Abläufe regelbasiert ausführen — mit Freigaben und Aufsicht.
AIRIS erledigt Aufträge live — mit Freigabe im Chat
Sie sagen AIRIS, was zu tun ist, und sehen zu: AIRIS legt den Kontakt an, erstellt das Angebot aus Ihrer Vorlage und bereitet die Begleitmail vor. Gesendet wird erst, wenn Sie im Chat auf „Genehmigen und senden“ tippen — im Web und in der AIRIS-App gleich.
Auftrag in einem Satz
Zum Beispiel: „Leg die Kundin an und bereite das Angebot aus unserer Vorlage mit Begleitmail vor.“ Ein klarer Befehl wie „leg an“ wird ausgeführt, ohne Rückfrage. „Bereite vor“ bleibt ein Entwurf.
Zusehen
Der Streifen „AIRIS arbeitet“ zeigt die Schritte (Kontakt, Angebot, Begleitmail). Im Web öffnet AIRIS die passende Liste und markiert die neue Zeile kurz. „Anhalten“ stoppt den Auftrag.
Ändern per Folgebefehl
„Mach das Angebot 14 Tage gültig“ — AIRIS passt es an. Eine Freigabe gilt immer für die zuletzt geprüfte Fassung; ändert sich das Dokument danach, verfällt sie und AIRIS legt eine neue Karte vor.
Genehmigen und senden
Die Karte im Chat zeigt Empfänger, Betreff, Betrag und Anhang. Ein Tipp auf „Genehmigen und senden“ führt sofort aus; „Ausgeführt“ erscheint erst, wenn der Versand bestätigt ist. „Nein“ lehnt ab, nichts geht raus.
Neuladen unterbricht nichts
Der Auftrag läuft auf dem Server. Nach einem Neuladen, Tab- oder Gerätewechsel meldet sich der Streifen mit „Wieder verbunden — nichts ist verloren“. Derselbe Befehl wird innerhalb von 10 Minuten nicht ein zweites Mal ausgeführt.
Fragen Sie etwas („Wie viele Rechnungen sind offen?“), bekommen Sie die Antwort im Chat und im Web zusätzlich die Liste mit dem passenden Filter. Mitarbeiter ohne Freigaberecht sehen auf der Karte „wartet auf Inhaber oder Admin“.
Handy spricht, Computer reagiert
Geben Sie AIRIS den Auftrag in der AIRIS-App — per Text oder Sprache. Ist am Computer dasselbe Konto in derselben Firma angemeldet, macht der Computer mit: Er öffnet die passende Liste, markiert die neue Zeile und zeigt Angebot und Freigabe-Karte im AIRIS-Fenster. Kein Koppeln, kein Code — nur Ihr Konto.
Beide Geräte angemeldet
Am Computer DivineMind öffnen, am Handy die AIRIS-App. Der Computer meldet sich alle paar Sekunden als aktives Gerät. Sind mehrere Computer offen, reagiert nur der zuletzt benutzte.
Am Handy fragen oder beauftragen
„Wie viele Rechnungen sind offen?“ — die Antwort kommt aufs Handy, der Computer öffnet die Rechnungsliste mit Filter „offen“. Ein ganzer Auftrag („Leg den Kunden an und bereite das Angebot mit Begleitmail vor“) läuft am Computer als Streifen „AIRIS arbeitet · vom Handy“ mit.
Am Computer geöffnet
Sobald der Computer die Liste geöffnet hat, steht in der App „Am Computer geöffnet“. Die Freigabe-Karte erscheint auf beiden Geräten.
Genehmigen, wo Sie gerade sind
Tippen Sie am Handy auf „Genehmigen und senden“ — die Karte am Computer zeigt kurz darauf „ausgeführt“. Auch umgekehrt: Was Sie am Computer starten, zeigt das Handy mit Antwort und Karte, gekennzeichnet mit „vom Computer“.
Abschalten
Im AIRIS-Fenster am Computer schaltet das Handy-Symbol die Regie vom Handy aus oder ein. Ausgeschaltet laufen Aufträge weiter, nur der Computer reagiert nicht mehr darauf.
Es reagiert nur ein Computer, auf dem Sie selbst in derselben Firma angemeldet sind — nie der Bildschirm eines anderen Nutzers. Eine Freigabe gilt für genau die geprüfte Fassung, egal auf welchem Gerät Sie tippen.
Kontakt aus Foto, Screenshot, Signatur oder PDF
Schicken Sie AIRIS ein Foto einer Visitenkarte, einen Screenshot (z. B. Profil oder Impressum), eine eingefügte E-Mail-Signatur oder ein PDF mit Briefkopf. AIRIS liest Name, Firma, Funktion, E-Mail, Telefon, Website, Adresse und Branche aus und zeigt eine Karte im Chat — im Web und in der AIRIS-App gleich.
Anhängen oder einfügen
Im AIRIS-Chat das Foto, den Screenshot oder das PDF anhängen (in der App auch direkt mit der Kamera) oder die Signatur in die Nachricht einfügen. Dazu ein Satz wie „als Kunden anlegen“ oder „als Lead vormerken“.
Karte prüfen
Jedes Feld zeigt seine Herkunft („aus dem Foto“, „aus Ihrem Satz“). Fehlendes steht als leerer Platz da und lässt sich direkt in der Karte ausfüllen. Gibt es den Kontakt schon, sagt AIRIS das und bietet „Verknüpfen“ oder „Trotzdem neu anlegen“ an.
Lead oder Kunde, dann anlegen
Wählen Sie Lead oder Kunde und tippen Sie auf „Kontakt anlegen“. Steht im Satz schon ein klarer Befehl wie „leg … als Kunden an“, legt AIRIS sofort an — ohne Rückfrage. „Angelegt“ erscheint erst, wenn der Kontakt gespeichert ist; im Web springt die Kontaktliste zur neuen Zeile.
Bild nur auf Wunsch
Das Bild wird nur zum Erkennen gelesen. Mit „Bild an der Akte ablegen“ legt AIRIS die Visitenkarte zusätzlich als Dokument am Kontakt ab — sonst nicht.
Derselbe Entwurf legt nie zwei Kontakte an: ein zweiter Tipp liefert denselben Kontakt. In Demo-Firmen sind nur Beispieldaten erlaubt (z. B. max@firma.example).
Workflow erstellen
Automation öffnen
Bereich Automatisierung — Dashboard mit Status und Vorlagen.
Neuen Workflow anlegen
Über Neuer Workflow Auslöser (Ereignis/Zeitplan) und Aktionen definieren.
Bedingungen & Schritte
Regeln, Verzweigungen und Aktionen zusammenstellen.
Aktivieren & beobachten
Workflow aktivieren; Läufe unter Automatisierung › Läufe nachvollziehen.
Steuerung & Kontrolle
- Vorlagen für häufige Abläufe.
- Zeitpläne für wiederkehrende Ausführung.
- Freigaben — kritische Schritte brauchen Bestätigung.
- Aufsicht & Statistik — vollständige Nachvollziehbarkeit.
Starter-Vorlagen je Branche
Einige Branchen-Menüs öffnen direkt eine fertige Vorlage im Workflow-Editor. Sie ist zunächst inaktiv — passen Sie Texte und Zeiten an und aktivieren Sie sie erst danach.
- Gastronomie: No-Show-Workflow (Erinnerung vor der Reservierung) und Nachbestellung auslösen (montags Bestellbedarf prüfen).
- Großhandel und Pharma: Rückruf-Workflow für eine Charge.
- Einzelhandel: Retoure-Workflow. Bau: Nachtrag-Workflow für Mehrkosten.
- Gebäudereinigung: Qualitätskontrolle im Objekt — wöchentliche Prüfaufgabe und danach die Bitte um Rückmeldung an den Kunden.
- Arztpraxis: Folgerezept-Erinnerung — Erinnerung an den Patienten ohne Gesundheitsdaten in der Mail, die Ausstellung landet als Aufgabe beim Praxisteam.
- Steuerberatung: Fristen-Erinnerung — Mandant wird an fehlende Unterlagen erinnert, nach fünf Tagen kommt eine Aufgabe zum Nachfassen.
Speichern und aktivieren
Vorlage speichern, dann „Jetzt aktivieren“ → „Ja, aktivieren“. Ist die Automatisierung Ihrer Firma noch aus, wird sie dabei eingeschaltet.
Für einen Kontakt ausführen
Im Workflow-Editor auf „Test“: Es öffnet sich „Ablauf für einen Kontakt ausführen“. Kontakt suchen (Name oder E-Mail), „Jetzt ausführen“. Die E-Mail schreibt AIRIS nach dem Ziel des Ablaufs.
Mail freigeben
Ist der Freigabe-Modus an, liegt die Mail zuerst unter Freigaben. Erst nach Ihrem „Freigeben“ geht sie an den Kontakt; die Aufgabe entsteht sofort.
AIRIS-Gedächtnis & Skills
AIRIS merkt sich zu jedem Kunden Notizen, Angebote, Rechnungen, E-Mails und Chat-Gespräche. Daraus erkennt AIRIS Abläufe, die sich bei mehreren Kunden wiederholen, und schlägt sie als Skill vor.
Vorschlag ansehen
Unter Automatisierung › AIRIS-Skills: Auslöser, jeder Schritt und bei wie vielen Kunden der Ablauf vorkam. Neue Vorschläge meldet die Glocke.
Bestätigen oder ablehnen
Erst Ihre Bestätigung schaltet den Skill ein — er läuft dann als Workflow. Abgelehnte Vorschläge kommen nicht wieder.
Beobachten & pausieren
AIRIS zählt erfolgreiche und fehlgeschlagene Läufe; pausieren jederzeit möglich.
- E-Mails an Kunden gehen bei Skills immer erst nach Ihrer Freigabe raus.
- AIRIS antwortet aus dem Gedächtnis nur mit Quellen, die Sie lesen dürfen — fremde Postfächer und private Chats bleiben verborgen.
- Direkt im AIRIS-Chat entscheiden: Fragen Sie „Welche Skills hast du für uns erkannt?“ — AIRIS antwortet mit einer Karte mit den Knöpfen Übernehmen, Anpassen und Ablehnen. Das Ergebnis steht sofort auf der Karte.
- Mit „Jetzt nach Abläufen suchen“ stoßen Sie die Erkennung sofort an; sonst prüft AIRIS einmal pro Woche.
Lassen Sie folgenreiche Aktionen zunächst über Freigaben laufen. Erhöhen Sie die Autonomie erst, wenn der Ablauf erprobt ist (siehe „Onboarding — Autonomie“).