Pozostałe moduły

Pierwszy ekran po zalogowaniu to raport, a nie strona menu: Co wydarzyło się od wczoraj, co wymaga teraz Państwa decyzji oraz propozycja od AIRIS.

• Od wczoraj: opublikowane wpisy, nowi potencjalni klienci, zapytania klientów obsłużone przez AIRIS, wysłane e-maile, opłacone faktury z sumą, wykonane zadania.
• Czeka na Państwa: maksymalnie trzy punkty, każdy klikalny i prowadzący bezpośrednio do właściwego miejsca — otwarte zatwierdzenia z kwotą, wygasające dokumenty, zaległe usterki, eskalowane rozmowy.
• W przypadku nowych kont dodatkowo: Karta powitalna z kolejnym sensownym krokiem oraz lista kontrolna konfiguracji z postępem w procentach.
• Szybkie sukcesy branżowe: do trzech zadań początkowych dopasowanych do Państwa branży, każde prowadzi bezpośrednio do funkcji.

Widok audytora dla każdej rozmowy przeprowadzonej przez AIRIS: czas, rozmówca, podsumowanie, pełny przebieg rozmowy — oraz każda pojedyncza akcja AI z argumentami, wynikiem i klasą ryzyka. Do Państwa kontroli i jako dowód dla audytorów.

• Lista wszystkich rozmów z kluczowymi wskaźnikami: ile ma luki, ilu brakuje transkrypcji lub podsumowania, w ilu przypadkach rozmówca był nieznany.
• Jedno kliknięcie otwiera kartę rozmowy — podsumowanie, przebieg rozmowy i działania AI w kolejności chronologicznej.
• Każda akcja ma przypisaną klasę ryzyka: Odczyt (tylko odczyt), Tworzenie (powstaje rekord danych) lub Wysyłka (coś zostało wysłane do klienta i nie można tego cofnąć).
• Luki są ujawniane, a nie ukrywane. Widok audytora, który ukrywałby brakujące zapisy, byłby bezwartościowy.
• Informacja o ujawnieniu AI zgodnie z art. 50 unijnej ustawy o AI znajduje się w każdej karcie.

Mogą Państwo bezpośrednio współpracować z klientami i dostawcami, jeśli oni również korzystają z DivineMind: zamawiać i przeglądać dokumenty bezpośrednio, bez pośrednictwa wiadomości e-mail z plikami PDF. Ważne: system nigdy nie ujawnia, czy zewnętrzna firma korzysta z DivineMind — połączenie powstaje wyłącznie wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę.

• Zapytanie o połączenie: Proszę otworzyć profil kontaktu lub dostawcy i kliknąć „Połączenie bezpośrednie”. Przycisk zawsze wygląda tak samo — jeśli firma korzysta z DivineMind, otrzyma Państwa zapytanie; jeśli jeszcze z niego nie korzysta, zapytanie to stanie się zaproszeniem.
• Druga strona potwierdza połączenie w sekcji „Sieć partnerska” → „Zapytania do Państwa”. Dopiero wtedy będą Państwo nawzajem widoczni; odrzucenie zapytania nie powoduje wysłania żadnego powiadomienia zwrotnego.
• Zamawianie: Przy aktywnym połączeniu należy otworzyć asortyment partnera, wprowadzić ilości i wysłać zamówienie. Obowiązują ceny, które partner skonfigurował dla Państwa.
• U dostawcy natychmiast powstaje przyjęte zamówienie sprzedaży wraz z potwierdzeniem zamówienia, a u Państwa — odpowiadające mu zamówienie zakupu. Oba dokumenty są ze sobą powiązane.
• Po prawej stronie na bieżąco widzą Państwo zamówienia, dokumenty dostawy i faktury, które partner utworzył do Państwa zamówień.
• Rozłączenie jest możliwe w dowolnym momencie: połączenie zostanie zakończone, a istniejące dokumenty pozostaną bez zmian.

Dla firm posiadających kilka niezależnych spółek: wspólny widok danych finansowych i przesunięcia towarów między firmami, bez rezygnacji z separacji klientów.

• Utwórz grupę kapitałową — aktualnie aktywna firma stanie się centralą; dodaj kolejne firmy z rolą (Oddział, Magazyn centralny, Holding).
• Przegląd grupy: Miesięczny obrót, otwarte należności, stan magazynowy i wielkość zespołu jako suma i dla każdej firmy.
• Utwórz przesunięcie magazynowe: Wybierz firmę odbiorcy, produkt i ilość — obecnie jedna pozycja produktu na jedno przesunięcie.
• Firma odbiorcy księguje przyjęcie; dopiero wtedy zmienia się stan magazynowy.
• Następnie opcjonalnie rozlicz: generuje projekt faktury, który mogą Państwo sprawdzić i wysłać w module faktur.

Kokpit dla wszystkich pojazdów firmowych, z trzema zakładkami: Przegląd, Odpowiedzialność właściciela i Wynajem.

• Przegląd z sygnalizacją świetlną dla każdego pojazdu: Przegląd techniczny przeterminowany na czerwono, termin za osiem tygodni na żółto; do tego przebieg, kto jest w drodze i koszty z ostatnich dwunastu miesięcy.
• Przypisywanie dokumentów odbywa się dwuetapowo: najpierw testowe uruchomienie, które pokazuje jednoznaczne dopasowania tablic rejestracyjnych i przypadki wątpliwe, a następnie przejęcie jednym kliknięciem.
• Odpowiedzialność właściciela: Dokumentowanie kontroli prawa jazdy, instruktażu i przeglądu UVV dla każdego kierowcy i pojazdu, z datą, wynikiem i kolejnym terminem.
• Kierowcy, którzy nigdy nie prowadzą, mogą zostać zwolnieni z kontroli z uzasadnieniem; dowód można pobrać jako plik CSV.
• Wynajem: Utwórz taryfy (stawka dzienna, darmowe kilometry, cena za dodatkowy kilometr, kaucja), przypisz do każdego pojazdu i włącz możliwość rezerwacji online; publiczny link do wynajmu skopiują Państwo tutaj.

Każde przekazanie pojazdu z puli klientom lub pracownikom jako osobna operacja — od samochodu zastępczego, przez jazdę próbną, po płatny samochód wynajmowany.

• Wybór rodzaju operacji (sześć typów) — nośnik kosztów jest odpowiednio wstępnie wypełniany, np. przypadek gwarancyjny na koszt producenta lub bezpłatny samochód zastępczy z warsztatu.
• Wprowadzenie okresu; oferowane są tylko pojazdy, które są faktycznie dostępne w tym okresie.
• Zapis stanu przy przekazaniu: przebieg i poziom paliwa; w przypadku płatnych operacji dodatkowo: stawka dzienna, wliczone kilometry i cena za każdy dodatkowy kilometr.
• Otworzyć umowę najmu jako PDF i uzyskać podpis.
• Przy zwrocie zarejestrować przebieg, poziom paliwa i uszkodzenia — system oblicza sumę końcową na podstawie dni i dodatkowych kilometrów.

Publiczne przetargi i prywatne sygnały zapotrzebowania, filtrowane pod kątem tego, co Państwu odpowiada — plus teczka na Państwa bieżące aplikacje.

• Filtrowanie według kraju, rodzaju, wielkości zlecenia, źródła i branży; szybkie filtry dla rynku krajowego, rekomendacji i zapamiętanych.
• Tabela posortowana według dopasowania lub terminu; terminy poniżej siedmiu dni są wyróżnione.
• Rozwinąć wiersz: AIRIS wyjaśnia, dlaczego ten przetarg jest teraz istotny, i na życzenie pisze projekt aplikacji.
• Przenieść do teczki: operacja trafia na Państwa listę aplikacji ze statusem, terminem i wartością.
• W teczce: utrzymywać status, utworzyć folder w chmurze, przesłać dokumenty i załączyć dowody, takie jak referencje lub filmy.

Narzędzie do pierwszej rozmowy z potencjalnym klientem: wypełnić kwestionariusz podczas rozmowy, na jego podstawie AIRIS generuje raport z konkretnymi dźwigniami oszczędności.

• Utworzyć analizę i wprowadzić dane podstawowe: firma, osoba kontaktowa, branża, liczba pracowników.
• Katalog pytań w sześciu blokach — Działalność, Dostępność, Sprzedaż, Administracja, Ludzie i Procesy, Cele; licznik pokazuje, ile pytań zostało udzielonych.
• Generowanie raportu: podsumowanie sposobu pracy obecnie, tabela dźwigni z ostrożnie szacowanymi oszczędnościami dla każdego tematu, zalecany punkt startowy i kolejne kroki.
• Zapisać jako PDF i przekazać zainteresowanemu — raport jest przygotowany na format A4 z nagłówkiem firmowym.

Księga referencyjna danych firm z Austrii i Niemiec — do weryfikacji danych przed pierwszym kontaktem lub przed zleceniem.

• Wybrać kraj, wprowadzić nazwę firmy, przejrzeć listę wyników: nazwa, status, numer rejestru firm, miejscowość, forma prawna i właściwy sąd.
• Dla Niemiec dodatkowo filtrować według rodzaju rejestru i przejść bezpośrednio do Bundesanzeiger i Unternehmensregister.
• Dla Austrii dostępne są szczegółowe filtry: zakres wyszukiwania, forma prawna, sąd, miejscowość i dokładne wyszukiwanie.

Na dzień dzisiejszy proces kończy się na liście wyników: widok szczegółowy poszczególnych firm i pobieranie dokumentów nie są jeszcze zaimplementowane, a wyniki nie mogą być jeszcze bezpośrednio przeniesione jako kontakt.

Moduł Kancelaria jest przeznaczony dla kancelarii prawnych: akta z numerami spraw, kontrola kolizji, terminy i przypomnienia, rejestrowanie czasu pracy do akt i na tej podstawie wystawianie rachunków za usługi. W menu kancelarii prawnej znajdują się opcje „Akta” i „Terminy”; biura rachunkowe i inne firmy otwierają moduł bezpośrednio pod adresem Sprawy. Państwa klienci to kontakty lub firmy w CRM.

• Przegląd pod adresem Sprawy: Otwarte akta, przeterminowane terminy, terminy w ciągu 7 dni i nie rozliczona kwota; wyszukiwanie akt po numerze sprawy, temacie, kliencie lub przeciwniku i filtrowanie według Otwartych, Zawieszonych lub Zarchiwizowanych.
• „Prześlij dokument” w aktach dodaje plik do akt i jednocześnie do akt klienta w CRM; dokumenty można przemianować; „Usuń” usuwa je również z akt klienta w CRM.
• Tylko czas pracy zarejestrowany do akt kancelarii trafia do rachunku za usługi. Czas pracy z rejestracji czasu lub z DivineTasks nie prowadzi automatycznie do faktury.

Każda firma wysyła swojej doradcy podatkowemu księgowość w formie pliku — bez konieczności posiadania konta przez kancelarię. Brak interfejsu do DATEV, RZL lub BMD; kancelaria importuje pliki samodzielnie.

Dla praktyk DivineMind jest oprogramowaniem biurowym i administracyjnym obok systemu zarządzania praktyką (PVS) — nie samym PVS. Obowiązują ogólne moduły opisane w tym podręczniku.

• Pacjenci jako kontakty w CRM z e-mailami, dokumentami i fakturami — bez akt medycznych.
• Strona rezerwacji, na której pacjenci bez konta sami wybierają termin; w kalendarzu można zapraszać gości na terminy.
• Faktury i oferty, np. za usługi płatne gotówką, etapy windykacji (automatycznie tylko po włączeniu), faktury przychodzące przez SI i eksport do doradcy podatkowego.
• DivineMail z wersjami roboczymi odpowiedzi SI, zadania, chmura, rejestracja czasu pracy, harmonogram pracy i urlopów, DivineMeet i przepływy pracy jak w każdej firmie.
• Dane znajdują się w UE (baza danych we Frankfurcie, pliki w Berlinie), każda firma jest oddzielona od innych, przesłane pliki z danymi osobowymi są prywatne.

Usługodawcy bez własnego modułu branżowego korzystają z ogólnych modułów: karta klienta, DivineMail, kalendarz ze stroną rezerwacji, oferta do faktury, zadania, chmura, rejestracja czasu pracy, przepływy pracy i AIRIS. Tutaj znajdują się procesy, które są szczególnie ważne dla usługodawców.

Nie ma dostarczonych przykładowych szablonów — należy używać własnych dokumentów. Jeśli klient nie ma adresu e-mail, oferta pozostaje szkicem.

• Stemplowanie z regułą lokalizacji: W menu użytkownika w prawym górnym rogu należy kliknąć „Zaloguj” lub „Wyloguj”. W sekcji Rejestracja czasu pracy → „Rejestr czasu pracy” kierownik może włączyć opcję „Stemplowanie tylko w lokalizacji” (promień w metrach, domyślnie 50); poza promieniem lub bez zezwolenia na lokalizację w przeglądarce stemplowanie zostanie odrzucone. Dla hal zaleca się większy promień.
• Skrzynka pocztowa zespołu: W DivineMail w Ustawieniach → „Konta” przy skrzynce pocztowej należy wybrać „Udostępnij dostęp”, wybrać osobę, ustawić „może tylko czytać” lub „może pisać” i kliknąć „Udostępnij”. Tylko właściciel skrzynki pocztowej może udzielić lub cofnąć dostęp.
• Prywatne archiwum w DivineCloud: Nowe pliki są prywatne i są udostępniane tylko za pomocą linków czasowo ograniczonych. Na zewnątrz udostępnia się świadomie folder przez „Udostępnij” → „Publiczny link” — z hasłem, datą wygaśnięcia lub maksymalną liczbą otwarć; „Cofnij” zamyka link.
• Notatki w DivineMeet tylko za zgodą: Gospodarz uruchamia „Rozpocznij notatki”, każdy uczestnik wybiera „Zgadzam się” lub „Nie rób notatek”. Zapisywany jest tylko tekst, nie dźwięk; jeśli spotkanie jest przypisane do klienta, notatki trafiają do jego karty klienta.
• DivineNote: strony i podstrony do protokołów, briefów i wiedzy — „Nowa strona”, szablony, ulubione; za pomocą „Udostępnij” można zaprosić członków zespołu do przeglądania, komentowania lub edycji, eksport jako PDF lub Markdown.