Mülk yönetimi: Kira, WEG, mahsuplaşma, sayaç okuma, genel kurul

Mülk Yönetimini Açın

“Tüm Uygulamalar”ı açın ve “Mülk Yönetimi”ni seçin. Genel bakış, birim sayısı, kiralanan ve boş birimlerle birlikte tüm gayrimenkulleri gösterir; üst kısımda Avusturya veya Almanya'ya göre filtreleme yapabilirsiniz.

Gayrimenkul Oluşturun

“Gayrimenkul oluştur”a tıklayın. Asistan sırasıyla ana verileri ve ülkeyi, yasal özelliklere sahip binayı (örneğin inşaat ruhsatı veya teşvik tarihi), birimleri ve hesapları sorar. Ülke, daha sonra hangi hukukun geçerli olacağını belirler.

Seri Halinde Birimler Oluşturun

“Birimler” adımında, örneğin Top 1'den 24'e kadar birçok birimi aynı anda, ortak kullanım türü ve alanıyla oluşturursunuz. Daha sonra tek tek birimleri kendi dosyalarında değiştirebilirsiniz; alan, geçerlilik tarihiyle birlikte versiyonlanır.

Mülkiyet ve Payları Kaydedin

“Sahipler” sekmesinde, sahipleri paylarıyla birlikte girersiniz. Kat mülkiyeti durumunda, Avusturya'da kullanım değeri raporundaki kullanım değerlerini, Almanya'da ise ortak mülkiyet paylarını ve topluluk düzenini kaydedersiniz. Toplam kontrol edilir.

Kira İlişkisi Oluşturun

“Kullanım İlişkileri” altında “Yeni”ye tıklayın. Asistan, birim, sözleşme ve süre, kişilerinizden kiracılar, her satır için KDV'li kira bileşenleri, depozito ve kira ayarlaması (değer koruma, endeks veya kademeli kira) ile yasal özellikler konusunda size rehberlik eder.

Yasal Sınıflandırmayı Kontrol Edin

Son adımda, hangi kira hukukunun geçerli olduğunu görürsünüz — adım adım gerekçelendirilmiş, referans ve yasa metnine bağlantı ile. Bilgiler eksikse, sınıflandırma “belirsiz” olarak görünür ve eksik alanlar liste olarak bağlantılıdır. Sınıflandırma, kira ilişkisiyle birlikte kaydedilir.

Sınıflandırmayı Onaylayın veya Geçersiz Kılın

Kira ilişkisi dosyasında, sınıflandırmayı yeniden hesaplayabilir, onaylayabilir veya en az 20 karakterlik bir gerekçeyle geçersiz kılabilirsiniz. Her sürüm geçmişte görünür kalır.

Giriş Sayfası "Bugün Evlerim"

Giriş yaptıktan sonra "Bugün Evlerim" açılır. Evlerinizde bugün neler olduğunu görürsünüz: acil durumlar, vadesi gelen kontroller, son tarihler, gecikmiş ödemeler ve müşteri klasöründen yeni bildirimler. Yukarıdaki "Emlaklar", "Hasarlar" ve "Ekstre Yükle" doğrudan devam eder.

Sorumlu Olduğunuz Evler

Kartlar, sorumlu olduğunuz evleri gösterir, her biri trafik ışığı ile. Henüz size bir ev atanmamışsa, tüm evleri görürsünüz. "Hepsini Göster" "Emlak ve Ofis" altındaki tüm listeyi açar.

Emlak ve Ofis

"Emlak ve Ofis" menüsünde aynı günlük liste ve altında müşteri klasöründen gelen girişler (hasar, sayaç okuması, bir teknisyenin geri bildirimi) bulunur. Yukarıdaki "Hasarlar" ve "Kontroller ve Son Tarihler" devam eder; Sahipler ve yöneticiler ayrıca "Öngörüler" görür.

Yönetiminizin Öngörüleri

"Öngörüler" altında, sahipler ve yöneticiler yasal son tarihlerden ayrı olarak tepki süreleri, ön hazırlık süreleri ve sınırları belirlerler: örneğin, siparişler için "(net) €'dan itibaren Dört Göz Onayı", "Son Tarihler ayrıca takvimde bir randevu olarak" ve e-posta gönderimi için şirket posta kutusu. Asla otomatik olarak gönderilmez, her zaman onaydan sonra gönderilir.

"Hesaplama" Sekmesini Açın

Mülkü açın ve "Hesaplama" sekmesini seçin. Genel bakış, açık maliyetleri, eksik okumaları, trafik ışığı ile son teslim tarihlerini ve vadesi gelen ayarlamaları gösterir.

Daireleri ve Anahtarları Tanımlayın

"Daireler ve Anahtarlar" altında, "Daireleri öner" işletme giderleri dairesini oluşturur, merkezi tedarik durumunda ek olarak ısıtma/sıcak su ve asansör veya çamaşırhane durumunda ayrı bir daire oluşturur. Farklı bir dağıtım anahtarı yasal dayanak ve belge gerektirir; sahipleri veya yöneticiler bunu geçerli kılar. Isıtma dairesine ısıtma giderleri hesaplaması için bilgileri girin (Avusturya: ısıtma/sıcak su ayrımı, tüketim payı anlaşması; Almanya: sıcak su yöntemi, CO2 bina türü). Sadece belgelenmiş bir ön koşul ile dağıtılabilir maliyet türlerini, kanıt mevcut olduğunda dairede işaretleyin.

Maliyetleri Ata

"Maliyetler" altında, isabet nedeni (maliyet merkezi, tedarikçi, ölçüm noktası, adres) ile gelen faturalar bulunur. "Ata" bir faturayı daireye ve maliyet türüne, gerektiğinde birkaç parçaya dağıtır. Bildirimleri, kendi hizmetlerinizi ve gelirleri belge ile kaydedin.

Sayaçları Oku

"Sayaçlar" altında, dönem sonu okumalarını kaydedin — cep telefonunuzdan "Cep Telefonu ile Oku" seçeneğiyle fotoğraf çekerek — veya ölçüm hizmetinin dosyasını içe aktarın. Bir düzeltme, neden belirterek yeni bir satır oluşturur.

Hesaplama Oluştur

"Yeni Hesaplama" sihirbazı açar. Dönemi ve kapsamı seçin: Avusturya'da işletme giderleri ve ısıtma giderleri ayrı ayrı, Almanya'da ortak bir hesaplama.

Kontrol Et ve Hesapla

"Kontrol Et" adımında "Hesapla" düğmesine basın. Pozisyonları, KDV dökümü ile bireysel hesaplamaları ve PDF olarak bir önizlemeyi görürsünüz. Bir engelleyiciye tıklamak ilgili adıma atlar.

Kesinleştir

Sahipleri veya yöneticiler hesaplamayı kesinleştirir. Bir belge numarası alır ve bundan sonra değiştirilemez; hatalar, yeni bir sürüm olarak bir düzeltme ile düzeltilir.

Gönder ve Erişimi Kaydet

Avusturya'da işletme giderleri hesaplamasını asarsınız ve teslim tarihini kaydedersiniz. Almanya'da her kiracı için erişimi kaydedersiniz — bu, vadeyi ve itiraz süresini belirler.

Deftere Kaydet

"Deftere Kaydet" ek ödemeleri bir fatura olarak ve alacakları bir kredi notu olarak kiracı hesabına yazar. Dönemin açık avans ödemeleri Almanya'da defterden çıkarılır; boşluk sadece gösterilir.

Yeni Avans Ödemeleri

Son adımda, sonuçtan yeni avans ödemeleri için teklifler oluşturulur — yazışmalarla ve kira bedeline aktarımla.

Faturalandırmayı Aç

Emlakı açın, "Para / Bakiye Listesi" sekmesine gidin ve "Faturalandırma"ya tıklayın ( altında). Ayı, emlakı ve ne faturalandırılacağını seçin. Kira, kira bileşenlerinden, apartman aidatları ise belirlenen aidat planından gelir; vadesi Cumartesi veya tatil gününe denk gelirse, bir sonraki iş gününe ertelenir.

Önizlemeyi Kontrol Et (Kuru Çalıştırma)

"Önizlemeyi Hesapla" hiçbir şey kaydetmez. Nelerin kaydedileceğini, nelerin engellendiğini (eksik bilgilerle) ve nelerin atlandığını görürsünüz. Önizlemeden bu yana bir şey değiştiyse, sistem hiçbir şey kaydetmez ve yeni bir önizleme ister.

Kaydet

"Şimdi Kaydet" belge numaraları atar ve kiracı veya mal sahibi hesaplarına kaydeder; bir kiracı hesabı ilk kayıtta oluşturulur. Aynı ay için ikinci bir çalıştırma çift kayıt yapmaz. Kayıt yapma yetkisi sahiplere, yöneticilere ve müdürlere aittir.

Üzerine Yazmak Yerine İptal Et

Yanlış bir faturalandırmayı, karşı kayıtla "İptal Et" ile iptal edersiniz - asla üzerine yazılmaz; zaten ödenmiş tutarlar kredi olarak kalır. Ödemeler yasaya göre ödenir: Avusturya § 1415/§ 1416 ABGB, Almanya §§ 366, 367 BGB. "Para / Bakiye Listesi" sekmesindeki bakiye listesi, her hesap için borç, alacak ve bakiyeyi gösterir; bir tıklama hesap özetini açar.

İhtar Döngüsü

"İhtar" menüsünde ( altında) emlakı ve kesme tarihini seçin. "Önizleme" her hesap için bir sonraki ihtar seviyesini engellemeler, son tarihler ve faizlerle hesaplar; "Öneri Oluştur" ihtar önerilerini inceleme için oluşturur.

Gecikme Faizleri ve İhtar Ücretleri

Onaylarken, "Kesme tarihine kadar gecikme faizlerini kaydet" ve "İhtar ücretlerini kaydet" seçeneklerinin dahil edilip edilmeyeceğini seçersiniz. Geçici dönemler (temel faiz oranı henüz açıklanmamış) kaydedilmez; ihtar ücretleri yalnızca kararlaştırılmış veya izin verilmişse.

Onayla ve Gönder

"Onayla" ihtara bir belge numarası verir - hiçbir şey gönderilmez. "Gönder" "E-posta ile Gönder" seçeneğiyle PDF olarak gönderir; Posta, iadeli taahhütlü veya şahsi teslimatı kendiniz halledersiniz ve "Gönderildi Olarak İşaretle" ile not edersiniz. Ardından, "Teslimatı Kaydet" ile teslimat gününü kaydedersiniz ve gerekirse bir kanıt (örn. iade makbuzu) eklersiniz.

Fesih Nedeni Yalnızca Bildirim Olarak

İhtar, ödeme gecikmesi nedeniyle bir fesih nedeninin ne zaman ve ne zamandan itibaren mevcut olabileceğini gösterir (Almanya § 543 BGB, Avusturya § 30 MRG). Bu sadece bir göstergedir: Bir fesih asla sistem tarafından tetiklenmez - yönetim buna karar verir.

SEPA Yetkisi Oluştur

"SEPA Otomatik Ödeme" altında ( altında, ayrıca "Para / Bakiye Listesi" sekmesinde) emlakı seçersiniz. Hesabın aktif bir hesaba, IBAN'a ve hesap sahibinin alacaklı kimliğine ihtiyacı vardır. "Yetki Oluştur" her kişi hesabı için yetkiyi kaydeder - temel otomatik ödeme (CORE) veya şirket otomatik ödemesi (B2B) - imzalı yetkinin taranmasıyla.

Otomatik Ödeme Döngüsü Oluştur

"Yeni Otomatik Ödeme Döngüsü" otomatik ödeme ödeme yöntemi ve aktif yetkisi olan faturalandırılmış faturaları alır; "Döngü Oluştur" onu oluşturur. Bir tarih artık ulaşılamıyorsa, onu "Tarihi Değiştir" ile ertelersiniz; "Döngüyü Reddet" faturaları tekrar serbest bırakır.

Banka Dosyası (pain.008) ve Gönderim

"Dosya Oluştur" indirilecek SEPA otomatik ödeme dosyasını (pain.008) oluşturur. Gönderimi çevrimiçi bankacılıkta halledersiniz ve ardından "Gönderildi Olarak İşaretle" ile bildirirsiniz.

Banka sorgulama (EBICS)

Şirket için bir EBICS bağlantısı kurulmuşsa (Gelen Faturalar → Ayarlar → Banka Sorgulama), mülk hesaplarının hesap özetleri günlük olarak otomatik gelir. Sadece Hausverwaltung'a gelir, asla şirket bankacılığına gelmez – kiracı ve mal sahibi parası emanet parasıdır.

Ekstre Dosya Olarak Yükle

EBICS olmadan, "Ekstre ve Ödeme Girişleri"ni açarsınız ( altında) ve bankanızın dosyasını "Ekstre Yükle" ile yüklersiniz (CAMT.053 veya MT940). IBAN, emlak hesabını belirler; aynı ekstrenin ikinci kez yüklenmesi çift kayıt yapmaz.

Ödemeleri eşleştir

“Hesap Özeti & Gelen Ödemeler” altında, her ödeme için bir trafik ışığı ile bir öneri bulunur: Ödeme referansı, bilinen IBAN (kısmi, fazla veya toplu ödemelerde bile) veya ödeyicinin adı. Açıklama başka bir hesabı belirtiyorsa, IBAN'ın hesabı önerilmez. Yalnızca net olanlar otomatik olarak kaydedilir – ve yalnızca özerklik ayarı izin veriyorsa.

Notlara dikkat edin

Başka bir mülkün referansı, kapalı bir hesap veya mülk hesabındaki “Depozito” asla kira olarak kaydedilmez – not ne yapılması gerektiğini söyler (geri transfer veya depozito hesabına aktarma).

Ekstre AIRIS Sohbetine Sürükle

Ekstre dosyasını AIRIS sohbetine de sürükleyebilirsiniz. AIRIS onu yükler ve hesabı, dönemi ve hareketleri bildirir; net olanlar yalnızca sizin "Evet, kaydet" onayınızdan sonra kaydedilir, geri kalanı manuel eşleştirme için "Ekstre ve Ödeme Girişleri" altında kalır. İkinci yükleme çift kayıt yapmaz. Ekstre verileri (isimler, IBAN, açıklama) hiçbir dil modeline gitmez.

Transfer öner

“Giden Ödeme” altında açık tedarikçi faturaları, bakiyeler ve sona ermiş sözleşmelerin depozitoları bulunur. “Teklif” mülkün mülk hesabından bir transfer oluşturur – henüz para akışı olmaz.

Onayla (Dört Göz)

Sahipler ve yöneticiler onaylayabilir. Yönetim sözleşmesinin yetki sınırının üzerinde (değersiz: 1.000 €) iki farklı kişinin onaylaması gerekir; yönetim hesabına yapılan ödemeler her zaman.

Banka dosyası veya EBICS

“Banka dosyası oluştur” her mülk hesabı için bir SEPA transfer dosyası (pain.001) oluşturur. Bunu bankacılığa yükleyin ve not alın – veya EBICS bağlantısı üzerinden doğrudan gönderin.

Yürütme ve Kayıt

Transfer bir sonraki hesap özetinde gelirse, “yürütüldü” olarak görünür. “Kayıt” maliyet ödemesini, bakiyenin ödenmesini veya depozito iadesini kaydeder. Geri dönen bir transfer bildirilir.

Vadesi Gelen Ayarlamaları Aç

"Hesaplama" sekmesinde, "Değer Güvencesi" (Avusturya) veya "Endeks & Kademe" (Almanya) altında, vadesi gelen ayarlamalar, endeks değeri ve bloke süresi ile sözleşmeler bulunur.

Hesapla

"Hesapla" bir protokol oluşturur: eski ve yeni endeks, kaynak ve sürüm, değişiklik, üst sınır, yuvarlama ve yürürlük tarihi ile birlikte.

Onayla ve Yaz

Sahipleri veya yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra, yazı PDF olarak hazır olur.

Gönderme ve Erişim

Yazıyı gönderin ve erişimi kaydedin. Etki, erişimle yeniden hesaplanır; Almanya'da sihirbaz, endeks kirasının yıllık bloke süresini gösterir.

Devral

"Devral" önceki tutarı sonlandırır ve yeni kira bedeli bileşenini oluşturur. Fatura, bir sonraki dönemden itibaren bunu kullanır.

Kira Artışını Hazırla (Almanya)

Sözleşme dosyasında, "Artışlar" sekmesi "Kira Artışını Hazırla (§ 558 BGB)" sihirbazını açar: Başlangıç durumu, bloke ve bekleme süresi, kira endeksi, ekspertiz veya karşılaştırmalı dairelerle gerekçelendirme, üst sınır, yeni kira ve inceleme. Hesaplama motor tarafından yapılır; her sayının bir hesaplama yolu vardır.

Onayla, Gönder, Erişimi Kaydet

Sahipler veya yöneticiler yazıyı onaylar — dosya numarası ve durumu dondurulur. DivineMind kendisi hiçbir şey göndermez: PDF'yi indirin, gönderin, gönderimi not edin ve erişimi kaydedin. Onay ve dava süreleri ancak erişimle başlar.

Yanıt ve Devralma

Onay (kısmen veya ödeme yoluyla da), ret, dava ve kararı kaydedin. "Kiraya dahil et" önceki tutarı bir gün önce sonlandırır ve yeni tutarı yürürlük tarihinden itibaren uygular; modernizasyon ek ücretleri ayrı bir satır olarak görünür.

Modernizasyon ve Kira Freni

Mülkün "Modernizasyon" sekmesi, projeden duyuru ve tamamlanmaya kadar her kiracı için artışa yol açar. Birimde, "Kira" sekmesi yeni kiralamalarda izin verilen kirayı kontrol eder ve sözleşme beyanından önce bilgiyi oluşturur.

Avusturya: Kira Belirleme ve Ana Kira Hesaplaması

Birimdeki "Kira" sekmesinde, § 16 MRG'ye (referans değer veya kategori) göre üst sınır, eklemeler ve kesintiler, konum, süre ve kanıt ile birlikte bir PDF olarak oluşturulur. § 45 artışı, § 46 giriş, § 46a, § 12a ve § 16 Abs 10'daki yenileme sözleşmenin "Artışlar" sekmesinde başlar; § 20 MRG'ye göre ana kira hesaplaması, emlakın "Ana Kira" sekmesinde, yine PDF olarak oluşturulur.

Süreler ve Kira Endeksi

"Kira ve Devralma" altında tüm süreler trafik ışığı ile ve kira endeksleri (her zaman kaynakla birlikte) bulunur. Başlangıç sayfası açık işlemleri, süreleri, itirazları ve bölge durumu veya yeni referans değerler gibi eksik temelleri gösterir.

Veri Aktarımı

"Veri Aktarımı" altında Excel şablonunu indirir, doldurulmuş dosyayı yüklersiniz, sütunları eşleştirir ve kuru çalıştırmayı başlatırsınız. Hiçbir şey kaydetmez ve her satır için bir hata listesi gösterir. Kişi eşleştirmesi ve kontrol toplamlarından sonra, sahipler veya yöneticiler yüklemeyi kabul eder, üründe kontrol eder ve bakiyeleri sabitler.

WEG Yönetimini aç

„WEG Yönetimi“ menüsü veya kat mülkiyeti olan bir mülkün „WEG“ sekmesi aracılığıyla. Üst kısımda tüm binaların açık son tarihleri trafik ışığı ile gösterilir, altında Genel Bakış, İş Planı, Yıllık Hesap Özeti, Yedek Akçe, Toplantılar, Kararlar ve Yönetim alt sekmeleri bulunur.

İş Planı veya Tahmin

Asistan, dönem, pozisyonlar, dağıtım anahtarları, bilgiler, birim başına bireysel planlar ve belirleme adımlarında size rehberlik eder. Avanslar daha sonra para akışı aracılığıyla tahsil edilir.

Toplantı düzenle

"Toplantılar" altında tarih, yer veya çevrimiçi oda ve gündemi belirlersiniz. Davet, her mal sahibi için teslimat yolu ve son tarihlerle kaydedilir ve yalnızca bir düğmeyle gönderilir. Çevrimiçi katılımcılar DivineMeet bekleme odasından gelir; kayıt mevcut değildir. Bir not almak yalnızca tüm katılımcıların rızasıyla mümkündür ("Canlı Toplantı" bölümüne bakın).

Oylama ve Tutanak

Toplantı yönetiminde, katılım ve vekaletnameleri ve her gündem maddesi için oyları kaydedersiniz. Sonuç, ülkenin yasalarına göre hesaplama yöntemiyle belirlenir. Ardından tutanaklar, imzalar ve — Almanya'da — karar koleksiyonu gelir.

Dolaşım kararı

Toplantısız kararları „Toplantılar“ altında „Dolaşımı başlat“ ile başlatırsınız; oylar her mal sahibi için bir son tarihle kaydedilir ve toplantıdaki gibi değerlendirilir.

Yıllık Hesap Özeti

„Yıllık Hesap Özeti“ altında, topluluğun hesap özetini ve her mal sahibi için bireysel hesap özetlerini hesaplar, belirlersiniz, gönderirsiniz ve ek ödemeleri ve alacakları mal sahibi hesabına kaydedersiniz — her adım bir düğmeye basılarak.

Yedek Akçe ve Yönetim

„Yedek Akçe“ durumu, katkıları ve çekilenleri gösterir; ayrıca burada varlık raporu (Almanya) veya yönetici değişikliğinde yedek akçe hesabı (Avusturya) oluşur. „Yönetim“ altında yönetici ataması, danışma kurulu, mal sahibi değişikliği, teslimat bilgileri ve oylama birimlerini yönetirsiniz.

Toplantıyı Yönet

Toplantı gününde, "Apartman Yönetimi" → "Toplantılar" altında toplantıyı açar ve "Toplantıyı Yönet"e tıklarsınız. Henüz bir çevrimiçi oda yoksa, "Çevrimiçi Oda Oluştur" onu oluşturur; "Ev Sahibi Olarak Aç" DivineMeet'i başlatır, "Mal Sahipleri İçin Bağlantıyı Kopyala" çevrimiçi katılım için bağlantıyı sağlar.

Birim Meet Misafirlerini Atama

Mal sahipleri bekleme odasından gelir. Girişten sonra, başkan olarak kimliği kontrol eder, oy veren kişiyi seçer ve "Kimlik Kontrol Edildi - Ata"ya tıklarsınız. Yalnızca bundan sonra misafir oy kullanabilir; yabancı oy verenler için oy kullanma engellenmiştir.

Canlı Oylama

Her gündem maddesi için "Oylamayı Aç" oylamayı başlatır. Çevrimiçi olarak Meet misafirleri ve müşteri klasörü kendisi oy kullanır; odadaki oylar oy kartına girilir. Sürekli olarak kullanılan oyları, katılımı, çevrimiçi katılımı ve karar yeterliliğini görürsünüz.

Sonucu Kaydet

Almanya'da "Kapat, Duyur ve Karar Koleksiyonuna Gir" maddeyi kapatır ve kararı doğrudan karar koleksiyonuna girer. Avusturya'da "Kapat ve Sonucu Kaydet" sonucu kaydeder; ardından binada ilan ve gönderim (§ 24 Abs 5 WEG 2002) gelir, bunlardan itibaren itiraz süresi başlar. Kayıt yapma yetkisi sahiplere ve yöneticilere aittir.

Not Alma Yalnızca Herkesin Rızasıyla

"Tutanak İçin Transkript" altında, "Transkripti Aç" ile bir not almayı açarsınız - yalnızca tüm katılımcılar rıza gösterdiği sürece çalışır. Rıza olmadan biri gelirse, hemen durur. Kayıt mevcut değildir. Tutanak yönetim tarafından yazılır; sonuçlar her zaman sayımdan gelir.

Taşınmaz Başına DATEV/BMD Dışa Aktarımı

„DATEV/BMD Dışa Aktarımı“ altından taşınmazı, hesabı ve dönemi (bir takvim yılı) seçin. Önizleme; hesap, karşı hesap ve açıklamalarla birlikte tüm kayıtları gösterir; „Dışa aktarımı indir“, yevmiye kaydı grubu, cari hesaplar ve hesap eşleştirmesini içeren bir ZIP dosyası sunar ve bunu sağlama toplamı ile arşivler. Dışa aktarım, mülk sahibinin mali müşaviri için ayrı bir cari oluşturur – kiralar ve aidatlar firmanızın mali müşavir dışa aktarımında asla görünmez.

Hesap Planı ve Hesap Eşleştirme

„Ayarlar“ sekmesinde formatı (DATEV veya BMD), hesap planını, danışman ve müşteri numarasını belirlersiniz. Hesaplar, hesap planının önerileridir; her kategori ayrı bir hesaba göre değiştirilebilir – lütfen mali müşavirinizle koordine edin.

Mülk Sahibi Hesap Özeti

„Mülk Sahibi Hesap Özeti“ altından yönetim sözleşmesini (kira veya bağımsız bölüm yönetimi) ve ayı seçin. Önizleme; kira tahsilatlarını, ödenen masrafları veya aidatları, sözleşmeye göre yönetim ücretini, ihtiyat akçesini, bakiyeyi ve ödeme önerisini gösterir. „Taslak olarak oluştur“, ardından „Kesinleştir“ – sonrasında hesap özeti değiştirilemez ve PDF olarak kaydedilir.

Gönderim ve Ödeme

Hesap özetini e-posta ile gönderin veya mülk sahibinin müşteri portalı klasörüne yükleyin. „Ödeme talimatı ver“, giden ödemelerde mülk hesabından bir havale oluşturur; onay, dört göz prensibi ve banka dosyası süreci orada yürütülür.

Tahakkuklara İlişkin E-Fatura

„E-Fatura“ altında KDV içeren tüm tahakkuklar ve bir e-faturanın zorunlu olup olmadığı listelenir (Almanya: geçiş süreleriyle § 14 UStG; Avusturya: onay ile isteğe bağlı). „Kontrol et“ eksik bilgileri gösterir, „Yükle“ XRechnung, ZUGFeRD veya ebInterface oluşturur ve orijinali arşivler.

Aylık Tüketim Bilgisi (§ 6a HeizkostenV)

Uzaktan okunabilir sayaçlarda ölçüm servisinin aylık değerlerini okuma içe aktarımı ile içeri aktarın. „Tüketim Bilgisi“ altında kullanıcı başına kWh cinsinden tüketimi; önceki ay, geçen yılın aynı ayı ve ortalama kullanıcı ile birlikte görürsünüz. „Oluştur“ değerleri sabitler, „Gönder“ bunları e-posta ile iletir veya müşteri portalı klasörüne yükler. Eksik değerler belirtilir, asla tahmini girilmez.

Hesaplaşma gününü başlat

„Hesaplaşma Günü“ altında taşınmazı, yılı ve kapsamı (işletme giderleri, ısınma giderleri veya her ikisi) seçin. Alternatif olarak AIRIS'e „L-003 için 2025 işletme giderleri hesaplaşmasını yap“ diyebilirsiniz; sihirbaz ve sohbet aynı ara durumu paylaşır.

Gelen kutusundaki faturalar

„Gelen kutusunu oku“, fatura eki içeren e-postaları DivineFinance belge tanıma sistemine iletir. Sistem nesne numarasını veya bina adresini tanırsa fatura, taşınmazın masraf merkezine atanır. „Net olanları masraf belgesi olarak aktar“ masraf belgelerini oluşturur; net bir masraf türü olmayan faturaları hesaplaşma içinde kendiniz eşleştirirsiniz. Kiracı ve kat maliklerinden gelen e-postalar asla okunmaz.

Eksik sayaç okumalarını talep etme

Dönem sonu için bir sayaç değeri eksikse „Kiracılardan talep et“, mevcut kullanıcılardan değeri talep eder: Müşteri dosyasında (anlık bildirim ve ileti) veya e-posta yoluyla, aksi takdirde yazdırmak üzere mektup olarak. Kiracı, müşteri dosyasında „Sayaç değeri bildir“ altından bildirir; değeri her zamanki gibi „Müşteri dosyasından“ altından aktarırsınız.

Taslak ve denetim raporu

„Taslağı hesapla“, bina yönetiminin hesaplama motorunu kullanır. „Denetle“, trafik ışıklı bir denetim raporu kaydeder: Engelleyiciler, belgesiz kalemler, aktarılmamış faturalar, eksik sayaç okumaları, masraf türü bazında yıllık karşılaştırma (%20 ve 100 € üzeri), dikkat çeken ek ödemeler ve yasal süre. Rapor PDF olarak sunulur; yalnızca denetimin yapıldığı taslak için geçerlidir.

Onay ve gönderim

Kırmızı nokta yoksa şirket sahipleri veya yöneticiler onay verir: Hesaplaşma kesinleştirilir (Avusturya: Legung / binaya asma bugün) ve müşteri dosyasına ya da e-posta ile gönderilir. Teslimat yolu posta olan alıcılar yazdırma için listelenir. AIRIS yalnızca sizin açık onayınızdan sonra gönderim yapar.

Kiracı sorar, AIRIS açıklar

Kiracı, müşteri dosyasında hesaplaşması hakkında „Ek ödemem neden bu kadar yüksek?“ gibi sorular sorabilir. AIRIS yalnızca bu hesaplaşmanın hesaplama raporuna dayanarak yanıt verir (pay, ön ödemeler, en büyük kalemler, önceki yıl), ilgili kalemlerin belgelerini gösterir ve yasal dayanağıyla itiraz süresini belirtir. AIRIS hesaplama yapmaz: Yanıttaki her sayı rapora karşı kontrol edilir, AIRIS diğer kiracıların verilerini bilmez.

Feshi kaydet

„Kiracı değişimi“ → „Yeni kiracı değişimi“ altından mülkü ve birimi seçin; kimin feshettiğini, feshin ne zaman ve hangi biçimde ulaştığını (yazının taramasıyla) girin. Sözleşme bitişini hesaplama motoru, hesaplama adımları ve yasal dayanakla hesaplar: Almanya § 573c BGB (3. iş günü, 5 ve 8 yıl sonra kiralayan süreleri, yazılı şekil § 568 BGB), Avusturya § 560 ZPO ve § 33 MRG. E-posta ile yapılan fesih, şekil yönünden geçersiz olarak gösterilir. „Sözleşme bitişini kira sözleşmesine işle“, bitişi ancak siz tıkladığınızda ayarlar.

Teslim

„Geri alma protokolü oluştur“, bilinen teslim protokolünü açar: Odalar, fotoğraflı kusurlar, sayaç değerleri, anahtarlar ve her iki tarafın imzası. Sayaç değerleri tamamlandığında mahsuba aktarılır.

İlan ve başvuru sahipleri

İlan, birimle bağlantılı olarak emlakçı modülünde oluşturulur. Yayınlandığında bir bağlantı alır; gelen talepler CRM'de kişi olarak kaydedilir ve „İlandan gelen talepleri aktar“ ile başvuru sahibine dönüştürülür. Her başvuru sahibi için randevu ve beyan formunu girersiniz – sürecin aşamasına göre kademelendirilmiş yalnızca izin verilen sorular.

Onay ve kredi notu

Kredi kontrolünden önce başvuru sahibi onay verir (sağlama toplamlı metin, ekranda imza, kağıt veya e-posta; her zaman geri çekilebilir). KSV1870 (Avusturya) veya SCHUFA (Almanya) sorgusu, sağlayıcıyla sözleşme gerektirir – bu tarihe kadar demo şirketlerinde test modunda, açıkça „gerçek bilgi değildir“ olarak işaretlenmiş şekilde çalışır. Sözleşme olmadan kullanım: Başvuru sahibinin sunduğu bilgileri yükleyin ve sonucu girin. Yalnızca trafik ışığı kaydedilir; ret sonrasında veriler süre bitiminde anonimleştirilir.

İmzalı kira sözleşmesi

Onaydan sonra sözleşme, tutarlarınızla şablondan oluşturulur; depozito DivineMind tarafından azami tutara (§ 551 BGB) göre kontrol edilir. Belirsiz süreli bir sözleşme şekle bağlı değildir: Kiracı ekranda veya cep telefonundaki bir bağlantı üzerinden imzalar, yönetim de imzalar. Sözleşme yazılı şekil gerektiriyorsa (belirli süreli, uzun süreli fesih hakkından feragat), yalnızca ıslak imzalı kağıt veya nitelikli elektronik imza geçerlidir. „Sözleşmeyi tamamla“ yeni kira ilişkisini oluşturur.

Depozito ve taşınma

Depozito yeni sözleşmeye işlenir – nakit olarak yalnızca mülkün ana hesabından ayrı bir depozito hesabına. Taşınma için: Sayaç değerlerini içeren taşınma protokolü, ilk ay için „Önizleme hesapla“ ve „Tahakkuku kaydet“ (bu, cari hesabı oluşturur) ve sayaç okuma servisi için ARGE dosyası olarak „Kullanıcı değişimini bildir“. Tüm adımlar tamamlandığında kiracı değişimini kapatın. AIRIS durumu her an bilir.

Sayaç okuma servisini kaydet

„Sayaç okuma servisi“ altında her taşınmaz için sağlayıcıyı, veri değişim formatını (ARGE-HeiWaKo 3.10 veya okuma dosyası) ve sayaç okuma servisindeki müşteri ve taşınmaz numaranızı seçin.

Dosyaları içe aktar

Sayaç okuma servisinin dosyasını yükleyin ve deneme çalıştırmasını başlatın. ARGE dosyaları: Sayaç endeksleri okumalara aktarılır, kullanıcı bazında faturalandırma sonuçları karşılaştırmalı kontrol için kaydedilir. Okuma dosyaları (CSV/Excel) sütun adları üzerinden tanınır; eşleştirmeyi devralmadan önce görürsünüz. Sağlayıcı profilleri, sözleşme olmaksızın orijinal dosyalara karşı test edilmemiştir.

Kullanıcı değişikliğini bildir

„İndir“ veya „Oluştur ve dosyaya kaydet“, boşluklar dahil faturalandırma dönemindeki tüm kullanıcıları ve ikamet sürelerini içeren ARGE dosyasını oluşturur. Kiracı değişikliği içerisinden „Kullanıcı değişikliğini bildir“, yalnızca ilgili daireyi bildirir.

Uzaktan sayaç okuma

Mülk sahipleri ve yöneticiler arayüzü etkinleştirir: Bir telsiz ağ geçidi veya sayaç okuma servisi, anahtarla birlikte sayaç endekslerini DivineMind'a gönderir; bunlar her içe aktarma işlemiyle aynı doğrulamadan geçer. Anahtar yalnızca bir kez gösterilir.

Betrieb ve Büro Sekmeleri

Emlakta, "Betrieb" sekmesi hasarları, siparişleri, "Tesisler ve Kontroller"i ve evin son tarihlerini toplar, "Büro" sekmesi genelgeleri, hizmet sağlayıcıları, kiracı listesini ve anahtarları toplar. Tüm evler arasında, "Emlak ve Ofis"ten aynı listelere ulaşırsınız.

E-postadan Hasar Bildirimi

"Hasarlar ve Bildirimler" altında, "Telefondan ve E-postadan" bloğu, bağlı posta kutunuza gelen e-postalardaki hasar bildirimlerini gösterir. Bildirim yapan kişi iletişim ağınızdan tanınır ve doğru birime atanır; yalnızca isim uyuyorsa, tahmin yapılmaz - siz kendiniz atarsınız. Otonomi ayarınıza göre veya "Bildirim Olarak Oluştur" ile oluşturulur; istek üzerine bildirim yapan kişi bir alındı onayı alır.

Teknisyenler: Teklifler ve Atama

"Siparişler" altında, "Sipariş Ata"yı başlatırsınız - bir hasardan veya doğrudan. "Hizmet Sağlayıcıyı Sorgula" ve "Sorguları Gönder" teklifleri alır, "Teklif Gir" onları girer; karşılaştırma en ucuz teklifle farkı gösterir. Miktar sınırınızdan itibaren ikinci bir kişi onaylar ("Bu Seviyeyi Onayla"), ardından "Sipariş Ver" gelir. "Teknisyen İçin Bilgiler" altında, nelerin iletileceğini belirlersiniz. "Teslimatı Kaydet"ten sonra, garanti süresi son tarihler kaydına girilir.

Tesislerin Kontrol Yükümlülükleri

"Tesisler ve Kontroller" altında, asansör, ısıtma, duman dedektörleri ve diğer tesisleri kaydedersiniz. Sistem, yasa, standart ve sözleşmeden kontrol tarihlerini hesaplar - kaynakla birlikte: duman dedektörü yükümlülüğü ve tüm 16 Alman ve 9 Avusturya eyaleti için sorumluluk, tüm Avusturya eyaletleri için asansör. Bir eyalet için bir kural tanımlanmamışsa, uydurma bir son tarih yerine "tanımlanmamış" yazar. Yasal bir kontrol yükümlülüğü yalnızca bir nedenle kapatılabilir.

Son Tarihler Kaydı

"Kontroller ve Son Tarihler" "Vadesi Gelen Kontroller" ve "Son Tarihler"i Yasa, Sözleşme, Standart veya Yönetiminizin Öngörüsü etiketiyle gösterir. Her son tarihin bir sorumlusu vardır; "Öngörüler" altında "Son Tarihler ayrıca takvimde bir randevu olarak" etkinleştirilmişse, takvimde de görünür. "Şimdi Eşleştir" kaydı en son duruma getirir; bir son tarih yalnızca gerekçe ile reddedilebilir.

Yerel Tatiller

Son tarihler ve tepki süreleri, eyalet ve belediyeye göre yasal tatil günlerini dikkate alır. Hangilerinin geçerli olduğunu, emlakın "Genel Bakış" sekmesinde "Yerel Tatiller" altında görebilirsiniz. Belediye eksikse, etkilenen bir son tarih "belirsiz" olur.

Teslimat Protokolü

"Yeni Teslimat" → "Oluştur ve Başlat" teslimat protokolünü açar; odalar, sayaçlar ve anahtarlar birimden ve son protokolden önceden doldurulur. Fotoğraflı kusurlar ve her iki tarafın imzaları daha sonra PDF'de bulunur.

Genelge ve Duyuru

"Büro" sekmesindeki "Genelgeler" altında "Genelge Yaz"a tıklarsınız, "Kime?" altında rolleri ve "Alıcıları Belirle"yi seçersiniz. "Kontrol Et" neyin değiştirilmesi gerektiğini gösterir; "Onayla"dan sonra, her alıcı için bir mektup, toplu mektup ve duyuru PDF olarak oluşturulur. E-postalar her alıcıya tek tek gönderilir, posta toplu mektup olarak yazdırılır. Fesihler ve diğer yazılı beyan gerektiren açıklamalar genelge olarak gönderilmez.

Kiracı Listesi

"Büro" sekmesindeki "Kiracı Listesi" emlakın kiracı durumunu gösterir - "Excel Olarak İndir" veya "PDF Olarak İndir".

Kural Kataloğunu Aç

"Kural Kataloğu" menüsünde DivineMind'ın sınıflandırdığı ve hesapladığı tüm kurallar bulunur. Avusturya veya Almanya, yasa ve türe göre filtreleyin.

Kuralı Anla

Her kural koşulu, sonucu, kaynağı, kaynak durumuyla birlikte kaynağı, geçerliliği ve test vakalarını gösterir. Değiştirilmiş sürümler görünür kalır; avukata açık sorular işaretlenir.