Organizacija, evidenca časa, odsotnosti in zaposlovanje.
Najpomembnejša področja
- Organizacija — Struktura in hierarhija.
- Osebje — Profili zaposlenih in matični podatki.
- Evidenca časa — Delovni čas in urne postavke.
- Odsotnosti — Dopust in bolniške odsotnosti, menjava izmen.
- Uvajanje — Kontrolni seznami in predloge za nove sodelavce.
- Pregledi in uspešnost — Ocenjevanja.
- Zaposlovanje — Delovna mesta in prijave.
- Potni stroški — Stroški in povračila.
Ustvarjanje in uvajanje zaposlenih
Vsak zaposleni se enkrat ustvari pod Zaposleni — osnovni podatki, pogodba in dostopi so nato na voljo vsem kadrovskim oddelkom. Z predlogo za uvajanje se vsaka nova zaposlitev takoj v celoti začne.
Ustvarite zaposlenega
Pod Zaposleni kliknite na „Nov zaposleni“ — vnesite ime, položaj, oddelek in datum začetka dela.
Dopolnite osnovne podatke
V profilu preglejte zavihke: bančni podatki, kontakt v sili, kvalifikacije, davčni in pogodbeni podatki.
Dodelite predlogo za uvajanje
Izberite predlogo iz Predloge za uvajanje — kontrolni seznam z vsemi nalogami se samodejno ustvari.
Spremljajte napredek
Označite opravljene korake; status prikazuje, do kdaj je zaposleni v celoti uveden.
Dodelite dostop do AIRIS
Po potrebi povabite pod AIRIS-dostop — zaposleni nato sam beleži čas in odsotnosti.
Evidenca časa in odobritev
Delovni čas se beleži v Evidenca časa, odobri ga vodja in se samodejno vključi v analize in pripravo plač.
Zabeležite čas
Zaposleni beležijo prihod/odhod ali ročno vnašajo čas — z odmori in projektom/aktivnostjo.
Preverite pregled ekipe
Vodja vidi vse zabeležene čase v ekipi in prepozna manjkajoče ali nenavadne vnose.
Odobrite
Odobrite pravilne vnose — le odobreni časi se upoštevajo za analize in obračun.
Analizirajte
Preko poročil izvozite ure, nadure in salde za vsakega zaposlenega ali obdobje.
Pri turnusnem delu načrtujte v razporedu dela (rosterju) cele tedne vnaprej — predvideni časi nato služijo kot predloga za beleženje.
Za nočno in vikend dežurstvo (npr. nujna služba SHK) je v evidenci delovnega časa zavihek „Dežurstvo“: ustvarite rotacijo med izbranimi monterji, prenesite dežurstvo ali ga prekličite z obrazložitvijo — načrt ostane shranjen kot dokaz.
Če stranka prek nalepke QR na svoji napravi prijavi nujno motnjo, se sproži alarm za osebo, ki je dežurna po razporedu pripravljenosti. Z „Prevzemam“ prevzame intervencijo; brez prevzema se alarm po nastavljenem roku posreduje naslednji osebi, nazadnje vodstvu obrata. Pisarna vidi stanje intervencije („Pripravljenost obveščena“, „Pripravljenost je prevzela“). Stikalo „Alarm aktiven“ in rok nastavite v zavihku „Pripravljenost“ na kartici „Alarm dežurne službe“; pod „Zadnji alarmi“ je za vsako stopnjo navedeno, kaj je bilo dostavljeno ali preskočeno. Nujnih klicev po telefonu DivineMind trenutno ne sprejema samodejno — podrobnosti v poglavju SHK.
Avtomatski razpored dela: glede na potrebe in razpoložljivost
AIRIS samodejno ustvari tedenski razpored dela: glede na potrebe po osebju na lokacijo, odpiralni čas in razpoložljivost zaposlenih. Pri tem se upoštevajo odobrene odsotnosti (dopust/bolezen) in že načrtovane izmene.
Vnesite odpiralni čas in potrebe
Nastavitve → Lokacije → Ikona zobnika pri lokaciji → Zavihek „Razpored dela“: Vnesite odpiralni čas za vsak dan v tednu in minimalno zasedenost (dan, časovno okno, vloga, število).
Razpoložljivost in želje posameznega zaposlenega
V profilu zaposlenega pod „HR-nastavitve“ vnesite razpoložljivost za vsak dan v tednu (časovno okno) in neobvezne želje. Prazno = ni na voljo na ta dan.
Samodejno ustvarjanje
V načrtu izmen izberite teden in kliknite „Samodejno ustvari“. AIRIS prikaže predogled s pokritostjo v %, kdo je zaseden in kje ostajajo odprte izmene — z „Potrdi“ se načrt zapiše.
Prilagodite bolniško odsotnost
Če kdo zboli: „Prilagodite bolniško odsotnost“ → izberite zaposlenega in obdobje. AIRIS označi izmene kot „bolezen“ in poišče nadomestilo; če se ne najde nadomestilo, nastane odprta izmena za prevzem.
Če izmena ostane nezasedena, jo AIRIS ustvari kot „odprto izmeno“ — vidno na vseh lokacijah, tako da jo lahko prevzamejo razpoložljivi sodelavci.
V profilu zaposlenega pod »Nastavitve kadrov« → »Poslovalnice« določite matično poslovalnico, druge poslovalnice, v katerih oseba lahko dela, ali stikalo »Skakač« (katerakoli poslovalnica). Samodejni urnik, prošnje za nadomeščanje in prevzem odprtih izmen v aplikaciji upoštevajo to pravilo — prav tako čas počitka (EU/UK 11 ur, Kanada 8), tedenske ure in kvalifikacije.
Če nekdo prijavi bolniško odsotnost (aplikacija, AIRIS ali odsotnosti), njegova izmena postane odprta in sistem poišče zamenjavo: najprej v lastni poslovalnici, nato v sosednjih poslovalnicah z dovoljenjem, nato med skakači — glede na to, kdo je na voljo, kvalificiran in ima še proste ure. Vodstvo poslovalnice takoj prejme potisno obvestilo in ikono zvonca s predlogom ter v urniku izmen klikne »Pošlji prošnjo«; če to dovolite v nastavitvah avtonomije (Kadri · Zahtevaj nadomeščanje), sistem povpraša samodejno. Sodelavec prejme potisno obvestilo in sporočilo WhatsApp z možnostma »Prevzamem« / »Ne morem« — ne da bi izvedel, kdo in zakaj je odsoten. Če ni odgovora, se prošnja po preteku roka (od 10 do 60 minut, odvisno od začetka izmene) posreduje naslednji osebi.
Zaprosite za odsotnost & odobrite
Dopust in odsotnosti potekajo preko Odsotnosti kot vloga → odobritev → vnos v koledar. Preostali dopust in kvote se pri tem samodejno obračunajo.
Oddajte vlogo
Zaposleni izbere vrsto (dopust, bolezen, poseben dopust), obdobje in po potrebi doda opombo.
Preverite kvoto
Sistem prikaže preostalo pravico in opozori na prekrivanja v ekipi.
Odobrite ali zavrnite
Vodja odloča v nabiralniku za odobritve; zaposleni je samodejno obveščen.
Koledar & Stanje
Odobrene odsotnosti se prikažejo v skupinskem koledarju, preostali dopust se takoj posodobi.
Zaposleni lahko izmenjujejo izmene neposredno med seboj — izmenjava se posreduje vodji v potrditev.
Zaposlovanje: od delovnega mesta do zaposlitve
Pod Zaposlovanje objavite prosta delovna mesta in vodite kandidate po poteku do zaposlitve — strukturirano in sledljivo.
Ustvarite delovno mesto
Preko asistenta za delovna mesta vnesite naziv, oddelek, zahteve in besedilo oglasa.
Objavite
Aktivirajte delovno mesto in delite povezavo za prijavo — prispele prijave se samodejno uvrstijo v prvo fazo poteka.
Premaknite kandidate
Kandidate v Kanban tabli povlecite in spustite skozi faze (npr. pregled → intervju → ponudba).
Ocenite in se odločite
Zabeležite ocene in opombe za vsakega kandidata; izid (zaposlitev/zavrnitev) zaključi prijavo.
Sprejem v ekipo
Ob zaposlitvi ustvarite kandidata kot zaposlenega pod Zaposleni in začnite z uvajanjem.
Oddajte in povrnite potne stroške
Poslovna potovanja se v Potni stroški evidentirajo kot potovanje s posameznimi postavkami, pregledajo in povrnejo — vključno s kilometrino in pavšali.
Ustvarite potovanje
Zabeležite razlog, cilj in obdobje potovanja.
Postavke & dokazila
Dodajte posamezne stroške (hotel, vlak, pogostitev) z dokazilom; vožnje preko kalkulatorja kilometrine, dnevnice preko tabele pavšalov.
Oddajte
Oddajte celotno potovanje v pregled — vsota se samodejno izračuna.
Preglejte & povrnite
Vodja odobri v mapi »Prejeto«; odobreni znesek je pripravljen za povračilo.
Ocenjevanje in uspešnost
- Ocene — strukturirani pogovori z zaposlenimi in cikli ocenjevanja.
- Cilji & OKR — postavite cilje, merite napredek, zabeležite rezultate.
- Pogovori 1:1 — dokumentirajte redne sestanke z dnevnim redom in zapiski.
- 360°-povratne informacije — pridobite povratne informacije iz več perspektiv.
Enkrat natančno določite predloge za uvajanje — vsak nov zaposleni tako takoj začne popolno in enotno.