Другие модули

Первый экран после входа в систему — это отчет, а не страница меню: что произошло со вчерашнего дня, что требует Вашего решения сейчас, и предложение от AIRIS.

• Со вчерашнего дня: опубликованные записи, новые потенциальные клиенты, запросы клиентов, на которые ответила AIRIS, отправленные письма, оплаченные счета с суммой, выполненные задачи.
• Ожидает Вас: не более трех пунктов, каждый из которых кликабелен и ведет прямо в нужное место — открытые согласования с суммой, истекающие подтверждения, просроченные дефекты, эскалированные беседы.
• Для новых аккаунтов дополнительно: приветственная карточка с следующим логичным шагом и контрольный список настройки с прогрессом в процентах.
• Быстрые успехи в отрасли: до трех начальных задач, соответствующих Вашей отрасли, каждая ведет непосредственно к функции.

Представление для аудиторов по каждому звонку, обработанному AIRIS: время, абонент, сводка, полный ход разговора — и каждое отдельное действие ИИ с аргументами, результатом и классом риска. Для Вашего контроля и в качестве доказательства для аудиторов.

• Список всех звонков с ключевыми показателями: сколько имеют пробелы, скольким не хватает стенограммы или сводки, у скольких абонент был неизвестен.
• Один клик открывает досье звонка — сводка, ход разговора и действия ИИ в хронологическом порядке.
• Каждое действие имеет класс риска: Запрос (только чтение), Создание (создается запись) или Отправка (что-то было отправлено клиенту и не может быть отозвано).
• Пробелы выявляются, а не скрываются. Представление для аудиторов, скрывающее отсутствующие записи, было бы бесполезным.
• Уведомление о раскрытии информации об ИИ согласно статье 50 Закона ЕС об ИИ присутствует в каждом досье.

Сотрудничайте с клиентами и поставщиками, которые также используют DivineMind, напрямую: оформляйте заказы и просматривайте документы без отправки PDF-файлов по электронной почте. Важно: система никогда не раскрывает, использует ли другая компания DivineMind — подключение устанавливается исключительно при согласии обеих сторон.

• Запрос подключения: откройте карточку контакта или поставщика и нажмите «Прямое подключение». Кнопка всегда выглядит одинаково: если компания использует DivineMind, она получит Ваш запрос; если еще нет, запрос превратится в приглашение.
• Другая сторона подтверждает запрос в разделе «Партнерская сеть» → «Запросы Вам». Только после этого Вы сможете видеть друг друга; в случае отклонения уведомление не отправляется.
• Заказ: при активном подключении откройте ассортимент партнера, укажите количество и отправьте заказ. При этом действуют цены, установленные партнером специально для Вас.
• У поставщика мгновенно создается принятый заказ с подтверждением заказа, а у Вас — соответствующий заказ; оба документа связаны между собой.
• Справа вы будете постоянно видеть заказы, накладные и счета, созданные партнером по вашим заказам.
• Отключение возможно в любое время: связь будет прекращена, а существующие документы сохранятся без изменений.

Для компаний с несколькими самостоятельными фирмами: общий финансовый обзор и перемещение товаров между фирмами, без отказа от разделения клиентов.

• Создать корпоративную группу — текущая активная фирма становится центральной; добавить другие фирмы с ролями (филиал, центральный склад, холдинг).
• Обзор группы: месячный оборот, открытые дебиторские задолженности, складские запасы и численность команды в сумме и по каждой фирме.
• Создать перемещение: выбрать фирму-получателя, продукт и количество — в настоящее время одна позиция продукта на каждое перемещение.
• Фирма-получатель регистрирует получение; только после этого изменяется складской запас.
• Затем опционально произвести взаиморасчет: создается черновик счета, который Вы проверяете и отправляете в модуле счетов.

Панель управления всеми корпоративными транспортными средствами, с тремя вкладками: Обзор, Ответственность владельца и Аренда.

• Обзор с цветовой индикацией для каждого транспортного средства: техосмотр просрочен — красный, срок через восемь недель — желтый; а также пробег, кто в пути и расходы за последние двенадцать месяцев.
• Привязка документов происходит в два этапа: сначала тестовый запуск, который показывает однозначные совпадения по номерным знакам и сомнительные случаи, затем подтверждение одним нажатием кнопки.
• Ответственность владельца: документирование контроля водительских прав, инструктажа и проверки UVV (Правил предотвращения несчастных случаев) для каждого водителя и транспортного средства, с датой, результатом и следующей датой истечения срока.
• Водители, которые никогда не управляют транспортным средством, могут быть освобождены от контроля с обоснованием; подтверждение можно скачать в виде CSV-файла.
• Аренда: создать тарифы (суточная ставка, бесплатные километры, цена за каждый дополнительный километр, залог), привязать к каждому транспортному средству и сделать доступным для онлайн-бронирования; публичную ссылку для аренды Вы копируете здесь.

Каждая передача служебного автомобиля клиентам или сотрудникам как отдельная операция — от подменного автомобиля до тест-драйва и платного арендованного автомобиля.

• Выберите тип операции (шесть типов) — плательщик затрат будет предварительно заполнен соответствующим образом, например, гарантийный случай за счет производителя или бесплатный подменный автомобиль от СТО.
• Введите период; предлагаются только те автомобили, которые фактически свободны в этот период.
• Зафиксируйте состояние при передаче: пробег и уровень топлива; для платных операций дополнительно суточная ставка, включенные километры и цена за каждый дополнительный километр.
• Откройте договор аренды в формате PDF и дайте его на подпись.
• При возврате зафиксируйте пробег, уровень топлива и повреждения — система рассчитает итоговую сумму исходя из дней и дополнительных километров.

Публичные тендеры и частные запросы, отфильтрованные по тому, что подходит Вам — плюс досье для Ваших текущих заявок.

• Фильтрация по стране, типу, размеру заказа, источнику и отрасли; быстрые фильтры для внутреннего рынка, рекомендаций и избранного.
• Таблица отсортирована по соответствию или сроку; сроки менее семи дней выделяются.
• Развернуть строку: AIRIS объясняет, почему этот тендер актуален сейчас, и по запросу составляет черновик заявки.
• Перенести в досье: Операция перемещается в Ваш список заявок со статусом, сроком и стоимостью.
• В досье: поддерживать статус, создать облачную папку, загрузить документы и прикрепить подтверждения, такие как рекомендации или видео.

Инструмент для первой беседы с потенциальным клиентом: заполните анкету во время разговора, на основе которой AIRIS сгенерирует отчет с конкретными рычагами экономии.

• Создать анализ и ввести основные данные: компания, контактное лицо, отрасль, количество сотрудников.
• Каталог вопросов в шести блоках — Операции, Доступность, Продажи, Управление, Люди и Процессы, Цели; счетчик показывает, сколько вопросов отвечено.
• Сгенерировать отчет: резюме текущей работы, таблица рычагов с осторожно оцененной экономией по каждой теме, рекомендуемая отправная точка и следующие шаги.
• Сохранить как PDF и передать потенциальному клиенту — отчет разработан для формата A4 с фирменным бланком.

Справочник данных компаний из Австрии и Германии — для проверки информации перед первым контактом или перед заказом.

• Выберите страну, введите название компании, просмотрите список результатов: Название, Статус, Номер в реестре компаний, Местонахождение, Организационно-правовая форма и Компетентный суд.
• Для Германии дополнительно фильтровать по типу реестра и переходить непосредственно к Bundesanzeiger и Unternehmensregister.
• Для Австрии доступны подробные фильтры: Область поиска, Организационно-правовая форма, Суд, Местонахождение и Точный поиск.

На сегодняшний день процесс завершается списком результатов: детальный просмотр отдельных компаний и получение документов еще не реализованы, и результаты пока нельзя напрямую перенести в контакты.

Модуль „Юридическая фирма“ разработан для юридических фирм: дела с номером дела, проверка на коллизии, сроки и напоминания, учет времени по делу и выставление счета за услуги. В меню юридической фирмы для этого есть „Дела“ и „Сроки“; налоговые консультанты и другие компании открывают модуль напрямую по адресу Дела. Ваши клиенты — это контакты или компании в CRM.

• Обзор в разделе Дела: Открытые дела, просроченные сроки, сроки на 7 дней и неоплаченная сумма; поиск дел по номеру дела, теме, клиенту или противнику и фильтрация по Открытые, Приостановлены или Архив.
• „Загрузить документ“ в деле добавляет файл к делу и одновременно в карточку клиента в CRM; документы можно переименовывать; „Удалить“ удаляет их и из карточки клиента.
• Только время, учтенное по делу юридической фирмы, попадает в счет за услуги. Время из учета рабочего времени или из DivineTasks не приводит автоматически к выставлению счета.

Каждая фирма отправляет своей налоговой консультации бухгалтерский учет в виде файла — без необходимости открытия счета в юридической фирме. Интерфейса для DATEV, RZL или BMD нет; юридическая фирма импортирует файлы самостоятельно.

Для медицинских практик DivineMind является офисным и административным программным обеспечением в дополнение к системе управления практикой (PVS) — а не самой PVS. Применяются общие модули, описанные в данном руководстве.

• Пациенты как контакты в CRM с письмами, документами и счетами — без медицинской карты.
• Страница бронирования, на которой пациенты без учетной записи могут самостоятельно выбрать время приема; в календаре вы приглашаете гостей на прием.
• Счета и предложения, например, для услуг, оплачиваемых пациентом самостоятельно, этапы напоминания (автоматически только при включении), входящие счета через ИИ и экспорт налоговому консультанту.
• DivineMail с черновиками ответов ИИ, задачи, облако, учет рабочего времени, график работы и отпусков, DivineMeet и рабочие процессы, как и в любой другой компании.
• Данные хранятся в ЕС (база данных во Франкфурте, файлы в Берлине), каждая компания отделена от других, загрузки с персональными данными остаются конфиденциальными.

Поставщики услуг без собственного отраслевого модуля работают с общими модулями: карточка клиента, DivineMail, календарь со страницей бронирования, предложение до счета, задачи, облако, учет рабочего времени, рабочие процессы и AIRIS. Здесь описаны процессы, которые особенно важны для поставщиков услуг.

Готовых шаблонов нет — вы используете свои собственные документы. Если у клиента нет адреса электронной почты, предложение останется черновиком.

• Учет рабочего времени с правилом местоположения: В меню пользователя в правом верхнем углу нажмите „Включить учет времени“ или „Выключить учет времени“. В разделе Учет рабочего времени → „Часы учета времени“ руководитель может включить опцию „Учет времени только на объекте“ (радиус в метрах, по умолчанию 50); вне радиуса или без разрешения на определение местоположения в браузере, включение учета времени будет отклонено. Для помещений рекомендуется больший радиус.
• Командный почтовый ящик: В DivineMail в разделе Настройки → „Аккаунты“ для почтового ящика выберите „Поделиться доступом“, выберите человека, установите „только чтение“ или „может писать“ и нажмите „Предоставить“. Только владелец почтового ящика предоставляет или отзывает доступ.
• Личное хранилище в DivineCloud: Новые файлы хранятся приватно и отображаются только по ссылкам с ограниченным сроком действия. Наружу вы сознательно делитесь папкой через „Поделиться“ → „Общедоступная ссылка“ — с паролем, датой истечения срока действия или максимальным количеством просмотров; „Отозвать“ прекращает действие ссылки.
• Ведение заметок в DivineMeet только с согласия: Хозяин встречи запускает „Начать ведение заметок“, каждый участник выбирает „Согласен“ или „Не вести заметки“. Записывается только текст, без звука; если встреча связана с клиентом, заметки попадают в его карточку клиента.
• DivineNote: Страницы и подстраницы для протоколов, брифингов и знаний — „Новая страница“, шаблоны, избранное; с помощью „Поделиться“ вы приглашаете членов команды для просмотра, комментирования или редактирования, экспорт в PDF или Markdown.