Processen regelgebaseerd uitvoeren — met goedkeuringen en toezicht.
AIRIS voert opdrachten live uit — met goedkeuring in de chat
U vertelt AIRIS wat te doen en kijkt toe: AIRIS maakt het contact aan, stelt de offerte op basis van uw sjabloon op en bereidt de begeleidende e-mail voor. Verzending vindt pas plaats als u in de chat op „Goedkeuren en verzenden“ tikt — zowel op het web als in de AIRIS-app.
Opdracht in één zin
Bijvoorbeeld: „Maak de klant aan en bereid de offerte voor op basis van ons sjabloon met begeleidende e-mail.“ Een duidelijk commando zoals „maak aan“ wordt zonder vragen uitgevoerd. „Bereid voor“ blijft een concept.
Toekijken
De balk „AIRIS werkt“ toont de stappen (contact, offerte, begeleidende e-mail). Op het web opent AIRIS de juiste lijst en markeert de nieuwe regel kort. „Stoppen“ stopt de opdracht.
Wijzigen via vervolgcommando
„Maak de offerte 14 dagen geldig“ — AIRIS past deze aan. Een goedkeuring geldt altijd voor de laatst gecontroleerde versie; als het document daarna wijzigt, vervalt deze en presenteert AIRIS een nieuwe kaart.
Goedkeuren en verzenden
De kaart in de chat toont ontvanger, onderwerp, bedrag en bijlage. Een tik op „Goedkeuren en verzenden“ voert direct uit; „Uitgevoerd“ verschijnt pas als de verzending is bevestigd. „Nee“ wijst af, er wordt niets verzonden.
Herladen onderbreekt niets
De opdracht draait op de server. Na een herlading, tab- of apparaatwissel meldt de balk zich met „Opnieuw verbonden — niets is verloren“. Hetzelfde commando wordt binnen 10 minuten niet een tweede keer uitgevoerd.
Als u iets vraagt („Hoeveel facturen staan open?“), krijgt u het antwoord in de chat en op het web bovendien de lijst met het passende filter. Medewerkers zonder goedkeuringsrecht zien op de kaart „wacht op eigenaar of beheerder“.
Mobiel spreekt, computer reageert
Geef AIRIS de opdracht in de AIRIS-app — via tekst of spraak. Als op de computer hetzelfde account van hetzelfde bedrijf is aangemeld, reageert de computer mee: hij opent de juiste lijst, markeert de nieuwe regel en toont het aanbod en de goedkeuringskaart in het AIRIS-venster. Geen koppeling, geen code — alleen uw account.
Beide apparaten aangemeld
Open DivineMind op de computer, de AIRIS-app op de mobiel. De computer meldt zich elke paar seconden aan als actief apparaat. Als er meerdere computers open zijn, reageert alleen de laatst gebruikte.
Vragen of opdragen op de mobiel
„Hoeveel facturen zijn er open?“ — het antwoord komt op de mobiel, de computer opent de facturenlijst met filter „open“. Een volledige opdracht („Maak de klant aan en bereid het aanbod voor met begeleidende e-mail“) wordt op de computer uitgevoerd als een streepje „AIRIS werkt · vanaf de mobiel“.
Geopend op de computer
Zodra de computer de lijst heeft geopend, staat in de app „Geopend op de computer“. De goedkeuringskaart verschijnt op beide apparaten.
Goedkeuren waar u zich ook bevindt
Tik op de mobiel op „Goedkeuren en verzenden“ — de kaart op de computer toont kort daarna „uitgevoerd“. Ook omgekeerd: wat u op de computer start, toont de mobiel met antwoord en kaart, gemarkeerd met „vanaf de computer“.
Uitschakelen
In het AIRIS-venster op de computer schakelt het mobiele-symbool de regie vanaf de mobiel uit of in. Uitgeschakeld lopen opdrachten door, alleen de computer reageert er niet meer op.
Alleen een computer waarop u zelf in hetzelfde bedrijf bent aangemeld, reageert — nooit het scherm van een andere gebruiker. Een goedkeuring geldt voor precies de geteste versie, ongeacht op welk apparaat u tikt.
Contact from photo, screenshot, signature or PDF
Send AIRIS a photo of a business card, a screenshot (e.g., profile or imprint), an inserted email signature, or a PDF with a letterhead. AIRIS reads name, company, position, email, phone, website, address, and industry and displays a card in the chat — the same on the web and in the AIRIS app.
Attach or insert
In the AIRIS chat, attach the photo, screenshot, or PDF (in the app, also directly with the camera) or insert the signature into the message. Add a sentence like 'create as customer' or 'mark as lead'.
Check card
Each field shows its origin ('from the photo', 'from your sentence'). Missing information appears as an empty space and can be filled in directly on the card. If the contact already exists, AIRIS will inform you and offer 'Link' or 'Create anyway'.
Lead or customer, then create
Select Lead or Customer and tap 'Create Contact'. If the sentence already contains a clear command like 'create ... as customer', AIRIS will create it immediately — without asking again. 'Created' appears only when the contact is saved; on the web, the contact list jumps to the new line.
Image only upon request
The image is only read for recognition. With 'Attach image to file', AIRIS will also attach the business card as a document to the contact — otherwise not.
The same draft will never create two contacts: a second attempt will yield the same contact. In demo companies, only sample data is allowed (e.g., max@firma.example).
Workflow aanmaken
Automatisering openen
Sectie Automatisering — Dashboard met status en sjablonen.
Nieuwe workflow aanmaken
Definieer triggers (gebeurtenis/tijdschema) en acties via Nieuwe Workflow.
Voorwaarden & stappen
Regels, vertakkingen en acties samenstellen.
Activeren & observeren
Activeer workflow; volg uitvoeringen via Automatisering › Uitvoeringen.
Besturing & controle
- Sjablonen voor veelvoorkomende processen.
- Tijdschema's voor terugkerende uitvoering.
- Goedkeuringen — kritieke stappen vereisen bevestiging.
- Toezicht & statistieken — volledige traceerbaarheid.
Starttemplates per branche
Sommige branchemenu's openen direct een kant-en-klaar template in de workflow-editor. Dit is in eerste instantie inactief — pas teksten en tijden aan en activeer het pas daarna.
- Horeca: No-show-workflow (herinnering vóór de reservering) en nabestelling activeren (maandags bestelbehoefte controleren).
- Groothandel en farmacie: Terugroep-workflow voor een batch.
- Detailhandel: Retour-workflow. Bouw: Aanvullings-workflow voor meerkosten.
- Gebouwenreiniging: Kwaliteitscontrole op locatie — wekelijkse controletaak en daarna het verzoek om feedback aan de klant.
- Huisartsenpraktijk: Herinnering vervolgrecept — herinnering aan de patiënt zonder gezondheidsgegevens in de mail, de uitgifte komt als taak bij het praktijkteam terecht.
- Belastingadvies: Termijnherinnering — cliënt wordt herinnerd aan ontbrekende documenten, na vijf dagen volgt een taak voor opvolging.
Opslaan en activeren
Sjabloon opslaan, dan „Nu activeren“ → „Ja, activeren“. Als de automatisering van uw bedrijf nog uit staat, wordt deze daarbij ingeschakeld.
Uitvoeren voor een contactpersoon
In de workflow-editor op „Testen“: Er opent zich „Uitvoeren voor een contactpersoon“. Zoek een contactpersoon (naam of e-mail), „Nu uitvoeren“. AIRIS schrijft de e-mail volgens het doel van de workflow.
E-mail vrijgeven
Als de goedkeuringsmodus is ingeschakeld, komt de e-mail eerst onder goedkeuringen. Pas na uw „Vrijgeven“ gaat deze naar de contactpersoon; de taak ontstaat onmiddellijk.
AIRIS-geheugen & Skills
AIRIS onthoudt van elke klant notities, offertes, facturen, e-mails en chatgesprekken. Hieruit herkent AIRIS processen die zich bij meerdere klanten herhalen en stelt deze voor als Skill.
Voorstel bekijken
Onder Automatisering › AIRIS-Skills: de trigger, elke stap en bij hoeveel klanten het proces voorkwam. Nieuwe voorstellen worden gemeld door de bel.
Bevestigen of afwijzen
Pas na uw bevestiging wordt de Skill ingeschakeld — deze draait dan als workflow. Afgewezen voorstellen komen niet meer terug.
Observeren & pauzeren
AIRIS telt succesvolle en mislukte runs; pauzeren is op elk moment mogelijk.
- E-mails naar klanten worden bij Skills altijd pas na uw goedkeuring verzonden.
- AIRIS antwoordt uit het geheugen alleen met bronnen die u mag lezen — externe postvakken en privéchats blijven verborgen.
- Beslis direct in de AIRIS-chat: Vraag „Welke skills heb u voor ons geïdentificeerd?“ — AIRIS antwoordt met een kaart met de knoppen Adopteren, Aanpassen en Afwijzen. Het resultaat staat direct op de kaart.
- Met 'Nu zoeken naar processen' start u de herkenning direct; anders controleert AIRIS één keer per week.
Laat ingrijpende acties eerst via goedkeuringen verlopen. Verhoog de autonomie pas wanneer het proces is getest (zie „Onboarding — Autonomie“).