Del justificante al cierre mensual: contabilización, informes, archivos para la asesoría fiscal, liquidez y conexión bancaria.
Áreas
Libro mayor
Diario, balance de sumas y saldos, extracto de cuenta, partidas pendientes, cierre mensual
Contabilidad del inmovilizado
Bienes de inversión, plan de amortización (AfA) lineal o degresivo, ejecución anual de AfA, baja de activo
Préstamos
Libro mayor, pestaña «Préstamos» — dinero prestado y recibido por persona, pendiente a la fecha clave
PyG y balance
Libro mayor, pestaña «PyG y balance» — Vista previa a fecha clave y paquete para la asesoría fiscal
UVA, ZM, Intrastat
Libro mayor, pestaña «UVA» — Calcular cuota tributaria, descargar archivo U30 o ELSTER
Liquidez
Resumen mensual y previsión para las próximas 13 semanas
Conexión bancaria
Extractos bancarios y Facturas recibidas → Configuración → «Conexión bancaria» (Ponto, EBICS)
Costes de personal
Contabilizar nómina con bruto y aportación patronal (sin liquidación de nóminas)
Asesoría fiscal
Exportaciones de archivos, acceso para la asesoría, historial
Libro mayor: contabilizar y cerrar el mes
Abrir el libro mayor
Abra Libro mayor y seleccione arriba el periodo con «de» y «a».
«Contabilizar ahora»
El botón transfiere todos los justificantes, movimientos bancarios, caja y gastos de viaje del periodo como asientos contables con Debe y Haber.
Comprobar
En las pestañas «Diario», «Sumas y saldos» y «Extracto de cuenta» verá cada asiento. Al hacer clic en un número de cuenta se abre su extracto. «Partidas pendientes» muestra el saldo pendiente de clientes y proveedores.
Cerrar mes definitivamente
En la pestaña «Cierre mensual», «Cerrar definitivamente» bloquea un mes de forma definitiva. Esto no se puede deshacer; las correcciones posteriores aparecerán como anulación y nuevo asiento en el siguiente mes abierto.
Contabilidad del inmovilizado: activos y amortización (AfA)
«Nuevo activo»
En Activos fijos da de alta un activo. Son obligatorios denominación, fecha de adquisición, coste de adquisición y vida útil; además, categoría, valor residual, proveedor y referencia de factura. Solo pueden crearlo el Owner y el Admin.
Método y plan de amortización (AfA)
Seleccione «Lineal» o «Degresivo» con tipo de amortización (AfA), si lo desea con prorrata inicial según el mes de adquisición. El plan de amortización (AfA) se calcula automáticamente; la vista detallada lo muestra junto a las partidas realmente contabilizadas y el valor contable actual.
«Ejecución anual de AfA»
Seleccione el ejercicio (lo habitual: el anterior, a fecha 31/12), confirme y pulse «Iniciar ejecución de AfA». La ejecución contabiliza la amortización (AfA) de forma vinculante para todos los activos en alta; la lista de resultados muestra el importe por activo y aparece en el diario de Libro mayor. Solo el Owner puede iniciarla.
«Baja de activo»
En la vista detallada, introduzca fecha de baja, motivo (venta, desguace, donación, pérdida/robo) e ingresos obtenidos, y pulse «Contabilizar baja» — solo el Owner. Un activo solo se puede eliminar si aún no se ha contabilizado ninguna amortización (AfA).
Usted decide el método, la vida útil y el tipo de amortización (AfA). Consúltelos con su asesoría fiscal antes de iniciar la primera ejecución anual.
PyG, balance y paquete de cierre anual
Pestaña «PyG y balance»
Muestra la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance a la fecha clave desde el libro mayor, con estructura abreviada según UGB/HGB. La línea «Activo = Pasivo» indica que todo está cuadrado.
Paquete para la asesoría fiscal
«Paquete de cierre anual para la asesoría fiscal» genera un archivo ZIP para su asesoría. El mensaje indica si la lista de comprobación está completa o cuántos puntos quedan pendientes.
La PyG y el balance en DivineMind son una vista previa. El cierre anual lo elabora su asesoría fiscal; coteje los importes con ella antes de cada presentación.
Cierre del ejercicio: periodificaciones y provisiones
- En la pestaña «GuV & Bilanz», debajo del balance, se encuentra la tarjeta «Fin de año …: Periodificaciones y provisiones» para el año seleccionado arriba en «hasta».
- Si una factura supera el cierre del ejercicio (p. ej., licencia anual o suscripción anual), DivineMind propone una periodificación de activo o pasivo con justificante y motivo. «Contabilizar» la registra al 31/12 y la revierte al 01/01. Si no hay nada que periodificar, indica «No es necesaria periodificación».
- Existen propuestas para provisiones (p. ej., costes de asesoría fiscal para el cierre) y créditos previstos. «Contabilizar como provisión» o «Contabilizar como crédito» solicitan el importe; usted lo define.
- Solo el Owner y el Admin pueden contabilizar. Las propuestas son un punto de partida para el cierre; coordínelas con su asesoría fiscal.
Préstamos concedidos y recibidos de personas
- La pestaña «Préstamos» en Libro mayor muestra por persona «Préstamo a la persona (crédito)» o «Préstamo a la empresa (deuda)» con pagado, devuelto y pendiente a la fecha clave — los mismos importes que en el libro mayor.
- Una transferencia con «Préstamo» en el concepto se propone como préstamo en la conciliación bancaria.
- Por cada préstamo se indica si existe contrato y el tipo de interés anual; la fila muestra una estimación de los intereses anuales. Los intereses no se contabilizan automáticamente.
Para préstamos a socios o administradores, coordine el contrato por escrito, el interés de mercado y la devolución con su asesoría fiscal. DivineMind muestra los puntos de control, pero no ofrece asesoramiento.
UVA, declaración recapitulativa e Intrastat
- Pestaña «UVA»: IVA devengado, IVA soportado y cuota a pagar (o saldo a favor) del diario, desglosados por casillas. Solo se calcula bajo el criterio de devengo.
- «Archivo FinanzOnline (U30)» para Austria o «Archivo ELSTER (UStVA)» para Alemania descarga el archivo. DivineMind no transmite nada a FinanzOnline ni a ELSTER; esto lo realiza usted o su asesoría fiscal.
- «Declaración recapitulativa (ZM)» lista entregas y servicios a empresarios de la UE; «ZM como CSV» descarga la lista. Si al cliente le falta el NIF-IVA, aparecerá debajo como no declarable.
- «Intrastat (expediciones)» calcula las entregas de mercancías a otros países de la UE por código arancelario a partir de los datos maestros del artículo (código arancelario, peso, país de origen). Usted mismo debe comprobar el umbral de exención.
Archivos y acceso para la asesoría fiscal
Archivo de asientos del libro mayor
En Libro mayor, «Exportar (CSV)», «Importación BMD» e «Importación RZL» generan líneas de asiento con cuenta, contrapartida y código de impuesto; «Cuentas personales», los clientes y proveedores asociados. Antes de la descarga, se verifica cuenta por cuenta frente al diario.
Ajustes de exportación
En Asesor fiscal, en la sección «Configuración», elija formato y periodicidad: lote de asientos DATEV (CSV), ebInterface 6.1, paquete BMD, XRechnung, CSV o Excel; de forma manual o programada por correo, con los PDF en un ZIP.
Invitar a la asesoría (opcional)
En la sección „Acceso“, „Invitar“ invita a su asesor fiscal con su propio inicio de sesión; después, usted activa allí su acceso. El bufete se registra a través del enlace del correo electrónico y, tras iniciar sesión, aterriza directamente en su resumen de clientes. Verá facturas de entrada y salida, notas de crédito y recordatorios, podrá editar facturas de entrada y generar exportaciones. No es necesario registrarse para la exportación por correo electrónico.
Historial
«Historial» muestra cada exportación enviada con periodo, formato y estado; «Reenviar» la envía de nuevo.
DATEV, BMD y RZL reciben un archivo, no una transmisión en tiempo real. Aún no se ha verificado con una importación real si el programa de su asesoría lee el archivo BMD o RZL sin errores; envíe primero un archivo de prueba y coordínelo con su asesoría.
Liquidez: las próximas 13 semanas
Abrir flujo de caja
En Flujo de caja verá los créditos pendientes, las partidas vencidas, las deudas pendientes y el resumen mensual con los ingresos y gastos previstos.
«Liquidez próximas 13 semanas»
La tarjeta parte del saldo bancario más la caja y muestra por semana las entradas, las salidas y el saldo al final de la semana, además del nivel mínimo y el saldo tras 13 semanas.
De dónde proceden las cifras
A partir del último extracto de cada cuenta: facturas de clientes pendientes según vencimiento e historial de pagos, facturas de proveedores pendientes, suscripciones, nóminas, gastos de viaje y la cuota de IVA a ingresar. Lo vencido se imputa en la semana 1. El cálculo prudente asume que los clientes pagan con 14 días de retraso.
Escenario «Prudente»
Junto a «Nivel más bajo», la tarjeta muestra «Prudente (los clientes pagan 14 días más tarde), nivel más bajo». Si este valor se muestra en rojo, la liquidez será crítica en cuanto los clientes paguen dos semanas más tarde de lo previsto.
Conexión bancaria: archivo, Ponto, EBICS
Archivo de extracto bancario (siempre disponible)
En Extractos bancarios puede importar archivos MT940, CAMT.053, CSV o extractos en PDF. DivineMind sugiere las facturas correspondientes; usted solo confirma la asignación.
Abrir «Conexión bancaria»
En facturas recibidas, bajo Configuración → «Conexión bancaria», dispone de dos opciones: «Conectar cuenta bancaria (Ponto)» y, más abajo, EBICS.
Ponto: «Conectar cuenta bancaria»
Seleccione el banco, inicie sesión en su entidad y autorice las cuentas. DivineMind solo lee movimientos y saldos; no es posible realizar pagos. «Consultar ahora» descarga nuevos movimientos; tras unos 180 días renueve la autorización con «Reconectar».
«Consulta bancaria (EBICS)»
Solicite EBICS a su banco. En «Conectar banco», introduzca la URL de EBICS, el Host-ID, el ID de cliente y el ID de usuario; haga clic en «Enviar claves al banco», firme la carta de inicialización y envíela al banco. Tras la activación por parte del banco: «Comprobar activación» — a partir de entonces los extractos se descargarán a diario.
Conciliación
AIRIS solo contabiliza automáticamente las coincidencias seguras (mismo importe, coincidencia muy alta) si la política de su empresa lo permite. Todo lo demás lo confirma usted.
Hasta ahora, Ponto solo se ha probado en entorno de pruebas (sandbox); el acceso para el entorno real está solicitado. Si el acceso aún no está configurado, la tarjeta muestra «La conexión bancaria se está configurando y estará disponible en breve». EBICS tampoco ha sido verificado en producción con un banco real. El archivo de extracto bancario funciona con cualquier banco.
Contabilizar costes de personal (nómina)
«Crear liquidación de nóminas»
En Costes de personal puede crear una liquidación de nóminas para un período. Contiene por empleado el salario bruto y la cuota patronal a la seguridad social.
Revisar y «Contabilizar (definitivo)»
En la liquidación verá las partidas de los empleados y los asientos con debe y haber. «Contabilizar (definitivo)» los transfiere al libro mayor; después solo se permite «Anular», lo que genera una liquidación correctiva con importes negativos. «Exportación CSV» descarga la liquidación.
DivineMind no calcula el salario neto ni las retenciones, ni genera declaraciones a la seguridad social o nóminas. La nómina la calcula su asesoría fiscal o su programa de nóminas; las horas del registro de jornada sirven de base.