Provádějte procesy na základě pravidel — s oprávněními a dohledem.
AIRIS provádí úkoly živě — se schválením v chatu
Řeknete AIRIS, co má dělat, a sledujete: AIRIS vytvoří kontakt, připraví nabídku z vaší šablony a připraví průvodní e-mail. Odesláno bude až poté, co v chatu klepnete na „Schválit a odeslat“ — stejně ve webu i v aplikaci AIRIS.
Úkol v jedné větě
Například: „Vytvořte zákaznici a připravte nabídku z naší šablony s průvodním e-mailem.“ Jasný příkaz jako „vytvořte“ se provede bez dotazu. „Připravte“ zůstává návrhem.
Sledovat
Proužek „AIRIS pracuje“ zobrazuje kroky (kontakt, nabídka, průvodní e-mail). Ve webu AIRIS otevře příslušný seznam a krátce označí nový řádek. „Zastavit“ zastaví úkol.
Změnit následným příkazem
„Udělejte nabídku platnou 14 dní“ — AIRIS ji upraví. Schválení platí vždy pro naposledy zkontrolovanou verzi; pokud se dokument poté změní, schválení propadne a AIRIS předloží novou kartu.
Schválit a odeslat
Karta v chatu zobrazuje příjemce, předmět, částku a přílohu. Klepnutí na „Schválit a odeslat“ provede akci okamžitě; „Provedeno“ se objeví až po potvrzení odeslání. „Ne“ zamítne, nic se neodešle.
Znovunačtení nic nepřeruší
Úkol běží na serveru. Po znovunačtení, změně záložky nebo zařízení se proužek ohlásí s „Znovu připojeno — nic není ztraceno“. Stejný příkaz nebude proveden podruhé během 10 minut.
Pokud se na něco zeptáte („Kolik faktur je otevřených?“), dostanete odpověď v chatu a navíc ve webu seznam s příslušným filtrem. Zaměstnanci bez oprávnění ke schválení vidí na kartě „čeká na vlastníka nebo administrátora“.
Mobilní telefon mluví, počítač reaguje
Zadejte AIRIS zakázku v aplikaci AIRIS — textem nebo hlasem. Pokud je na počítači přihlášen stejný účet ve stejné firmě, počítač se připojí: Otevře příslušný seznam, označí nový řádek a zobrazí nabídku a kartu schválení v okně AIRIS. Žádné párování, žádný kód — pouze váš účet.
Obě zařízení přihlášena
Na počítači otevřete DivineMind, na mobilním telefonu aplikaci AIRIS. Počítač se každých pár sekund přihlásí jako aktivní zařízení. Pokud je otevřeno více počítačů, reaguje pouze ten poslední použitý.
Dotaz nebo zadání na mobilním telefonu
„Kolik faktur je otevřených?“ — odpověď přijde na mobilní telefon, počítač otevře seznam faktur s filtrem „otevřené“. Celá zakázka („Vytvoř zákazníka a připrav nabídku s doprovodným e-mailem“) běží na počítači jako pruh „AIRIS pracuje · z mobilního telefonu“.
Otevřeno na počítači
Jakmile počítač otevře seznam, v aplikaci se zobrazí „Otevřeno na počítači“. Karta schválení se objeví na obou zařízeních.
Schválit, kde právě jste
Klepněte na mobilním telefonu na „Schválit a odeslat“ — karta na počítači krátce poté zobrazí „provedeno“. Také naopak: Co spustíte na počítači, zobrazí mobilní telefon s odpovědí a kartou, označené „z počítače“.
Vypnutí
V okně AIRIS na počítači přepínač mobilního telefonu zapne nebo vypne řízení z mobilního telefonu. Po vypnutí zakázky běží dál, pouze počítač na ně už nereaguje.
Reaguje pouze počítač, na kterém jste sami přihlášeni ve stejné firmě — nikdy obrazovka jiného uživatele. Schválení platí pro přesně zkontrolovanou verzi, bez ohledu na to, na kterém zařízení klepnete.
Kontakt z fotografie, snímku obrazovky, podpisu nebo PDF
Pošlete AIRIS fotografii vizitky, snímek obrazovky (např. profilu nebo tiráže), vložený e-mailový podpis nebo PDF s hlavičkovým papírem. AIRIS přečte jméno, firmu, pozici, e-mail, telefon, web, adresu a obor a zobrazí kartu v chatu — stejně ve webové verzi i v aplikaci AIRIS.
Připojit nebo vložit
V chatu AIRIS připojte fotografii, snímek obrazovky nebo PDF (v aplikaci také přímo fotoaparátem) nebo vložte podpis do zprávy. Přidejte větu jako „vytvořit jako zákazníka“ nebo „označit jako zájemce“.
Zkontrolovat kartu
Každé pole zobrazuje svůj původ („z fotografie“, „z vaší věty“). Chybějící údaje jsou uvedeny jako prázdné místo a lze je přímo v kartě doplnit. Pokud kontakt již existuje, AIRIS to oznámí a nabídne „Propojit“ nebo „Přesto vytvořit nový“.
Zájemce nebo zákazník, poté vytvořit
Vyberte „Zájemce“ nebo „Zákazník“ a klepněte na „Vytvořit kontakt“. Pokud věta již obsahuje jasný příkaz jako „vytvoř … jako zákazníka“, AIRIS jej vytvoří okamžitě — bez dalšího dotazu. „Vytvořeno“ se zobrazí až po uložení kontaktu; ve webové verzi se seznam kontaktů přesune na nový řádek.
Obrázek pouze na vyžádání
Obrázek se čte pouze pro účely rozpoznání. Pomocí „Připojit obrázek k záznamu“ AIRIS přidá vizitku jako dokument ke kontaktu — jinak nikoli.
Stejný návrh nikdy nevytvoří dva kontakty: druhé klepnutí poskytne stejný kontakt. V demo společnostech jsou povolena pouze ukázková data (např. max@firma.example).
Vytvoření pracovního postupu
Otevřít automatizaci
Sekce Automatizace — Dashboard se stavem a šablonami.
Vytvořit nový pracovní postup
Přes Nový pracovní postup definujte spouštěče (událost/časový plán) a akce.
Podmínky a kroky
Sestavte pravidla, větvení a akce.
Aktivovat a sledovat
Aktivujte pracovní postup; průběhy sledujte pod Automatizace › Spuštění.
Řízení a kontrola
- Šablony pro časté procesy.
- Časové plány pro opakované spouštění.
- Schválení — kritické kroky vyžadují potvrzení.
- Dohled a statistiky — úplná sledovatelnost.
Šablony pro začátečníky podle odvětví
Některá odvětvová menu otevírají přímo hotovou šablonu v editoru pracovních postupů. Je zpočátku neaktivní — upravte texty a časy a aktivujte ji až poté.
- Gastronomie: Pracovní postup pro nedostavení se (připomenutí před rezervací) a spuštění doobjednávky (kontrola potřeby objednávky v pondělí).
- Velkoobchod a farmacie: Pracovní postup pro stažení šarže.
- Maloobchod: Pracovní postup pro vrácení zboží. Stavebnictví: Pracovní postup pro dodatečné náklady.
- Úklid budov: Kontrola kvality v objektu — týdenní kontrolní úkol a poté žádost o zpětnou vazbu zákazníkovi.
- Lékařská praxe: Připomenutí následného receptu — připomenutí pacientovi bez zdravotních údajů v e-mailu, vystavení se objeví jako úkol pro tým praxe.
- Daňové poradenství: Připomenutí termínů — klient je upozorněn na chybějící dokumenty, po pěti dnech se objeví úkol k následné kontrole.
Uložit a aktivovat
Šablonu uložte, poté klikněte na „Aktivovat nyní“ → „Ano, aktivovat“. Pokud automatizace Vaší společnosti ještě není zapnutá, bude zapnuta.
Spustit pro kontakt
V editoru pracovního postupu klikněte na „Test“: Otevře se dialogové okno „Spustit pracovní postup pro kontakt“. Vyhledejte kontakt (jméno nebo e-mail), klikněte na „Spustit nyní“. E-mail napíše AIRIS podle cíle pracovního postupu.
Schválit e-mail
Pokud je zapnut režim schvalování, e-mail se nejprve zobrazí v sekci Schválení. Teprve po Vašem „Schválit“ bude odeslán kontaktu; úkol se vytvoří okamžitě.
Paměť AIRIS & Skills
AIRIS si u každého zákazníka pamatuje poznámky, nabídky, faktury, e-maily a chatové konverzace. Z nich AIRIS rozpoznává postupy, které se u více zákazníků opakují, a navrhuje je jako Skill.
Zobrazit návrh
V sekci Automatizace › AIRIS Skills: spouštěč, každý krok a u kolika zákazníků se postup vyskytl. Nové návrhy hlásí zvoneček.
Potvrdit nebo zamítnout
Skill se zapne až po vašem potvrzení — poté běží jako Workflow. Zamítnuté návrhy se již neobjeví.
Sledovat & pozastavit
AIRIS počítá úspěšné a neúspěšné běhy; pozastavení je kdykoli možné.
- E-maily zákazníkům se u Skills odesílají vždy až po vašem schválení.
- AIRIS odpovídá z paměti pouze se zdroji, které smíte číst — cizí poštovní schránky a soukromé konverzace zůstávají skryté.
- Rozhodněte se přímo v chatu AIRIS: Zeptejte se „Jaké dovednosti jste pro nás rozpoznali?“ — AIRIS odpoví kartou s tlačítky Přijmout, Upravit a Odmítnout. Výsledek je okamžitě na kartě.
- Pomocí „Hledat postupy hned“ spustíte rozpoznávání okamžitě; jinak AIRIS kontroluje jednou týdně.
Nechte nejprve provádět důležité akce přes schválení. Zvyšte autonomii až poté, co je proces ověřen (viz „Onboarding — Autonomie“).