier d'écritures issu du grand livre
Dans Grand livre, « Export (CSV) », « Import BMD » et « Import RZL » fournissent les lignes d'écriture avec compte, contrepartie et code de taxe ; « Comptes de tiers » fournit les clients et fournisseurs associés. Avant le téléchargement, les comptes sont vérifiés ligne par ligne par rapport au journal.
Paramètres d’exportation
Sous Conseiller fiscal, dans la section « Configuration », choisissez le format et la fréquence : lot d'écritures DATEV (CSV), ebInterface 6.1, pack BMD, XRechnung, CSV ou Excel — manuellement ou de façon planifiée par e-mail, avec les PDF sous forme de fichier ZIP.
Inviter le cabinet (optionnel)
Dans la section « Accès », « Inviter » invite votre conseiller fiscal avec son propre identifiant ; vous activez ensuite son accès à cet endroit. Le cabinet s'enregistre via le lien de l'e-mail et, après connexion, arrive directement dans sa vue d'ensemble des clients. Il voit les factures entrantes et sortantes, les notes de crédit et les rappels, peut traiter les factures entrantes et générer des exportations. Aucun enregistrement n'est nécessaire pour l'exportation par e-mail.
Historique
« Historique » affiche chaque exportation envoyée avec la période, le format et le statut ; « Renvoyer » permet de la transmettre à nouveau.
DATEV, BMD et RZL reçoivent un fichier, pas une transmission en direct. L’importation sans erreur du fichier BMD ou RZL dans le logiciel de votre cabinet n’a pas encore été validée par un test réel — envoyez d’abord un fichier test et coordonnez-vous avec votre cabinet.
Trésorerie : les 13 prochaines semaines
Ouvrir le flux de trésorerie
Sous Flux de trésorerie, vous visualisez les créances clients, les retards, les dettes fournisseurs et l'aperçu mensuel des encaissements et décaissements prévus.
« Trésorerie 13 prochaines semaines »
La carte part du solde bancaire plus la caisse et affiche par semaine les entrées, les sorties et le solde en fin de semaine, ainsi que le point le plus bas et le solde après 13 semaines.
D'où proviennent les chiffres
À partir du dernier relevé de chaque compte : factures clients ouvertes selon l'échéance et l'historique de paiement, factures fournisseurs ouvertes, abonnements, salaires, notes de frais et TVA due. Les retards comptent en semaine 1. Le calcul prudent suppose un retard client de 14 jours.
Scénario « Prudent »
À côté de « Point le plus bas », la carte affiche « Prudent (clients payant 14 jours plus tard), point le plus bas ». Si cette valeur devient rouge, la situation devient critique dès que les clients paient deux semaines plus tard que prévu.
Connexion bancaire : fichier, Ponto, EBICS
Fichier de relevé bancaire (fonctionne toujours)
Sous Relevés bancaires, importez des fichiers MT940, CAMT.053, CSV ou un relevé PDF. DivineMind suggère les factures correspondantes ; vous les validez d'un clic.
Ouvrir « Connexion bancaire »
Dans les factures entrantes, sous Paramètres → « Connexion bancaire », deux options apparaissent : « Connecter un compte bancaire (Ponto) » et EBICS en dessous.
Ponto : « Connecter un compte bancaire »
Sélectionnez la banque, connectez-vous auprès d'elle, autorisez les comptes. DivineMind lit uniquement les écritures et le solde, aucun paiement n'est possible. « Récupérer maintenant » extrait les nouvelles écritures ; renouvelez l'autorisation après environ 180 jours via « Reconnecter ».
« Récupération bancaire (EBICS) »
Commandez EBICS auprès de votre banque. Sous « Connecter la banque », saisissez l'URL EBICS, l'ID hôte, l'ID client et l'ID partenaire, cliquez sur « Envoyer la clé à la banque », signez la lettre d'initialisation et envoyez-la à la banque. Après activation par la banque : « Vérifier l'activation » — les relevés sont ensuite récupérés chaque jour.
Rapprochement
AIRIS ne comptabilise automatiquement les correspondances certaines (montant exact, très forte concordance) que si la politique de votre entreprise l'autorise. Tout le reste est à confirmer par vous-même.
Ponto n'a été testé qu'en environnement de test (Sandbox) ; l'accès en production est demandé. Si l'accès n'est pas encore configuré, la carte indique « La connexion bancaire est en cours de configuration et sera bientôt disponible. » EBICS n'a pas non plus été validé en production avec une vraie banque. Le fichier de relevé bancaire fonctionne avec toutes les banques.
Comptabiliser les frais de personnel (paie)
« Créer un cycle de paie »
Sous Coûts du personnel, créez un cycle de paie pour une période donnée. Il comprend pour chaque salarié le brut et les cotisations patronales de sécurité sociale.
Vérifier et « Comptabiliser (final) »
Dans le cycle, vous voyez les lignes salariés et les écritures avec débit et crédit. « Comptabiliser (final) » les transfère dans le grand livre ; seule l'action « Annuler » reste alors possible, créant un cycle d'annulation aux montants négatifs. « Export CSV » télécharge le cycle.
DivineMind ne calcule pas les salaires nets ni l'impôt sur les salaires, et ne génère ni déclarations sociales ni fiches de paie. La paie est calculée par votre fiduciaire ou votre logiciel de paie ; les heures issues de la saisie des temps servent de base.