Der Schuhkarton hat ausgedient: Was KI zwischen Mandant und Kanzlei ändert

Er ist ein Running Gag in jeder Kanzlei und trotzdem Realität: der Schuhkarton mit Belegen, der einmal im Quartal auf dem Tisch landet. Darin Kassenzettel, ausgedruckte Rechnungen, handschriftliche Notizen. Die eigentliche Arbeit der Kanzlei beginnt erst, wenn alles sortiert ist.

Auf der Seite des Mandanten

Wenn ein Betrieb seine Belege beim Eingang von einer KI auslesen lässt, kommt kein Karton mehr, sondern ein Export: jede Rechnung mit Lieferant, Betrag und Steuer erfasst, Zahlungen zugeordnet, Kassenbücher festschreibungssicher geführt. Das Format ist eines, das Kanzleien kennen, zum Beispiel DATEV.

Auf der Seite der Kanzlei

Auch in der Kanzlei selbst fällt Sortierarbeit an: Mandantenpost, die einem Mandanten zugeordnet werden muss. Rückfragen, die sich wiederholen. Fristen für Abgaben, Vorauszahlungen und Einsprüche. Eine KI kann Post sortieren, Standardantworten vorbereiten und wiederkehrende Fristen als Aufgaben anlegen.

Die Verantwortung bleibt, wo sie ist

Konten und Steuerschlüssel aus einem automatischen Export prüft die Kanzlei. Steuerliche Beurteilung, Gestaltung und Beratung sind und bleiben ihre Aufgabe. Was sich ändert, ist der Anteil der Zeit, der in Suchen und Abtippen fließt.

Verschwiegenheit ist die Voraussetzung

Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit. KI kommt nur infrage, wenn der Anbieter vertraglich und technisch absichert, dass die Daten vertraulich bleiben, in der EU liegen und nicht zum Training von Modellen verwendet werden.