Marketing, chmura, wsparcie

Na każdej budowie (Budowy → Otwórz budowę) znajdują się zakładki „Sprzęt” i „Pojazdy”. Kartotekę sprzętu ze wszystkimi terminami przeglądów znajdą Państwo pod adresem Urządzenia.

• Pojazdy: Przypisywanie samochodów służbowych z floty do budowy wraz z kierowcą i okresem. Samochód może być przypisany tylko raz w tym samym okresie. Przy zwrocie należy podać stan licznika i ewentualne uszkodzenia. Flota pokazuje, na której budowie znajduje się pojazd.
• Sprzęt: Koparki, zagęszczarki, dźwigi itp. wprowadza się raz do kartoteki sprzętu, opcjonalnie łącząc z pojazdem z floty lub pozycją w ewidencji środków trwałych. Pobranie na budowie jednym kliknięciem: rejestrowane jest, kto i kiedy pobrał sprzęt. Jeśli znajduje się on jeszcze na innej budowie, zostaje przeniesiony, a tam automatycznie rejestrowany jest zwrot.
• Terminy przeglądów: Rodzaj przeglądu i interwał z podstawą prawną dla kraju Państwa firmy (np. AT AM-VO § 8, DE DGUV Vorschrift 52, UK LOLER, US 29 CFR 1926.1412). Interwał jest propozycją, wiążące są ocena ryzyka i wytyczne producenta. Przypomnienie pojawia się na 30 dni przed oraz w dniu terminu. Jeśli przegląd jest przeterminowany, system ostrzega przy pobraniu. Sprzęt zablokowany lub zwrócony jako uszkodzony można pobrać ponownie dopiero po przeglądzie z wynikiem „sprawny”.
• Zamówienia: W aplikacji AIRIS pracownicy wybierają budowę podczas tworzenia zapotrzebowania. Po zatwierdzeniu lub zamówieniu w sekcji Zapotrzebowania, pozycje pojawiają się w zakładce „Materiały” danej budowy (status „zaplanowane”, z ceną hurtową, jeśli jest znana). Budowę można tam również przypisać później.
• Rejestracja czasu na miejscu: Podczas zapisywania adresu DivineMind ustala współrzędne budowy (lub można przejąć bieżącą pozycję). Dzięki opcji „Rejestracja czasu na tej budowie tylko na miejscu” rejestracja jest możliwa tylko w ustawionym promieniu – w aplikacji, rejestratorze webowym oraz przez AIRIS. Pracownik przypisany danego dnia do kilku budów jest przyporządkowywany do tej, na której aktualnie się znajduje.

Na każdej budowie znajdują się zakładki „Odbiory” i „Dziennik budowy”. Dokumentami podwykonawców zarządza się w sekcji Budowy → Podwykonawcy.

• Protokół odbioru: Opcja „Utwórz protokół odbioru” przejmuje otwarte usterki z budowy, a nowe wpisuje się bezpośrednio. Wykonawca i zamawiający podpisują na tablecie lub telefonie. Jeśli zamawiający nie podpisze, wymagane jest podanie przyczyny. Protokół jest generowany jako PDF w szablonie Państwa firmy, zapisywany prywatnie i nieusuwalny.
• Rękojmia/Gwarancja: Wraz z odbiorem rozpoczyna się bieg terminu. Wartość domyślna zależy od kraju budowy: Austria ABGB § 933 (3 lata obiekt budowlany) lub ÖNORM B 2110, Niemcy BGB § 634a (5 lat obiekt budowlany) lub VOB/B § 13 (4 lata). Termin uzgodniony w umowie wpisuje się w miesiącach. 90 dni przed końcem DivineMind przypomina o przeglądzie gwarancyjnym. W przypadku odmowy odbioru bieg terminu nie rozpoczyna się.
• Dziennik budowy: Kierownictwo budowy może uzupełniać wpisy każdego dnia, a następnie wybrać „Zatwierdź i zablokuj”. Po tym nikt nie może już zmienić tekstu, w tym proces nocny. Każda zmiana jest widoczna w historii (kto, kiedy, dlaczego). Blokadę może zdjąć wyłącznie właściciel lub administrator z podaniem przyczyny.
• Kontrasygnata: Dla zatwierdzonego dnia można wygenerować link dla zamawiającego (ważny 14 dni, opcjonalnie e-mailem). Sprawdza on wpis i podpisuje go albo zgłasza zastrzeżenie. Imię i nazwisko, data i podpis są widoczne w dzienniku budowy, a Państwo otrzymują powiadomienie.
• Dokumenty podwykonawców: Zaświadczenie A1, ubezpieczenie, wpis do ewidencji itp. należy zapisać z datą ważności. Przypomnienie pojawia się na 30 dni przed oraz w dniu wygaśnięcia. Austria: listę HFU (§ 67a ASVG) należy sprawdzić w publicznym rejestrze ubezpieczeń społecznych i wprowadzić wynik wraz z dokumentem. Jeśli podwykonawca nie figuruje na liście, DivineMind przed płatnością wskazuje 20% dla ÖGK i 5% dla urzędu skarbowego. Niemcy: należy zarejestrować zaświadczenie o zwolnieniu (§ 48b EStG) z terminem ważności. W przypadku jego braku komunikat przypomina o 15% podatku budowlanego u źródła (Bauabzugsteuer).

• Zlecenia: W zakładce „Planowane/Rzeczywiste” budowy wybierz ofertę lub zlecenie w sekcji „Zlecenia tej budowy” i kliknij „Powiąż”. Oferty dla zleceniodawcy budowy są na górze (★). Aneksy są przypisywane wraz ze zleceniem głównym.
• Wpływa to na: plan w porównaniu plan/wykonanie, kaucje gwarancyjne budowy oraz wybór zlecenia w raporcie prac dodatkowych. Przez „Obmiar i rozliczenie” przejdziesz bezpośrednio do obmiaru, faktury częściowej i aneksów do zlecenia.
• Odłączenie jest możliwe tylko wtedy, gdy dla zlecenia nie wystawiono jeszcze faktury — w przeciwnym razie porównanie plan/wykonanie i kaucja będą niepoprawne.
• Dodawanie brakujących godzin: W zakładce „Godziny” kierownictwo budowy wprowadza pominięte godziny dla członka brygady — data, godziny od–do oraz powód są obowiązkowe. Wpis jest oznaczony jako ręczny i jest następnie uwzględniany w zestawieniu plan/wykonanie, w dzienniku budowy oraz w propozycji raportu z prac dodatkowych.

Raporty prac dodatkowych znajdują się na każdej budowie w zakładce „Prace dodatkowe”. Obmiar otwiera się poprzez Oferty budowlane → Oferta → Obmiar.

• Raport prac dodatkowych: funkcja „Nowy raport prac dodatkowych” pobiera godziny danego dnia z rejestracji czasu pracy na budowie (po odliczeniu przerw). Wpisy otwarte, przekraczające 16 godzin lub już rozliczone nie są uwzględniane i zostają wyświetlone. Pracowników, czynności, materiały i stawkę można uzupełnić.
• Zatwierdzenie: Zamawiający podpisuje raport na tablecie lub telefonie. Po podpisaniu raport zostaje zablokowany i zapisany jako prywatny plik PDF. Pominięcie podpisu wymaga podania przyczyny.
• Rozliczenie: opcja „Wygeneruj fakturę” tworzy projekt faktury na podstawie godzin × stawka oraz materiałów. Po wybraniu zlecenia stosowane są jego warunki: Reverse Charge dla usług budowlanych, kaucja gwarancyjna (Deckungsrücklass) oraz skonto. Każdy wpis czasu pracy jest rozliczany tylko raz.
• Obmiar: w formule obliczeniowej należy wpisać po jednym wierszu na pozycję, np. „Ściana oś A: 12,50 × 2,80” oraz „Odliczenie okno: 2 × 1,01 × 2,135”. DivineMind przelicza każdy wiersz oraz sumę, a wyliczona ilość zostaje przyjęta. Do każdego obmiaru można przypisać element/lokalizację i zdjęcia.
• Książka obmiarów: opcja „Książka obmiarów (PDF)” generuje zestawienie wszystkich obmiarów wraz z formułami, potrąceniami i sumami dla każdej pozycji w szablonie Państwa firmy — jako załącznik do faktury częściowej lub końcowej.
• W aplikacji AIRIS: Kierownictwo i majster otwierają budowę i dotykają „Prace w reżimie robocizny”. Opcja „Rejestruj prace na dziś” pobiera godziny z rejestracji czasu; należy uzupełnić zlecenie, opis i materiał, a zleceniodawca podpisuje na telefonie. Następnie raport jest blokowany, plik PDF zapisywany jako prywatny, a biuro wystawia fakturę.

• Zgłaszanie w aplikacji AIRIS: Na budowie wybierz zdarzenie za pomocą +, opisz je krótko lub dotknij „Dyktuj” — wypowiedziany tekst pojawi się w polu i można go poprawić przed wysłaniem. W przypadku zdarzenia „Problem” zdjęcie jest obowiązkowe; zdjęcie pozostaje prywatne.
• Wyrejestrowanie z raportem dziennym: Osoba zarejestrowana na budowie otrzymuje przy wyrejestrowaniu formularz „Raport dzienny”. Wpisz lub podyktuj tekst, wprowadź własne godziny (opcjonalnie) — raport trafia do dziennika budowy, a godziny z zegara czasu pracy system DivineMind uzupełnia automatycznie. Opcja „Wyrejestruj bez raportu” pozostaje dostępna.
• Eksporty 3D: Model BIM (.ifc) generowany jest wyłącznie przez serwer, z rzeczywistymi otworami i właściwościami — w tym celu plan musi zostać wcześniej przeanalizowany i zapisany. „Podgląd 3D (.glb)” to widok z przeglądarki do przeglądarek plików, niedokładny wymiarowo i niebędący modelem BIM.

• Plany i pinezki: Otwórz zakładkę „Plany i pinezki” na budowie i wgraj plan jako plik PDF lub obraz (każda strona PDF staje się arkuszem). Dotknięcie planu umieszcza pinezkę dokładnie w tym miejscu — jako usterkę (z terminem, osobą odpowiedzialną, zdjęciami; pojawia się również na liście usterek), zdjęcie, zadanie (trafia do DivineTask) lub notatkę.
• Filtry: według typu, statusu (otwarte, przeterminowane, zakończone), branży i osoby odpowiedzialnej. Oznaczenie „Zakończono” na pinezce zamyka również usterkę lub zadanie. Opcja „Przesuń” przenosi pinezkę w nowe miejsce.
• Nowa rewizja planu: „Nowa rewizja planu” pozwala wgrać zmieniony plan. Wszystkie pinezki (lub tylko otwarte) zostaną przeniesione w to samo miejsce; stara wersja wraz z pinezkami pozostaje zachowana w historii.
• W aplikacji AIRIS: Otwórz budowę, dotknij ikony planu, wybierz plan — dodaj usterkę, zdjęcie lub notatkę za pomocą aparatu, oznacz pinezki jako zakończone lub dołącz zdjęcie.
• Przeszkoda: Jeśli opóźniona czynność przesuwa harmonogram prac, w zakładce „Zgłoszenie przeszkody” automatycznie tworzy się wersja robocza — zgłoszenie przeszkody w pracach, jeśli roboty następcze nie mogą się rozpocząć, lub powiadomienie o zmianie terminu. Podstawa i termin zależą od kraju siedziby firmy (np. ÖNORM B 2110 punkt 7, VOB/B § 6 ust. 1, JCT/NEC4, AIA A201, CCDC 2) i są podane wraz ze źródłem i stanem; pierwszeństwo mają postanowienia umowne.
• Sprawdź i dostosuj treść, w przypadku zgłoszenia przeszkody potwierdź, że przyczyna nie leży po Twojej stronie, a następnie wybierz „Pokaż PDF” i „Wyślij do zamawiającego” (kierownictwo). Przed upływem terminu DivineMind przypomni o tym właścicielom, administratorom i menedżerom.

• Portal inwestora: Budowa → zakładka „Portal inwestora” → wprowadzić imię i nazwisko oraz e-mail, „Utwórz link”. Inwestor otwiera link bez logowania i widzi postęp prac, terminy i kamienie milowe, otwarte usterki, model 3D oraz tylko te zdjęcia, które zostaną udostępnione. Koszty wewnętrzne, budżet a wykonanie oraz stawki godzinowe nigdy nie są widoczne. Dla każdego linku można wyłączyć wybrane elementy; „Zablokuj” natychmiast cofa dostęp. W aplikacji AIRIS: „Udostępnij link inwestorowi” na budowie.
• Cyfrowe zlecanie prac dodatkowych: W tej samej zakładce wybrać „Przedłóż inwestorowi” dla otwartej zmiany — stan zostaje zamrożony sumą kontrolną. Inwestor podpisuje na telefonie lub tablecie; akceptacja przebiega standardową ścieżką ofertową z potwierdzeniem zamówienia. Następnie zmiana widnieje w zestawieniu budżet a wykonanie jako zlecona, a właściciel, administratorzy i menedżerowie otrzymują powiadomienie. Odrzucenie wymaga uzasadnienia.
• Obowiązki zgłoszeniowe: Zakładka „Obowiązki zgłoszeniowe” sprawdza przed rozpoczęciem budowy, czy wymagane jest zgłoszenie budowy do BUAK (Austria, powyżej 5 dni roboczych, 1 tydzień wcześniej) lub zawiadomienie wstępne (Austria BauKG, Niemcy Baustellenverordnung, Wielka Brytania F10, Ontario Notice of Project) — ze wskazaniem podstawy prawnej i stanu. Wartości są pobierane z danych budowy, harmonogramu i brygady i można je nadpisać.
• Wypełnianie formularza: Formularz jest wstępnie wypełniony (firma, inwestor, lokalizacja, rozpoczęcie, czas trwania, pracownicy, wykonawcy). „PDF do wywieszenia” lub „PDF pomoc w wypełnianiu” generuje dokument w szablonie firmowym, a „Pola jako CSV” dostarcza wartości w kolejności wymaganej przez portal zgłoszeniowy. Po złożeniu wybrać „Zarejestruj jako zgłoszone” wraz z sygnaturą i potwierdzeniem. W przypadku braku wpisu DivineMind przypomina 7 dni przed terminem oraz w dniu upływu terminu. Bezpośrednie przesłanie do BUAK wymaga dostępu do BUAK; do tego czasu funkcja stanowi pomoc w wypełnianiu bez gwarancji poprawności.

• W menu Budowa → Tablica planowania aktywne i planowane budowy widoczne są w wierszach, a tygodnie lub miesiące w kolumnach. Po prawej stronie znajdują się brygady, osoby, sprzęt i pojazdy. Przeciągnij kartę na budowę i dzień — domyślnie sugerowany jest piątek tego samego tygodnia. Przeciągnięcie paska na inną budowę lub dzień powoduje jego przesunięcie. Bez myszy: dotknij karty lub paska i wybierz budowę oraz daty od i do.
• Brygady: „Nowa brygada” tworzy stały zespół (nazwa, kolor, brygadzista, członkowie). Przeciągnięcie brygady na tablicę przypisuje każdego członka do budowy — tak samo jak zakładka „Crew” budowy, łącznie z rejestracją czasu na miejscu. Osoby już przypisane nie są dublowane. Przypisani pracownicy otrzymują powiadomienie w aplikacji.
• Konflikty są widoczne przed zapisaniem: nieobecność (zatwierdzona na czerwono, wnioskowana na żółto), osoba jednocześnie na innej budowie, podwójnie zajęty sprzęt lub pojazd, przegląd sprzętu lub badanie techniczne zaległe przed użyciem lub przypadające w tym okresie, praca poza czasem trwania budowy oraz brak kwalifikacji. Czerwone konflikty można zapisać tylko za pomocą „Zaplanuj mimo to”. Niedozwolone są: zablokowany sprzęt, sprzęt na stałe zaplanowany w późniejszym terminie, podwójnie przypisany pojazd oraz kierowca bez ważnych kwalifikacji.
• Sprzęt: Jeśli sprzęt znajduje się już na innej budowie, po zatwierdzeniu zostanie z niej wycofany z dniem poprzednim lub przeniesiony dzisiaj (zwrot tam, pobranie tutaj). Dla sprzętu zaplanowanego na później w zakładce „Sprzęt” budowy widnieje „Zaplanowano (tablica planowania)” — opcja „Pobierz” przypisuje go do budowy oraz sprawdza blokadę i termin przeglądu, jak przy każdym pobraniu. W danych podstawowych sprzętu (Sprzęt i terminy przeglądów) w polu „Wymagane kwalifikacje” wpisz np. „Kranschein”; tablica planowania zgłosi błąd, jeśli nikt w ekipie (Crew) na budowie nie posiada ważnego certyfikatu o tej nazwie.
• Pojazdy: Przypisanie pojawia się także w zakładce „Pojazdy” budowy oraz we flocie. Pojazd, który jest już przypisany, należy najpierw zakończyć w tym miejscu (zwrot z podaniem km i uszkodzeń). Widok „Zasoby” pokazuje te same dane w podziale na brygadę, osobę, sprzęt i pojazd. Uprawnienia do planowania mają właściciele, administratorzy i menedżerowie; pozostali mają wgląd do tablicy. Tablica planowania serwisu (serwisanci × godziny) dostępna jest pod przyciskiem „Tablica serwisu” — obie sprawdzają nieobecności i kwalifikacje według tej samej logiki.

• Praca w trybie offline: W piwnicy lub w stanie surowym aplikacja AIRIS zapisuje w telefonie zgłoszenia (ze zdjęciem), usterki, rejestrację wejść i wyjść z raportem dziennym oraz wersje robocze raportów z prac dodatkowych. U góry widnieje komunikat „n oczekuje na sieć”; gdy połączenie wróci, aplikacja automatycznie przesyła wszystko we właściwej kolejności — z pierwotnym czasem rejestracji.
• Rejestracja czasu pracy offline: Czas i lokalizacja są zapisywane w momencie kliknięcia. Podczas dosyłania danych DivineMind weryfikuje regułę lokalizacji firmy dokładnie tak samo, jak w trybie online; poza zdefiniowanym miejscem odbicia, bez lokalizacji lub w przypadku nakładania się na zarejestrowany już czas, nic nie jest księgowane po cichu — wpis pojawia się jako „niezaakceptowany” z podaniem przyczyny i można go wysłać ponownie lub odrzucić. Dosłane odbicia są oznaczane w ewidencji czasu pracy jako zarejestrowane offline; starsze niż 7 dni uzupełnia biuro.
• Podwójna ochrona: Każdy wpis ma własny klucz. Jeśli odpowiedź serwera przepadnie w strefie braku zasięgu i aplikacja wyśle dane ponownie, serwer nie utworzy duplikatów. Jeśli raport dzienny został już zmodyfikowany inaczej po zapisie offline, nie zostanie nadpisany, lecz wyświetlony jako powiadomienie. Wersje robocze raportów z prac dodatkowych bez sieci pobierają godziny z ewidencji czasu pracy podczas wysyłki; podpisanie jest możliwe zaraz po przesłaniu wersji roboczej.

• Plac budowy → zakładka „Wiadomość głosowa” (w przeglądarce) lub w aplikacji AIRIS na budowie „Wiadomość głosowa”: dotknąć „Nagraj” i opowiedzieć jak kierownikowi budowy przez telefon — postęp prac, pogoda, usterki, obmiary dodatkowe, materiał. Dodać zdjęcia; tekst można poprawić przed przetworzeniem.
• „Przetwórz”: AIRIS tworzy z tego osobną kartę dla każdej czynności — wpis do dziennika budowy, usterkę (z odpowiednim zdjęciem), roboty dodatkowe / roszczenie o koszty dodatkowe (MKF) względem przedmiaru (pozycja, ilość, jednostka, cena jednostkowa z przedmiaru) oraz zapotrzebowanie materiałowe z budowy. Nic nie zostaje jeszcze utworzone.
• Sprawdzić każdą kartę, w razie potrzeby edytować i wybrać „Zatwierdź” (przy robotach dodatkowych „Utwórz wersję roboczą”) lub „Odrzuć”. Usterki i roboty dodatkowe zatwierdza kierownictwo i majster budowy; zmiana powstaje jako wersja robocza, wyceną i wysyłką do zamawiającego zajmuje się biuro. Zapotrzebowanie trafia do zatwierdzenia przez przełożonego.
• Karta wskazuje wymogi formalne zgłoszenia robót dodatkowych w kraju budowy wraz z podstawą prawną i stanem (np. ÖNORM B 2110, VOB/B, NEC4, AIA A201) — nie stanowi to porady prawnej, pierwszeństwo ma umowa.

DivineStudio tworzy gotowe filmy reklamowe i produktowe na podstawie jednego opisu tekstowego — wybierz platformę i format, resztę wykona AI. Poniższy film został w całości wygenerowany przez DivineStudio na podstawie jednego polecenia:

Wprowadzają Państwo miejscowość i promień, a następnie zaznaczają branże — system wyszukuje firmy na tym obszarze i umieszcza je na liście wyników. Samo wyszukiwanie jest bezpłatne. Dopiero dla wybranych przez Państwa firm rozpoczyna się wzbogacanie danych: odczytanie strony internetowej, ustalenie osób kontaktowych i krótkiego profilu, ocena dopasowania. Na koniec, jednym kliknięciem, przenoszą Państwo odpowiednie firmy jako leady do systemu CRM — firmy już istniejące w CRM zostaną rozpoznane i pominięte.

• Krok 1 — Wyszukiwanie: Wprowadź miejscowość, wybierz z listy sugestii, określ promień od 0,1 do 200 km, zaznacz branże (22 do wyboru, od instalacji sanitarnych, grzewczych i klimatyzacyjnych, przez gastronomię, po prawników).
• Krok 2 — Sprawdzenie: Lista wyników pokazuje nazwę, branżę, adres, telefon i stronę internetową. Firmy, które są już w CRM, zostaną oznaczone.
• Krok 3 — Wzbogacanie: Tylko wybrane (maksymalnie 200 na przebieg), ponieważ każda wzbogacona firma kosztuje. Następnie zobaczą Państwo dopasowanie i tematy do rozmowy.
• Krok 4 — Przeniesienie: Wybrane firmy zostaną dodane jako leady w CRM, wraz z adresem, danymi kontaktowymi i osobami kontaktowymi.
• Poprzednie wyszukiwania są zachowywane i można je w każdej chwili ponownie otworzyć.

Źródłem danych są dane OpenStreetMap (ODbL). Przed każdym zimnym kontaktem system sprawdza przepisy danego kraju i informuje, jeśli połączenie telefoniczne lub e-mail nie są tam dozwolone.

• Kampania marketingowa: planuj w DivineMarketing, zatwierdzaj treści i publikuj za pośrednictwem kalendarza — na podstawie danych CRM i głosu marki.
• Zgłoszenie do wsparcia: zapytania trafiają do Serwis i SHK, są przypisywane, przetwarzane i zamykane ze statusem rozwiązania.
• Udostępnij plik: umieść w DivineCloud i udostępnij z określonymi prawami do odczytu lub edycji.
• Tworzenie szablonu: projektowanie szablonu dokumentu w Kreator szablonów — lub przesyłanie pustego formularza (np. wniosku ubezpieczeniowego) w Template-Studio, mapowanie pól do danych CRM i wysyłanie wstępnie wypełnionych formularzy w przyszłości.
• Wypełnij formularz: w DivineCloud wybierz „Wypełnij i podpisz…” dla pliku PDF — pola zostaną rozpoznane, wprowadź wartości, podpisz się (prosty podpis jako obraz) i zapisz wynik jako nowy plik; oryginał pozostaje niezmieniony. Na telefonie komórkowym tylko komunikat „Proszę edytować na komputerze stacjonarnym”.
• Nagrywaj instrukcje: twórz krótkie instrukcje ekranowe dla zespołu za pomocą Rejestrator ekranu.