Organização, registo de tempo, ausências e recrutamento.
Áreas Mais Importantes
- Organização — Estrutura e Hierarquia.
- Pessoal — Perfis de Colaboradores e Dados Mestre.
- Registo de Tempo — Horas de Trabalho e Taxas Horárias.
- Ausências — Férias e Faltas, Troca de Turnos.
- Onboarding — Listas de Verificação e Modelos para Novos Colegas.
- Avaliações e Desempenho — Avaliações.
- Recrutamento — Vagas e Candidaturas.
- Despesas de Viagem — Despesas e Reembolso.
Criar e Integrar Colaboradores
Cada colaborador é registado uma vez em Colaboradores — dados mestre, contrato e acessos ficam disponíveis para todas as áreas de RH. Com um modelo de onboarding, cada nova contratação começa imediatamente de forma completa.
Criar Colaborador
Em Colaboradores, clique em “Novo Colaborador” — registe nome, cargo, departamento e data de admissão.
Completar Dados Mestre
No perfil, percorra os separadores: dados bancários, contacto de emergência, qualificações, dados fiscais e contratuais.
Atribuir Modelo de Onboarding
Selecione um modelo de Modelos de Onboarding — a lista de verificação com todas as tarefas é criada automaticamente.
Acompanhar Progresso
Marque os passos concluídos; o status mostra até quando o colaborador estará totalmente integrado.
Conceder Acesso AIRIS
Se necessário, convide em Acesso AIRIS — o colaborador regista então os seus próprios horários e ausências.
Registo e Aprovação de Horas
As horas de trabalho são registadas em Registo de Tempo, aprovadas pelo gestor e fluem automaticamente para análises e preparação de salários.
Registar Horas
Colaboradores marcam entrada/saída ou inserem horas manualmente — com pausas e projeto/atividade.
Verificar Visão Geral da Equipa
O gestor vê todas as horas registadas na equipa e identifica registos em falta ou incomuns.
Aprovar
Aprovar entradas corretas — apenas as horas aprovadas contam para análises e processamento de salários.
Analisar
Exporte horas, horas extras e saldos por colaborador ou período através dos relatórios.
Em operações por turnos, planeie semanas inteiras na escala de serviço (Roster) — os horários previstos servem então como modelo para o registo.
Para plantões noturnos e de fim de semana (por exemplo, serviço de urgência SHK), existe o separador 'Plantão' no registo de tempo: gerar rotação para os técnicos selecionados, transferir plantão ou cancelar com justificativa — o plano permanece como prova.
Se um cliente reportar uma avaria urgente através do autocolante QR na sua instalação, a pessoa de serviço segundo a escala de prevenção é alertada. Com «Eu assumo», fica associada à intervenção; sem aceitação, o alarme passa, após o prazo definido, para a pessoa seguinte e, por fim, para a gerência de operações. O escritório acompanha o estado («Prevenção alertada», «Prevenção assumida»). Ative o botão «Alarme ativo» e configure o prazo no separador «Prevenção» no cartão «Alarme de serviço de urgência»; em «Últimos alarmes», vê-se por nível o que foi entregue ou ignorado. O DivineMind não atende chamadas telefónicas de emergência de forma automática — detalhes no capítulo SHK.
Escala Automática: com base na necessidade e disponibilidade
O AIRIS cria automaticamente a escala semanal: com base nas necessidades de pessoal por local, no horário de funcionamento e na disponibilidade dos colaboradores. Ausências aprovadas (férias/doença) e turnos já planeados são tidos em consideração.
Definir Horário de Funcionamento e Necessidades
Definições → Locais → Ícone de engrenagem no local → Separador „Escala“: Registar o horário de funcionamento por dia da semana e a ocupação mínima (Dia, Período, Função, Número).
Disponibilidade e Preferências por Colaborador
No perfil do colaborador, em „Definições de RH“, introduzir a disponibilidade por dia da semana (período) e preferências opcionais. Vazio = não disponível nesse dia.
Criar Automaticamente
No plano de turnos, selecionar a semana e clicar em „Criar Automaticamente“. O AIRIS mostra uma pré-visualização com a cobertura em %, quem está alocado e onde permanecem turnos em aberto — com „Aplicar“, o plano é gerado.
Ajustar Baixa Médica
Se alguém ficar doente: „Ajustar Baixa Médica“ → selecionar colaborador e período. O AIRIS marca os turnos como „doença“ e procura um substituto; se não for encontrado nenhum, é criado um turno em aberto para ser assumido.
Se um turno permanecer por preencher, o AIRIS cria-o como um „turno em aberto“ — visível em todos os locais, para que os colegas disponíveis o possam assumir.
No perfil do colaborador em "Definições de RH" → "Filiais", define a filial principal, outras filiais onde a pessoa pode trabalhar ou a opção "Volante" (qualquer filial). A escala automática, os pedidos de substituição e a assunção de turnos em aberto na aplicação respeitam esta regra — assim como o tempo de descanso (UE/RU 11 horas, Canadá 8), horas semanais e qualificações.
Se alguém comunicar baixa médica (aplicação, AIRIS ou ausências), o seu turno fica em aberto e o sistema procura um substituto: primeiro na própria filial, depois em filiais vizinhas com autorização e, por fim, volantes — quem estiver disponível, qualificado e com horas livres. A gerência da filial recebe de imediato uma notificação push e um alerta no sino com a sugestão e clica em "Enviar pedido" na escala; se o permitir na configuração de autonomia (RH · Solicitar substituto), o próprio sistema faz o pedido. O colega recebe uma notificação push e WhatsApp com "Eu assumo" / "Não posso" — sem saber quem faltou ou porquê. Sem resposta, o pedido passa para a pessoa seguinte após o prazo (10 a 60 minutos, consoante o início do turno).
Solicitar e Aprovar Ausências
Férias e faltas seguem o fluxo em Ausências como Pedido → Aprovação → Entrada no Calendário. Férias restantes e contingentes são automaticamente calculados.
Fazer Pedido
O colaborador seleciona o tipo (férias, doença, licença especial), período e adiciona uma nota, se necessário.
Verificar Contingente
O sistema mostra o saldo restante e alerta para sobreposições na equipa.
Aprovar ou Recusar
O gestor decide na caixa de entrada de aprovações; o colaborador é notificado automaticamente.
Calendário e Saldo
Ausências aprovadas aparecem no calendário da equipa, o saldo de férias é atualizado imediatamente.
Os colaboradores podem trocar turnos diretamente entre si — a troca é encaminhada ao gestor para confirmação.
Recrutamento: da Vaga à Contratação
Em Contratação, anuncie vagas e conduza candidatos através de um pipeline até a contratação — de forma estruturada e rastreável.
Criar Vaga
Utilize o assistente de vagas para registar título, departamento, requisitos e texto do anúncio.
Publicar
Ative a vaga e partilhe o link de candidatura — as candidaturas recebidas chegam automaticamente à primeira fase do pipeline.
Mover Candidatos
Arraste e solte candidatos no quadro Kanban pelas fases (ex: Triagem → Entrevista → Oferta).
Avaliar e Decidir
Registe avaliações e notas por candidato; um resultado (Contratação/Rejeição) encerra a candidatura.
Integrar na Equipa
Ao contratar, crie o candidato como colaborador em Colaboradores e inicie o onboarding.
Submeter e Reembolsar Despesas de Viagem
Viagens de negócios são registadas em Despesas de Viagem como uma viagem com itens individuais, verificadas e reembolsadas — incluindo quilometragem e diárias.
Criar Viagem
Registe o motivo, destino e período da viagem.
Itens e Comprovativos
Adicione despesas individuais (hotel, comboio, refeições) com comprovativo; viagens via calculadora de quilometragem, diárias via tabela de subsídios.
Submeter
Submeta a viagem completa para verificação — o total é calculado automaticamente.
Verificar e Reembolsar
O gestor aprova na caixa de entrada; o valor aprovado fica disponível para reembolso.
Avaliações e Performance
- Reviews — conversas estruturadas com colaboradores e ciclos de avaliação.
- Metas e OKR — definir metas, medir progresso, registar resultados.
- Conversas 1:1 — documentar reuniões regulares com agenda e notas.
- Feedback 360° — recolher feedback de múltiplas perspetivas.
Defina os modelos de onboarding uma vez de forma clara — cada nova contratação começa imediatamente de forma completa e uniforme.