Que tarefas de escritório a IA executa de forma fiável hoje
Modelos de linguagem modernos leem e escrevem texto a um nível adequado para o dia a dia de escritório. Adicionalmente, existem ferramentas com as quais uma IA não só responde, mas também executa ações: agendar um compromisso, criar um contacto, registar uma fatura.
- Caixa de entrada: classificar e-mails por assunto, resumir longas conversas, redigir rascunhos de resposta no seu tom.
- Compromissos: reconhecer sugestões de compromissos em e-mails e adicioná-los ao calendário, coordenar e lembrar de compromissos.
- Comprovativos: ler faturas recebidas (fornecedor, montante, imposto, IBAN) e apresentá-las para aprovação.
- Telefone: atender chamadas, registar o assunto, agendar compromissos e deixar uma nota.
- Documentos: resumir contratos, atas e PDFs e responder a perguntas sobre eles.
- Acompanhamento: lembrar quando uma proposta ficou sem resposta ou uma fatura está em aberto.
Por onde começar melhor
Comece com uma tarefa que ocorre diariamente, tem regras claras e onde um erro é facilmente corrigível. A caixa de entrada e o registo de faturas recebidas são quase sempre bons pontos de partida, pois consomem muito tempo e o resultado pode ser verificado antes do envio.
Tarefas onde o conhecimento reside apenas nas mentes das pessoas ou onde cada caso é diferente são mais difíceis. Aí, a IA ajuda primeiro como preparadora: ela recolhe as informações, o ser humano decide.
Por que a integração é mais importante do que a ferramenta individual
Uma janela de chat onde se copia texto poupa pouco. O benefício surge quando a IA trabalha onde os dados residem: na caixa de correio, no calendário, na ficha do cliente e na contabilidade. Assim, pode ler um pedido, reconhecer o cliente, propor um compromisso e preparar a resposta, sem que ninguém mude entre programas.
Quem faz o quê?
AIRIS prepara
- DivineMail: Classifica e resume e-mails, redige rascunhos de resposta e transfere compromissos de e-mails para o calendário.
- DivineFinance: Lê faturas recebidas, cria faturas eletrónicas, avisos de cobrança e a exportação DATEV.
- DivineCall: Atende chamadas, regista o assunto e agenda compromissos.
- AIRIS: Dê tarefas com as suas próprias palavras, por chat ou voz, na web e na app.
Você decide
- E-mails para clientes, pagamentos e contratos devem ser aprovados por um ser humano, até que confie na IA para essa tarefa específica.
- A IA pode cometer erros, especialmente com números de comprovativos de difícil leitura. Verifique os montantes antes de uma transferência.
- Informações confidenciais só devem ser inseridas em sistemas com contrato de processamento de dados e políticas de dados claras.
