Tositteesta kuukauden päättämiseen: kirjaus, raportointi, tiedostot tilitoimistolle, maksuvalmius ja pankkiyhteys.
Osiot
Pääkirja
Päiväkirja, saldolista, pääkirjatili, avoimet erät, kuukauden päättäminen
Käyttöomaisuuskirjanpito
Käyttöomaisuus, AfA-poistosuunnitelma (tasapoisto tai degressiivinen), AfA-vuosiajo, käyttöomaisuuden poisto
Lainat
Pääkirja, välilehti „Darlehen“ — lainatut ja annetut rahat henkilöittäin, avoinna määräpäivänä
Tuloslaskelma & tase
Pääkirja, välilehti ”GuV & Bilanz” — Esikatselu määräpäivänä ja paketti tilitoimistolle
UVA, ZM, Intrastat
Pääkirja, välilehti ”UVA” — Maksettavan veron laskenta, U30- tai ELSTER-tiedoston lataus
Maksuvalmius
Kuukausikatsaus ja ennuste seuraaville 13 viikolle
Pankkiyhteys
Tiliotteet ja Ostolaskut → Asetukset → ”Bankverbindung” (Ponto, EBICS)
Henkilöstökulut
Palkka-ajon kirjaus brutto- ja työnantajaosuuksineen (ei palkanlaskenta)
Tilitoimisto
Vienti tiedostona, pääsy tilitoimistolle, historia
Pääkirja: kirjaa ja päätä kuukausi
Avaa pääkirja
Avaa Pääkirja ja valitse ylhäältä ajanjakso kentillä ”von” ja ”bis”.
”Jetzt buchen”
Painike siirtää ajanjakson kaikki tositteet, pankkitapahtumat, käteiskassan ja matkakulut debet- ja kredit-vienneiksi.
Tarkista
Välilehdillä ”Journal”, ”Saldenliste” ja ”Kontoblatt” näet jokaisen kirjauksen. Tilinumeron napsauttaminen avaa pääkirjatilin. ”Offene Posten” näyttää asiakkaiden ja toimittajien avoimet erät.
Lukitse kuukausi
Välilehdellä ”Kuukauden päätös” toiminto ”Lukitse” päättää kuukauden lopullisesti. Tätä ei voi peruuttaa; myöhemmät korjaukset näkyvät peruutuksena ja uutena kirjauksena seuraavassa avoimessa kuukaudessa.
Käyttöomaisuuskirjanpito: Käyttöomaisuus ja AfA
„Neues Anlagegut“
Luo käyttöomaisuushyödyke kohdassa Käyttöomaisuus. Pakollisia tietoja ovat nimike, hankintapäivä, hankintameno ja taloudellinen pitoaika; lisäksi kategoria, jäännösarvo, toimittaja ja laskuviite. Luontioikeus on rooleilla Owner ja Admin.
AfA-menetelmä ja AfA-suunnitelma
Valitse „Linear“ tai „Degressiv“ ja poistoprosentti, tarvittaessa suhteellinen ensimmäisen vuoden AfA hankintakuukauden mukaan. AfA-suunnitelma lasketaan automaattisesti; erittelynäkymä näyttää sen toteutuneiden kirjausten ja nykyisen kirjanpitoarvon rinnalla.
„AfA-Jahreslauf“
Valitse tilikausi (yleensä edellinen, määräpäivä 31.12.), vahvista ja valitse „AfA-Lauf starten“. Ajo kirjaa poistot (AfA) sitovasti kaikelle aktiiviselle käyttöomaisuudelle; tulosluettelo näyttää summan hyödykkeittäin ja se näkyy pääkirjan päivätapahtumissa. Vain Owner voi käynnistää ajon.
„Anlagenabgang“
Syötä erittelynäkymässä poistopäivä, syy (myynti, romutus, lahjoitus, menetys / varkaus) ja tuotto, ja valitse sitten „Abgang buchen“ — vain Owner voi tehdä tämän. Hyödykkeen voi poistaa järjestelmästä vain, jos poistoja (AfA) ei ole kirjattu.
Päätät itse menetelmästä, pitoajasta ja AfA-poistoprosentista. Sovi niistä veroneuvojasi kanssa ennen ensimmäisen vuosiajon käynnistämistä.
Tuloslaskelma & tase ja tilinpäätöspaketti
Välilehti ”Tuloslaskelma & tase”
Näyttää tuloslaskelman ja taseen pääkirjasta määräpäivänä, lyhennetty rakenne UGB/HGB:n mukaan. Rivi ”Vastaavaa = Vastattavaa” osoittaa, että kaikki täsmää.
Paketti tilitoimistolle
”Tilinpäätöspaketti tilitoimistolle” luo ZIP-tiedoston tilitoimistollenne. Ilmoitus kertoo, onko tarkistuslista valmis vai kuinka monta kohtaa on vielä avoinna.
DivineMindin tuloslaskelma ja tase ovat esikatseluita. Tilinpäätöksen laatii tilitoimistonne; täsmäyttäkää luvut heidän kanssaan ennen jokaista ilmoitusta.
Vuodenvaihde: Jaksotukset ja varaukset
- Välilehdellä „GuV & Bilanz“ on taseen alla kortti „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen“ sille vuodelle, jonka valitset ylhäältä kohdasta „bis“.
- Jos lasku ulottuu vuodenvaihteen yli (esim. vuosilisenssi tai vuositilaus), DivineMind ehdottaa siirtosaamista tai siirtovelkaa tositteen ja perustelun kera. „Buchen“ kirjaa sen päivämäärälle 31.12. ja purkaa sen 01.01. Jos jaksotettavaa ei ole, näkyy teksti „Keine Abgrenzung nötig“.
- Varauksille (esim. tilinpäätöksen veroneuvontakulut) ja odotetuille saamisille on ehdotuksia. „Als Rückstellung buchen“ tai „Als Forderung buchen“ kysyy summaa — päätät sen itse.
- Kirjauksen saavat tehdä Owner ja Admin. Ehdotukset ovat tilinpäätöksen lähtökohta; sovi niistä veroneuvojasi kanssa.
Lainat henkilöille ja henkilöiltä
- Pääkirjan välilehti „Darlehen“ näyttää henkilöittäin tiedot „Darlehen an die Person (Forderung)“ tai „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)“ sisältäen maksetun, palautetun ja avoimen määrän määräpäivänä — samat luvut kuin pääkirjassa.
- Tilisiirtoa, jonka viestissä on sana „Darlehen“, ehdotetaan tiliotteen täsmäytyksessä lainaksi.
- Merkitset lainakohtaisesti, onko sopimus olemassa, sekä vuosikoron; rivi näyttää tämän perusteella arvioidun vuosikoron. Korkoja ei kirjata automaattisesti.
Kun lainoja myönnetään osakkaille tai toimitusjohtajalle, sovi kirjallisesta sopimuksesta, markkinaehtoisesta korosta ja takaisinmaksusta veroneuvojasi kanssa. DivineMind näyttää tarkistuskohdat, muttei tarjoa neuvontaa.
UVA, yhteenvetoilmoitus ja Intrastat
- Välilehti ”UVA”: arvonlisävero, vähennettävä vero ja maksettava vero (tai saaminen) päiväkirjasta, eriteltynä tunnusluvuittain. Lasketaan vain suoriteperusteisen verotuksen mukaan.
- ”FinanzOnline-tiedosto (U30)” Itävallalle tai ”ELSTER-tiedosto (UStVA)” Saksalle lataa tiedoston. DivineMind ei lähetä mitään FinanzOnlineen tai ELSTERiin — te tai tilitoimistonne hoidatte sen.
- ”Yhteenvetoilmoitus (ZM)” luettelee tavaratoimitukset ja palvelut EU-yrityksille; ”ZM CSV-muodossa” lataa luettelon. Jos asiakkaalta puuttuu ALV-tunniste, se näkyy alla ei-ilmoitettavana.
- ”Intrastat (lähetykset)” laskee tavaratoimitukset muihin EU-maihin nimikkeittäin tuotteen perustiedoista (tavarakoodi, paino, alkuperämaa). Tarkistatte ilmoituskynnyksen itse.
Tiedostot ja pääsy tilitoimistolle
Vientitiedosto pääkirjasta
Kohteessa Pääkirja toiminnot ”Vienti (CSV)”, ”BMD-tuonti” ja ”RZL-tuonti” tuottavat vientirivejä tileineen, vastatileineen ja verokoodeineen; ”Henkilötilit” puolestaan niihin liittyvät asiakkaat ja toimittajat. Ennen latausta tilit tarkistetaan tili tililtä päiväkirjaa vasten.
Vientiasetukset
Valitse kohdassa Veroneuvoja osiossa ”Määritykset” muoto ja toistuvuus: DATEV-kirjauserä (CSV), ebInterface 6.1, BMD-paketti, XRechnung, CSV tai Excel — manuaalisesti tai ajastettuna sähköpostitse, PDF-tiedostot ZIP-pakettina.
Kutsu tilitoimisto (valinnainen)
„Kutsu“ kohdassa „Käyttöoikeudet“ kutsuu veroneuvojasi omalla kirjautumisella; sen jälkeen otat siellä heidän käyttöoikeutensa käyttöön. Toimisto rekisteröityy sähköpostin linkin kautta ja päätyy kirjautumisen jälkeen suoraan asiakasluetteloon. He näkevät sisään- ja lähtevät laskut, hyvitykset ja maksumuistutukset, voivat muokata sisään tulevia laskuja ja luoda vientitiedostoja. Sähköpostivienti ei vaadi rekisteröitymistä.
Historia
”Historia” näyttää jokaisen lähetetyn viennin ajanjaksoineen, muotoineen ja tiloineen; ”Lähetä uudelleen” lähettää sen uudelleen.
DATEV, BMD ja RZL vastaanottavat tiedoston, ei reaaliaikaista siirtoa. Sitä, lukeeko tilitoimistonne ohjelma BMD- tai RZL-tiedoston virheettömästi, ei ole vielä varmistettu aidolla tuonnilla — lähettäkää ensin testitiedosto ja tarkistakaa se tilitoimiston kanssa.
Maksuvalmius: seuraavat 13 viikkoa
Avaa kassavirta
Kohdassa Kassavirta näette avoimet saatavat, erääntyneet erät, avoimet ostovelat sekä kuukausikatsauksen odotetuilla tuloilla ja menoilla.
”Maksuvalmius seuraavat 13 viikkoa”
Kortti alkaa tilinsaldosta ja käteisvaroista ja näyttää viikoittain tulot, menot ja viikonlopun saldon, sekä alimman saldon ja saldon 13 viikon jälkeen.
Mistä luvut tulevat
Kunkin tilin viimeisimmästä tiliotteesta alkaen: avoimet myyntilaskut eräpäivän ja aiemman maksukäyttäytymisen mukaan, avoimet ostolaskut, tilaukset, palkat, matkakulut ja arvonlisäverovelka. Erääntyneet lasketaan viikolle 1. Varovainen laskelma olettaa, että asiakkaat maksavat 14 päivää myöhässä.
Skenaario ”Varovainen”
Kohdan ”Alin taso” vieressä kortti näyttää ”Varovainen (asiakkaat maksavat 14 pv myöhässä), alin taso”. Jos tämä arvo muuttuu punaiseksi, tilanne tiukkenee heti, kun asiakkaat maksavat kaksi viikkoa odotettua myöhemmin.
Pankkiyhteys: tiedosto, Ponto, EBICS
Tiliotetiedosto (toimii aina)
Kohdassa Tiliotteet luette sisään MT940-, CAMT.053-, CSV- tai PDF-tiliotteen. DivineMind ehdottaa sopivia laskuja; kohdistatte ne vahvistamalla.
Avaa ”Pankkiyhteys”
Ostolaskuissa kohdassa Asetukset → ”Pankkiyhteys” on kaksi tapaa: ”Yhdistä pankkitili (Ponto)” ja sen alla EBICS.
Ponto: ”Yhdistä pankkitili”
Valitse pankki, kirjaudu pankkiin, valtuuta tilit. DivineMind lukee vain tapahtumat ja tilinsaldon, maksuja ei voi tehdä. ”Hae nyt” noutaa uudet tapahtumat; noin 180 päivän kuluttua valtuutus uusitaan toiminnolla ”Yhdistä uudelleen”.
”Pankkinouto (EBICS)”
EBICS tilataan omasta pankista. Kohdassa ”Yhdistä pankki” syötätte EBICS-URL-osoitteen, Host-ID:n, Asiakas-ID:n ja Käyttäjä-ID:n, napsautatte ”Lähetä avaimet pankille”, allekirjoitatte alustuskirjeen ja toimitatte sen pankkiin. Pankin aktivoinnin jälkeen: ”Tarkista aktivointi” — tämän jälkeen tiliotteet noudetaan päivittäin.
Täsmäytys
Varmat osumat (summa täsmää, erittäin suuri vastaavuus) AIRIS kirjaa automaattisesti vain, jos yrityksenne sallii sen säännöissään. Kaikki muut vahvistatte itse.
Ponto on toistaiseksi testattu vain testiympäristössä (Sandbox), ja tuotantokäyttöoikeutta on haettu. Jos yhteyttä ei ole vielä määritetty, kortissa lukee ”Pankkiyhteyttä määritetään parhaillaan ja se on pian käytettävissä.” Myöskään EBICS-yhteyttä ei ole vielä todennettu tuotantokäytössä oikean pankin kanssa. Tiliotetiedosto toimii kaikkien pankkien kanssa.
Henkilöstökulujen kirjaus (palkanlaskenta-ajo)
”Luo palkanlaskenta-ajo”
Kohdassa Henkilöstökulut luotte palkanlaskenta-ajon tietylle kaudelle. Se sisältää työntekijäkohtaisesti bruttotulot ja työnantajan sosiaaliturvamaksut.
Tarkista ja valitse ”Kirjaa (lopullinen)”
Ajossa näette työntekijärivit sekä kirjaukset debet- ja kredit-tietoineen. ”Kirjaa (lopullinen)” siirtää ne pääkirjaan; tämän jälkeen käytettävissä on vain ”Peruuta”, joka luo peruutusajon negatiivisilla summilla. ”CSV-vienti” lataa ajon tiedostona.
DivineMind ei laske nettopalkkaa, ei ennakonpidätystä eikä laadi sosiaalivakuutusilmoituksia tai palkkalaskelmia. Palkan laskee tilitoimistonne tai palkanlaskentaohjelmanne; työajanseurannan tunnit toimivat pohjana.