Från verifikat till månadsbokslut: bokföring, rapporter, filer för redovisningskonsult, likviditet och bankkoppling.
Områden
Huvudbok
Grundbok, saldolista, huvudbokskonto, öppna poster, månadsbokslut
Anläggningsregister
Anläggningstillgångar, AfA-plan (avskrivningsplan) linjär eller degressiv, årlig AfA-körning, utrangering
Lån
Huvudbok, fliken ”Lån” — utlånade och inlånade medel per person, öppna poster per balansdag
RR & BR
Huvudbok, fliken ”GuV & Bilanz” — Förhandsgranskning per balansdag och paket för redovisningskonsult
UVA, ZM, Intrastat
Huvudbok, fliken ”UVA” — Beräkna momsskuld, ladda ner U30- resp. ELSTER-fil
Likviditet
Månadsöversikt och prognos för de kommande 13 veckorna
Bankkoppling
Kontoutdrag och Leverantörsfakturor → Inställningar → ”Bankverbindung” (Ponto, EBICS)
Personalkostnader
Bokför lönekörning med brutto och arbetsgivaravgifter (ej löneadministration)
Redovisningskonsult
Filexporter, åtkomst för redovisningsbyrå, historik
Huvudbok: bokföra och göra månadsbokslut
Öppna huvudboken
Öppna Huvudbok och välj period högst upp med ”von” och ”bis”.
”Jetzt buchen”
Knappen överför periodens alla verifikat, banktransaktioner, kassa och resekostnader som verifikationer med debet och kredit.
Kontrollera
Under flikarna ”Journal”, ”Saldenliste” och ”Kontoblatt” visas varje transaktion. Ett klick på ett kontonummer öppnar kontospecifikationen. ”Offene Posten” visar kund- och leverantörsskulder/-fordringar.
Lås månad
Under fliken ”Månadsavstämning” avslutar ”Lås” en månad definitivt. Detta kan inte ångras; senare korrigeringar visas som en stornoring och en ny post i nästa öppna månad.
Anläggningsregister: Anläggningstillgångar och AfA
”Ny anläggningstillgång”
Under Anläggningstillgångar lägger Ni upp en anläggningstillgång. Obligatoriska fält är benämning, anskaffningsdatum, anskaffningsvärde och nyttjandeperiod; därtill kategori, restvärde, leverantör och fakturareferens. Får registreras av Owner och Admin.
AfA-metod och AfA-plan
Välj ”Linjär” eller ”Degressiv” med AfA-procentsats, vid behov med proportionell första AfA utifrån anskaffningsmånad. AfA-planen beräknas automatiskt; detaljvyn visar den bredvid faktiskt bokförda poster samt aktuellt bokfört värde.
”Årlig AfA-körning”
Välj räkenskapsår (normalt det föregående, balansdag 31.12), bekräfta och klicka på ”Starta AfA-körning”. Körningen bokför AfA bindande för alla aktiva tillgångar; resultatlistan visar belopp per tillgång och i huvudboken syns det i verifikationslistan. Körningen får endast startas av Owner.
”Utrangering”
Ange datum, orsak (försäljning, utrangering, gåva, förlust/stöld) och intäkt i detaljvyn, klicka sedan på ”Bokför utrangering” — endast av Owner. En tillgång kan endast raderas om ingen AfA har bokförts.
Metod, nyttjandeperiod och AfA-procentsats beslutas av Er. Stäm av dessa med Er skatterådgivare innan Ni kör den första årskörningen.
Resultat- & balansräkning och bokslutspaket
Fliken ”Resultat- & balansräkning”
Visar resultat- och balansräkningen per balansdagen från huvudboken, med förkortad uppställning enligt UGB/HGB. Raden ”Tillgångar = Skulder och eget kapital” visar att allt balanserar.
Paket för redovisningskonsulten
”Bokslutspaket för redovisningskonsulten” skapar en ZIP-fil för er redovisningsbyrå. Meddelandet anger om checklistan är fullständig eller hur många punkter som kvarstår.
Resultat- och balansräkning i DivineMind är en förhandsgranskning. Årsbokslutet upprättas av er redovisningskonsult; stäm av siffrorna med dem före varje inlämning.
Bokslut: Periodiseringar och avsättningar
- På fliken ”GuV & Bilanz” visas under balansräkningen kortet ”Bokslut …: Periodiseringar och avsättningar” för det år Ni valt ovan under ”till”.
- Om en faktura sträcker sig över årsskiftet (t.ex. årslicens eller årsprenumeration) föreslår DivineMind en förutbetald kostnad resp. upplupen intäkt med underlag och motivering. ”Bokför” bokför den per 31.12 och reverserar den per 01.01. Om inget behöver periodiseras visas ”Ingen periodisering krävs”.
- Förslag ges för avsättningar (t.ex. kostnader för skatterådgivning för årsbokslutet) och förväntade fordringar. ”Bokför som avsättning” resp. ”Bokför som fordran” efterfrågar beloppet — Ni bestämmer det.
- Får bokföras av Owner och Admin. Förslagen är en utgångspunkt för bokslutet; stäm av dem med Er skatterådgivare.
Lån till och från personer
- Fliken ”Lån” i huvudboken visar per person ”Lån till personen (fordran)” eller ”Lån till företaget (skuld)” med utbetalt, återbetalt och öppet per balansdag — samma siffror som i huvudboken.
- En banköverföring med ”Lån” i meddelandefältet föreslås automatiskt som lån vid kontoavstämningen.
- För varje lån anger Ni om avtal finns samt årsräntan; utifrån detta visar raden en uppskattning av årsräntan. Ränta bokförs inte automatiskt.
Vid lån till delägare eller vd stämmer Ni av skriftligt avtal, marknadsmässig ränta och återbetalning med Er skatterådgivare. DivineMind visar kontrollpunkterna men ger ingen rådgivning.
UVA, periodisk sammanställning och Intrastat
- Fliken ”UVA”: Utgående moms, ingående moms och moms att betala (eller återfå) från verifikationsjournalen, uppdelat efter koder. Beräkning sker endast enligt fakturametoden.
- ”FinanzOnline-fil (U30)” för Österrike resp. ”ELSTER-fil (UStVA)” för Tyskland laddar ner filen. DivineMind överför ingenting till FinanzOnline eller ELSTER — det gör ni eller er redovisningskonsult.
- ”Periodisk sammanställning (ZM)” listar varuleveranser och tjänster till EU-företag; ”ZM som CSV” laddar ner listan. Om momsregistreringsnummer saknas för kunden listas denne som ej rapporterbar undertill.
- ”Intrastat (utförsel)” beräknar varuleveranser till andra EU-länder per varukod utifrån artikelns basdata (varukod, vikt, ursprungsland). Ni kontrollerar själva tröskelvärdet för rapportering.
Filer och åtkomst för redovisningskonsulten
Bokföringsfil från huvudboken
I Huvudbok genererar ”Exportera (CSV)”, ”BMD-import” och ”RZL-import” bokföringsrader med konto, motkonto och momskod; ”Reskontrakonton” genererar tillhörande kunder och leverantörer. Före nedladdning kontrolleras konto för konto mot verifikationsjournalen.
Exportinställningar
Under Skatterådgivare i sektionen ”Konfiguration” väljer ni format och intervall: DATEV-bokföringsbunt (CSV), ebInterface 6.1, BMD-paket, XRechnung, CSV eller Excel — manuellt eller schemalagt via e-post, med PDF-filer som en ZIP.
Bjud in redovisningsbyrå (valfritt)
I avsnittet „Åtkomst“ bjuder „Bjud in“ in din skatterådgivare med egen inloggning; därefter aktiverar du deras åtkomst där. Byrån registrerar sig via länken i mejlet och hamnar efter inloggningen direkt i sin klientöversikt. De ser in- och utgående fakturor, kreditnotor och påminnelser, kan redigera inkommande fakturor och exportera. Ingen registrering krävs för mejlexport.
Historik
”Historik” visar varje skickad export med tidsperiod, format och status; ”Skicka igen” skickar den på nytt.
DATEV, BMD och RZL tar emot en fil, ingen direktöverföring. Huruvida BMD- eller RZL-filen läses in felfritt i er byrås program har ännu inte verifierats med en verklig import — skicka först en testfil och stäm av med byrån.
Likviditet: de kommande 13 veckorna
Öppna kassaflöde
Under Kassaflöde ser Ni kundfordringar, förfallna poster, leverantörsskulder och månadsöversikten med förväntade intäkter och kostnader.
”Likviditet kommande 13 veckor”
Kortet utgår från banksaldot plus kassa och visar inbetalningar, utbetalningar och saldo vid veckoslutet för varje vecka, samt lägsta saldo och saldot efter 13 veckor.
Varifrån siffrorna kommer
Från det senaste kontoutdraget per konto: obetalda kundfakturor efter förfallodatum och historiskt betalbeteende, obetalda leverantörsfakturor, abonnemang, löner, resekostnader och momsbelopp att betala. Förfallna poster räknas i vecka 1. Den försiktiga beräkningen antar att kunder betalar 14 dagar senare.
Scenario ”Försiktigt”
Bredvid ”Lägsta nivå” visar kortet ”Försiktigt (kunder betalar 14 dagar senare), lägsta nivå”. Blir detta värde rött blir marginalerna små så snart kunder betalar två veckor senare än väntat.
Bankkoppling: fil, Ponto, EBICS
Kontoutdragsfil (fungerar alltid)
Under Kontoutdrag läser Ni in MT940, CAMT.053, CSV eller ett kontoutdrag i PDF. DivineMind föreslår matchande fakturor; Ni matchar genom att bekräfta.
Öppna ”Bankkoppling”
I leverantörsfakturor under Inställningar → ”Bankkoppling” finns två alternativ: ”Koppla bankkonto (Ponto)” och därunder EBICS.
Ponto: ”Koppla bankkonto”
Välj bank, logga in hos banken och godkänn konton. DivineMind läser endast transaktioner och saldo; betalningar är inte möjliga. ”Hämta nu” hämtar nya transaktioner; efter cirka 180 dagar förnyar Ni godkännandet med ”Koppla igen”.
”Bankhämtning (EBICS)”
EBICS beställer Ni från Er bank. Under ”Koppla bank” anger Ni EBICS-URL, värd-ID, kund-ID och deltagar-ID, klickar på ”Skicka nyckel till banken”, undertecknar initialiseringsbrevet och skickar det till banken. Efter aktivering från banken: ”Kontrollera aktivering” — därefter hämtas kontoutdrag dagligen.
Avstämning
Säkra matchningar (beloppet stämmer, mycket hög överensstämmelse) bokförs av AIRIS automatiskt endast om Ert företag tillåter det i policyn. Allt annat bekräftar Ni.
Ponto har hittills endast testats i testmiljö (Sandbox), skarp åtkomst är beställd. Om åtkomsten ännu inte är konfigurerad visar kortet ”Bankkopplingen konfigureras och är snart tillgänglig.” Även EBICS är ännu inte verifierat i skarp drift med en riktig bank. Kontoutdragsfilen fungerar med alla banker.
Bokföra personalkostnader (lönekörning)
”Skapa lönekörning”
Under Personalkostnader skapar Ni en lönekörning för en period. Den innehåller bruttolön och arbetsgivaravgifter per anställd.
Granska och ”Bokför (slutgiltigt)”
I körningen ser Ni medarbetarraderna och bokföringsposterna med debet och kredit. ”Bokför (slutgiltigt)” för över dem till huvudboken; därefter är endast ”Kreditera” möjligt, vilket skapar en makuleringskörning med negativa belopp. ”CSV-export” laddar ner körningen.
DivineMind beräknar inte nettolön eller preliminärskatt och skapar inga arbetsgivardeklarationer eller lönespecifikationer. Lönen beräknas av er redovisningsbyrå eller ert löneprogram; timmarna från tidsregistreringen fungerar som underlag.