Plánujte úkoly, přiřazujte je a zaznamenávejte časy.
Práce s úkoly
Otevřít Divine Tasks
Oblast Úkoly.
Vytvořit úkol
Nastavte název, popis, termín splnění, prioritu a odpovědnou osobu.
Přiřadit a sledovat
Přiřaďte úkoly osobám; sledujte stav prostřednictvím nástěnky/seznamu.
Zaznamenat čas
Dokumentujte vynaložený čas — vyhodnocení prostřednictvím Časové výkazy.
Vytvoření projektu a přiřazení zákazníků
Vytvořit nový projekt
V Divine Tasks vyberte „Nový projekt“ a definujte název, období, barvu a popis.
Propojit zákazníky
V projektu přiřaďte kontakt z CRM jako zákazníka — projekt se pak objeví přímo u zákazníka a všechny dokumenty zůstanou přiřazeny.
Otevřít projekt
Kliknutím na projekt se otevře projektový soubor s přehledem, časovým plánem, riziky, rozpočtem, dílčími projekty a soubory.
Dílčí projekty a úkoly
- Struktura ve třech úrovních: Projekt → Dílčí projekt → Úkol. Tak zůstane přehledná i velká zakázka.
- V projektovém souboru záložka „Dílčí projekty“ zobrazuje každý dílčí projekt se stavem, prioritou, pokrokem a počtem dokončených úkolů.
- Kliknutím na dílčí projekt se otevře jeho vlastní soubor — se stejnými záložkami, včetně vlastních úkolů a souborů.
- Každý úkol může mít vlastní přílohy/PDF (např. plán, specifikace) — viditelné přímo v dialogu úkolu pod „Přílohami“.
Propojení souborů a cloudových složek
Vytvořit cloudovou složku
Na záložce projektu „Soubory“ jedním kliknutím vytvořte složku DivineCloud pro projekt — bude trvale propojena s projektem.
Ukládat PDF a dokumenty
Soubory nahrávejte přímo; objeví se v projektu a zároveň budou uloženy v DivineCloud — s možností stažení pro celý tým.
Vybrat úroveň
Složky a soubory lze ukládat na úrovni projektu, dílčího projektu a úkolu — každá úroveň spravuje své vlastní dokumenty.
Propojení e-mailů s projekty a úkoly
- V DivineMail lze každý e-mail přiřadit k projektu, dílčímu projektu nebo úkolu — ručně nebo na základě návrhu.
- Pokud e-mail obsahuje důležité PDF, příloha se automaticky uloží do cloudové složky projektu — a zůstane propojena s projektem a úkolem.
- Podepsaná smlouva nebo plán se tak dostane z poštovní schránky přímo do správného projektového souboru — nic se neztratí, nic nemusí být ukládáno dvakrát.
Řízení portfolia a projektů
- Portfolio Cockpit: všechny projekty na první pohled — stav rozpočtu, semafor termínů, otevřená rizika a pokrok.
- Zdroje a vytížení: týdenní hodiny na zaměstnance napříč všemi projekty — přetížení nad 100 % okamžitě rozpoznatelné.
- Compliance a schvalování: Schvalovací brány a historie změn (kdo co kdy změnil).
- What-if scénář: dopad na rozpočet, termín a riziko jedním kliknutím — AIRIS odhaduje a doporučuje.
- Šablony metodiky: fáze, brány a úkoly na stisknutí tlačítka — prostřednictvím stejného Workflow enginu jako zbytek společnosti.
Více
- Opakující se úkoly pro pravidelné rutiny.
- Časové výkazy jako základ pro fakturaci a vytížení.
- Propojení s procesy CRM a „Můj pracovní prostor“.
Pravidelné úkoly nastavte jako opakující se — objeví se automaticky v dalším termínu, namísto aby byly ručně znovu vytvářeny.