Autres modules

Le premier écran après la connexion est un rapport, pas une page de menu : Ce qui s'est passé depuis hier, ce qui nécessite votre décision maintenant, et une suggestion d'AIRIS.

• Depuis hier : publications, nouveaux prospects, demandes clients traitées par AIRIS, e-mails envoyés, factures payées avec montant, tâches accomplies.
• En attente de votre action : au maximum trois points, chacun cliquable et menant directement au bon endroit — approbations en attente avec montant, justificatifs expirant, défauts en retard, conversations escaladées.
• Pour les nouveaux comptes, en plus : carte de bienvenue avec la prochaine étape pertinente et une liste de contrôle de configuration avec la progression en pourcentage.
• Succès rapides par secteur : jusqu'à trois tâches de démarrage adaptées à votre secteur, chacune menant directement à la fonction.

La vue auditeur pour chaque appel géré par AIRIS : heure, appelant, résumé, historique complet de la conversation — et chaque action de l'IA avec ses arguments, son résultat et sa classe de risque. Pour votre contrôle et comme preuve pour les auditeurs.

• Liste de tous les appels avec indicateurs clés : combien présentent une lacune, combien manquent de transcription ou de résumé, combien avaient un appelant inconnu.
• Un clic ouvre le dossier de l'appel — résumé, historique de la conversation et les actions de l'IA dans l'ordre chronologique de l'appel.
• Chaque action porte une classe de risque : Consultation (lecture seule), Création (un enregistrement est généré) ou Envoi externe (quelque chose a été envoyé au client et n'est pas réversible).
• Les lacunes sont signalées au lieu d'être masquées. Une vue auditeur qui dissimulerait des enregistrements manquants serait sans valeur.
• La mention de divulgation de l'IA conformément à l'article 50 de l'EU AI Act figure dans chaque dossier.

Collaborez directement avec les clients et fournisseurs qui utilisent également DivineMind : passez commande et consultez vos documents commerciaux sans passer par des e-mails avec pièces jointes PDF. Important : le système ne révèle jamais si une entreprise tierce utilise DivineMind — une connexion est établie uniquement si les deux parties l'acceptent.

• Demander une connexion : ouvrez la fiche du contact ou du fournisseur et cliquez sur « Connexion directe ». Le bouton est toujours identique — si l'entreprise utilise DivineMind, elle reçoit votre demande ; si elle ne l'utilise pas encore, celle-ci se transforme en invitation.
• L'autre partie confirme dans « Réseau de partenaires » → Demandes reçues. Ce n'est qu'après cela que vous devenez visibles l'un pour l'autre ; un refus ne fait l'objet d'aucune notification.
• Commander : une fois la connexion active, ouvrez le catalogue du partenaire, saisissez les quantités et envoyez la commande. Les tarifs appliqués sont ceux que le partenaire a enregistrés pour vous.
• Chez le fournisseur, une commande client acceptée est immédiatement créée avec sa confirmation de commande, tandis que la commande correspondante est générée de votre côté — les deux documents sont directement liés.
• Juste à droite, vous visualisez en temps réel les commandes, bons de livraison et factures que le partenaire a créés pour vos commandes.
• Déconnexion possible à tout moment : la connexion prend fin, les documents existants restent inchangés.

Pour les entreprises avec plusieurs entités indépendantes : une vue financière consolidée et des transferts de marchandises entre les entreprises, sans renoncer à la séparation des clients.

• Créer un groupe d'entreprises — l'entreprise actuellement active devient le siège social ; ajoutez d'autres entreprises avec un rôle (site, entrepôt central, holding).
• Aperçu du groupe : chiffre d'affaires mensuel, créances ouvertes, stock et taille de l'équipe, en total et par entreprise.
• Créer un transfert : choisissez l'entreprise destinataire, le produit et la quantité — actuellement une position de produit par transfert.
• L'entreprise destinataire enregistre la réception ; ce n'est qu'alors que le stock est modifié.
• Ensuite, facturer en option : génère un brouillon de facture que vous pouvez vérifier et envoyer dans le module de facturation.

Le tableau de bord de tous les véhicules de l'entreprise, avec trois onglets : Aperçu, Responsabilité du propriétaire et Location.

• Aperçu avec feu de signalisation par véhicule : contrôle technique en retard (rouge), dû dans huit semaines (jaune) ; ainsi que le kilométrage, qui est en déplacement et les coûts des douze derniers mois.
• L'attribution des justificatifs se fait en deux étapes : d'abord une simulation qui montre les correspondances de plaques d'immatriculation uniques et les cas douteux, puis la validation par simple pression d'un bouton.
• Responsabilité du propriétaire : documentez le contrôle du permis de conduire, la formation et l'inspection UVV (prévention des accidents) pour chaque conducteur et véhicule, avec la date, le résultat et la prochaine échéance.
• Les conducteurs qui ne conduisent jamais peuvent être exemptés du contrôle avec justification ; la preuve peut être téléchargée au format CSV.
• Location : créez des tarifs (tarif journalier, kilomètres inclus, prix par kilomètre supplémentaire, caution), attribuez-les à chaque véhicule et activez la réservation en ligne ; copiez le lien de location public ici.

Chaque remise d'un véhicule de pool à des clients ou des employés comme une opération distincte — du véhicule de remplacement à l'essai routier, jusqu'à la voiture de location payante.

• Choisissez le type d'opération (six types) — le centre de coûts est pré-rempli de manière appropriée, par exemple, un cas de garantie à la charge du fabricant ou un véhicule de remplacement d'atelier gratuit.
• Saisissez la période ; seuls les véhicules réellement disponibles pendant cette période sont proposés.
• Enregistrez l'état lors de la remise : kilométrage et niveau de carburant ; pour les opérations payantes, ajoutez le forfait journalier, les kilomètres inclus et le prix par kilomètre supplémentaire.
• Ouvrez le contrat de location en PDF et faites-le signer.
• Lors de la restitution, enregistrez le kilométrage, le niveau de carburant et les dommages — le système calcule le montant final en fonction des jours et des kilomètres supplémentaires.

Appels d'offres publics et signaux de besoin privés, filtrés sur ce qui vous correspond — plus un dossier pour vos candidatures en cours.

• Filtrez par pays, type, taille de commande, source et secteur ; filtres rapides pour le marché national, les recommandations et les favoris.
• Le tableau est trié par pertinence ou par date limite ; les délais de moins de sept jours sont mis en évidence.
• Déroulez la ligne : AIRIS explique pourquoi cet appel d'offres est pertinent maintenant et rédige un brouillon de candidature sur demande.
• Transférez dans le dossier : L'opération est ajoutée à votre liste de candidatures avec statut, date limite et valeur.
• Dans le dossier : gérez le statut, créez un dossier Cloud, téléchargez des documents et joignez des preuves telles que des références ou des vidéos.

L'outil pour le premier entretien avec le prospect : remplissez le questionnaire pendant la conversation, AIRIS génère ensuite un rapport avec des leviers d'économie concrets.

• Créez une analyse et saisissez les données de base : entreprise, contact, secteur, nombre d'employés.
• Catalogue de questions en six blocs — Opérations, Accessibilité, Ventes, Administration, Personnes et Processus, Objectifs ; un compteur indique le nombre de questions répondues.
• Générez le rapport : résumé de la manière dont le travail est effectué aujourd'hui, un tableau des leviers avec une estimation prudente des économies par thème, point de départ recommandé et prochaines étapes.
• Enregistrez au format PDF et remettez-le au prospect — le rapport est conçu sur A4 avec en-tête.

Ouvrage de référence pour les données d'entreprise d'Autriche et d'Allemagne — pour vérifier les informations avant le premier contact ou avant une commande.

• Sélectionnez le pays, saisissez le nom de l'entreprise, parcourez la liste des résultats : nom, statut, numéro d'enregistrement, lieu, forme juridique et tribunal compétent.
• Pour l'Allemagne, filtrez en plus par type de registre et accédez directement au Bundesanzeiger et au Unternehmensregister.
• Pour l'Autriche, des filtres détaillés sont disponibles : zone de recherche, forme juridique, tribunal, lieu et recherche exacte.

À ce jour, le processus s'arrête à la liste des résultats : la vue détaillée des entreprises individuelles et la récupération de documents ne sont pas encore développées, et les résultats ne peuvent pas encore être directement repris comme contacts.

Le module Cabinet d'avocats est conçu pour les cabinets d'avocats : dossiers avec numéro de dossier, vérification de conflit, délais et rappels, saisie du temps sur le dossier et à partir de là, la facture d'honoraires. Dans le menu du cabinet d'avocats, vous trouverez « Dossiers » et « Délais » ; les conseillers fiscaux et autres entreprises ouvrent le module directement sous Affaires. Vos clients sont des contacts ou des entreprises dans le CRM.

• Aperçu sous Affaires : dossiers ouverts, délais échus, échéance dans 7 jours et montant non facturé ; recherchez des dossiers par numéro de dossier, sujet, client ou adversaire et filtrez par Ouvert, En suspens ou Classé.
• « Télécharger un document » dans le dossier le joint au dossier et simultanément à l'acte client du CRM ; les documents peuvent être renommés ; « Supprimer » les retire également de l'acte client.
• Seuls les temps saisis sur un dossier de cabinet d'avocats sont ajoutés à la facture d'honoraires. Les temps saisis dans le suivi du temps ou dans DivineTasks ne mènent pas automatiquement à une facture.

Chaque entreprise envoie sa comptabilité à son conseiller fiscal sous forme de fichier — sans que le cabinet n'ait besoin d'un compte. Il n'y a pas d'interface avec DATEV, RZL ou BMD ; le cabinet importe les fichiers lui-même.

Pour les cabinets, DivineMind est le logiciel de bureau et d'administration à côté du système de gestion de cabinet (SGC) — pas le SGC lui-même. Les modules généraux décrits dans ce manuel s'appliquent.

• Patients en tant que contacts dans le CRM avec e-mails, documents et factures — sans dossier médical.
• Page de réservation où les patients sans compte choisissent eux-mêmes un rendez-vous ; dans le calendrier, vous invitez les participants aux rendez-vous.
• Factures et devis, par ex. pour les prestations payées par le patient, les étapes de relance (automatique uniquement si vous l'activez), les factures entrantes par IA et l'exportation vers le conseiller fiscal.
• DivineMail avec brouillons de réponses IA, tâches, Cloud, saisie du temps, planning des équipes et congés, DivineMeet et workflows comme dans toute entreprise.
• Les données sont stockées dans l'UE (base de données à Francfort, fichiers à Berlin), chaque entreprise est séparée des autres, les téléchargements avec données personnelles restent privés.

Les prestataires de services sans module sectoriel propre travaillent avec les modules généraux : dossier client, DivineMail, calendrier avec page de réservation, devis jusqu'à facture, tâches, Cloud, saisie du temps, workflows et AIRIS. Voici les processus particulièrement importants pour les prestataires de services.

Il n'y a pas de modèles fournis — vous utilisez vos propres documents. Si le client n'a pas d'adresse e-mail, l'offre reste un brouillon.

• Pointage avec règle de localisation : Dans le menu utilisateur en haut à droite, cliquez sur « Pointer » ou « Dépointer ». Sous Suivi du temps → « Horloge de pointage », la direction peut activer « Pointer uniquement sur le site » (rayon en mètres, par défaut 50) ; en dehors du rayon ou sans autorisation de localisation dans le navigateur, le pointage est refusé. Pour les halls, un rayon plus grand est recommandé.
• Boîte aux lettres d'équipe : Dans DivineMail, sous Paramètres → « Comptes », pour la boîte aux lettres, cliquez sur « Partager l'accès », sélectionnez la personne, définissez « peut seulement lire » ou « peut écrire » et cliquez sur « Partager ». Seul le propriétaire de la boîte aux lettres accorde ou retire l'accès.
• Stockage privé dans DivineCloud : Les nouveaux fichiers sont privés et ne sont affichés que via des liens à durée limitée. Vous partagez consciemment un dossier vers l'extérieur via « Partager » → « Lien public » — avec mot de passe, date d'expiration ou nombre maximum d'accès ; « Révoquer » met fin au lien.
• Prise de notes dans DivineMeet uniquement avec consentement : L'hôte démarre « Démarrer la prise de notes », chaque participant choisit « J'accepte » ou « Ne pas me faire transcrire ». Seul le texte est transcrit, pas le son ; si la réunion est associée à un client, la transcription est enregistrée dans son dossier client.
• DivineNote : Pages et sous-pages pour les protocoles, briefings et connaissances — « Nouvelle page », modèles, favoris ; avec « Partager », vous invitez les membres de l'équipe à afficher, commenter ou modifier, exportez en PDF ou Markdown.